Bagaimana untuk mengelakkan hantu dalam syarikat pembinaan anda –

Adakah anda menjalankan syarikat pembinaan dan mahu menghalang hantu daripada muncul pada gaji anda? Jika YA, berikut adalah 20 petua pasti tentang cara menghalang pekerja hantu daripada bekerja.

Apa itu pekerja hantu?

Pekerja hantu hanyalah pekerja yang kerap menerima gaji di syarikat tersebut, tetapi tidak bekerja untuk syarikat tersebut.

Skim pekerja hantu dikendalikan oleh pekerja gaji yang sama ada mencipta ID palsu yang mengandungi SSN palsu, alamat, nombor telefon, dll., atau yang terus membayar faedah kepada pekerja yang telah meninggalkan syarikat dan mengubah hala gaji kepada diri mereka sendiri. Tidak kira apa bentuk pekerja hantu itu, ini hanyalah satu skim besar untuk mencuri wang daripada syarikat.

Pekerja hantu juga boleh menjadi orang sebenar, seperti ahli keluarga, yang tidak bekerja untuk syarikat, tetapi memungut bayaran dan sama ada berkongsi dengan penipu, atau menahan keseluruhan bayaran untuk dirinya sendiri.

Fenomena pekerja hantu adalah fenomena sebenar dalam industri pembinaan, di mana anda cenderung mempunyai ramai orang dalam gaji anda. Oleh kerana bilangan kontraktor yang ramai, pekerja sepenuh masa dan berdedikasi yang sentiasa membayar dalam industri pembinaan, secara amnya sukar untuk menjejaki pembayaran mereka. Pekerja hantu telah diperhatikan lebih biasa dalam organisasi besar berbanding organisasi kecil, di mana mereka mudah dikesan.

Fenomena pekerja hantu merupakan antara kes penipuan gaji yang paling biasa dihadapi dalam sektor pembinaan. Kaedah penipuan ini boleh menunjukkan dirinya dalam pelbagai cara, yang mungkin termasuk:

• Pengurus Gaji yang tidak berpuas hati – jika syarikat pembinaan mempunyai pengurus gaji yang tidak berpuas hati dan percaya bahawa dia layak mendapat pampasan tambahan, agak mudah bagi mereka untuk menukar rekod gaji untuk mencipta pekerja baharu tetapi rekaan dan mengutip cek pekerja itu untuk diri mereka sendiri.. . Ini benar terutamanya jika pengurus gaji mempunyai akses tanpa had dan tidak terkawal kepada sistem gaji.
• Penipuan dengan berbilang pekerja Merupakan cara lain di mana penipuan pekerja hantu boleh nyata dalam reka bentuk perniagaan. Dengan proses penggajian yang lebih kompleks, atau jika pekerja tidak mempunyai akses terus kepada sistem senarai gaji, berbilang pekerja mungkin berkomplot untuk menipu sistem dan kemudian memisahkan wang yang mereka bazirkan. Lazimnya, seorang pekerja memainkan peranan dalam mengesahkan dan membenarkan senarai gaji supaya mereka boleh menandatangani helaian masa yang dipalsukan.
• Pampasan keluarga / rakan … Seorang pekerja boleh membuat catatan gaji untuk ahli keluarga atau rakan untuk menerima gaji daripada syarikat. Dalam kes ini, pekerja sebenar mungkin menerima bahagian gaji ini atau tidak.

Skim pekerja hantu boleh terdiri daripada kemasukan data mudah (terutamanya jika pekerja palsu mendapat bayaran) kepada manipulasi kompleks jadual palsu dan mengubah hala pembayaran. Jika anda tidak memerhatikan gaji dalam perniagaan pembinaan anda, penipuan jenis ini sering kali tidak disedari untuk tempoh yang agak lama sehingga kehilangan syarikat bernilai berjuta-juta dolar.

