Anda telah meluangkan masa untuk mencipta pelan kesinambungan perniagaan yang sempurna. Anda juga telah melatih semua pihak berkepentingan dan memastikan semua pekerja utama mengetahui dengan tepat apa yang perlu dilakukan pada bila-bila masa. Tetapi bagaimana anda boleh memastikan anda mempunyai rancangan yang boleh dipercayai ?
Sesungguhnya, anda tidak boleh memberitahu melainkan anda telah menyemak pelan kesinambungan perniagaan anda untuk memberi anda gambaran tentang situasi sebenar dalam kehidupan. akan kelihatan seperti ini. Tetapi memandangkan tiada pemilik perniagaan boleh menunggu sehingga bencana berlaku supaya mereka boleh menguji pelan kesinambungan perniagaan mereka, cara kreatif mesti dicari untuk menguji rancangan itu. Sebelum membincangkan beberapa strategi ujian yang boleh anda gunakan, adalah penting untuk memikirkan cara merancang untuk ujian yang berjaya bagi pelan kesinambungan perniagaan anda.
Pertama, anda perlu membuat keputusan mengenai objektif ujian. Apa sebenarnya yang anda ingin capai? Bagaimanakah anda menilai persembahan? Apakah keputusan yang anda jangkakan ? Anda perlu menjawab soalan penting ini untuk membolehkan anda membuat latihan yang mantap untuk mengesahkan pelan kesinambungan perniagaan anda.
Ia juga membantu untuk mengumpulkan sekumpulan pembangun ujian untuk pelan kesinambungan perniagaan anda. Kumpulan ini akan bertanggungjawab untuk meneroka bidang perniagaan utama yang mungkin terjejas akibat kecemasan dan kemudian membangunkan kedua-dua tugasan eksperimen dan teori yang akan membantu menguji pelan kesinambungan perniagaan. Berikut ialah beberapa cara kreatif dan bijak untuk menguji pelan kesinambungan perniagaan anda.
Cara menyemak pelan kesinambungan perniagaan anda
a. Perbincangan meja bulat
Ini boleh dilakukan dengan meminta kakitangan utama atau responden duduk untuk membincangkan kemungkinan senario bencana dan cara menanganinya. Ini adalah cara yang bijak untuk memastikan bahawa setiap pekerja atau responden tahu dengan tepat apa peranan mereka dalam pemulihan bencana dan bahawa mereka benar-benar berkemampuan untuk peranan itu.
Anda boleh terus mengajar seseorang bagaimana untuk bertindak selama bertahun-tahun namun sangat terkejut apabila bencana akhirnya berlaku – kerana orang itu memandang rendah. Untuk mengelakkan situasi ini, sebaiknya pastikan semua orang memahami perkara yang diperlukan daripada mereka melalui demonstrasi lisan. bagaimana mereka akan bertindak balas terhadap kecemasan kritikal dan bagaimana mereka akan memenuhi peranan kesinambungan perniagaan mereka.
b. Uji beberapa pembolehubah
Apabila kemalangan berlaku, ia pada asasnya bermula sebagai situasi yang menjejaskan sebahagian kecil organisasi, yang kemudiannya merebak dan menjejaskan keseluruhan organisasi. Sebagai contoh, pelanggaran komputer kecil boleh menjadi bencana besar bagi organisasi jika tidak disemak tepat pada masanya.
Oleh itu, jika anda ingin menguji pelan kesinambungan perniagaan anda, anda boleh membuat situasi ujian kecil, sebagai contoh, menyekat akses Internet syarikat atau sengaja mengganggu aliran kerja, dan kemudian perhatikan bagaimana pekerja bertindak balas terhadap perkara ini. Selain itu, pastikan anda membandingkan respons mereka dengan perkara yang diperincikan dalam pelan kesinambungan perniagaan untuk memastikan mereka benar-benar memahami peranan mereka dan bertindak sewajarnya.
c. Buat ketidakselesaan
Satu lagi strategi yang berkesan ialah mewujudkan situasi yang tidak selesa. Jika terdapat sesuatu yang sangat biasa digunakan oleh pekerja anda, cuba selesaikan masalah itu selama beberapa hari dan lihat cara mereka mengendalikannya tanpa masalah.
