Как создать план 401K для вашего малого бизнеса за 7 шагов

Хотите открыть 401K для сотрудников вашей компании, но не секрет производства? Если ДА, вот 7 простых шагов для начала плана 401K для вашего малого бизнеса.

Если вы владелец малого бизнеса, базирующийся в Соединенных Штатах, то есть вероятность, что вы слышали плана 401 (к). Но вы действительно понимаете, что это значит и почему это важно? Знаете ли вы, как начать работу с планом, даже если понимаете, насколько он может быть полезен ?

Если ваши ответы на эти вопросы отрицательные, то эта статья для вас, так как объясняет основы, которые вам необходимо знать о планах 401 (k), их важности и о том, как начать работу.

Что такое план 401 (k)?

План 401 (k) — это финансируемый работодателем вариант выхода на пенсию, который позволяет работникам вносить регулируемые средства на свои пенсионные счета.Этот взнос уменьшает налоговые обязательства работника, позволяя им сэкономить на те дни, когда они больше не могут получать доход. Когда работник достигает определенного возраста, установленного законом, он получает взносы, которые он сделал на свои счета.

Вместо того, чтобы предлагать пенсионные планы, которые обеспечивают пенсионерам фиксированный ежемесячный доход, многие компании перешли на планы с установленными взносами, такие как планы 401 (k), которые требуют от сотрудников инвестировать свои собственные Заработная плата иногда совпадает с заработной платой работодателя.

Работодатели обычно получают налоговые льготы за сопоставление взносов сотрудников, то есть вносят некоторые взносы на свои счета сотрудников 401 тыс. Соответствие также является хорошим стимулом для работников участвовать в плане, и, поскольку такие работники с большей вероятностью участвуют в плане, когда работодатель сопоставляет взносы.

В действительности, создание плана выхода на пенсию может быть проще и более доступным, чем думает большинство работодателей, потому что многие планы не имеют первоначальной платы за установку или обслуживание. Кроме того, вы можете получить налоговые льготы и другие льготы для начала пенсионного плана.

Например, любые расходы, которые вы понесете во время установки, могут иметь право на налоговые льготы, и после того, как ваш план запущен и работает, взносы работодателей от имени работников не облагаются налогами.

Факт, что многие работодатели уже предоставляют 401 (k) планов своим командам. Общество по управлению человеческими ресурсами (SHRM) установило, что в 2016 году 94 процента компаний предоставили пенсионный план определенного типа. Более того, 74 процента компаний представили совпадение по части или всем взносам своих сотрудников в эти планы. Если это делают другие, то вы тоже можете это сделать. Вот как вы можете начать.

Почему важен план 401 (k)?

План 401 (k) помогает создать простой налог выгодный способ сэкономить на пенсии. Итак, настраивая планы 401 (k) для своих сотрудников, вы посылаете сигналы о том, что вы действительно заботитесь о них и о том, что с ними происходит, когда они уходят на пенсию. Это будет мотивировать ваших сотрудников быть более преданными и вносить больший вклад в рост и успех вашего бизнеса.

Итак, когда вы настраиваете план 401 (k) для своих сотрудников, вы напрямую помогаете им планировать. блаженный выход на пенсию и косвенно способствующий росту вашего собственного бизнеса.

Кроме того, предложение пенсионного плана 401 (k) для ваших сотрудников — это разумный способ помочь создать профессиональное игровое поле между вашим малым бизнесом и крупными компаниями в вашей отрасли и за ее пределами.

Помимо ранее заявленного преимущества мотивации для ваших сотрудников, хороший пенсионный план может помочь вам привлечь талантливых людей на сегодняшнем сложном рынке труда (, поскольку они будут искать работу только в компаниях, которые имеют долгосрочные планы для них ).

Еще одно преимущество плана 401 (k) заключается в том, что он может помочь вам воспользоваться определенными налоговыми преимуществами, которые могут быть доступны вам как работодателю, предлагающему план. Таким образом, ваши сотрудники не единственные прямые бенефициары; Вы тоже получите выгоду.

Факторы, которые помогут вам определить, какой план подходит для вашего бизнеса

  • Количество сотрудников у вас есть

Ваши сотрудники — это первое, на что вы должны обратить внимание, когда вы думаете о получении 401 КБ, потому что количество ваших сотрудников будет влиять на тип плана, который вы бы выбрали. получить. Если у вас нет других сотрудников, кроме вас, вашего супруга (супруга) или вашего делового партнера, и вы хотите максимально возможный лимит взносов, рассмотрите вариант 401 (k) для самозанятых.

