Adakah anda ingin menjejaki perbelanjaan anda tetapi kekurangan pengetahuan dan alat? Jika YA, berikut ialah 17 petua berguna tentang cara menjejak perbelanjaan perniagaan anda secara percuma.
Tidak kira jenis perniagaan yang anda jalankan atau kendalikan, anda pasti akan menjalankannya. Borang perbelanjaan atau lain-lain. Jumlah wang yang dibelanjakan oleh perniagaan, dan cara ia membelanjakan, akan sentiasa memainkan peranan penting dalam menentukan sama ada perniagaan akan berjaya atau tidak.
Untuk perniagaan yang menghabiskan banyak wang untuk perbelanjaan untuk terus bertahan, ia mesti boleh menjana keuntungan. Syarikat yang menanggung kos yang tinggi dalam menjalankan perniagaan, tetapi tidak mengaut keuntungan yang besar, pasti akan berkurangan dari semasa ke semasa.
Oleh kerana semua syarikat mesti berusaha untuk mengekalkan keseimbangan antara keuntungan yang mereka terima dan kos yang mereka belanjakan, adalah penting untuk terus menilai kos. Menganggarkan kos ini membolehkan pemilik perniagaan menentukan di mana mereka membelanjakan wang paling banyak dan mengenal pasti cara untuk meminimumkan kos. Gaya
Dengan mengurangkan jumlah perbelanjaan perniagaan, ia boleh meningkatkan keuntungannya. Tetapi sebelum menganggarkan perbelanjaan perniagaan, pemilik perniagaan mesti menjejaki perbelanjaan perniagaan dengan betul. Terdapat pelbagai kaedah yang boleh anda gunakan untuk mengesan perbelanjaan perniagaan anda. Beberapa kaedah yang lebih popular untuk menjejaki perbelanjaan perniagaan termasuk penggunaan dokumen kertas, hamparan dan sistem perisian.
Kaedah yang anda pilih mungkin berdasarkan keutamaan peribadi atau jenis dan saiz perniagaan yang terlibat. Setiap kaedah ini menumpukan pada mengatur perbelanjaan perniagaan ke dalam kategori tertentu dan mengemas kini secara berkala jumlah yang dibelanjakan dalam setiap satu untuk menentukan perbelanjaan perniagaan keseluruhan syarikat. Berikut ialah beberapa sebab lain mengapa anda perlu sentiasa menjejaki perbelanjaan perniagaan anda.
4 Sebab Anda Perlu Menjejaki Perbelanjaan Perniagaan Anda, Mulakan Hari Ini
a, Peningkatan pengetahuan tentang kewangan dan pengurusan tunai … Salah satu sebab yang paling biasa kebanyakan perniagaan gagal ialah kekurangan wang. Memandangkan aliran tunai sangat penting untuk kelangsungan perniagaan, ia hanya masuk akal untuk lelaki atau wanita perniagaan yang bijak melakukan apa sahaja untuk memastikan perniagaannya tidak jatuh ke dalam perangkap terperangkap.adakah terlalu sedikit?
Satu cara untuk melakukan ini adalah melalui pengurusan perbelanjaan harian supaya anda tidak ‘pergi ke penghujung bulan dan mendapati bahawa perbelanjaan telah melebihi pendapatan.
Dengan menjejaki perbelanjaan perniagaan anda, anda boleh mengawal perbelanjaan anda dengan lebih baik, mengetahui dengan tepat apa yang anda belanjakan dan berapa nilainya. awak. Nombor harian ini menjadi penanda anda untuk melihat sama ada anda melebihi belanjawan bulanan anda atau tidak. Keseluruhan proses membantu anda menjadi lebih sedar dari segi kewangan. Dengan data ini, anda boleh melihat dan membetulkan tabiat berbelanja yang buruk dari awal, sebelum ia hilang kawalan.
