Apakah Anda menjalankan perusahaan konstruksi dan ingin mencegah munculnya hantu di gaji Anda? Jika YA, berikut adalah 20 tips jitu untuk mencegah pekerja hantu bekerja.
Apa itu pekerja hantu?
Pekerja hantu hanyalah karyawan yang secara teratur menerima gaji mereka di perusahaan, tetapi tidak bekerja untuk perusahaan tersebut.
Skema karyawan hantu dijalankan oleh karyawan penggajian yang membuat ID palsu yang berisi SSN palsu, alamat, nomor telepon, dll., atau yang terus membayar tunjangan kepada karyawan yang telah meninggalkan perusahaan dan mengalihkan pembayaran ke diri mereka sendiri. Tidak peduli apa bentuk karyawan hantu itu, ini hanyalah skema besar untuk mencuri uang dari perusahaan.
Pekerja hantu juga bisa menjadi orang sungguhan, seperti anggota keluarga, yang tidak bekerja untuk perusahaan, tetapi mengumpulkan pembayaran dan membaginya dengan penipu, atau menahan seluruh pembayaran untuk dirinya sendiri.
Fenomena pekerja hantu adalah nyata dalam industri konstruksi, di mana Anda cenderung memiliki banyak orang di gaji Anda. Karena banyaknya kontraktor, karyawan penuh waktu dan berdedikasi yang terus-menerus membayar di industri konstruksi, umumnya sulit untuk melacak pembayaran mereka. Telah diamati bahwa pekerja hantu lebih umum di organisasi besar daripada di organisasi kecil, di mana mereka mudah dikenali.
Fenomena pekerja hantu adalah salah satu kasus penipuan upah yang paling umum ditemui di sektor konstruksi. Metode penipuan ini dapat memanifestasikan dirinya dalam berbagai cara, yang mungkin termasuk:
- Manajer Penggajian yang Tidak Puas – jika sebuah perusahaan konstruksi memiliki manajer penggajian yang tidak senang dan berpikir dia layak mendapatkan kompensasi tambahan, akan cukup mudah bagi mereka untuk mengubah catatan penggajian untuk membuat karyawan baru tapi fiktif dan mengumpulkan cek karyawan itu untuk diri mereka sendiri … Hal ini terutama benar jika manajer penggajian memiliki akses yang tidak terbatas dan tidak terkendali ke sistem penggajian.
- Penipuan dengan banyak karyawan Adalah cara lain di mana penipuan pekerja hantu dapat bermanifestasi dalam desain bisnis Dengan proses penggajian yang lebih kompleks, atau jika seorang karyawan tidak memiliki akses langsung ke sistem penggajian, beberapa karyawan mungkin bersekongkol untuk menipu sistem dan kemudian membagi uang yang mereka buang. Biasanya, satu karyawan berperan dalam memverifikasi dan mengotorisasi penggajian sehingga mereka dapat menandatangani lembar waktu yang dipalsukan.
- Kompensasi keluarga / teman … Seorang karyawan dapat membuat entri dalam sistem penggajian untuk anggota keluarga atau teman untuk menerima gaji dari perusahaan. Dalam hal ini, karyawan yang sebenarnya mungkin atau mungkin tidak menerima bagian dari gaji ini.
Skema karyawan hantu dapat berkisar dari entri data sederhana (terutama jika karyawan palsu dibayar) hingga manipulasi kompleks jadwal palsu dan pengalihan pembayaran. Jika Anda tidak mengawasi upah dalam bisnis konstruksi Anda, penipuan jenis ini sering kali tidak diketahui untuk beberapa waktu, cukup untuk kehilangan jutaan dolar perusahaan.
Bendera merah yang mungkin mengisyaratkan pekerja hantu dalam bisnis konstruksi Anda
A. Anomali informasi karyawan. Ada beberapa anomali yang mungkin Anda perhatikan di perusahaan konstruksi Anda dan mereka akan memberi tahu Anda bahwa Anda memiliki masalah hantu.Jika nomor jaminan sosial (SSN) karyawan tidak terdaftar, atau beberapa karyawan memiliki SSN yang sama, ini menunjukkan satu hal. , dan ini adalah penipuan. Sekali lagi, jika beberapa perubahan alamat terjadi dalam setahun, Anda harus curiga.
