Dalam dunia bisnis, ada kalanya terjadi kesalahan dan Anda perlu meminta maaf dan memperbaikinya.
Apakah Anda adalah miliknya dalam kaitannya dengan ketidaksetujuan pelanggan, keterlambatan pengiriman pesanan atau terlambat untuk pertemuan dengan pemangku kepentingan, surat permintaan maaf adalah baik untuk jiwa. Ini memurnikan udara dan memungkinkan Anda dan penerima untuk melanjutkan dan melepaskan dendam.
Jangan pernah terjebak dalam penolakan permintaan maaf. Bahkan jika Anda tertipu, Anda tidak melakukan kesalahan, meminta maaf atas peran yang Anda mainkan dalam kesalahpahaman, atau karena tidak dapat merespons dengan lebih efektif.
Menulis permintaan maaf bahkan lebih diperlukan ketika klien terlibat. Dalam hal ini, Anda harus menulisnya dalam bentuk pelanggan selalu benar … Mengapa? Alasannya adalah bahwa kehilangan pelanggan bisa sangat mahal. Dan satu pelanggan yang tidak puas dapat menghalangi beberapa pelanggan potensial lainnya untuk bekerja dengan Anda.
Jadi, sebagai pemilik bisnis atau profesional, Anda harus dapat menulis surat permintaan maaf bisnis secara efektif yang mendorong penerima untuk memaafkan kesalahan dan mengembalikan hubungan baik dengan bisnis yang Anda wakili. Berikut adalah beberapa panduan untuk menulis surat permintaan maaf bisnis.
Cara Menulis Surat Permintaan Maaf Bisnis – Contoh Template
1. Bicaralah dengan orang yang tepat: jika Anda menulis surat permintaan maaf kepada orang tertentu ( misalnya, klien yang frustrasi ), Anda harus merujuknya dengan nama dan nama keluarga, misalnya, Nyonya Edwards yang terhormat. Namun, jika Anda mengirim surat ke bisnis, maka arahkan ke orang yang bertanggung jawab untuk menerima surat tersebut. Jika Anda tidak tahu nama orang tersebut, cari tahu dan sertakan dalam surat Anda.
Surat permintaan maaf paling efektif jika penerima tahu bahwa surat itu dikirim kepadanya secara khusus. Bagaimanapun, hindari sapaan yang tidak pribadi dan berlebihan seperti Yang terhormat или Siapa yang berkepentingan. Salam seperti ini mengirimkan sinyal bahwa surat Anda adalah yang lain biasa saja surat.
2 Tunjukkan mengapa Anda menulis surat itu. Mulailah surat Anda dengan menyatakan intinya. Artinya, beri tahu penerima bahwa surat itu adalah permintaan maaf. Ini akan mempersiapkan mereka secara emosional untuk setiap kata berikutnya. Anda tidak ingin mereka menebak atau merasa malu tentang apa yang Anda tulis atau apa yang akan Anda katakan.
Mulailah surat Anda dengan pernyataan langsung dan sederhana seperti Saya dengan tulus meminta maaf untuk или Dengan ini saya menulis surat ini untuk meminta maaf yang sebesar-besarnya atas jangan bertele-tele. Dan jangan mulai membicarakan apa yang terjadi. Memulai surat permintaan maaf membuat pembaca tenang dan menerima permintaan maaf Anda.
3. Rumuskan kesalahan Anda-: … bahwa Anda meminta maaf, tolong tunjukkan untuk apa Anda meminta maaf. Ada kalanya si penerima mungkin lupa dengan apa yang terjadi. Jadi jangan pernah melewatkan bagian ini, dengan asumsi penerima akan tetap mengingatnya.
Saat menunjukkan kesalahan Anda, lakukan dengan tepat dan jelas. Ini akan meyakinkan penerima bahwa Anda benar-benar memahami apa yang Anda lakukan. Tulis sesuatu seperti:
Apa yang terjadi minggu lalu sangat tidak profesional; sebagai pelanggan, Anda bebas memilih warna apa pun yang Anda suka saat membeli barang dalam berbagai warna. Dengan mengirimi Anda smartphone hitam alih-alih yang putih yang Anda pesan, kami merampas kebebasan ini dari Anda, dan itu salah. Dan menolak permintaan Anda untuk mengganti perangkat dengan salah satu warna yang Anda inginkan adalah salah satu kesalahan terburuk yang pernah kami lakukan dengan pelanggan. Dan kami sangat menyayangkan hal ini.
4. Konfirmasikan seberapa besar Anda menyakiti mereka: mengklaim kesalahan Anda, konfirmasikan betapa itu menyakiti penerima. Ini adalah kesempatan yang baik bagi Anda untuk menyebutkan bahwa Anda tidak pernah bermaksud untuk menyakiti mereka – untuk tidak membebaskan diri dari rasa bersalah atau membuat alasan yang dibuat-buat.
Tulis sesuatu seperti:
Kami kemudian menemukan bahwa putra Anda, yang Anda pesankan smartphone sebagai hadiah ulang tahun untuk warna putih pilihannya karena itu adalah warna favoritnya, tetapi pada akhirnya kami membuatnya menyetujui sesuatu yang sebenarnya tidak dia sukai. Kami harap Anda mengerti bahwa ini bukan niat kami. Kami ingin Anda melihat kembali saat ini dan hanya mengingat hal-hal yang menyenangkan, tetapi kami merusaknya karena kelalaian dan sikap tidak profesional kami.
5. Bertanggung jawab-: ini adalah salah satu bagian tersulit dari permintaan maaf, tetapi yang paling penting. Bahkan penerima juga memiliki beberapa kekurangan, Anda harus berasumsi bahwa itu sempurna. Akui saja kesalahan Anda secara terbuka dan tanpa kualifikasi apapun.Bahkan jika Anda memiliki beberapa alasan untuk tindakan Anda, itu tidak akan menghalangi Anda untuk mengakui bahwa tindakan Anda sebenarnya menyakiti penerima.
Pernyataan tipe sederhana Kami sepenuhnya bertanggung jawab atas sikap kami yang tidak profesional dan rasa sakit yang luar biasa yang telah kami sebabkan kepada Anda. , akan baik-baik saja.
6. Sarankan solusi untuk memperbaiki situasi: hanya mengatakan Anda menyesal tidak cukup. Apa yang benar-benar membuat permintaan maaf Anda efektif adalah menemukan cara untuk memecahkan masalah di masa depan.
Jika kesalahan adalah sesuatu yang dapat diperbaiki, seperti pesanan yang salah atau cacat, tawarkan untuk segera memperbaikinya, tanpa susah payah. Biaya kepada penerima. Tetapi jika ini tidak dapat diperbaiki, yakinkan penerima komitmen baru Anda untuk menghindari kesalahan seperti itu di masa depan dan dalam rencana Anda untuk mencapainya. Itu lebih baik daripada hanya mengatakan: Kami berjanji bahwa ini tidak akan pernah terjadi lagi.
7. Ekspresikan keinginan Anda untuk melanjutkan hubungan – … Permintaan maaf bukan hanya tentang meminta pengampunan dari penerima; pada akhirnya, itu berarti memperbaiki kesalahan dalam hubungan Anda dengan mereka dan menjaga hubungan tetap lancar. Lebih baik mengungkapkan apa yang benar-benar Anda inginkan, seperti melanjutkan hubungan bisnis. Setelah menulis bagian utama surat permintaan maaf bisnis Anda, bulatkan dan kirimkan ke penerima.
