Вы хотите отслеживать свои расходы, но вам не хватает ноу-хау и инструменты? Если ДА, вот 17 полезных советов о том, как бесплатно отслеживать свои бизнес-расходы.
Независимо от типа бизнеса, которым вы управляете или работаете, вы неизбежно будете его нести. Форма расходов или другой. Сумма денег, которую тратит бизнес, и то, как она тратит, всегда будет играть важную роль в определении того, будет ли бизнес успешным или нет.
Для бизнеса, который тратит много денег на расходы, чтобы остаться на плаву , он должен быть в состоянии генерировать прибыль. Компании, которые несут большие расходы в ходе ведения бизнеса, но не получают большой прибыли, определенно свернутся со временем.
В связи с тем, что все компании должны стараться поддерживать баланс между прибылью они получают и расходы, которые они тратят, крайне важно постоянно оценивать расходы.Оценка этих расходов позволяет владельцам бизнеса определить, где они тратят больше всего денег, и определить способы минимизации расходов. Стиль
Сокращая сумму, которую тратит бизнес, он может увеличить свою прибыль. Но прежде чем оценивать бизнес-расходы, владельцы бизнеса должны правильно отслеживать бизнес-расходы. Существуют различные методы, которые можно использовать для отслеживания коммерческих расходов. Некоторые из наиболее популярных методов отслеживания коммерческих расходов включают использование бумажных документов, электронных таблиц и программных систем.
Метод, который вы выберете, может основываться на личных предпочтениях или типе и размере бизнеса, который участвует. Каждый из этих методов фокусируется на организации бизнес-расходов по определенным категориям и регулярном обновлении сумм, потраченных в каждой из них, для определения общих бизнес-расходов компании. Вот некоторые другие причины, по которым вам следует регулярно отслеживать свои бизнес-расходы
4 причины, по которым вы должны отслеживать свои бизнес-расходы, Начать с сегодняшнего дня
a , Улучшенные знания в области финансов и управления денежными средствами . Одной из наиболее распространенных причин несостоятельности большинства предприятий является нехватка денег.Поскольку денежные потоки так важны для выживания бизнеса, имеет смысл только, чтобы умный деловой мужчина или женщина постарались сделать все возможное, чтобы его бизнес не попал в ловушку из-за того, что у него слишком мало?
Один из способов сделать это — через ежедневное управление расходами, чтобы вы не делали’ дойдите до конца месяца и обнаружите, что расходы превысили доходы.
Отслеживая свои бизнес-расходы, вы сможете лучше контролировать расходы, точно знать, на что вы тратите и сколько они стоят. вы. Эти ежедневные цифры становятся вашим маркером, чтобы увидеть, превышаете ли вы свой месячный бюджет или нет. Весь процесс помогает вам стать более финансово осведомленным. С помощью этих данных вы можете обнаружить и исправить плохие привычки расходов с самого начала, прежде чем они выйдут из-под контроля.
Вы не только сэкономите деньги, что положительно скажется на вашей прибыли, но и высвободите деньги, которые вы можете инвестировать в другие важные сферы бизнеса, такие как отдел маркетинга.
б. Вы лучше подготовлены к налоговому сезону и можете вернуть деньги: налоговый сезон может быть довольно хлопотным, особенно если вы недостаточно подготовлены; на самом деле, это может быть страшно.Владельцы бизнеса часто отчаянно карабкаются, пытаясь собрать все необходимые счета и квитанции на своих ноутбуках и обувных коробках.
Но вам не нужно проходить через это. Ведя надлежащий учет, вы всегда будете готовы к наступающему налоговому сезону. Не бегать, не нервничать и не беспокоиться о том, теряете ли вы деньги. Видите ли, многие расходы не облагаются налогом, что означает, что вы можете вернуть деньги. Эти расходы включают в себя:
- деловые обеды и встречи
- расходы на сотовый телефон и передачу данных
- командировочные расходы, например, топливо для участия во встрече с клиентом
- Канцелярские товары, такие как канцтовары.
- Расходы на аренду
- Расходы на домашний офис : если у вас есть домашний офис, вы можете претендовать на домашний офис списание. Например, если ваш домашний офис составляет 20% от размера, вы можете требовать возврата 20% от коммунальных услуг, технического обслуживания и т. Д.
Но вы можете вернуть деньги только в том случае, если вы отследите, классифицировать и раскрывать эти деловые расходы. Неспособность вести точный учет означает, что вы оставляете с трудом заработанные деньги на столе и в руках налоговика.
c. Более счастливые сотрудники: если вы управляете командой сотрудников, они, скорее всего, отправят вам квитанции о командировочных расходах, питании и других личных расходах. Отслеживая эти расходы, вы можете вовремя возместить своим сотрудникам их деньги.Возмещение вашим сотрудникам их денег делает их счастливыми и не позволяет им напоминать вам о расходах, поданных некоторое время назад.
d. Простота определения прибыльности: почти каждый владелец бизнеса знает, как рассчитать доходность (выручка за вычетом расходов). Рентабельность говорит вам, хорошо ли работает ваш бизнес, это также помогает привлекать инвесторов, финансировать вашу повседневную деятельность и помогает получать финансирование.