B. Anomali dalam daftar penggajian untuk setoran langsung. Ini terjadi ketika nomor rekening bank yang sama digunakan untuk beberapa karyawan, yang mungkin menunjukkan bahwa gaji karyawan hantu dikreditkan ke akun yang sama yang digunakan karyawan lain. Ini adalah bendera merah lain untuk ditandai. Beberapa rekening bank untuk gaji satu karyawan berpotensi menunjukkan bahwa gaji karyawan hantu dibagi di antara rekanan.
v. Periksa anomali pembayaran. Jika, selama pembayaran dalam bisnis konstruksi, seorang karyawan diberikan beberapa cek selama periode penagihan yang sama, atau gambar faktur cek menunjukkan bahwa itu telah diverifikasi oleh orang yang namanya berbeda dari penerima, maka Anda mungkin memiliki masalah dengan tangan Anda.
D. Bonus atau kenaikan upah anomali. Jika Anda melihat setiap saat bahwa seorang karyawan menerima bonus yang berbeda dari pembagian bonus perusahaan pada umumnya, atau seorang karyawan menerima beberapa kenaikan gaji dalam satu tahun, maka ini adalah alasan untuk diselidiki. …
e. Tren waktu luang karyawan. Karyawan tersebut tidak menerima cuti berbayar atau cuti sakit sepanjang tahun, atau orang yang memproses penggajian tidak pernah mengambil cuti. Cuti paksa atau rotasi tugas adalah kontrol yang efektif, kata Wilder.
20 tips jitu tentang cara mencegah hantu di perusahaan konstruksi Anda
Karena banyaknya variabel yang memengaruhi bagaimana karyawan yang curang ditipu, tidak ada cara yang dapat diandalkan untuk mencegahnya atau membuat karyawan mengambil tindakan. Namun, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengurangi risiko Anda:
- Melakukan audit terhadap karyawan hantu
Dalam kebanyakan kasus, karyawan hantu ditemukan melalui audit menyeluruh terhadap catatan penggajian Anda. Anda harus memiliki seseorang dalam bisnis konstruksi Anda secara teratur membandingkan catatan penggajian dengan laporan kartu sementara dan file karyawan untuk menemukan perbedaan seperti karyawan palsu, duplikat nomor jaminan sosial, alamat duplikat, atau duplikat rekening bank. “2”>
Hal lain yang harus Anda lakukan dalam bisnis konstruksi Anda untuk mencegah munculnya pekerja hantu adalah memastikan bahwa bagian yang berbeda dari proses pembayaran Anda ditangani oleh orang yang berbeda. Jika seseorang bertanggung jawab untuk mengotorisasi cek, pastikan orang lain bertanggung jawab untuk mendistribusikan cek tersebut.Jika seseorang memiliki wewenang untuk membuat/menghapus karyawan dalam sistem penggajian, pastikan orang lain memeriksa perubahannya.
- Mengevaluasi kebijakan SDM
Pastikan staf SDM dan Penggajian Anda sepenuhnya memperbarui kebijakan SDM Anda, terutama dalam hal menambah dan menghapus karyawan dari daftar karyawan Anda. Ini akan membantu mencegah penggunaan informasi mantan karyawan untuk penipuan penipuan.
- Buat daftar gaji Anda lebih sulit untuk dipalsukan
Jika Anda memiliki pekerja yang diberi kompensasi berdasarkan waktu mereka, pastikan Anda memiliki proses yang mempersulit pemalsuan catatan waktu. Idealnya, gunakan pelacakan waktu otomatis saat karyawan datang dan pergi. Untuk keamanan tambahan, gunakan sistem pelacakan waktu dengan verifikasi ID bawaan.
