Sebagai pemilik perniagaan, pemimpin perniagaan atau pemegang kepentingan lain dalam syarikat, anda akan dikehendaki mengadakan mesyuarat lembaga secara tetap atau sekali-sekala. Memandangkan mesyuarat ini adalah untuk komunikasi kumpulan dan pertukaran idea antara rambut palsu utama dalam syarikat atau industri, anda perlu memahami cara mengendalikannya dengan berkesan untuk mencapai matlamat ini.
Jika mesyuarat lembaga berjaya, kebanyakan kredit diberikan kepada orang yang mempengerusikan mesyuarat itu. Dan jika ia tidak mencapai matlamatnya, kebanyakan kesalahan jatuh pada orang yang sama. Satu-satunya perbezaan antara mesyuarat yang berjaya dan mesyuarat yang gagal ialah cara kedua-dua mesyuarat dijalankan. Adakah anda ingin menganjurkan mesyuarat lembaga yang berjaya yang mencapai matlamat anda? ? Sepuluh petua berikut akan membantu anda.
- 10 sebab mesyuarat perniagaan membuang masa
10 Tips Mesyuarat Lembaga Pelaksana Berjaya
1) tetapkan matlamat dan rancang agenda anda lebih awal
Salah satu cara paling mudah untuk meluangkan masa dalam mesyuarat ialah meminta peserta mengemukakan idea atau cadangan tentang perkara yang pertama kali mereka dengar dalam mesyuarat itu. Walau bagaimanapun, ralat ini sangat biasa.
Daripada membuang masa yang berharga dalam mesyuarat dengan membuat sumbang saran, anda boleh menyusun mesyuarat dan menyampaikan agenda kepada hadirin yang dijemput lebih awal daripada masa. Dengan cara ini mereka boleh bertukar fikiran idea dan juga membetulkannya sebelum tarikh mesyuarat. Ini akan menjimatkan banyak masa anda dan membantu anda menyelesaikan lebih banyak perkara dalam satu janji temu.
2. Bertanggungjawab untuk keseluruhan mesyuarat
Mesyuarat yang baik adalah hasil kepimpinan yang baik, Jadi uruskan mesyuarat dan jelaskan kepada peserta bahawa anda berhasrat untuk memastikan mesyuarat itu relevan dan ringkas. Tetapkan jam di mana semua orang boleh melihat jam untuk menunjukkan kepada rakan sekerja anda dalam mesyuarat bahawa anda benar-benar menghargai masa mereka. Semasa mesyuarat, pastikan perbincangan anda berada dalam skop topik. Apabila ini berlaku, fokus semula kumpulan dengan mengingatkan mereka tentang isu berkaitan yang anda ada dalam agenda mesyuarat.
3. Benarkan semua orang menyumbang
Intipati memanggil mesyuarat adalah, pertama sekali, untuk memastikan aliran komunikasi dua hala. Untuk tujuan ini, adalah penting untuk menggalakkan input yang jujur dan bermakna daripada semua yang hadir pada mesyuarat itu. Sebagai ketua mesyuarat, anda boleh dengan mudah tersalah gunakan pendapat anda pada lengan baju anda, tetapi anda mesti berhati-hati jika ini berlaku, kerana ia merosakkan tujuan mesyuarat. Elakkan godaan untuk segera menolak sumbangan orang lain, walaupun mereka kelihatan tidak boleh dipercayai atau bodoh.
4. Tamatkan mesyuarat anda dengan pelan tindakan
Salah satu ciri kejayaan mesyuarat ialah pelan tindakan, yang memperincikan pelbagai strategi yang akan dilaksanakan berdasarkan keputusan yang dibuat pada mesyuarat, mereka yang bertanggungjawab untuk pelaksanaan, tarikh dan masa pelaksanaan, dan hasil jangkaan strategi tersebut.
5. Simpan minit mesyuarat yang terperinci
Adalah sangat penting untuk seseorang menulis minit atau perjalanan mesyuarat. Minit itu akan menjadi bukti bahawa mesyuarat itu telah diadakan dan sebagai rujukan sejarah untuk menjelaskan sebarang keraguan atau salah faham yang mungkin timbul semasa mesyuarat berlangsung.
6. Hilangkan sebarang gangguan dari tempat tersebut
Walaupun semua peserta mesyuarat dijangka mengalih keluar semua gangguan seperti telefon pintar dan tablet, anda juga diharapkan sebagai ketua mesyuarat, mengalih keluar semua gangguan dari tempat mesyuarat. Sebagai contoh, jika mesyuarat akan diadakan di bilik permulaan syarikat anda, matikan TV LED kerana akan menjadi sukar bagi hadirin anda untuk tidak melihatnya secara berkala semasa mesyuarat jika anda meneruskan.
7. Jangan sesekali mengganggu sesiapa.
Walaupun anda lebih tinggi daripada orang lain dalam mesyuarat, anda mesti sentiasa menahan godaan untuk campur tangan apabila mereka bercakap. Walaupun anda sangat tidak bersetuju dengan apa yang mereka perkatakan, atau menganggap ia mengarut, biarkan mereka selesai sebelum membincangkan soalan anda.
8. Beri perhatian maksimum
Apabila anda mengadakan mesyuarat, semua orang memandang mata anda apabila mereka bercakap. Mendengar mereka dengan teliti adalah satu cara untuk memberitahu mereka bahawa anda menghormati pendapat mereka dan bersedia untuk mendengarnya. Beberapa perkara boleh mengganggu orang lain dalam mesyuarat daripada mengutak-atik telefon pintar anda semasa mereka bercakap, yang menghantar isyarat bahawa anda tidak menghargai pendapat mereka dan mesyuarat itu sendiri tidak penting kepada anda.
9. Urus konflik dengan baik: Ini adalah tipikal konflik yang timbul pada mesyuarat lembaga. Jika ini berlaku dalam mesyuarat yang anda hadiri, cuba kawalnya sebaik mungkin tanpa meninggalkan dendam dalam fikiran sesiapa.
10. Mengiktiraf dan berterima kasih kepada semua yang hadir.
Pada akhir mesyuarat Lembaga Pengarah, hargai kehadiran semua yang hadir dan terima kasih atas penyertaan mereka dalam mesyuarat dan sumbangan penting mereka. Beritahu peserta bahawa anda menghargai mereka dan ini akan menggalakkan mereka untuk mengambil bahagian lebih dalam mesyuarat susulan.
