Apakah Anda ingin melacak pengeluaran Anda tetapi tidak memiliki pengetahuan dan alat? Jika YA, berikut adalah 17 tips bermanfaat tentang cara melacak pengeluaran bisnis Anda secara gratis.
Terlepas dari jenis bisnis yang Anda jalankan atau operasikan, Anda pasti akan menjalankannya. Bentuk biaya atau lainnya. Jumlah uang yang dihabiskan bisnis dan bagaimana menghabiskan akan selalu memainkan peran penting dalam menentukan apakah bisnis akan berhasil atau tidak.
Untuk bisnis yang menghabiskan banyak uang untuk pengeluaran agar tetap bertahan, harus bisa menghasilkan keuntungan. Perusahaan yang mengeluarkan biaya tinggi dalam menjalankan bisnis, tetapi tidak menghasilkan keuntungan besar, pasti akan berkurang seiring waktu.
Karena semua perusahaan harus berusaha untuk menjaga keseimbangan antara keuntungan yang mereka terima dan biaya yang mereka keluarkan, sangat penting untuk terus menilai biaya.Memperkirakan biaya ini memungkinkan pemilik bisnis untuk menentukan di mana mereka menghabiskan uang paling banyak dan mengidentifikasi cara untuk meminimalkan biaya. Gaya
Dengan mengurangi jumlah pengeluaran bisnis, itu dapat meningkatkan keuntungannya. Tetapi sebelum memperkirakan pengeluaran bisnis, pemilik bisnis harus melacak pengeluaran bisnis dengan benar. Ada berbagai metode yang dapat Anda gunakan untuk melacak pengeluaran bisnis Anda. Beberapa metode yang lebih populer untuk melacak pengeluaran bisnis termasuk penggunaan dokumen kertas, spreadsheet, dan sistem perangkat lunak.
Metode yang Anda pilih mungkin didasarkan pada preferensi pribadi atau jenis dan ukuran bisnis yang terlibat. Masing-masing metode ini berfokus pada mengatur pengeluaran bisnis ke dalam kategori tertentu dan secara teratur memperbarui jumlah yang dihabiskan di masing-masing untuk menentukan pengeluaran bisnis perusahaan secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa alasan lain mengapa Anda harus secara teratur melacak pengeluaran bisnis Anda.
4 Alasan Anda Harus Melacak Pengeluaran Bisnis Anda, Mulai Hari Ini
a, Peningkatan pengetahuan tentang keuangan dan manajemen kas … Salah satu alasan paling umum sebagian besar bisnis gagal adalah kekurangan uang Karena arus kas sangat penting untuk kelangsungan bisnis, masuk akal bagi pria atau wanita bisnis yang cerdas untuk melakukan apa pun agar bisnisnya tidak jatuh. ke dalam perangkap terjebak, apakah itu terlalu sedikit?
Salah satu cara untuk melakukannya adalah melalui manajemen pengeluaran sehari-hari sehingga Anda tidak pergi ke akhir bulan dan menemukan bahwa pengeluaran telah melebihi pendapatan.
Dengan melacak pengeluaran bisnis Anda, Anda dapat lebih mengontrol pengeluaran Anda, tahu persis apa yang Anda belanjakan dan berapa nilainya. Anda. Angka-angka harian ini menjadi penanda Anda untuk melihat apakah Anda melebihi anggaran bulanan Anda atau tidak. Seluruh proses membantu Anda menjadi lebih sadar finansial. Dengan data ini, Anda dapat mengenali dan memperbaiki kebiasaan belanja yang buruk sejak awal, sebelum menjadi tidak terkendali.
Anda tidak hanya akan menghemat uang, yang akan berdampak positif pada laba Anda, tetapi Anda juga akan membebaskan uang yang dapat Anda investasikan di area bisnis penting lainnya, seperti departemen pemasaran.
B. Anda lebih siap untuk musim pajak dan bisa mendapatkan uang Anda kembali: musim pajak bisa sangat sibuk, terutama jika Anda tidak cukup siap; pada kenyataannya, itu bisa menakutkan Pemilik bisnis sering berjuang mati-matian, mencoba mengumpulkan semua tagihan dan kuitansi yang diperlukan di laptop dan kotak sepatu mereka.
Tetapi Anda tidak harus melaluinya. Dengan menyimpan catatan yang tepat, Anda akan selalu siap untuk musim pajak yang akan datang. Jangan lari, gugup, atau khawatir kehilangan uang. Anda lihat, banyak pengeluaran yang dapat dikurangkan dari pajak, yang berarti Anda bisa mendapatkan uang Anda kembali. Biaya ini meliputi:
- makan siang dan pertemuan bisnis
- biaya ponsel dan data
- biaya perjalanan seperti bahan bakar untuk menghadiri pertemuan dengan klien
- Perlengkapan kantor seperti alat tulis.
