Effectieve aantekeningen maken bij zakelijke vergaderingen is een vaardigheid die tijd kost om onder de knie te krijgen. En als je een speler bent in de zakelijke of zakelijke wereld, zul je deze vaardigheid ongetwijfeld moeten beheersen, want je zult zakelijke bijeenkomsten moeten bijwonen waar het maken van aantekeningen erg belangrijk is.
Hoewel u misschien een secretaresse of assistent hebt die aantekeningen van zakelijke vergaderingen voor u maakt, zullen zij niet hetzelfde doen wanneer u een belangrijke zakelijke conferentie in het buitenland bijwoont of een geïmproviseerde vergadering met een klant of leverancier buiten het kantoor.
Zelfs als je een paar keer aantekeningen hebt gemaakt voor persoonlijk gebruik, wil dat nog niet zeggen dat je goed zult zijn in het maken van aantekeningen tijdens zakelijke bijeenkomsten. Dit komt omdat het maken van aantekeningen tijdens zakelijke bijeenkomsten heel andere vaardigheden vereist. In uw persoonlijke aantekeningen kunt u bijvoorbeeld afkortingen en transcripties gebruiken, of zelfs tekeningen die alleen u kunt interpreteren. Uw persoonlijke aantekeningen mogen geen patroon volgen of overwegingen tonen aan een andere lezer. En ze hoeven niet netjes te zijn, want ze zijn alleen voor jouw gebruik.
Vergadernota’s hebben echter een heel ander doel, omdat ze voor anderen zijn geschreven en dienen als historische documenten die beslissingen en acties markeren die zijn gemaakt of besproken tijdens een zakelijke bijeenkomst. Als u aantekeningen moet maken tijdens een zakelijke bijeenkomst; De volgende tips helpen u ze effectief te gebruiken.
10 Effectieve strategieën en tips voor het maken van aantekeningen voor zakelijke bijeenkomsten
1. Gebruik pen en papier
U kunt er zeker van zijn dat we ons momenteel in de wereld van tablets, laptops en PDA’s bevinden. Maar de waarheid is dat het gebruik van pen en papier minder opdringerig is en het voor u gemakkelijker maakt om oogcontact te houden met de persoon die aan het woord is. Naast het creëren van een muur tussen jou en de persoon met wie je praat, wekken digitale apparaten de indruk dat je aan iets anders werkt of met iemand communiceert, zelfs als dat niet zo is. En het is nog makkelijker om afgeleid te raken bij het gebruik van deze apparaten.
2. Leer en gebruik steno
Nee, steno is niet alleen voor secretaresses en journalisten; het is nog steeds relevant voor het maken van aantekeningen tijdens zakelijke bijeenkomsten, vooral als je luistert naar een spreker die snel spreekt. Het leren van steno is niet zo moeilijk als je zou denken. Zoek gewoon op internet naar nuttige en relevante bronnen en u zou ze binnen een paar maanden onder de knie moeten kunnen krijgen.
Als je geen tijd hebt om steno te studeren, kun je je eigen afkortingen en geheugensteuntjes formuleren die je gaat gebruiken bij het opnemen van zakelijke bijeenkomsten. Je kunt je voorstellen wat je wilt; zorg er gewoon voor dat het logisch voor je is.
3. Markeer gewoon de belangrijkste punten
Je zult verveeld raken met het maken van aantekeningen als je dingen probeert te verknoeien. Wanneer u aantekeningen maakt tijdens een zakelijke bijeenkomst, luister dan naar iedereen, maar schrijf alleen de belangrijke en belangrijke dingen op. Het spreekt voor zich, maar je hoeft geen korte grap op te schrijven die tijdens de vergadering is gehackt.
- Maak direct na de vergadering een schriftelijk verslag
Zoals eerder vermeld, dient een zakelijke nota als een historisch document en referentie-informatie, maar alleen als het wordt omgezet in een uitgebreide tekst. U kunt natuurlijk niet verwachten dat het bedrijf het conceptdocument dat u tijdens de vergadering hebt geschreven, bewaart; u moet een netjes geschreven rapport opstellen dat voor elke lezer beter presentabel en begrijpelijk is.
Probeer direct na het gesprek je verslag op te stellen, nu alles nog vers in je geheugen zit. En ook als u niet om een proces-verbaal wordt gevraagd, kunt u dit document gebruiken voor uw persoonlijk archief of als bewijsmateriaal bij een conflict over de discussie.
- Luister goed
Wanneer een zakelijke bijeenkomst begint, begint uw dubbele rol: luisteren en aantekeningen maken. Hoewel het moeilijk en schijnbaar onrealistisch is om beide samen te doen, moet je luisteren als je er beter in wilt worden. Als je naar elk belangrijk detail kunt luisteren zonder er één te missen, kun je altijd opnemen wat je hebt gemist door later te schrijven.
- Ken het verschil tussen verschillende soorten uitspraken
Tijdens een zakelijke bijeenkomst bespreken deelnemers verschillende soorten uitspraken. Deze omvatten meningen, feiten, vragen, suggesties, gissingen, vragen, enzovoort. U moet weten hoe u elk van deze soorten uitspraken moet definiëren om verwarring te voorkomen. U weet dat het verwarrend kan zijn wanneer u een voorstel als feit meldt.
- Hou het kort en simpel
Ongeacht hoe u opschrijft wat er tijdens de vergadering gebeurt, u moet uw eindrapport duidelijk genoeg maken in het belang van anderen. Om dit te doen, moet u ervoor zorgen dat uw taal in alles duidelijk en objectief is.
- Schrijf alles over de bijeenkomst op
Vergeet bij het maken van aantekeningen tijdens een zakelijke bijeenkomst niet alle benodigde details over de bijeenkomst toe te voegen; richting discussies. Deze omvatten het type vergadering ( gepland of noodgeval ), het doel van de vergadering, de datum en het uur van de vergadering, de naam van de persoon die de vergadering heeft bijeengeroepen of voorgezeten, de namen van de aanwezigen en eventuele informatie over de volgende vergadering. Deze details maken uw vergadernotities compleet. Je wilt niet dat mensen gaan vragen wie op welke datum of hoe laat de vergadering heeft gehouden.
9. Wees specifiek: … U moet absoluut nauwkeurig zijn in het presenteren van de details van de zakelijke bijeenkomst. aangezien het een goedgekeurd officieel document zal worden.
10. Lees aandachtig
Zelfs als het uw doel is om nauwkeurige informatie te verstrekken over een zakelijke bijeenkomst met uw notitie, is het ook erg belangrijk om vrij te zijn van typografische, grammaticale en spelfouten. Als uw aantekeningen vol staan met deze fouten, ondermijnt u uw reputatie als betrouwbare informatieverstrekker.