Bendera merah yang mungkin membayangkan pekerja hantu dalam perniagaan pembinaan anda

a. Anomali maklumat pekerja. Terdapat beberapa anomali yang mungkin anda perhatikan dalam syarikat pembinaan anda dan mereka akan memberitahu anda bahawa anda mengalami masalah hantu. Jika nombor keselamatan sosial (SSN) pekerja tidak disenaraikan, atau beberapa pekerja mempunyai SSN yang sama, ini menunjukkan satu perkara. dan ini adalah satu penipuan. Sekali lagi, jika beberapa perubahan alamat berlaku dalam masa setahun, anda mesti curiga.

b. Anomali dalam daftar gaji untuk deposit langsung. Ini berlaku apabila nombor akaun bank yang sama digunakan untuk berbilang pekerja, yang mungkin menunjukkan bahawa gaji pekerja hantu sedang dikreditkan ke akaun yang sama yang digunakan oleh pekerja lain. Ini adalah satu lagi bendera merah untuk ditanda. Akaun bank berbilang untuk gaji seorang pekerja berpotensi menunjukkan bahawa gaji pekerja hantu dibahagi antara rakan sekutu.

v. Semak anomali pembayaran. Jika, semasa pembayaran dalam perniagaan pembinaan, pekerja diberikan berbilang cek dalam tempoh pengebilan yang sama, atau imej invois cek menunjukkan bahawa ia telah disahkan oleh orang yang namanya berbeza daripada nama penerima, maka anda mungkin mempunyai masalah dengan tangan anda.

d. Anomali bonus atau kenaikan gaji. Jika anda perasan pada bila-bila masa bahawa pekerja menerima bonus yang berbeza daripada pengedaran biasa bonus syarikat, atau pekerja menerima beberapa kenaikan gaji dalam satu tahun, maka ini adalah sebab untuk penyiasatan. …

e. Trend masa lapang pekerja. Pekerja tidak menerima cuti bergaji atau cuti sakit sepanjang tahun, atau orang yang memproses senarai gaji tidak pernah mengambil cuti. Cuti paksa atau penggiliran tugas adalah kawalan yang berkesan, kata Wilder.

20 petua pasti tentang cara mencegah hantu dalam syarikat pembinaan anda

Disebabkan bilangan besar pembolehubah yang mempengaruhi cara pekerja penipu ditipu, tidak ada cara yang boleh dipercayai untuk menghalangnya atau membuat pekerja mengambil tindakan. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa langkah yang boleh anda ambil untuk mengurangkan risiko anda:

1. Menjalankan audit terhadap pekerja hantu

Dalam kebanyakan kes, pekerja hantu ditemui melalui audit menyeluruh terhadap rekod gaji anda. Anda harus mempunyai seseorang dalam perniagaan pembinaan anda secara kerap membandingkan rekod gaji dengan laporan kad sementara dan fail pekerja untuk mengesan percanggahan seperti pekerja palsu, nombor keselamatan sosial pendua, alamat pendua atau akaun bank pendua. “2”>

Perkara lain yang perlu anda lakukan dalam perniagaan pembinaan anda untuk menghalang pekerja hantu daripada bertelur ialah memastikan bahagian proses pembayaran anda yang berbeza dikendalikan oleh orang yang berbeza. Jika seseorang bertanggungjawab untuk membenarkan cek, pastikan orang lain bertanggungjawab untuk mengedarkan cek tersebut. Jika sesiapa mempunyai kuasa untuk membuat / memadam pekerja dalam sistem senarai gaji, pastikan orang lain menyemak perubahan tersebut.

3. Menilai dasar HR

Pastikan kakitangan HR dan Payroll anda mengemas kini sepenuhnya dasar HR anda, terutamanya apabila melibatkan penambahan dan pengalihan keluar pekerja daripada senarai pekerja anda. Ini akan membantu mengelakkan penggunaan maklumat bekas pekerja untuk penipuan penipuan.

4. Jadikan senarai gaji anda lebih sukar untuk dipalsukan

Jika anda mempunyai pekerja yang diberi pampasan berdasarkan masa mereka, pastikan anda mempunyai proses yang menyukarkan untuk memalsukan rekod masa. Sebaik-baiknya, gunakan penjejakan masa automatik apabila pekerja datang dan pergi. Untuk keselamatan tambahan, gunakan sistem penjejakan masa dengan pengesahan ID terbina dalam.