Если у вас есть планы по найму сотрудников в будущем или у вас уже есть сотрудники, возможно, вам придется выбирать между SEP IRA и ПРОСТОЙ IRA, которые могут охватывать сотрудников.

После этого вам нужно будет решить, хотите ли вы пополнять счета своих сотрудников самостоятельно (SEP) или вы хотите, чтобы ваши сотрудники вносили (ПРОСТО). Правильный анализ всех этих данных скажет вам, какой план лучше всего подойдет для вашего бизнеса.

  • Какой вклад вы можете внести

После того, как вы рассмотрели своих сотрудников, теперь вам нужно подумать о том, какую гибкость вы хотите с точки зрения пределов взносов и кого вы хотите нести за такие взносы.

Самозанятый 401 (k) План предлагает максимально возможный вклад, поскольку он признает, что работающие не по найму люди могут быть как работником, так и работодателем. На самом деле, будучи сотрудником, вы можете сделать выборные отсрочки на сумму до 18 500 долл. США на 2020 год.

Как работодатель, вы можете внести вклад в распределение прибыли в размере до 25% от компенсации, максимум до 55 000 долларов США на 2020 год. Если ваш бизнес не зарегистрирован, вы можете вычесть взносы для себя из своего личного дохода. Если ваш бизнес зарегистрирован, корпорация, как правило, может вычесть взносы как коммерческие расходы.

Количество сотрудников, которые у вас есть или нет, повлияет на план, который вы выберете. Если у вас бизнес с переменным доходом, и вы хотите большей гибкости, вы можете рассмотреть вопрос о SEP IRA.Просто помните, что если у вас есть работники за годы, которые вы вносите, вы должны вносить для них такой же процент, как и для себя.

С другой стороны, если вы хотите, чтобы ваши сотрудники помогали финансировать их пенсионный счет, Вы можете рассмотреть ПРОСТУЮ IRA, доступную для предприятий со штатом до 100 человек.

  • Удобство использования

в качестве малый бизнес, вы никогда не должны выбирать план 401k, который слишком сложен для вас. Ищите простой, простой план, который позволяет легко изменять и отслеживать учетные записи ваших сотрудников. Цель состоит в том, чтобы побудить сотрудников внести свой вклад в их 401 (K), а не отталкивать их, потому что опыт сбивает с толку. Опять же, если вы получаете план, который слишком сложен для вас, вы рискуете провалить свои ежегодные тесты.

Вещи, которые необходимо знать перед планированием, чтобы настроить план 401 тыс. Для вашего Бизнес

Факт, что многие компании доверяют создание своих 401 тыс. Планов сторонним фирмам. Это само по себе неплохо, и даже если вы тоже решили передать свою работу на аутсорсинг, есть вещи, которые вам еще нужно знать, прежде чем отправиться в это путешествие. Они включают в себя:

  • Узнайте, как план 401k принесет пользу вашему бизнесу

Предприятия настроили 401k по разным причинам, и вы нужно знать, почему вашей компании нужен один из таких планов.Невыполнение этого условия будет означать, что вы не будете максимизировать предоставляемые им возможности. Если вам нужно, чтобы ваш 401k был инструментом, который позволил бы вам быть конкурентоспособным на рынке, разработайте план таким образом, чтобы ваши сотрудники получали вознаграждение.

Если он вам нужен как инструмент удержания затем внедрите меры предосторожности и стимулы, которые соблазнят сотрудников остаться в компании и в соответствии с планом. Если вы хотите использовать его в качестве инструмента компенсации руководству, сделайте вклады компании так, чтобы они поступали в управление законным образом. Вы также должны изучить демографию своих сотрудников перед составлением плана, чтобы не тратить свое время.

  • В плане предусмотрены сборы

Настройка плана 401 КБ платная, особенно если вы владелец малого бизнеса. Если вы попадаете в эту категорию, то вам нужно бюджетировать от 1500 до 3000 долларов, чтобы получить 401 (k) и заработать. В некоторых случаях она может даже превышать эту сумму, а может быть и меньше.

Некоторые из сборов, которые обычно достигают этой суммы, включают; административные сборы, инвестиционные сборы (которые вычитаются из возврата инвестиций) и, возможно, даже индивидуальные сервисные сборы, которые должен платить каждый участник плана. Вы получите информацию об этих сборах, как только спросите. Некоторые компании могут быть в состоянии отменить плату, но это обычно зарезервировано для крупных предприятий.