- Periksa laporan penggajian Anda secara berkala
Tinjauan berkala atas laporan penggajian merupakan langkah penting dalam mengurangi dan mendeteksi kecurangan, dan auditor harus melakukan ini lebih dari sekali dalam setahun. Mengingat nomor referensi untuk jumlah total karyawan dalam bisnis konstruksi Anda adalah titik awal yang baik untuk tinjauan ini.
Dari situ bisa semudah memindai nama, perlu dicatat bahwa untuk pemisahan yang tepat, peninjauan ini harus dilakukan oleh orang lain selain mereka yang mungkin menambah karyawan baru atau memecat yang lama.
Jika gaji Anda tidak sering berubah, seperti dalam kasus di mana jumlah karyawan berubah seperti biasa, setiap kali Anda menjalankan penggajian, periksa untuk melihat apakah itu memenuhi harapan Anda. Perhatikan baik-baik setiap hasil abnormal dan cari tahu apa yang diharapkan saat menjalankan laporan.
- Gunakan aturan shift yang telah ditentukan sebelumnya
Aturan shift yang telah ditentukan membatasi jumlah waktu pekerja dapat masuk dan keluar dari pekerjaan. Jika mereka mencoba melakukan ini di luar jendela waktu yang telah ditentukan, sistem tidak akan mengizinkannya. Aturan dapat ditetapkan untuk individu, departemen, atau perusahaan secara keseluruhan.
- Gunakan otentikasi pengguna
Otentikasi pengguna menghilangkan meninju teman dengan mengharuskan pekerja untuk mengeluarkan ID unik saat masuk dan keluar shift. Bergantung pada kerumitan sistem dan kemampuannya untuk berintegrasi dengan peralatan apa pun seperti pemindai, pengenal ini dapat berupa lencana pengenal, sidik jari, atau bahkan foto wajah karyawan.
Untuk sistem penggajian itu sendiri, tanyakan kepada pemasok Anda apakah ia memiliki fitur yang dapat secara otomatis menandai catatan yang mungkin bermasalah dengannya. Fitur-fitur ini cukup umum.
Anda juga harus menautkan perangkat lunak Anda ke aturan kehadiran audio.Misalnya, praktik terbaik mengharuskan karyawan yang melewati jendela yang disetujui untuk mengaktifkan atau menonaktifkan secara manual meminta entri dari manajer mereka. Manajer dapat meninjau keadaan seputar mengapa karyawan ini datang lebih awal atau terlambat dan menentukan apakah akan mengizinkan perekaman.
- Lihat izin pengguna sistem Anda
Anda harus dapat membatasi akses ke setiap pengguna hanya berdasarkan kebutuhan mereka sehingga pekerja biasa tidak dapat mengubah tarif gaji mereka. Anda juga dapat membatasi kemampuan untuk mengubah tarif pembayaran, misalnya, setelah menganalisis kinerja.
- Singkirkan cek kertas
Cek fisik jauh lebih mudah dipalsukan dan dicuri daripada rekan digitalnya, jadi pertimbangkan untuk melakukan setoran langsung atau rute kartu pembayaran jika Anda belum melakukannya. Perangkat lunak Anda seharusnya memungkinkan Anda mengubah metode pembayaran dengan mudah.
- Membuat Laporan Pengecualian
Sistem akuntansi harus dirancang dengan kontrol yang menempatkan tanda bahaya pada hasil yang berada di luar parameter normal. Mereka dapat mencakup:
- Ketika ditambahkan atau dihapus dalam daftar gaji, laporan harus dibuat secara otomatis untuk manajer yang sesuai.
- Pembayaran lembur atau pembayaran insentif yang melebihi parameter yang ditentukan harus menghasilkan laporan pengecualian.
- Cari karyawan tanpa potongan
Cara yang baik untuk menemukan karyawan hantu di perusahaan konstruksi Anda adalah dengan mencari seseorang dengan sedikit atau tanpa potongan dari gajinya. Kontraktor jarang menghadapi masalah dalam membuat satu set lengkap pendaftaran untuk tunjangan, terutama karena ini akan menyebabkan penurunan jumlah uang yang dapat mereka curi dari majikan.