Anda bukan sahaja akan menjimatkan wang, yang akan memberi kesan positif kepada pendapatan anda, tetapi anda juga akan membebaskan wang yang boleh anda laburkan dalam bidang penting perniagaan yang lain, seperti bahagian pemasaran.
b. Anda lebih bersedia untuk musim cukai dan boleh mendapatkan kembali wang anda: musim cukai boleh menjadi agak sibuk, terutamanya jika anda tidak cukup bersedia; sebenarnya, ia boleh menakutkan. Pemilik perniagaan sering berebut-rebut, cuba mengumpulkan semua bil dan resit yang diperlukan pada komputer riba dan kotak kasut mereka.
Tetapi anda tidak perlu melalui ini. Dengan menyimpan rekod yang betul, anda akan sentiasa bersedia untuk musim cukai yang akan datang. Jangan lari, gementar, atau bimbang tentang kehilangan wang. Anda lihat, banyak perbelanjaan boleh ditolak cukai, yang bermaksud anda boleh mendapatkan semula wang anda. Kos ini termasuk:
- makan tengah hari perniagaan dan mesyuarat
- caj telefon bimbit dan data
- perbelanjaan perjalanan seperti minyak untuk menghadiri mesyuarat dengan pelanggan
- Bekalan pejabat seperti alat tulis.
- Perbelanjaan sewa
- Kos pejabat rumah J: Jika anda mempunyai pejabat rumah, anda boleh layak untuk hapus kira pejabat rumah. Sebagai contoh, jika pejabat rumah anda adalah 20% daripada saiz, anda boleh menuntut bayaran balik 20% untuk utiliti, penyelenggaraan, dsb.
Tetapi anda hanya boleh mendapatkan kembali wang anda jika anda menjejaki, mengklasifikasikan dan mendedahkan perbelanjaan perniagaan ini. Kegagalan menyimpan rekod yang tepat bermakna anda menyerahkan wang titik peluh anda di atas meja dan di tangan pegawai cukai.
c. Pekerja yang lebih gembira: Jika anda menguruskan pasukan pekerja, mereka kemungkinan besar akan menghantar resit untuk perjalanan, makan dan perbelanjaan peribadi lain kepada anda. Dengan menjejaki perbelanjaan ini, anda boleh memulangkan wang pekerja anda tepat pada masanya. Membayar balik pekerja anda untuk wang mereka membuatkan mereka gembira dan menghalang mereka daripada mengingatkan anda tentang perbelanjaan yang difailkan suatu ketika dahulu.
d. Kemudahan menentukan keuntungan: hampir setiap pemilik perniagaan tahu cara mengira keuntungan (hasil tolak perbelanjaan). Keuntungan memberitahu anda jika perniagaan anda berjalan dengan baik, ia juga membantu menarik pelabur, membiayai operasi harian anda dan membantu anda mendapatkan pembiayaan.
Kepentingan keuntungan tidak boleh dibesar-besarkan, namun, ironinya, ramai pemilik perniagaan mempunyai pemahaman yang sangat lemah tentang perkara ini. Ini biasanya berlaku kerana mereka tidak dapat menjejaki pendapatan dan perbelanjaan mereka dengan tepat, yang menyukarkan mereka untuk benar-benar mengetahui di mana mereka berada.
Nasib baik, dengan kerap menjejaki perbelanjaan, anda boleh menentukan keuntungan anda dengan cepat tanpa perlu memikirkannya. rekod.
Menjejaki perbelanjaan jualan dengan kerap juga akan menghalang anda daripada membuat tekaan berpendidikan tentang keuntungan. Banyak perniagaan membuat kesilapan ini – apabila mereka melihat jualan masuk, mereka tersilap percaya perniagaan mereka lebih menguntungkan daripada yang sebenarnya.