  • 401k имеет различные типы

Существует много типов 401k, но большинство работодателей предлагают либо традиционный 401 ( k) план или план безопасной гавани 401 (k). В традиционном плане вы вносите процент дохода каждому сотруднику или соответствует сумме, которую ваши сотрудники решили внести на свой счет.

Вы даже можете сделать и то, и другое. Очевидно, что вы должны соблюдать ограничения, предусмотренные действующим налоговым законодательством: 16 500 долларов США для лиц моложе 50 лет, а лицам старше 50 лет разрешено вносить взносы до 20 000 долларов в год. Максимальная общая сумма, которую вы и ваш сотрудник можете внести, составляет 49 000 долл.

План безопасной гавани очень похож на приведенный выше, но обязательные взносы работодателя должны быть полностью предоставлены после его внесения.

  • Вы должны будете проходить ежегодное тестирование

Для традиционных планов 401 (k) существует ежегодное тестирование, которое обеспечивает каждый работник может получить 401 (к), как он того заслуживает. Работник, зарабатывающий $ 110 000 или более в год, считается работником с высокой компенсацией (HCE), и работодатели обязаны проверять, чтобы убедиться, что преимущества плана не являются однобокими в пользу HCEs по сравнению с сотрудниками без высокой компенсации (NHCE) .

Есть два теста, чтобы измерить это: тест фактического процента отсрочки (ADP) и тест процента фактического вклада (ACP).Если эти тесты не пройдут, 401 (k) может потерять свой налоговый статус, и все взносы и доходы должны быть распределены среди всех участников плана. Если это произойдет, нижняя часть зарплатных сотрудников может не возражать, но это повлияет на ваших самых высокооплачиваемых работников.

Как запустить план 401K для вашего малого бизнеса за 7 шагов

План 401 (K) для вашего бизнеса не так сложен, как вы думаете. На самом деле владельцу малого бизнеса никогда не было так легко купить план и начать его. Вот шаги, необходимые для создания плана 401 (k) для вашего бизнеса:

  1. Определите, получать ли профессиональную помощь или нет

Одним из первых решений, которое вам необходимо принять при запуске этого типа проекта, является то, будете ли вы сами составлять план или нанимать профессионала, который поможет вам приступить к осуществлению плана. Разумеется, составление плана и его поддержание будет более рентабельным, но это может занять больше времени.

Большинство владельцев малого бизнеса считают, что пользоваться услугами проще и дешевле. внешнего профессионала. Специалист, который может помочь вам в этой области, может быть сторонним администратором, поставщиком взаимных фондов или страховой компанией.

Если вы владелец малого бизнеса, лучшим вариантом для вас, вероятно, будет третий администратор вечеринокЭто может быть лучшим вариантом для вас, потому что ваш малый бизнес может не получить столько внимания от службы, которая обычно работает со средними или крупными компаниями и корпорациями. Работодатели, которые решили использовать стороннего администратора, могут выбирать варианты инвестирования.

Если вы владелец среднего бизнеса, лучшим вариантом для вас будет поставщик взаимных фондов. У этих провайдеров есть несколько различных планов, которые вы можете использовать. У них также есть довольно низкие стартовые взносы и ежегодные затраты на обслуживание для их основных 401 (k) пенсионных планов. Хотя поставщики взаимных фондов отлично подходят для компаний среднего бизнеса, они не являются наиболее подходящим выбором, если вы ищете более сложный план.

Если вы владелец крупного бизнеса, лучший из возможных вариантов для вас быть страховой компанией. Эти компании лучше всего подходят для администрирования сложных пенсионных планов. Страховые компании предложат вам различные варианты инвестиций, в том числе варианты взаимных фондов, если вы ищете более высокие требования к росту.

Однако эти планы могут быть дорогими для запуска. Это не будет проблемой для вашей компании, если это крупная, приносящая доход компания. Вот почему он больше подходит для крупных компаний, а не для небольших компаний, которые не получают огромную прибыль.

2.Определите, какой план вам подходит

Существует три типа планов 401 (k):

  • План Safe Harbor 401 (k)
  • Традиционный план 401 (k)
  • Простой план 401 (k)
  • План распределения прибыли 401 (k)

<сильный> я. Safe Harbor 401 (k) . Этот тип плана очень похож на традиционный тип плана. Единственная разница заключается в том, что работодатели обязаны вносить взносы на своих сотрудников 401 тыс. Счетов. Взяв на себя обязательство вносить эти взносы, план получает возможность обойти тест на недискриминацию. Компании любого размера могут предложить план Safe Harbor.