- Beban sewa
- Biaya kantor rumah J: Jika Anda memiliki kantor pusat, Anda dapat memenuhi syarat untuk penghapusan kantor pusat. Misalnya, jika kantor pusat Anda berukuran 20%, Anda dapat mengklaim pengembalian dana 20% untuk utilitas, pemeliharaan, dll.
Tetapi Anda hanya bisa mendapatkan uang Anda kembali jika Anda melacak, mengklasifikasikan, dan mengungkapkan pengeluaran bisnis ini. Kegagalan untuk menyimpan catatan yang akurat berarti Anda meninggalkan uang hasil jerih payah Anda di meja dan di tangan petugas pajak.
C. Karyawan yang lebih bahagia: jika Anda mengelola tim karyawan, kemungkinan besar mereka akan mengirimi Anda tanda terima untuk perjalanan, makan, dan pengeluaran pribadi lainnya. Dengan melacak pengeluaran ini, Anda dapat mengembalikan uang karyawan Anda tepat waktu. Mengganti uang karyawan Anda untuk uang mereka membuat mereka bahagia dan mencegah mereka mengingatkan Anda tentang pengeluaran yang diajukan beberapa waktu lalu.
D. Kemudahan dalam menentukan profitabilitas: hampir setiap pemilik bisnis tahu bagaimana menghitung profitabilitas (pendapatan dikurangi pengeluaran). Profitabilitas memberi tahu Anda jika bisnis Anda berkinerja baik, itu juga membantu menarik investor, membiayai operasi Anda sehari-hari, dan membantu Anda mendapatkan dana.
Pentingnya profitabilitas tidak dapat dilebih-lebihkan, namun, ironisnya, banyak pemilik bisnis memiliki pemahaman yang sangat buruk tentang hal ini. Hal ini biasanya disebabkan oleh fakta bahwa mereka tidak dapat secara akurat melacak pendapatan dan pengeluaran mereka, yang membuat mereka sulit untuk benar-benar mengetahui di mana mereka berada.
Untungnya, dengan sering melacak pengeluaran, Anda dapat dengan cepat menentukan profitabilitas Anda tanpa harus mencari tahu. catatan.
Melacak pengeluaran penjualan secara teratur juga akan mencegah Anda membuat tebakan tentang profitabilitas. Banyak bisnis membuat kesalahan ini – ketika mereka melihat penjualan masuk, mereka secara keliru percaya bahwa bisnis mereka lebih menguntungkan daripada yang sebenarnya.
Dengan mengingat hal ini, berikut adalah beberapa cara bisnis dapat melacak pengeluarannya;
4 cara yang terjangkau namun sangat efektif untuk melacak pengeluaran bisnis Anda
Saya. Legendaris: beberapa pemilik bisnis masih lebih suka pena dan kertas usang untuk melacak pengeluaran mereka; namun, buku besar hanya dapat dikelola untuk usaha kecil, seperti kepemilikan tunggal, tidak ada karyawan, atau sejumlah besar transaksi kompleks, dan dengan demikian melacak pengeluaran Anda semudah menuliskannya di lapangan setiap hari atau seminggu sekali. …
Datanglah ke waktu pajak, tambahkan setiap kategori pengeluaran dan tulis di Jadwal C pada pengembalian pajak Anda. Di perusahaan yang lebih besar, Anda harus mencari sesuatu yang lebih efisien untuk menutupi pengeluaran Anda dengan benar.
ii. Perangkat lunak dan spreadsheet: perangkat lunak komputer membuatnya lebih mudah untuk melacak pengeluaran bisnis. Misalnya, perangkat lunak seperti QuickBooks memungkinkan Anda untuk mengklasifikasikan pengeluaran, mencatat semua pengeluaran, dan melabelinya dengan kategori yang sesuai.
Anda juga dapat membuat laporan untuk melacak pengeluaran dalam berbagai kategori. Perangkat lunak ini lebih efisien daripada perangkat lunak manual dan berbasis kertas dan membuat persiapan pajak lebih mudah karena komputer melacak pengeluaran dan menambahkannya untuk Anda. Anda harus membuat cadangan perangkat lunak Anda setiap hari untuk menghindari kehilangan catatan bisnis Anda.