Важность прибыльности нельзя переоценить, все же, как это ни парадоксально, многие владельцы бизнеса очень плохо понимают это. Обычно это происходит из-за того, что они не в состоянии точно вести учет своих доходов и расходов, из-за чего им трудно по-настоящему знать, где они находятся.
К счастью, часто отслеживая расходы, вы можете быстро определить свою прибыльность, не разбираясь в этом. записи.
Регулярное отслеживание коммерческих расходов также не позволит вам сделать обоснованные предположения о прибыльности. Многие предприятия совершают эту ошибку — когда видят, что продажи приходят, ошибочно полагают, что их бизнес более прибыльный, чем на самом деле.
Имея это в виду, вот несколько способов, которыми бизнес может отслеживать свои расходы;
4 доступных, но высокоэффективных способа для отслеживания коммерческих расходов
i. Леджер: некоторые владельцы бизнеса все еще предпочитают устаревшую ручку и бумагу для учета своих расходов.Однако бухгалтерскими книгами можно управлять только для ведения малого бизнеса, например, единоличного владения, без сотрудников или большого количества сложных транзакций, и поэтому отслеживать свои расходы можно так же просто, как записывать их в поле ежедневно или один раз в неделю. .
Приходите к налоговому времени, сложите каждую категорию расходов и запишите их в Список C вашей налоговой декларации. В более крупной компании вам придется пойти на что-то более эффективное, чтобы правильно покрывать ваши расходы.
ii. Программное обеспечение и электронные таблицы: компьютерное программное обеспечение значительно упрощает отслеживание коммерческих расходов. Например, программное обеспечение, такое как QuickBooks, позволяет классифицировать расходы, регистрировать все расходы и маркировать их соответствующей категорией.
Вы также можете создавать отчеты для отслеживания расходов в разных категориях. Программное обеспечение более эффективно, чем ручное и бумажное, и облегчает подготовку налогов, поскольку компьютер отслеживает расходы и добавляет их для вас. Вам следует ежедневно выполнять резервное копирование программного обеспечения, чтобы не потерять свои бизнес-записи.
Владельцы бизнеса также могут отслеживать бизнес-расходы с помощью электронных таблиц. Таблицы и программное обеспечение используют компьютеризированные журналы, чтобы отслеживать расходы аналогично бумажным журналам. Многие компании предпочитают использовать этот метод при отслеживании расходов, поскольку он требует меньше места для хранения, а к записям можно получить доступ практически из любого места в любое время.
При использовании этого метода также можно упростить организацию категорий коммерческих расходов и обновление итогов. Наиболее распространенные категории коммерческих расходов, включенные в системы отслеживания программного обеспечения, включают аренду, коммунальные услуги, командировочные расходы, развлечения для клиентов, заработную плату, налоги и расходные материалы. Программное обеспечение для отслеживания расходов малого бизнеса автоматически рассчитывает затраты при их вводе, что экономит много времени по сравнению с другими методами.
iii. Квитанции: ваши записи расходов, записанные или введенные в компьютер, являются лишь частью документации, необходимой для уплаты налогов на бизнес. Вы также должны сохранить квитанции для ваших расходов. Для небольшого бизнеса с небольшим количеством чеков, файл типа аккордеона с ярлыками для различных категорий расходов, таких как реклама, канцелярские товары, почтовые расходы и др. будет работать нормально Для крупного бизнеса папки в картотеке могут работать. После того как вы записали расход, подайте квитанцию в соответствующую папку или раздел вашего файла аккордеона.
iv. Пробег. Если вы используете свой личный автомобиль для своего бизнеса, вы можете удерживать фиксированную ставку за каждую милю, которую вы проезжаете, в деловых целях, таких как звонки клиентам или поездка в магазин канцелярских товаров, чтобы забрать картриджи для принтера. Для этого вы должны вести журнал пробега в своем автомобиле и записывать начальную и конечную мили для каждой поездки, а также цель поездки.Это облегчает начисление ваших бизнес-миль в конце года, но также служит документацией для обоснования вашего вычета миль в IRS.
Как отслеживать расходы на бизнес 17 Полезно Советы
1. Создайте учетную запись коммерческого банка: многие индивидуальные предприниматели не видят необходимости разделять свой бизнес и личный учетные записи. Если у вас есть подобное мышление, то пришло время отказаться от него и получить счет в бизнес-банке. Всегда проверяйте, поступает ли ваш бизнес-доход на ваш бизнес-счет, и используйте бизнес-кредит или текущий счет для любых связанных с бизнесом покупок, которые могут быть оплачены картой.