Dengan mengambil kira perkara ini, berikut ialah beberapa cara perniagaan boleh menjejaki perbelanjaannya;
4 cara mampu milik namun sangat berkesan untuk menjejaki perbelanjaan perniagaan anda
i. Lagenda: sesetengah pemilik perniagaan masih lebih suka pen dan kertas yang lapuk untuk menjejaki perbelanjaan mereka; walau bagaimanapun, lejar hanya boleh diuruskan untuk perniagaan kecil, seperti milikan tunggal, tiada pekerja atau sejumlah besar urus niaga yang kompleks, dan dengan itu menjejaki perbelanjaan anda semudah menulisnya di lapangan setiap hari atau seminggu sekali. …
Datang ke masa cukai, tambahkan setiap kategori perbelanjaan dan tuliskannya pada Jadual C pada penyata cukai anda. Dalam syarikat yang lebih besar, anda perlu mencari sesuatu yang lebih cekap untuk menampung perbelanjaan anda dengan betul.
ii. Perisian dan hamparan: perisian komputer menjadikannya lebih mudah untuk menjejaki perbelanjaan perniagaan. Contohnya, perisian seperti QuickBooks membolehkan anda mengklasifikasikan perbelanjaan, merekodkan semua perbelanjaan dan melabelkannya dengan kategori yang sesuai.
Anda juga boleh membuat laporan untuk menjejak perbelanjaan dalam kategori yang berbeza. Perisian ini lebih cekap daripada perisian manual dan berasaskan kertas dan menjadikan penyediaan cukai lebih mudah kerana komputer menjejaki perbelanjaan dan menambahkannya untuk anda. Anda harus membuat sandaran perisian anda setiap hari untuk mengelakkan kehilangan rekod perniagaan anda.
Pemilik perniagaan juga boleh menjejaki perbelanjaan perniagaan menggunakan hamparan. Hamparan dan perisian menggunakan jurnal berkomputer untuk menjejaki perbelanjaan yang serupa dengan jurnal kertas. Banyak syarikat lebih suka menggunakan kaedah ini apabila menjejaki perbelanjaan kerana memerlukan ruang penyimpanan yang lebih sedikit dan rekod boleh diakses dari mana-mana sahaja pada bila-bila masa.
Menggunakan kaedah ini juga boleh memudahkan untuk mengatur kategori perbelanjaan jualan dan mengemas kini jumlah. Kategori perbelanjaan perniagaan yang paling biasa termasuk dalam sistem penjejakan perisian termasuk sewa, utiliti, perbelanjaan perjalanan, hiburan pelanggan, gaji, cukai dan bekalan. Perisian penjejakan perbelanjaan perniagaan kecil secara automatik mengira kos semasa anda memasukkannya, menjimatkan banyak masa berbanding kaedah lain.
iii. Resit: rekod perbelanjaan anda, sama ada direkodkan atau dimasukkan ke dalam komputer, hanyalah sebahagian daripada dokumentasi yang diperlukan untuk membayar cukai perniagaan. Anda juga harus menyimpan resit untuk perbelanjaan anda. Untuk perniagaan kecil dengan bilangan resit yang kecil, fail jenis akordion dengan label untuk pelbagai kategori perbelanjaan seperti pengiklanan, alat tulis, pos, dsb. akan berfungsi dengan baik. Untuk perniagaan besar, folder kabinet pemfailan mungkin berfungsi. Sebaik sahaja anda telah merekodkan perbelanjaan, failkan resit dalam folder atau bahagian yang sesuai dalam fail akordion anda.
iv. Jarak tempuh. Jika anda menggunakan kenderaan peribadi anda untuk perniagaan anda, anda boleh mengenakan kadar rata untuk setiap batu yang anda pandu untuk tujuan perniagaan seperti menelefon pelanggan atau memandu ke kedai bekalan pejabat untuk mengambil kartrij pencetak. Untuk melakukan ini, anda mesti menyimpan log perbatuan dalam kenderaan anda dan merekodkan batu mula dan tamat untuk setiap perjalanan, serta tujuan perjalanan. Ini memudahkan untuk mengakru batu perniagaan anda pada akhir tahun, tetapi juga berfungsi sebagai dokumentasi untuk mewajarkan potongan batu anda dengan IRS.