Pemilik bisnis juga dapat melacak pengeluaran bisnis menggunakan spreadsheet. Spreadsheet dan perangkat lunak menggunakan jurnal terkomputerisasi untuk melacak pengeluaran yang serupa dengan jurnal kertas. Banyak perusahaan lebih suka menggunakan metode ini saat melacak pengeluaran karena membutuhkan lebih sedikit ruang penyimpanan dan catatan dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
Menggunakan metode ini juga dapat memudahkan untuk mengatur kategori biaya penjualan dan memperbarui total. Kategori pengeluaran bisnis yang paling umum termasuk dalam sistem pelacakan perangkat lunak termasuk sewa, utilitas, biaya perjalanan, hiburan pelanggan, gaji, pajak, dan persediaan. Perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis kecil secara otomatis menghitung biaya saat Anda memasukkannya, menghemat banyak waktu dibandingkan dengan metode lain.
aku aku aku. Tanda terima: catatan pengeluaran Anda, baik dicatat atau dimasukkan ke dalam komputer, hanyalah bagian dari dokumentasi yang diperlukan untuk membayar pajak bisnis. Anda juga harus menyimpan tanda terima untuk pengeluaran Anda. Untuk bisnis kecil dengan sejumlah kecil kuitansi, file jenis akordeon dengan label untuk berbagai kategori pengeluaran seperti iklan, alat tulis, perangko, dll. Akan berfungsi dengan baik. Untuk bisnis besar, folder lemari arsip dapat berfungsi. Setelah Anda mencatat pengeluaran, arsipkan tanda terima di folder atau bagian yang sesuai dari file akordeon Anda.
iv. Jarak tempuh. Jika Anda menggunakan kendaraan pribadi untuk bisnis Anda, Anda dapat mengenakan tarif tetap untuk setiap mil yang Anda kendarai untuk tujuan bisnis seperti menelepon pelanggan atau mengemudi ke toko peralatan kantor untuk mengambil kartrid printer. Untuk melakukan ini, Anda harus menyimpan catatan jarak tempuh di kendaraan Anda dan mencatat mil awal dan akhir untuk setiap perjalanan, serta tujuan perjalanan. Ini memudahkan untuk mengumpulkan mil bisnis Anda di akhir tahun, tetapi juga berfungsi sebagai dokumentasi untuk membenarkan pengurangan mil Anda dengan IRS.
Cara Melacak Pengeluaran Bisnis 17 Tips Berguna
1. Buat rekening bank komersial: banyak pemilik tunggal tidak melihat perlunya memisahkan akun bisnis dan pribadi mereka. Jika Anda memiliki pola pikir yang sama, maka inilah saatnya untuk menyerah dan mendapatkan rekening bank bisnis. Selalu periksa untuk melihat apakah pendapatan bisnis Anda masuk ke rekening bisnis Anda dan gunakan pinjaman bisnis atau rekening giro untuk setiap pembelian terkait bisnis yang dapat dibayar dengan kartu.
Jika ya, Anda dapat memindahkan dana di antara kedua akun, tetapi perbedaan yang jelas antara kedua akun akan membantu Anda melacak pengeluaran bisnis dan pribadi Anda dengan mudah. Menyiapkan rekening bank bisnis juga akan menciptakan pinjaman bisnis Anda, yang berguna jika Anda membutuhkan dana di masa depan.
Masuk akal juga untuk mendapatkan kartu kredit yang dirancang untuk penggunaan bisnis. Ini karena akan lebih mudah bagi Anda untuk mengatur pengeluaran Anda secara sistematis dengan kartu kredit khusus. Ini juga harus lebih nyaman daripada membawa uang tunai karena sebagian besar pengecer sekarang menerima kartu kredit untuk transaksi kecil juga.
2. Jangan menyerah pada kwitansi Anda. Jangan hanya membuang kwitansi, tetapi ketika Anda menerima kwitansi untuk pembelian terkait bisnis, simpanlah di dalam amplop atau laci lalu simpan di lemari arsip yang disusun berdasarkan bulan. Jika Anda telah diaudit, Anda mungkin memerlukan tanda terima ini sebagai bukti pembelian bisnis Anda.
Menyimpan salinan kuitansi untuk pengeluaran sangat membantu saat mengajukan pengembalian pajak. Tentu saja, IRS tidak memerlukan tanda terima untuk pengeluaran bisnis yang tidak melebihi $75, tetapi disarankan (terutama untuk usaha kecil) untuk menyimpan tanda terima penjualan untuk melacak pengeluaran bisnis secara efektif.