Sebagai contoh, anda boleh menjadikan van “tidak boleh diakses”. selama beberapa hari dan lihat bagaimana mereka boleh memastikan bahawa pelanggan masih berpuas hati dan dibekalkan. Ideanya adalah untuk memerhatikan cara pekerja anda boleh bertindak balas dan mengurus situasi kekangan sumber.
d. Latihan kecemasan
Ini boleh digunakan untuk mengesahkan pelan kesinambungan perniagaan anda serta tindak balas pekerja anda terhadap kecemasan dan kebimbangan keselamatan. Apabila bencana berlaku, latihan pertama ialah pemindahan. Oleh itu, anda mesti yakin bahawa pekerja dan responden anda memahami sepenuhnya prosedur pemindahan. Ini perlu dilakukan sekurang-kurangnya sekali setahun.
e. Seminar dan latihan
Seminar dan sesi latihan yang kerap dengan sesi praktikal pada penghujung hari boleh membantu meningkatkan pengetahuan pekerja anda tentang perancangan kesinambungan perniagaan. Selain itu, ujian latihan dan tugasan pada akhir latihan ini juga dapat membantu menguji pengetahuan mereka.
f. Pemeriksaan biasa
Ia juga membantu untuk menjalankan semakan tetap mengenai pelan kesinambungan perniagaan anda. Anda boleh mengupah pakar perancangan kesinambungan perniagaan untuk membantu menilai rancangan anda serta kesediaan bencana syarikat anda, yang akan menyemak pelan anda dan memberikan nasihat profesional tentang perkara yang perlu anda sertakan atau kecualikan daripada pelan kesinambungan perniagaan anda untuk berbuat demikian. itu lebih baik.
Cara Melaksanakan Pelan Kesinambungan Perniagaan
Walaupun anda memerlukan dos keyakinan yang sederhana untuk memulakan dan memulakan perniagaan anda, anda harus sentiasa ingat bahawa perniagaan anda boleh menghadapi cabaran besar pada bila-bila masa. Bencana adalah salah satu masalah sedemikian.
Walaupun bencana tidak diduga, anda perlu menyediakan perniagaan anda untuk mereka supaya ia dapat diteruskan walaupun menghadapi bencana ini. Ia tidak memerlukan banyak bencana untuk mengganggu kerja harian anda. Malah bencana alam yang mudah seperti gangguan bekalan elektrik atau serangan penjenayah siber boleh mendatangkan malapetaka kepada perniagaan anda, apatah lagi bencana besar seperti banjir dan taufan yang teruk.
Pelan kesinambungan perniagaan ialah strategi yang diselaraskan yang merangkumi rancangan dan prosedur yang memastikan pelanggan bahawa perniagaan dapat memenuhi keperluan mereka pada setiap masa selepas gangguan perniagaan yang tidak dirancang. Ia memperincikan cara perniagaan anda akan terus beroperasi selepas sebarang bentuk bencana. Mempunyai penyelesaian sedemikian bermakna anda akan terus menyediakan produk atau perkhidmatan anda (paling penting untuk operasi perniagaan ) dan tentukan sumber yang diperlukan untuk memastikan kesinambungan perniagaan anda.
Mempunyai pelan kesinambungan perniagaan adalah sangat penting, tetapi menyelesaikannya dengan betul – dan pada masa yang tepat – adalah lebih penting. Anda tidak akan mencapai matlamat perancangan kesinambungan perniagaan anda jika rancangan anda tidak dilaksanakan dengan baik.