Cara Mengesan Perbelanjaan Perniagaan 17 Petua Berguna
1. Buat akaun bank komersial: ramai pemilik tunggal tidak melihat keperluan untuk mengasingkan akaun perniagaan dan peribadi mereka. Jika anda mempunyai pemikiran yang sama, maka sudah tiba masanya untuk menyerah dan mendapatkan akaun bank perniagaan. Sentiasa semak untuk melihat sama ada pendapatan perniagaan anda masuk ke akaun perniagaan anda dan gunakan pinjaman perniagaan atau akaun semak untuk sebarang pembelian berkaitan perniagaan yang boleh dibayar dengan kad.
Jika mereka berbuat demikian, anda boleh memindahkan dana antara kedua-dua akaun, tetapi perbezaan yang jelas antara kedua-dua akaun akan membantu anda menjejaki perbelanjaan perniagaan dan peribadi anda dengan mudah. Menyediakan akaun bank perniagaan juga akan membuat pinjaman perniagaan anda, yang berguna jika anda memerlukan pembiayaan pada masa hadapan.
Ia juga masuk akal untuk mendapatkan kad kredit yang direka untuk kegunaan perniagaan. Ini kerana lebih mudah untuk anda mengatur perbelanjaan anda secara sistematik dengan kad kredit khusus. Ia juga sepatutnya lebih mudah daripada membawa wang tunai, kerana kebanyakan peruncit kini menerima kad kredit untuk transaksi kecil juga.
2. Jangan berputus asa dengan resit anda. Jangan buang resit sahaja, tetapi apabila anda menerima resit pembelian berkaitan perniagaan, simpan dalam sampul surat atau laci dan kemudian simpan dalam kabinet fail yang dianjurkan mengikut bulan. Jika anda telah diaudit, anda mungkin memerlukan resit ini sebagai bukti pembelian perniagaan anda.
Menyimpan salinan resit untuk perbelanjaan sangat membantu semasa memfailkan penyata cukai. Sudah tentu, IRS tidak memerlukan resit untuk perbelanjaan perniagaan yang tidak melebihi $ 75, tetapi disyorkan (terutama untuk perniagaan kecil) untuk menyimpan resit untuk jualan untuk mengesan perbelanjaan perniagaan dengan berkesan.
3. Gunakan kalendar dalam talian untuk merekodkan perbelanjaan anda apabila ia timbul : Alat kalendar dalam talian seperti Kalendar Google boleh menjadi alat yang sangat berharga untuk menyediakan pemberitahuan perbelanjaan berulang atau sekali. Gunakan borang acara untuk merekodkan jenis perbelanjaan (cth. utiliti, sewa, perkhidmatan kontraktor) dan penerima dana. Anda juga boleh menggunakan kalendar ini untuk menyediakan makluman untuk mengingatkan anda untuk membayar perbelanjaan akan datang sebelum ia berlaku dan anda boleh mencetak keseluruhan kalendar untuk rujukan apabila tiba tempoh cukai seterusnya.
4. Gunakan perisian untuk menjejak dan menganalisis pembelian perniagaan anda. Kebanyakan program perakaunan menyediakan keupayaan untuk mencipta kategori perbelanjaan dan memautkannya kepada item yang serupa dalam borang cukai anda, yang mengurangkan masa yang dihabiskan untuk menyediakan penyata cukai. Program ini juga boleh digunakan untuk mencipta penyata pendapatan supaya anda boleh menilai keadaan kewangan anda dengan mudah. anda perniagaan. Menggunakan perisian penjejakan perbelanjaan perniagaan akan menjimatkan banyak masa anda apabila musim cukai tiba dan anda perlu memfailkan cukai anda.
5. Upah akauntan: Jika anda perasan bahawa perniagaan anda berkembang dan perbelanjaan semakin kompleks, anda harus mempertimbangkan untuk mengupah akauntan untuk membantu anda menyemak resit dan invois anda dan menjejakinya beberapa kali dalam perisian perakaunan. jam setiap bulan. Biasanya akauntan mengenakan bayaran dari $ 20 hingga $ 50 sejam untuk perkhidmatan mereka, yang agak berbaloi.