5. Semak laporan gaji anda secara berkala

Semakan berkala ke atas laporan gaji ialah langkah penting dalam mengurangkan dan mengesan penipuan, dan juruaudit harus melakukan ini lebih daripada sekali setahun. Mengingati nombor rujukan untuk jumlah bilangan pekerja dalam perniagaan pembinaan anda ialah titik permulaan yang baik untuk semakan ini.

Dari situ, ia boleh semudah mengimbas nama. Perlu diingatkan bahawa untuk pengasingan yang betul, semakan ini mesti dilakukan oleh seseorang selain daripada mereka yang mungkin menambah pekerja baharu atau memecat pekerja lama.

Jika gaji anda tidak kerap berubah, seperti dalam kes di mana bilangan pekerja berubah seperti biasa, setiap kali anda menjalankan senarai gaji, semak untuk melihat sama ada ia memenuhi jangkaan anda. Lihat dengan teliti sebarang keputusan yang tidak normal dan ketahui perkara yang diharapkan apabila menjalankan laporan.

6. Gunakan peraturan syif yang telah ditetapkan

Peraturan syif yang telah ditetapkan mengehadkan jumlah masa pekerja boleh masuk dan keluar dari kerja. Jika mereka cuba melakukan ini di luar tetingkap masa yang telah ditetapkan, sistem tidak akan membenarkan mereka. Peraturan boleh ditetapkan untuk individu, jabatan atau syarikat secara keseluruhan.

7. Gunakan pengesahan pengguna

Pengesahan pengguna menghapuskan menumbuk rakan dengan menghendaki pekerja mengeluarkan ID unik apabila masuk dan keluar syif. Bergantung pada kerumitan sistem dan keupayaannya untuk menyepadukan dengan mana-mana peralatan seperti pengimbas, pengecam ini boleh menjadi lencana pengenalan, cap jari atau malah gambar muka pekerja.

Bagi sistem gaji itu sendiri, tanya pembekal anda jika ia mempunyai sebarang ciri yang boleh membenderakan rekod secara automatik yang mungkin mempunyai masalah dengannya. Ciri-ciri ini agak biasa.

Anda juga harus memautkan perisian anda kepada peraturan kehadiran audio. Contohnya, amalan terbaik memerlukan pekerja yang melangkau tetingkap yang diluluskan untuk menghidupkan atau mematikan secara manual meminta kemasukan daripada pengurus mereka. Pengurus boleh menyemak keadaan sekeliling mengapa pekerja ini datang awal atau lewat dan menentukan sama ada untuk membenarkan rakaman.

8. Lihat kebenaran pengguna sistem anda

Anda sepatutnya boleh menyekat akses kepada setiap pengguna berdasarkan keperluan mereka semata-mata supaya pekerja biasa tidak boleh mengubah kadar gaji mereka. Anda juga boleh menyekat keupayaan untuk menukar kadar pembayaran, contohnya, selepas menganalisis prestasi.

9. Buang cek kertas

Cek fizikal adalah lebih mudah untuk dipalsukan dan dicuri daripada rakan sejawatan digital mereka, jadi pertimbangkan laluan deposit terus atau kad pembayaran jika anda belum melakukannya. Perisian anda sepatutnya membenarkan anda menukar kaedah pembayaran anda dengan mudah.

10. Menjana Laporan Pengecualian

Sistem perakaunan harus direka bentuk dengan kawalan yang meletakkan bendera merah pada keputusan yang berada di luar parameter biasa. Mereka boleh termasuk:

• Apabila ditambah atau dialih keluar dalam senarai gaji, laporan hendaklah dijana secara automatik untuk pengurus yang sesuai.
• Pembayaran lebih masa atau bayaran insentif yang melebihi parameter yang ditentukan harus menghasilkan laporan pengecualian.

11. Cari pekerja tanpa potongan

Cara yang baik untuk melihat pekerja hantu dalam syarikat pembinaan anda adalah dengan mencari seseorang yang mempunyai sedikit atau tiada potongan daripada gajinya. Kontraktor jarang berhadapan dengan masalah mencipta set kredit yang lengkap untuk faedah, terutamanya kerana ini akan membawa kepada penurunan jumlah wang yang boleh mereka curi daripada majikan.