Если они возникнут, вы можете перемещать средства между две учетные записи, но четкое различие между двумя учетными записями поможет вам легко отслеживать ваши деловые и личные расходы. Создание учетной записи в бизнес-банке также создаст ваш бизнес-кредит, который пригодится, если вам понадобится финансирование в будущем.
Кроме того, имеет смысл получить кредитную карту, предназначенную для использования в бизнесе. Это потому, что вам будет легче систематически организовывать свои расходы с помощью специальной кредитной карты. Это также должно быть удобнее, чем носить наличные, поскольку большинство розничных продавцов теперь принимают кредитные карты и для небольших транзакций.
2.Не отказывайтесь от своих квитанций. не просто выбрасывайте квитанции, а, когда вы получаете квитанции на покупки, связанные с бизнесом, храните их в конвертах или ящике и затем храните в картотеке, упорядоченной по месяцам. , Если вы прошли аудит, вам могут понадобиться эти квитанции в качестве подтверждения ваших деловых покупок.
Хранение копий квитанций о расходах очень полезно при заполнении налоговых деклараций. Конечно, IRS не требует квитанций для коммерческих расходов, которые не превышают 75 долларов, но рекомендуется (особенно для малого бизнеса) сохранить квитанции о покупке для эффективного отслеживания коммерческих расходов.
3. Используйте онлайн-календарь, чтобы записывать свои расходы по мере их возникновения : инструмент онлайн-календаря, такой как Google Calendar, может быть очень ценным инструментом для настройки уведомлений о повторяющихся или разовых расходах. Используйте форму события, чтобы записать тип расходов (например, коммунальные услуги, аренда, услуги подрядчика) и получателя средств. Эти календари также можно использовать для настройки предупреждений, напоминающих о необходимости оплаты предстоящих расходов до их наступления, и вы сможете распечатать весь календарь для справки, когда наступит следующий налоговый период.
<сильный> 4. Используйте программное обеспечение для отслеживания и анализа ваших бизнес-покупок . Большинство программ бухгалтерского учета предоставляют возможность создавать категории расходов и связывать их с аналогичными элементами в ваших налоговых формах, что сокращает время, затрачиваемое на подготовку налоговых деклараций.Эти программы также можно использовать для создания отчетов о прибылях и убытках, чтобы вы могли легко оценить финансовое состояние вашего бизнеса. Использование программного обеспечения для отслеживания коммерческих расходов сэкономит вам много времени, когда наступит налоговый сезон, и вам нужно будет подать свои налоги.
5. Наймите бухгалтера: если вы заметили, что ваш бизнес растет, а расходы усложняются, вам следует подумать о том, чтобы нанять бухгалтера, чтобы помочь вам пройти через свои квитанции и счета и несколько раз отслеживать их в бухгалтерском программном обеспечении. часов каждый месяц. Обычно бухгалтеры берут за свои услуги от 20 до 50 долларов в час, что вполне стоит.
6. Получить помощь : если вы только начинаете свой бизнес и обнаруживаете, что у вас возникают проблемы с отслеживанием расходов, вам следует обратиться за помощью, чтобы вы могли начать с правильной ноги.
7. Будьте в курсе бумажных документов . Чтобы вычесть большую часть расходов, вам необходимо вести учет покупок, таких как квитанции, отмененные чеки или счета. Потратьте некоторое время в конце недели, вводя квитанции или загружая их из своего банка или веб-сайта кредитной карты в свою бухгалтерскую программу. Всегда распределяйте расходы по таким категориям, как реклама, коммунальные услуги, канцелярские товары и т. Д. Вы также должны сохранять любые физические бизнес-квитанции на 7 лет на случай, если IRS или ваш налоговый инспектор должны их увидеть.
8 ,Обрежьте лишнее: если ваши расходы превышают ваш бюджет, вы знаете, что должны сесть и принять меры предосторожности. Посмотрите на каждый из ваших расходов, чтобы увидеть, где вы могли бы сократить.
9. Не забывайте свой автомобиль: отслеживайте пробег и другие связанные с ним расходы отдельно и регулярно обновляйте его. Не просто отследите, сколько миль было от точки А до точки Б, но также обязательно запишите пробег.
10. Используйте бухгалтерское программное обеспечение : с помощью бухгалтерского программного обеспечения вы можете легко сбалансировать свою чековую книжку. Но большая часть программного обеспечения также поставляется с дополнительными функциями, такими как проверка отчета о прибылях и убытках ежемесячно, ежеквартально или всякий раз, когда вам нужно увидеть, где находится ваша прибыль. Пора перестать полагаться на калькуляторы для ведения учета вашего бизнеса.
