Ifølge studien mener om lag 50 prosent av de ansatte at møter er det største sløsing med tid. deres tid på jobben er produktivitetsmorderen nummer én.
Vi snakker ikke om konferanser, seminarer og styremøter her, som vanligvis er godt planlagt. Vi snakker om de interne ansattemøtene som vanligvis varer i flere timer, men som ikke alltid er nødvendige.
Forretningsmøter gir selvfølgelig en mulighet til å diskutere viktige spørsmål om selskapet og alt knyttet til det, men disse møtene har en ulempe ved å drepe produktiviteten til både ansatte og ledere. Dette forklarer hvorfor eksperter anbefalte å avlyse de fleste forretningsmøter som en måte å forbedre produktiviteten på. Her er 10 grunner til at forretningsmøter hindrer produktivitet:
10 grunner Forretningsmøter reduserer produktiviteten
1) forretningsmøter kaster bort tid
Som nevnt tidligere, tar de fleste forretningsmøter en betydelig andel av de ansattes tid, og gir dem svært lite tid til å fullføre viktige oppgaver. For ledere er dette enda verre-mer enn halvparten av tiden deres brukes på et eller annet møte med ansatte eller interessenter fra tredjeparter som kunder, leverandører og forretningspartnere. Faktisk er et av kjennetegnene til dagens bedriftsledere at de tilbringer mesteparten av tiden sin i forretningsmøter.
2. De fleste forretningsmøter gir ikke en handlingsplan
3. De fleste forretningsmøter er ikke forberedt på
De fleste forretningsmøter blir innkalt når det blir klart at arrangøren ikke trenger å samle inn noe til møtet; de vil bare snakke om noe og forsømme at det er sløsing med dyrebar tid. Uten en klar oversikt over hva møtet vil diskutere og hvor lang tid det vil ta, vil unødvendige spørsmål bli diskutert (, og for eventuelle rester et annet møte vil bli planlagt) og ingenting positivt vil oppnås.
4. Spørsmål som ble diskutert på det siste møtet blir vurdert
Dette er en av de vanligste årsakene til at forretningsmøter tar lengre tid enn vanlig. Spørsmål som ble reist eller diskutert i forrige møte, burde vært sirkulert og lest på forhånd. Dette vil gjøre et forretningsmøte til en vellykket fortsettelse av det forrige, og ikke en gjentakelse av det forrige. Så utelukk alltid dette tullet. lese referatet fra det siste møtet fra agendaen deres.
5. Noen ganger er forretningsmøter delt opp i flere møter .
Noen ganger utløser et forretningsmøte ny debatt og diskusjon. Selv om det er helt normalt at slike nye ideer eller problemer oppstår under et møte, er det en vanlig feil å la dem endre møteretningen som fører til utvidede møtetider og uproduktive møter. Og for hvert møte som ikke gir gode resultater, vil det komme mye mer til et akseptabelt mål er nådd.
6 personer kommuniserer i forretningsmøter
Forretningsmøter dreper produktiviteten fordi de tar lengre tid enn vanlig. Og en av grunnene til at de tar lengre tid er unødvendig kommunikasjon mellom besøkende. Folk spør kollegaene sine hva de gjorde i helgene når slike spørsmål kunne stilles til lunsj.
7. Noen møtepunkter gjentas av dumme grunner.
En annen grunn til at de fleste forretningsmøter tar for lang tid, er unødvendig gjentagelse av det som ble diskutert, slik at alle som gikk inn under et møte eller var fraværende fra det siste møtet, kan forstå hvor det kommer fra. Dette er en subtil måte å neglisjere viktigheten av andre nasjoners tid. Uansett hvor viktig personen er for virksomheten, bør det være en alternativ måte å fortelle dem hva de savnet i møtet.
8. De fleste møter er idémøter.
Hvis virksomheten trenger å oppnå et bestemt mål og trenger ideer fra ansatte og ledere om hvordan de skal nå dette målet, kan dette kreve et forretningsmøte. Det som imidlertid er galt for de fleste bedriftsarrangører er å bruke møtet som et redskap for å komme med nye ideer. Dette vil alltid ta tid, spesielt siden de fleste ansatte må finne ideer på stedet de ikke var klare for. Ideelt sett bør agendaen kommuniseres til deltakerne, så alle kommer med sine egne ideer.
9. Teknologi forlenger de fleste møter
De fleste forretningsmøter er altfor langvarige av behovet for å fikse en projektor, behovet for å søke etter informasjon på Internett eller at arrangøren må motta et anrop. Alt dette øker den totale tiden som brukes i forretningsmøter.
10. De fleste forretningsmøter holdes for informasjonsformål: forretningsmøter bør holdes for beslutningsformål. Å lese unødvendig informasjon fra en PowerPoint -presentasjon eller fortelle selskapets historie vil bare kaste bort tid.
