Effektivt forretningsmøte er en ferdighet som tar tid å mestre. Og hvis du er en aktør i næringslivet eller næringslivet, må du utvilsomt mestre denne ferdigheten, fordi du må delta på forretningsmøter der det er veldig viktig å ta notater.
Selv om du kan ha en sekretær eller assistent som tar notater for forretningsmøter for deg, vil de ikke gjøre det samme når du deltar på en viktig forretningskonferanse i utlandet eller et improvisert møte med en klient eller leverandør utenfor kontoret.
Selv om du har tatt notater til personlig bruk flere ganger, betyr det ikke at du vil være flink til å ta notater på forretningsmøter. Dette er fordi det å ta notater i forretningsmøter krever et helt annet ferdighetssett. For eksempel i dine personlige notater kan du bruke forkortelser og transkripsjoner, eller til og med tegninger som bare du kan tolke. Dine personlige notater bør ikke følge et mønster eller vise noen hensyn til en annen leser. Og de trenger ikke å være pene fordi de bare er til bruk.
Imidlertid møter notater et helt annet formål fordi de er skrevet for andre, og de fungerer som historiske dokumenter som markerer beslutninger og handlinger som er tatt eller diskutert på et forretningsmøte. Hvis du trenger å ta notater på et forretningsmøte; Følgende tips hjelper deg med å bruke dem effektivt.
10 Effektive strategier og tips for forretningsmøter
1. Bruk penn og papir
Du kan satse på at vi er i verden med nettbrett, bærbare datamaskiner og PDAer akkurat nå. Men sannheten er at bruk av penn og papir er mindre påtrengende og gjør det lettere for deg å opprettholde øyekontakt med personen som snakker. I tillegg til å skape en vegg mellom deg og personen du snakker med, gir digitale enheter inntrykk av at du jobber med noe annet eller kommuniserer med noen, selv om du ikke er det. Og det er enda lettere å bli distrahert når du bruker disse enhetene.
2. Lær og bruk stenografi
Nei, stenografi er ikke bare for sekretærer og journalister; det er fortsatt relevant for å ta notater i forretningsmøter, spesielt når du lytter til en høyttaler som snakker raskt. Å lære stenografi er ikke så vanskelig som du kanskje tror. Bare søk på Internett etter nyttige og relevante ressurser, så bør du kunne mestre dem innen et par måneder.
Hvis du ikke har tid til å studere stenografi, kan du formulere dine egne forkortelser og minnetegn som du vil bruke når du spiller inn forretningsmøter. Du kan tenke deg hva du vil; bare sørg for at det gir mening for deg.
3. Bare marker viktige punkter
Du blir lei av å ta notater hvis du prøver å skru opp ting. Når du tar notater i et forretningsmøte, må du lytte til alle, men skrive ned bare de viktige og viktige tingene. Det sier seg selv, men du trenger ikke å skrive ned en kort vits som ble hacket under møtet.
- Utarbeid en skriftlig rapport umiddelbart etter møtet
Som nevnt tidligere, fungerer et forretningsnotat som et historisk dokument og referanseinformasjon, men bare når det blir til en omfattende tekst. Du kan selvfølgelig ikke forvente at selskapet beholder utkastet du skrev under møtet; du må utarbeide en pent skrevet rapport som vil være mer presentabel og forståelig for enhver leser.
Prøv å utarbeide rapporten din umiddelbart etter møtet, mens alt fortsatt er friskt i tankene. Og selv om du ikke blir bedt om å sende inn en offisiell rapport, kan du bruke dette dokumentet til dine personlige arkiver eller som bevis i tilfelle konflikt om diskusjonen.
- Lytte nøye
Når et forretningsmøte begynner, begynner din doble rolle: å lytte og ta notater. Selv om det er vanskelig og tilsynelatende urealistisk å gjøre begge sammen, må du lytte hvis du vil bli bedre på en. Hvis du kan lytte til alle viktige detaljer uten å gå glipp av en eneste, kan du alltid inkludere det du savnet ved å skrive senere.
- Kjenn forskjellen mellom forskjellige typer utsagn
Under et forretningsmøte diskuterer deltakerne forskjellige typer uttalelser. Disse inkluderer meninger, fakta, spørsmål, forslag, gjetninger, spørsmål og så videre. Du må vite hvordan du definerer hver av disse påstandstypene for å unngå forvirring. Du vet at det kan være forvirrende når du rapporterer et forslag som et faktum.
- Hold det kort og enkelt
Uansett hvordan du skriver ned hva som skjer under møtet, må du gjøre den endelige rapporten tydelig nok til fordel for andre. For å gjøre dette må du sørge for at språket ditt er klart og objektivt i alt.
- Skriv ned alt om møtet
Når du tar notater på et forretningsmøte, ikke glem å legge til alle nødvendige detaljer om møtet; mot diskusjoner. Disse inkluderer typen møter ( planlagt eller nødstilfelle ), formålet med møtet, dato og klokkeslett for møtet, navnet på personen som kalte eller ledet møtet, navnene på de tilstedeværende og all informasjon om det neste møtet. Disse detaljene gjør møtene dine komplette. Du vil ikke at folk skal begynne å spørre hvem som sa hvilken dato eller klokkeslett møtet ble holdt.
9. Vær spesifikk: … Du må være helt presis når du presenterer detaljene i forretningsmøtet. ettersom det vil bli et godkjent offisielt dokument.
10. Les nøye
Selv om målet ditt er å gi nøyaktig informasjon om et forretningsmøte med notatet ditt, er det også veldig viktig å være fri for typografiske, grammatiske og stavefeil. Hvis notatene dine er fylt med disse feilene, vil du undergrave omdømmet ditt som en pålitelig informasjonsleverandør.
