Mencatat nota mesyuarat perniagaan yang berkesan ialah kemahiran yang memerlukan masa untuk dikuasai. Dan jika anda seorang pemain dalam dunia korporat atau perniagaan, anda sudah pasti perlu menguasai kemahiran ini, kerana anda perlu menghadiri mesyuarat perniagaan di mana mengambil nota adalah sangat penting.
Walaupun anda mungkin mempunyai setiausaha atau pembantu yang mengambil nota mesyuarat perniagaan untuk anda, mereka tidak akan melakukan perkara yang sama apabila anda menghadiri persidangan perniagaan penting di luar negara atau mesyuarat mendadak dengan pelanggan atau pembekal di luar pejabat.
Walaupun anda telah mengambil nota untuk kegunaan peribadi beberapa kali, itu tidak bermakna anda akan pandai mencatat nota semasa mesyuarat perniagaan. Ini kerana mengambil nota dalam mesyuarat perniagaan memerlukan set kemahiran yang sangat berbeza. Contohnya, dalam nota peribadi anda, anda boleh menggunakan singkatan dan transkrip, malah lukisan yang hanya anda boleh tafsirkan. Nota peribadi anda tidak seharusnya mengikut corak atau menunjukkan sebarang pertimbangan kepada pembaca lain. Dan ia tidak perlu kemas kerana ia adalah untuk kegunaan anda sahaja.
Walau bagaimanapun, nota mesyuarat mempunyai tujuan yang berbeza kerana ia ditulis untuk orang lain dan ia berfungsi sebagai dokumen sejarah yang menandakan keputusan dan tindakan yang dibuat atau dibincangkan pada mesyuarat perniagaan. Jika anda perlu mengambil nota pada mesyuarat perniagaan; Petua berikut akan membantu anda menggunakannya dengan berkesan.
10 Strategi dan Petua Mencatat Nota Berkesan untuk Mesyuarat Perniagaan
1. Gunakan pen dan kertas
Anda boleh bertaruh kami berada dalam dunia tablet, komputer riba dan PDA sekarang. Tetapi sebenarnya, menggunakan pen dan kertas adalah kurang mengganggu dan memudahkan anda mengekalkan hubungan mata dengan orang yang bercakap. Selain mewujudkan dinding antara anda dan orang yang anda bercakap, peranti digital memberi gambaran bahawa anda sedang mengerjakan sesuatu yang lain atau berkomunikasi dengan seseorang, walaupun anda tidak. Dan lebih mudah untuk terganggu apabila menggunakan peranti ini.
2. Belajar dan gunakan trengkas
Tidak, trengkas bukan hanya untuk setiausaha dan wartawan; ia masih relevan untuk mengambil nota pada mesyuarat perniagaan, terutamanya apabila anda mendengar penceramah yang bercakap dengan pantas. Belajar trengkas tidaklah sesukar yang anda sangkakan. Cuma cari di Internet untuk mendapatkan sumber yang berguna dan berkaitan dan anda sepatutnya dapat menguasainya dalam masa beberapa bulan.
Jika anda tidak mempunyai masa untuk belajar trengkas, anda boleh merumuskan singkatan dan mnemonik anda sendiri yang akan anda gunakan semasa merakam mesyuarat perniagaan. Anda boleh bayangkan apa sahaja yang anda suka; cuma pastikan ia masuk akal untuk anda.
3. Hanya serlahkan perkara penting
Anda akan bosan mengambil nota jika anda cuba mengacaukan keadaan. Apabila mengambil nota dalam mesyuarat perniagaan, dengar semua orang, tetapi tulis hanya perkara penting dan penting. Tidak perlu dikatakan, tetapi anda tidak perlu menulis jenaka pendek yang digodam semasa mesyuarat.
- Sediakan laporan bertulis sejurus selepas mesyuarat
Seperti yang dinyatakan sebelum ini, nota perniagaan berfungsi sebagai dokumen sejarah dan maklumat rujukan, tetapi hanya apabila ia diubah menjadi teks yang komprehensif. Anda, sudah tentu, tidak boleh mengharapkan syarikat menyimpan draf kertas yang anda tulis semasa mesyuarat; anda perlu menyediakan laporan bertulis yang kemas yang akan lebih mudah difahami dan difahami oleh mana-mana pembaca.
Cuba sediakan laporan anda sejurus selepas mesyuarat, sementara semuanya masih segar dalam fikiran anda. Dan walaupun anda tidak diminta untuk menyerahkan laporan rasmi, anda boleh menggunakan dokumen ini untuk arkib peribadi anda atau sebagai bukti sekiranya berlaku konflik dalam perbincangan.
- Dengar betul betul
Apabila mesyuarat perniagaan bermula, peranan dwi anda bermula: mendengar dan mengambil nota. Walaupun melakukan kedua-duanya bersama-sama adalah sukar dan nampaknya tidak realistik, jika anda ingin menjadi lebih baik dalam satu, anda perlu mendengar. Jika anda boleh mendengar setiap butiran penting tanpa kehilangan satu pun, anda sentiasa boleh memasukkan perkara yang anda terlepas dengan menulis kemudian.
- Ketahui perbezaan antara pelbagai jenis pernyataan
Semasa mesyuarat perniagaan, peserta membincangkan pelbagai jenis kenyataan. Ini termasuk pendapat, fakta, soalan, cadangan, tekaan, soalan, dan sebagainya. Anda harus tahu cara mentakrifkan setiap jenis penegasan ini untuk mengelakkan kekeliruan. Anda tahu ia boleh mengelirukan apabila anda melaporkan cadangan sebagai fakta.
- Pastikan ia pendek dan ringkas
Tidak kira bagaimana anda menulis perkara yang berlaku semasa mesyuarat, anda perlu membuat laporan akhir anda cukup jelas untuk manfaat orang lain. Untuk melakukan ini, pastikan bahasa anda jelas dan objektif dalam semua perkara.
- Tulis segala-galanya tentang mesyuarat itu
Apabila mengambil nota pada mesyuarat perniagaan, jangan lupa untuk menambah semua butiran yang diperlukan tentang mesyuarat itu; ke arah perbincangan. Ini termasuk jenis mesyuarat ( terancang atau kecemasan ), tujuan mesyuarat, tarikh dan masa mesyuarat, nama orang yang memanggil atau mempengerusikan mesyuarat, nama mereka yang hadir, dan sebarang maklumat mengenai mesyuarat seterusnya. Butiran ini menjadikan nota mesyuarat anda lengkap. Anda tidak mahu orang mula bertanya siapa yang mengatakan tarikh atau pukul berapa mesyuarat itu diadakan.
9. Jadi khusus: … Anda mesti betul-betul tepat dalam membentangkan butiran mesyuarat perniagaan. kerana ia akan menjadi dokumen rasmi yang diluluskan.
10. Baca dengan teliti
Walaupun matlamat anda adalah untuk memberikan maklumat yang tepat tentang mesyuarat perniagaan dengan nota anda, bebas daripada ralat tipografi, tatabahasa dan ejaan juga sangat penting. Jika nota anda dipenuhi dengan kesilapan ini, anda akan menjejaskan reputasi anda sebagai pembekal maklumat yang boleh dipercayai.
