Di dunia bisnis, ucapan terima kasih selalu diterima. Baik itu mengucapkan terima kasih atas rekomendasi atau rekomendasi, atau untuk layanan lain dari seseorang atau organisasi, meluangkan waktu untuk mengucapkan terima kasih tidak hanya akan menunjukkan kepada penerima betapa Anda menghargai layanan tersebut, tetapi juga akan menunjukkan perhatian dan bantuan Anda. membangun hubungan yang lebih kuat dengan penerima.
Meskipun panggilan telepon atau email acak mungkin tampak cukup, itu tidak memiliki tingkat keparahan yang sama seperti surat yang dikirim melalui pos. Dengan lebih spesifik daripada email, catatan terima kasih menambahkan sentuhan yang lebih pribadi pada pesan terima kasih Anda. Ini juga memiliki dampak emosional yang kuat pada penerima dan cenderung meninggalkan kesan yang bertahan lebih lama.
Karena catatan terima kasih bisa sangat efektif dalam menjalin hubungan baru, mengembangkan hubungan yang sudah ada, dan menunjukkan perhatian pengirim, sangat penting bagi setiap pemilik bisnis atau profesional untuk mengetahui cara menulisnya. Berikut adalah beberapa panduan untuk menulis surat terima kasih yang berkesan.
Cara menulis catatan terima kasih bisnis
1. Pilih salam yang cocok: jika Anda mengirim surat terima kasih kepada satu orang tertentu, kirimkan nama depan dan belakangnya, misalnya Bapak Adam yang terhormat. Jika Anda menyapa lebih dari satu orang, sertakan mereka semua dengan nama dan gelar di baris ucapan. Hindari klise dan salam impersonal seperti kepada siapa ini mungkin berlaku, atau tuan yang terhormat. Salam seperti ini menghilangkan kilau dari surat Anda dan mengurangi minat penerima di dalamnya. Sambutan Anda harus meyakinkan penerima bahwa surat terima kasih dikirim dengan sengaja.
2. Mulailah dengan berterima kasih: … Kalimat pertama dalam surat terima kasih Anda harus disusun di sekitar kata-kata terima kasih. Kalimat ini akan muncul setelah salam, tetapi sebelum menjelaskan mengapa Anda berterima kasih kepada penerima. Cobalah untuk tidak memperpanjang atau melemahkan kalimat ini dengan kata-kata yang tidak perlu, karena saya ingin mengungkapkan rasa terima kasih saya untuk itu, dan saya hanya menulis untuk mengucapkan “terima kasih.” Sebagai gantinya, gunakan kalimat langsung yang disajikan dalam simple present perfect tense – misalnya, Terima kasih banyak untuk atau Kami sangat menghargai Anda
3.Jelaskan alasan surat Anda: penting bahwa Anda terlebih dahulu menyatakan dengan jelas alasan mengapa Anda menulis surat terima kasih. Surat Anda tidak akan memiliki dampak emosional yang diinginkan jika Anda tidak memberikan alasan, atau jika Anda menyatakan alasan yang tidak ditentukan, misalnya, itu bisa berarti seribu hal, seperti Kami menghargai bisnis Anda или Terima kasih banyak telah ada untuk kami. Sebagai gantinya, tulis sesuatu seperti: Terima kasih banyak telah menawarkan diskon besar terakhir kali saya datang berbelanja di toko Anda или Terima kasih telah mengizinkan kami melayani Anda selama 10 tahun.
4. Tunjukkan manfaat atau nilai layanan -: agar pembaca mengerti betapa Anda menghargai dan menghargai bahwa Anda berterima kasih kepada mereka, sebutkan manfaat atau pengaruh utama dari alasan yang Anda tunjukkan sebelumnya. Misalnya, Anda bisa menulis, saran Anda telah terbukti sangat berharga dalam membantu kami mencapai tujuan tahunan perusahaan kami Atau diskon yang saya terima membantu saya menghemat beberapa ratus dolar dan hanya itu yang saya perlukan untuk membayar tagihan listrik saya bulan lalu. Pernyataan seperti ini memotivasi pembaca untuk melanjutkan hubungan ini dan menawarkan lebih banyak lagi.
5. Tekankan harapan Anda untuk masa depan. Salah satu bagian yang paling menginspirasi dan menggugah pikiran dari surat terima kasih adalah pemikiran atau harapan Anda untuk masa depan terkait dengan manfaat yang telah Anda uraikan. Pastikan untuk mengaitkan harapan ini dengan upaya atau tujuan penerima saat ini. Misalnya, Anda dapat menulis: Saya harap kami terus memenuhi kebutuhan pemeliharaan aset Anda saat Anda membuka fasilitas baru di Seattle. … Pernyataan seperti itu memberi tahu penerima apa yang Anda harapkan dan secara eksplisit menyatakan keinginan Anda untuk menjalin hubungan jangka panjang dengan mereka.
6. Sekali lagi terima kasih dan tutup surat Anda: Kalimat terakhir Anda harus sederhana yang menggemakan rasa terima kasih pertama Anda. Mulailah dengan sesuatu seperti Terima kasih sekali lagi untuk tetapi gunakan kata-kata lain untuk alasan Anda sendiri.
Dalam kebanyakan kasus, akan tepat untuk menutup catatan terima kasih Anda dengan beberapa variasi. Salam Hormat, Salam Hormat atau Salam Hormat. Ini kemudian harus mengikuti tanda tangan Anda. Selalu tulis nama Anda di peneven jika surat itu dicetak. Dan bila perlu, sertakan nama atau jabatan Anda dan nama perusahaan Anda di bawah nama Anda.