Существует несколько программ бухгалтерского учета, позволяющих легко отслеживать расходы и управлять ими. Большинство из них безошибочны и дают быстрые результаты. Выбирая бухгалтерское программное обеспечение для своего бизнеса, обязательно приобретите известную и популярную среди бухгалтеров программу.
11. Назначьте обработку мелких денежных средств. Назначьте одного заслуживающего доверия человека в компании для обработки мелких денежных средств, чтобы упростить отслеживание движения ваших денег и избежать путаницы и ошибок.Даже при том, что мелкая наличность — это в основном небольшая сумма денег, эти небольшие суммы могут быстро составить большую сумму. Установите четкие указания относительно того, для чего можно использовать мелкие денежные средства, и устраните ненужные расходы.
12. Не делайте прокрастинацию: всегда записывайте свои квитанции, как только вы их заполучите, вместо того, чтобы ждать, пока они накапливаются. Промедление в этом вопросе может привести к потере контроля над вашими финансовыми данными. Документирование таких данных регулярно экономит ваше время и обеспечивает постоянную актуальность ваших записей.
13. Ведение бюджета. наличие и поддержание бюджета очень важно для отслеживания ваших расходов. Детально изучите свои еженедельные расходы и посмотрите, насколько хорошо ваши доходы против них.
Однако, в зависимости от ситуации на местах, вам, возможно, придется время от времени настраивать бюджет. Если возникнет необходимость, то вы должны сделать все необходимое, но убедитесь, что вы выделяете достаточно средств для всех основных отделов вашего бизнеса. Кроме того, выделите резервные фонды на случай чрезвычайных ситуаций.
14. Знать основы бухгалтерского учета: даже если вы намереваетесь нанять специалиста для ведения бухгалтерского учета за вас, ваш бизнес будет очень полезен, если вы достаточно хорошо разбираетесь в основных инструментах бухгалтерского учета и активно участвуете в управлении капиталом в своем бизнесе.Деньги очень важны в деловом мире, потому что знание финансовых аспектов управления предприятием так же важно, как знание о продукте или услуге, которую вы продаете.
Старайтесь изо всех сил изучать такие темы, как бухгалтерия и бухгалтерский учет в чтобы получить лучшее понимание и понимание ваших инвестиций. Отслеживайте движение наличных в ваш бизнес и из него; это называется денежный поток. Денежные средства относятся к вашим деньгам в банке, которыми вы должны платить своим сотрудникам, поставщикам и кредиторам. Недооценка различий и последствий положительного и отрицательного денежного потока может быть очень полезна для финансового благополучия вашей компании.
Позитивный денежный поток полезен для всего бизнеса, и это указывает на то, что больше денег поступает в бизнес, чем уходит. С другой стороны, отрицательный денежный поток показывает, что уходит больше денег, чем поступает, и это никогда не бывает хорошо. Если тенденция отрицательного денежного потока не изменится, бизнес определенно закроется.
Отслеживание вашего денежного потока поможет вам отследить ваши деньги, определив, связаны ли слишком многие активы вашей компании в запасах, если вам нужно собрать деньги, которые вам причитаются, или если приток денег в бизнес просто недостаточен.
Кроме того, вам также необходимо изучить баланс вашей компании. Баланс представляет собой снимок финансового положения вашей компании в любой момент времени.В нем перечислены активы и обязательства вашего бизнеса, чтобы получить его чистую стоимость. Это также дает более четкое представление о том, что ваш бизнес владеет и должен в любой момент.
15. Планируйте крупные расходы: всегда держите основные расходы в перспективе и планируйте, чтобы они совпали с тем, когда ваш финансовый календарь расцветает, а не в периоды, когда у вас ограниченный бюджет. Очень важно, чтобы все владельцы бизнеса знали, какие месяцы являются самыми медленными для продаж, чтобы избежать ненужных расходов в эти периоды. Планируйте все основные расходы заранее, чтобы подготовиться к дополнительным расходам. Это поможет избежать ненужных заимствований со счетов компании. Если возможно, избегайте крупных расходов в течение медленного сезона.
16. Правильно регистрируйте депозиты: вы должны убедиться, что мы правильно регистрируем все ваши бизнес-депозиты, чтобы гарантировать, что вы не платите налоги с денег, которые вообще не были вложены в бизнес как доход. Внедрите систему в своем офисе, чтобы все финансовые операции были четкими — знайте, откуда приходят деньги и куда они идут.
В заключение, начать собственный бизнес может быть довольно увлекательно, но поворотно бизнес в успешном может быть довольно хлопотно. Наряду с несколькими подъемами будут и несколько падений. Вы должны заставить знания и технологии работать в вашу пользу, чтобы справиться с неудачами.Кроме того, приведенные выше советы должны помочь вам подготовиться к штормам и выдержать их, поддерживая низкие расходы и высокие доходы.