План Safe Harbor, который является наиболее популярным выбором для предприятий малого бизнеса с небольшим количеством сотрудников, позволяет владельцам бизнеса вносить максимально допустимую сумму отсрочки без ограничений в обмен на предоставление соответствующего вклада в учетные записи своих сотрудников.

ii. Традиционный 401 (k)

. В этом типе плана работодателям малых предприятий предоставляется возможность выбирать между отсутствием каких-либо взносов для своих сотрудников на счетах 401 тыс., Внесением определенных взносов или подбором части заработной платы сотрудников. отсрочка.

Работодатель также может установить эти взносы с периодом перехода, чтобы обеспечить снижение текучести кадров. Сотрудники могут вносить взносы путем отчислений из заработной платы. Тесты на недискриминацию обычно проводятся каждый год, чтобы убедиться, что владельцы бизнеса придерживаются своей собственной стороны сделки.

Традиционный план позволяет владельцам бизнеса настраивать свой план. Владельцы бизнеса имеют больше возможностей в отношении взносов работодателей, графиков предоставления прав и даже выбора, которые вообще не должны совпадать.

iii. SIMPLE 401 (k)

. SIMPLE на самом деле является аббревиатурой от плана поощрительных совпадений для сотрудников. Простой план лучше всего подходит для компаний с числом сотрудников не более 100 человек. Как и в плане «Безопасная гавань», в ПРОСТЫХ планах работодатели должны вносить взносы на счета 401 (k) своих участников, которые сразу же передаются. ПРОСТЫЕ планы также освобождены от тестирования на отсутствие дискриминации.

iv. Планы распределения прибыли

предпочитают партнерские компании, такие как юридические фирмы, которые поощряют сотрудников в зависимости от групп, в которые они входят ( например, партнеры, юристы и сотрудники ). Существует также менее распространенный индивидуальный план 401 (k) для самозанятых владельцев малого бизнеса.

3. Выберите поставщика и купите свой план

Есть много вопросов, которые вам нужно задать о каждом поставщике, прежде чем вы решите выбрать его или нет. Сделал ли провайдер процесс покупки плана 401 (k) простым или сложным? Соответствует ли план основным потребностям ваших сотрудников? Может ли провайдер управлять списком инвестиций вашей компании? Будут ли вознаграждения ваших сотрудников удерживаться на уровне менее одного процента ? Выберите только поставщика, который ответит на эти вопросы утвердительно.

4.Запишите свой план в документ

После того, как вы выбрали тип плана, вам нужно создать письменный документ, который послужит основой для управления бизнес-операциями. Если вы не нанимаете профессиональное или финансовое учреждение для создания и обслуживания 401 (k), вам нужно будет самостоятельно составить письменный документ плана.

Если профессиональное или финансовое учреждение обрабатывает план для вас, они напишу письменный план. В письменном плане должны быть указаны все условия вашего плана 401 (k). Это юридически обязательный документ, поэтому вы можете обратиться за помощью к профессионалу.

В вашем документе должен быть указан план 401 (k), который вы выбрали, и какие функции вы хотите использовать в плане. иметь (т.е. право на получение работника и суммы взносов). В равной степени вам необходимо детализировать процесс внесения и распределения средств.

5. Определите, какой процент зарплаты будет вычтен

Вы и ваши сотрудники сможете выбрать процент зарплаты, который будет взиматься с каждой зарплаты. Большинство экспертов рекомендуют 10% от зарплаты в качестве хорошей отправной точки.

6. Создайте целевой фонд для активов вашего плана

Цель создания 401 тыс. План состоит в том, чтобы собирать взносы от имени ваших сотрудников, и все эти взносы работников и работодателей должны храниться в надежном месте у хранителя и контролироваться доверенным лицом.При организации траста вам необходимо выбрать доверенного лица.

Это гарантирует, что средства используются только участниками и их бенефициарами. Выбор доверенного лица является важной частью составления плана, поскольку он должен обрабатывать взносы, планировать инвестиции и распределение.

7. Настроить систему ведения записей

Вы должны найти способ отслеживать вклады работников и работодателей, доходы и убытки, планировать инвестиции, расходы и распределение. Если вы передадите план в профессиональное или финансовое учреждение, оно будет вести учет документов от вашего имени. Если вы делаете это самостоятельно, вы можете рассмотреть возможность использования программного обеспечения для расчета заработной платы или SaaS. Ваша система ведения учета важна для подготовки годовых отчетов, что вам необходимо сделать.