3. Gunakan kalender online untuk mencatat pengeluaran Anda saat muncul : Alat kalender online seperti Google Kalender dapat menjadi alat yang sangat berharga untuk menyiapkan pemberitahuan pengeluaran berulang atau satu kali. Gunakan formulir acara untuk mencatat jenis pengeluaran (misalnya utilitas, sewa, jasa kontraktor) dan penerima dana. Anda juga dapat menggunakan kalender ini untuk mengatur peringatan untuk mengingatkan Anda untuk membayar pengeluaran yang akan datang sebelum terjadi, dan Anda dapat mencetak seluruh kalender untuk referensi ketika periode pajak berikutnya tiba.
4. Gunakan perangkat lunak untuk melacak dan menganalisis pembelian bisnis Anda. Sebagian besar perangkat lunak akuntansi menyediakan kemampuan untuk membuat kategori pengeluaran dan menghubungkannya ke item serupa dalam formulir pajak Anda, yang mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk menyiapkan pengembalian pajak.Program ini juga dapat digunakan untuk menghasilkan laporan laba rugi sehingga Anda dapat dengan mudah menilai kondisi keuangan Anda. urusanmu. Menggunakan perangkat lunak pelacakan pengeluaran bisnis akan menghemat banyak waktu ketika musim pajak tiba dan Anda perlu mengajukan pajak.
5. Pekerjakan seorang akuntan: jika Anda melihat bahwa bisnis Anda berkembang dan pengeluaran menjadi lebih kompleks, Anda harus mempertimbangkan untuk menyewa seorang akuntan untuk membantu Anda memeriksa kwitansi dan faktur dan melacaknya beberapa kali dalam perangkat lunak akuntansi. jam setiap bulan. Biasanya akuntan mengenakan biaya dari $ 20 hingga $ 50 per jam untuk layanan mereka, yang cukup berharga.
6. Dapatkan bantuan : Jika Anda baru memulai bisnis dan mengalami kesulitan mencatat pengeluaran, Anda harus mencari bantuan agar dapat memulai dengan langkah yang benar.
7. Waspadai dokumen kertas … Untuk mengurangi sebagian besar pengeluaran Anda, Anda perlu melacak pembelian seperti tanda terima, cek yang dibatalkan, atau faktur. Luangkan waktu di akhir minggu untuk memasukkan tanda terima atau mengunduhnya dari situs web bank atau kartu kredit Anda ke dalam program akuntansi Anda. Selalu kategorikan pengeluaran sebagai iklan, utilitas, perlengkapan kantor, dll. Anda juga harus menyimpan kuitansi bisnis fisik selama 7 tahun jika IRS atau inspektur pajak Anda perlu melihatnya.
8, Pangkas kelebihannya: jika pengeluaran Anda melebihi anggaran Anda, Anda tahu bahwa Anda harus duduk dan mengambil tindakan pencegahan. Lihatlah setiap pengeluaran Anda untuk melihat di mana Anda bisa memotong.
9. Jangan lupa mobil Anda: Lacak jarak tempuh Anda dan biaya terkait lainnya secara terpisah dan perbarui secara berkala. Jangan hanya melacak berapa mil dari titik A ke titik B, tetapi juga pastikan untuk mencatat jarak tempuh Anda.
10. Gunakan software akuntansi : Dengan software akuntansi, Anda dapat dengan mudah menyeimbangkan buku cek Anda. Tetapi sebagian besar perangkat lunak juga dilengkapi dengan fitur tambahan seperti memeriksa laporan laba rugi Anda setiap bulan, setiap tiga bulan, atau kapan pun Anda perlu melihat di mana keuntungan Anda. Saatnya berhenti mengandalkan kalkulator untuk melacak bisnis Anda.
Ada beberapa program akuntansi yang tersedia untuk memudahkan melacak dan mengelola pengeluaran. Kebanyakan dari mereka tidak salah lagi dan memberikan hasil yang cepat. Saat memilih perangkat lunak akuntansi untuk bisnis Anda, pastikan untuk membeli program yang terkenal dan populer di kalangan akuntan.
11. Menetapkan pemrosesan kas kecil. Tetapkan satu orang yang dapat dipercaya di perusahaan untuk menangani kas kecil agar lebih mudah melacak uang Anda dan menghindari kebingungan dan kesalahan.Meskipun kas kecil sebagian besar adalah sejumlah kecil uang, jumlah kecil ini dapat dengan cepat bertambah menjadi jumlah besar. Tetapkan pedoman yang jelas tentang apa yang dapat digunakan untuk kas kecil dan hilangkan pengeluaran yang tidak perlu.
12. Jangan menunda-nunda: selalu tulis kwitansi Anda segera setelah Anda mendapatkannya, alih-alih menunggu mereka menumpuk. Keterlambatan dalam hal ini dapat menyebabkan hilangnya kendali atas data keuangan Anda. Mendokumentasikan data ini secara teratur menghemat waktu Anda dan memastikan bahwa catatan Anda selalu terbarui.