12. Pengedaran cek secara manual

Dari semasa ke semasa, anda harus dipandu oleh prinsip pengedaran manual cek di syarikat pembinaan anda. Dengan memilih pengedaran cek manual, organisasi anda akan mempunyai peluang yang lebih baik untuk mengenal pasti pekerja hantu.

13. Analisis alamat atau akaun deposit langsung

Perkara lain yang boleh anda lakukan dalam syarikat pembinaan anda untuk menghalang pekerja hantu daripada muncul ialah menganalisis alamat atau akaun deposit langsung. Sebagai sebahagian daripada proses pengesahan akaun dan alamat, organisasi anda boleh mengenal pasti nombor akaun, alamat atau keselamatan sosial pendua untuk berbilang pekerja.

14. Analisis potongan daripada cek gaji

Jika anda mempunyai pekerja dalam senarai gaji anda yang tidak menahan cukai atau sebarang potongan lain, mereka mungkin pekerja hantu. Dengan menganalisis deposit langsung, anda boleh mengurangkan kos buruh dengan menghapuskan cek kertas dan kemungkinan pengubahan, pemalsuan dan kebanyakan kecurian, walaupun ini tidak menghalang salah arah deposit ke akaun yang tidak dibenarkan.

15. Periksa gaji yang mempunyai kelulusan berganda

Walaupun kebanyakannya adalah sah, dua tandatangan boleh menandakan kelulusan palsu pekerja yang telah pergi, yang Pencuri turut mengekalkan dan mendepositkan ke dalam akaunnya sendiri.

16. Berhati-hati dengan perubahan belanjawan dalam kos gaji

Membayar kos yang lebih tinggi daripada belanjawan boleh menunjukkan pekerja menganggur, jadi anda harus berhati-hati dengan sebarang perubahan yang tidak dirancang pada belanjawan anda.

17. Gunakan pengasingan fungsi

Dalam syarikat pembinaan anda, anda mesti memastikan bahawa banyak fungsi penggajian tidak diwakilkan kepada satu orang. Pastikan fungsi penyediaan, pembayaran dan pengagihan gaji diasingkan. Ia harus digunakan dengan cara berikut:

• Tiada sesiapa pun boleh menambah pekerja baharu pada senarai gaji, menetapkan gaji, memasukkan masa dan membayar seseorang.
• Perlu ada penyesuaian bulanan antara senarai gaji dan senarai kakitangan di jabatan HR yang dilakukan oleh seseorang di luar jabatan gaji.
• Orang yang memberi kuasa cek itu mestilah tidak berhak menerima cek bercetak.
• Fungsi senarai gaji mestilah bebas daripada fungsi lejar am.
• Profesional IT tidak seharusnya mempunyai akses kepada program HR atau senarai gaji.

18. Jalankan SSN semua pekerja secara berkala melalui laman web Pentadbiran Keselamatan Sosial, terutamanya mereka yang memegang jawatan bertanggungjawab, dan semak mereka. Laman web lain untuk mengesahkan pengenalan pekerja termasuk E-verify atau tapak web IRS. Ini akan membantu anda mengetahui siapa itu.

20. Gunakan sistem pembayaran yang memerlukan pekerja mengenal pasti diri mereka

Jika ini melibatkan penggunaan sistem leret elektronik, periksa dengan teliti sama ada dua orang yang sama akan terus meleret kad mereka pada masa yang sama. Ini mungkin menunjukkan bahawa seseorang telah mencuri lencana orang kedua, dan yang kedua tidak melaporkan kerja itu.

20. Periksa seberapa konsisten jam pekerja

Jika jam tidak pernah berubah, ia boleh menjadi bendera merah yang menandakan pekerja hantu kerana penipu itu ingin memastikan tiada sesiapa yang melihat orang itu dan menentukan apa yang sedang berlaku.

Kesimpulan

Walaupun bencana pekerja hantu mungkin tidak akan hilang dalam masa terdekat, menggunakan beberapa langkah di atas akan membantu anda menyelamatkan syarikat pembinaan anda daripada ancaman pekerja hantu.