6. Dapatkan bantuan : Jika anda baru memulakan perniagaan anda dan mendapati anda menghadapi masalah menjejaki perbelanjaan, anda harus mendapatkan bantuan supaya anda boleh bermula dengan betul.
7. Berhati-hati dengan dokumen kertas … Untuk menolak kebanyakan perbelanjaan anda, anda perlu menjejaki pembelian seperti resit, cek yang dibatalkan atau invois. Luangkan sedikit masa pada akhir minggu memasukkan resit atau memuat turunnya daripada bank atau tapak web kad kredit anda ke dalam program perakaunan anda. Sentiasa kategorikan perbelanjaan sebagai pengiklanan, utiliti, bekalan pejabat, dll. Anda juga harus menyimpan sebarang resit perniagaan fizikal selama 7 tahun sekiranya IRS atau pemeriksa cukai anda perlu melihatnya.
8, Potong lebihan: jika perbelanjaan anda melebihi bajet anda, anda tahu anda perlu duduk dan mengambil langkah berjaga-jaga. Lihat setiap perbelanjaan anda untuk melihat di mana anda boleh mengurangkan.
9. Jangan lupa kereta anda: Jejaki perbatuan anda dan kos lain yang berkaitan secara berasingan dan kemas kini dengan kerap. Jangan hanya menjejaki berapa banyak batu dari titik A ke titik B, tetapi juga pastikan untuk merekodkan perbatuan anda.
10. Gunakan perisian perakaunan : Dengan perisian perakaunan, anda boleh mengimbangi buku cek anda dengan mudah. Tetapi kebanyakan perisian juga dilengkapi dengan ciri tambahan seperti menyemak penyata pendapatan anda setiap bulan, suku tahunan atau bila-bila masa anda perlu melihat di mana keuntungan anda. Sudah tiba masanya untuk berhenti bergantung pada kalkulator untuk menjejaki perniagaan anda.
Terdapat beberapa program perakaunan yang memudahkan untuk mengesan dan mengurus perbelanjaan. Kebanyakan mereka tidak dapat disangkal dan memberikan hasil yang cepat. Apabila memilih perisian perakaunan untuk perniagaan anda, pastikan anda membeli program yang terkenal dan popular di kalangan akauntan.
11. Berikan pemprosesan tunai kecil. Tetapkan seorang yang boleh dipercayai dalam syarikat untuk mengendalikan wang kecil untuk memudahkan anda menjejaki wang anda dan mengelakkan kekeliruan dan kesilapan. Walaupun wang runcit kebanyakannya adalah jumlah wang yang kecil, jumlah yang kecil ini boleh menambah jumlah yang besar dengan cepat. Wujudkan garis panduan yang jelas tentang wang kecil yang boleh digunakan dan hapuskan perbelanjaan yang tidak perlu.
12. Jangan berlengah-lengah: sentiasa catatkan resit anda sebaik sahaja anda mendapatnya, bukannya menunggu resit itu bertimbun. Kelewatan dalam perkara ini boleh menyebabkan kehilangan kawalan ke atas data kewangan anda. Mendokumentasikan data ini dengan kerap menjimatkan masa anda dan memastikan rekod anda sentiasa terkini.
13. Mengekalkan belanjawan. Mempunyai dan mengekalkan belanjawan adalah sangat penting untuk menjejaki perbelanjaan anda. Periksa perbelanjaan mingguan anda secara terperinci dan lihat sejauh mana pendapatan anda berbanding dengan perbelanjaan tersebut.
Walau bagaimanapun, bergantung pada situasi setempat, anda mungkin perlu melaraskan belanjawan dari semasa ke semasa. Jika perlu, anda harus melakukan apa sahaja yang perlu, tetapi pastikan anda memperuntukkan dana yang mencukupi untuk semua jabatan utama perniagaan anda. Selain itu, ketepikan dana luar jangka.