Jenis bencana yang mungkin dihadapi oleh perniagaan anda akan menentukan tindakan yang perlu anda ambil untuk memastikan kesinambungan perniagaan dalam menghadapi bencana tersebut. Contohnya, sekiranya berlaku kebakaran atau apa-apa bencana alam lain yang menimbulkan ancaman kepada bangunan syarikat anda, salah satu rancangan terpenting anda adalah untuk memindahkan pekerja anda ke kawasan mesyuarat yang ditetapkan di tempat lain. Walau bagaimanapun, sekiranya berlaku bencana alam sekitar atau berkaitan cuaca, mengosongkan bangunan syarikat anda mungkin meletakkan pekerja anda pada risiko bahaya yang lebih besar. Oleh itu, adalah penting untuk mengambil langkah yang betul apabila cuba memastikan kesinambungan perniagaan.
Melaksanakan pelan kesinambungan perniagaan harus menjadi tugas yang mudah jika anda telah melakukan usaha terbaik untuk membuat rancangan itu sejak awal. Dan langkah yang anda ambil semasa pelaksanaan bergantung pada bencana yang anda sedang menyediakan perniagaan anda. Berikut ialah langkah biasa yang perlu diikuti semasa melaksanakan pelan kesinambungan perniagaan:
Langkah 1 – … Semak pelan kesinambungan perniagaan anda untuk pelan pemindahan berdasarkan jenis bencana. Keutamaan pertama anda ialah memastikan semua orang, terutamanya pekerja anda, berada di luar pejabat dan selamat. Kehilangan pekerja dalam bencana boleh membahayakan perniagaan anda, bergantung pada betapa pentingnya perniagaan anda. Sebaik sahaja anda tiba di tempat pertemuan pemindahan yang ditetapkan, lakukan kiraan kakitangan untuk memastikan semua orang hadir dan semuanya teratur. Jika mana-mana pekerja terjejas oleh bencana, mulakan usaha untuk membantu mereka pulih secepat mungkin.
Langkah 2: Menilai tahap kerosakan yang disebabkan oleh bencana. Adakah anda kehilangan inventori anda? Adakah anda kehilangan maklumat penting pelanggan dan produk? Adakah bencana itu menyebabkan kerosakan yang ketara pada pusat data anda? Anda telah kehilangan beberapa aset penting perniagaan anda ? Jawapan anda akan menentukan langkah yang perlu diambil untuk memulihkan sepenuhnya objek yang hilang.
Langkah 3: hubungi pihak ketiga yang boleh membantu anda. Hubungi pembekal dan pelanggan anda untuk memberitahu mereka tentang pembangunan dan meminta sokongan mereka semasa anda cuba menyambung semula perniagaan anda. Juga, hubungi syarikat insurans anda untuk mula mengambil langkah memfailkan tuntutan.
Langkah 4: Buat mesyuarat pekerja, pengurus dan pemegang saham anda. Pada mesyuarat itu, anda perlu memberitahu mereka tentang masa yang diperlukan untuk memulihkan dan menyerlahkan strategi pemulihan yang berbeza dalam pelan kesinambungan perniagaan anda.
Langkah 5. Mula memulihkan barangan atau perkhidmatan yang diperlukan untuk mengembalikan operasi perniagaan anda ke tahap berfungsi, walaupun bangunan syarikat anda masih diubah suai. Jika mana-mana pekerja anda pada masa ini boleh bekerja dari jauh, maka akui, kerana matlamat anda adalah untuk memulihkan perniagaan anda secepat mungkin.
Langkah 6: Semak perlindungan insurans dan tentukan aset yang rosak (seperti perkakasan/perisian dan infrastruktur perlu diganti ). Buat senarai lengkap aset ini dan analisis cara anda menggantikannya. Hantar senarai itu kepada syarikat insurans, bersama-sama dengan kos menggantikan aset yang hilang.
Walaupun pelan kesinambungan perniagaan berbeza bergantung pada perniagaan dan jenis bencana yang dijangkakan, langkah ini digunakan untuk hampir semua rancangan kesinambungan perniagaan.