13. Mempertahankan anggaran. Memiliki dan mempertahankan anggaran sangat penting untuk melacak pengeluaran Anda. Periksa pengeluaran mingguan Anda secara rinci dan lihat seberapa baik pendapatan Anda melawannya.
Namun, tergantung pada situasi setempat, Anda mungkin perlu menyesuaikan anggaran dari waktu ke waktu. Jika kebutuhan muncul, maka Anda harus melakukan apa pun yang diperlukan, tetapi pastikan Anda mengalokasikan dana yang cukup untuk semua departemen utama bisnis Anda. Selain itu, sisihkan dana darurat.
14. Mengetahui dasar-dasar akuntansi: bahkan jika Anda berniat untuk menyewa seorang spesialis untuk melakukan akuntansi untuk Anda, bisnis Anda akan sangat menguntungkan jika Anda fasih dalam alat-alat akuntansi dasar dan secara aktif terlibat dalam manajemen modal dalam bisnis Anda Uang sangat penting dalam dunia bisnis karena pengetahuan tentang aspek keuangan manajemen perusahaan sama pentingnya dengan pengetahuan tentang produk atau layanan yang Anda jual.
Cobalah yang terbaik untuk mempelajari topik-topik seperti pembukuan dan akuntansi untuk mendapatkan pemahaman dan pemahaman yang lebih baik tentang investasi Anda. Lacak pergerakan uang tunai ke dan dari bisnis Anda; ini disebut arus kas. Uang tunai mengacu pada uang Anda di bank yang dengannya Anda harus membayar karyawan, pemasok, dan kreditur Anda. Meremehkan perbedaan dan implikasi arus kas positif dan negatif dapat sangat bermanfaat bagi kesehatan keuangan perusahaan Anda.
Arus kas positif baik untuk keseluruhan bisnis, dan ini menunjukkan bahwa lebih banyak uang masuk ke bisnis daripada keluar. Di sisi lain, arus kas negatif menunjukkan bahwa lebih banyak uang yang keluar daripada yang diterima, dan ini bukanlah hal yang baik. Jika tren arus kas negatif tidak berubah, bisnis pasti akan tutup.
Melacak arus kas Anda akan membantu Anda melacak uang Anda dengan menentukan apakah terlalu banyak aset perusahaan Anda terikat dalam persediaan, jika Anda perlu mengumpulkan uang yang Anda berutang, atau jika arus kas ke bisnis tidak cukup.
Selain itu, Anda juga perlu memeriksa neraca perusahaan Anda. Neraca adalah potret posisi keuangan perusahaan Anda pada waktu tertentu, yang mencantumkan aset dan kewajiban bisnis Anda untuk mencapai kekayaan bersihnya. Ini juga memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang apa yang dimiliki dan terutang oleh bisnis Anda pada saat tertentu.
15. Rencanakan pengeluaran besar: Selalu pertahankan pengeluaran utama Anda dalam perspektif dan rencanakan untuk bertepatan dengan saat kalender keuangan Anda sedang mekar penuh, daripada ketika Anda memiliki anggaran yang ketat. Sangat penting bahwa semua pemilik bisnis mengetahui bulan mana yang paling lambat untuk dijual untuk menghindari pengeluaran yang tidak perlu selama periode ini. Rencanakan semua pengeluaran utama terlebih dahulu untuk mempersiapkan pengeluaran tambahan. Ini akan membantu menghindari pinjaman yang tidak perlu dari rekening perusahaan. Jika memungkinkan, hindari pengeluaran besar selama musim sepi.
16. Daftarkan deposit Anda dengan benar: Anda harus memastikan bahwa kami mendaftarkan semua simpanan bisnis Anda dengan benar untuk memastikan bahwa Anda tidak membayar pajak atas uang yang tidak diinvestasikan dalam bisnis sebagai pendapatan sama sekali. Terapkan sistem di kantor Anda sehingga semua transaksi keuangan jelas – tahu dari mana uang itu berasal dan ke mana perginya.
Kesimpulannya, memulai bisnis Anda sendiri bisa sangat mengasyikkan, tetapi mengubah bisnis menjadi bisnis yang sukses bisa sangat merepotkan. Seiring dengan beberapa kenaikan, akan ada beberapa jatuh. Anda harus membuat pengetahuan dan teknologi bekerja sesuai keinginan Anda untuk mengatasi kemunduran, dan kiat-kiat di atas juga akan membantu Anda bersiap menghadapi dan menghadapi badai sambil menjaga biaya tetap rendah dan pendapatan tetap tinggi.