14. Mengetahui asas perakaunan: walaupun anda berhasrat untuk mengupah pakar untuk membuat perakaunan untuk anda, perniagaan anda akan sangat bermanfaat jika anda mahir dalam alat perakaunan asas dan terlibat secara aktif dalam pengurusan modal dalam perniagaan anda. Wang adalah sangat penting dalam dunia perniagaan kerana pengetahuan tentang aspek kewangan pengurusan perusahaan adalah sama pentingnya dengan pengetahuan tentang produk atau perkhidmatan yang anda jual.
Cuba yang terbaik untuk mempelajari topik seperti simpan kira dan perakaunan untuk mendapatkan pemahaman dan pemahaman yang lebih baik tentang pelaburan anda. Jejaki pergerakan wang tunai masuk dan keluar dari perniagaan anda; ini dipanggil aliran tunai. Tunai merujuk kepada wang anda di bank yang mana anda mesti membayar pekerja, pembekal dan pemiutang anda. Meremehkan perbezaan dan implikasi aliran tunai positif dan negatif boleh memberi manfaat kepada kesihatan kewangan syarikat anda.
Aliran tunai yang positif adalah baik untuk keseluruhan perniagaan, dan ini menunjukkan bahawa lebih banyak wang masuk ke dalam perniagaan daripada yang akan keluar. Sebaliknya, aliran tunai negatif menunjukkan bahawa lebih banyak wang yang keluar daripada yang diterima, dan ini bukanlah perkara yang baik. Jika trend aliran tunai negatif tidak berubah, perniagaan pasti akan ditutup.
Mengesan aliran tunai anda akan membantu anda menjejaki wang anda dengan menentukan sama ada terlalu banyak aset syarikat anda terikat dalam inventori, jika anda perlu mengumpul wang yang anda berhutang, atau jika aliran tunai kepada perniagaan tidak mencukupi.
Selain itu, anda juga perlu meneliti kunci kira-kira syarikat anda. Kunci kira-kira ialah gambaran kedudukan kewangan syarikat anda pada bila-bila masa, menyenaraikan aset dan liabiliti perniagaan anda untuk mencapai nilai bersihnya. Ia juga memberi anda gambaran yang lebih jelas tentang apa yang dimiliki dan hutang perniagaan anda pada bila-bila masa.
15. Rancang perbelanjaan besar: Sentiasa pastikan perbelanjaan utama anda dalam perspektif dan rancang untuk bertepatan dengan masa kalendar kewangan anda berkembang penuh, bukannya apabila anda mempunyai bajet yang ketat. Adalah sangat penting untuk semua pemilik perniagaan mengetahui bulan mana yang paling lambat untuk dijual untuk mengelakkan perbelanjaan yang tidak perlu dalam tempoh ini. Rancang semua perbelanjaan utama terlebih dahulu untuk menyediakan perbelanjaan tambahan. Ini akan membantu mengelakkan peminjaman yang tidak perlu daripada akaun syarikat. Jika boleh, elakkan perbelanjaan besar semasa musim perlahan.
16. Daftarkan deposit anda dengan betul: anda mesti memastikan bahawa kami merekodkan semua deposit perniagaan anda dengan betul untuk memastikan anda tidak membayar cukai ke atas wang yang tidak dilaburkan dalam perniagaan sebagai pendapatan sama sekali. Laksanakan sistem di pejabat anda supaya semua transaksi kewangan jelas – ketahui dari mana wang itu datang dan ke mana ia pergi.
Kesimpulannya, memulakan perniagaan anda sendiri boleh menjadi agak menarik, tetapi mengubah perniagaan menjadi perniagaan yang berjaya boleh menjadi agak menyusahkan. Bersama dengan beberapa kenaikan, akan ada beberapa kejatuhan. Anda mesti menjadikan pengetahuan dan teknologi berfungsi memihak kepada anda untuk menghadapi halangan, dan petua di atas juga harus membantu anda bersiap sedia dan mengharungi ribut sambil mengekalkan kos rendah dan pendapatan tinggi.