- Distribusi cek secara manual
Dari waktu ke waktu, Anda harus dipandu oleh prinsip distribusi cek secara manual di perusahaan konstruksi Anda. Dengan memilih distribusi pemeriksaan manual, organisasi Anda akan memiliki peluang lebih baik untuk mengidentifikasi karyawan hantu.
- Analisis alamat atau rekening setoran langsung
Hal lain yang dapat Anda lakukan di perusahaan konstruksi Anda untuk mencegah munculnya pekerja hantu adalah dengan menganalisis alamat atau rekening setoran langsung. Sebagai bagian dari proses verifikasi akun dan alamat, organisasi Anda dapat mengidentifikasi akun duplikat, alamat, atau nomor jaminan sosial untuk beberapa karyawan.
- Analisis pemotongan dari cek gaji
Jika Anda memiliki karyawan dalam daftar gaji Anda yang tidak memotong pajak atau pemotongan lainnya, mereka mungkin adalah karyawan hantu. Dengan menganalisis setoran langsung, Anda dapat mengurangi biaya tenaga kerja dengan menghilangkan cek kertas dan kemungkinan perubahan, pemalsuan, dan sebagian besar pencurian, meskipun ini tidak mencegah penyesatan penyetoran ke rekening yang tidak sah.
- Periksa gaji yang memiliki persetujuan ganda
Meskipun sebagian besar sah, dua tanda tangan dapat menandakan persetujuan palsu dari karyawan yang telah pergi, yang juga disimpan oleh Pencuri dan disetorkan ke rekeningnya sendiri.
- Waspadalah terhadap perubahan anggaran dalam biaya penggajian
Membayar biaya yang lebih tinggi dari yang dianggarkan dapat mengindikasikan karyawan yang menganggur, jadi Anda harus waspada terhadap perubahan yang tidak direncanakan pada anggaran Anda.
- Gunakan pemisahan fungsi
Di perusahaan konstruksi Anda, Anda harus memastikan bahwa banyak fungsi penggajian tidak didelegasikan kepada satu orang. Pastikan bahwa fungsi persiapan, pembayaran dan pembagian upah dipisahkan. Itu harus diterapkan dengan cara-cara berikut:
- Tidak seorang pun boleh menambahkan karyawan baru ke daftar gaji, menetapkan upah, memasukkan waktu, dan membayar seseorang.
- Harus ada rekonsiliasi bulanan antara penggajian dan daftar personel di departemen SDM yang dilakukan oleh seseorang di luar departemen penggajian.
- Orang yang mengotorisasi cek tidak berhak menerima cek tercetak.
- Fungsi penggajian harus independen dari fungsi buku besar.
- Profesional TI tidak boleh memiliki akses ke program SDM atau penggajian.
18. Menjalankan SSN seluruh pegawai secara berkala melalui website BPJS, khususnya yang berada pada posisi penanggung jawab, dan melakukan pengecekan. Situs web lain untuk memverifikasi identifikasi karyawan termasuk verifikasi elektronik atau situs web IRS. Ini akan membantu Anda mengetahui siapa adalah siapa.
20. Menggunakan sistem pembayaran yang mengharuskan karyawan untuk mengidentifikasi diri
Jika ini melibatkan penggunaan sistem gesek elektronik, periksa dengan cermat apakah dua orang yang sama akan terus-menerus menggesek kartu mereka pada waktu yang hampir bersamaan. Ini bisa menunjukkan bahwa seseorang telah mencuri lencana orang kedua, dan orang kedua tidak melaporkan pekerjaan itu.
- Periksa seberapa konsisten jam kerja karyawan
Jika jam tidak pernah berubah, itu bisa menjadi bendera merah yang menandakan karyawan hantu karena scammer ingin memastikan tidak ada yang melihat orang itu dan mendikte apa yang sedang terjadi.
Kesimpulan
Meskipun momok pekerja hantu mungkin tidak akan hilang dalam waktu dekat, menerapkan beberapa langkah di atas dapat menyelamatkan perusahaan konstruksi Anda dari ancaman pekerja hantu.