8. Сообщите своим сотрудникам о плане на местах

, как только вы получите Чтобы составить план и решить, как его администрировать, вам нужно проинформировать соответствующих сотрудников об их возможностях, а также проинформировать их о том, сколько денег им может понадобиться при выходе на пенсию.

Подготовьте краткое описание плана (SPD) )

для распространения среди соответствующих сотрудников в плане 401 (k). Это позволяет квалифицированным сотрудникам знать, чего ожидать от плана. У SPD должна быть информация о праве сотрудника, взносах, когда оно передано, распределение, требования и права и обязанности работника.

9.Начните пользоваться преимуществами

Хотя основные преимущества создания плана 401 (k) имеют долгосрочный характер, для вашего бизнеса существуют краткосрочные выгоды, такие как ежегодные налоговые льготы и вычеты .

Как сохранить план 401 (k) вашего бизнеса

Выбор плана 401 тыс. для вашего малого бизнеса и настройка его для использования — это только начало. Чтобы ваш план продолжал обслуживать ваших сотрудников и вас самих, вам необходимо принять во внимание определенные вещи.

В зависимости от типа плана 401 (k), который вы выбираете, вам необходимо проводить тестирование на недискриминацию, делать взносы работодателя, сообщать информацию о плане и следить за платой. В противном случае вы можете понести штраф за себя.

  • Ваш план должен проходить ежегодное тестирование

Если у вас есть традиционный 401 (k) планируйте, он должен проходить ежегодное 401 (k) тестирование, чтобы гарантировать выгоду всем сотрудникам, а не только сотрудникам с высокой компенсацией.

Вам необходимо провести два типа тестов: Фактический процент отсрочки (ADP) и тесты фактического вклада (ACP). Эти тесты сравнивают отсрочку заработной платы высокооплачиваемых сотрудников с не высокооплачиваемыми сотрудниками. Недискриминационное тестирование в основном используется для контроля работодателей. Если вы не пройдете этот тест несколько раз, вы сами понесете штрафы.

  • Вы должны перечислять взносы

Поскольку вы вычитаете 401 тыс. денег из зарплаты, вы обязаны делать взносы работодателя, если у вас есть безопасная гавань или ПРОСТОЙ 401 (k) план. Помните, что могут быть штрафы за просроченные вклады 401 (k), поэтому вы должны следить за тем, чтобы ваши вклады всегда были своевременными.

  • Публикуйте отчеты

Для большинства планов 401 (k) вам необходимо подать Форму 5500, Годовой отчет / Отчет о плане выплат сотрудникам (Форма 5500-SF или Форма 5500-EZ, если применимо). Этот годовой отчет составляется в электронном виде.

Вам также необходимо распространять эти отчеты среди участников. Вы также должны помнить о том, чтобы предоставить сводку изменения материала (SMM), когда ваши сотрудники вносят изменения в свою информацию. Вам также следует распространить индивидуальный отчет о льготах (IBS), чтобы показать участникам плана их общие льготы. Еще одна вещь, которую вы должны сделать здесь, — это распространять сводный годовой отчет (SAR) при подаче формы 5500, чтобы участники знали, что вы сообщили в IRS, и что ваша настройка является законной.

  • Обратите внимание на свои сборы и пошлины

Имейте в виду, что цена, которую вы платите за план 401 (k), не ограничивается его настройкой. Как правило, вы смотрите на оплату административных сборов плана, инвестиционных сборов и индивидуальных сборов за обслуживание.

Расходы на ведение записей обычно колеблются от 0.От 25% до 1% от суммы денег в плане, а расходы на управление инвестициями будут варьироваться в зависимости от менеджера и выбора инвестиций. Добавьте это, и затраты могут легко достигнуть 3%. Кроме того, любой план с более чем 100 участниками должен проходить ежегодный аудит, который может увеличивать стоимость.

Существуют также планы, которые взимают фиксированную плату, как у Online 401 (k) есть планы для небольших предприятия (до 100 работников), которые начинаются примерно с 1200 долларов в год, плюс ежемесячная плата в размере 4 долларов за каждого сотрудника.

Опять же, если поставщик плана передает на аутсорсинг многие ключевые функции, включая соблюдение, ведение записей и инвестиции совет, вы могли бы в конечном итоге платить много скрытых платежей. Ищите план, который делает это внутри компании — и, по крайней мере, убедитесь, что вы понимаете все связанные с этим сборы. Спросите о сборах за установку, ежемесячных сборах, ежегодных сборах, сборах по форме 5500 и о том, ожидает ли поставщик, что вы будете платить кому-либо еще.

x
Вы можете добавить эту страницу в закладки