Anda telah meluangkan waktu untuk membuat rencana kelangsungan bisnis yang sempurna. Anda bahkan telah melatih semua pemangku kepentingan dan memastikan semua karyawan kunci tahu persis apa yang harus dilakukan pada waktu tertentu. Tetapi bagaimana Anda bisa yakin bahwa Anda memiliki rencana yang andal? ?
Memang, Anda tidak dapat mengetahuinya kecuali Anda telah memeriksa rencana kelangsungan bisnis Anda untuk memberi Anda gambaran tentang situasi nyata dalam kehidupan. akan terlihat seperti ini. Tetapi karena tidak ada pemilik bisnis yang dapat menunggu sampai bencana terjadi agar mereka dapat menguji rencana kelangsungan bisnis mereka, cara-cara kreatif harus ditemukan untuk menguji rencana tersebut. Sebelum membahas beberapa strategi pengujian yang dapat Anda gunakan, penting untuk memikirkan tentang bagaimana merencanakan pengujian yang berhasil dari rencana kelangsungan bisnis Anda.
Pertama, Anda perlu memutuskan tujuan tes. Apa sebenarnya yang ingin Anda capai? Bagaimana Anda menilai pertunjukan? Hasil apa yang Anda harapkan? ? Anda perlu menjawab pertanyaan-pertanyaan penting ini untuk memungkinkan Anda membuat latihan yang kuat untuk memvalidasi rencana kelangsungan bisnis Anda.
Ini juga membantu untuk mengumpulkan sekelompok pengembang pengujian untuk rencana kelangsungan bisnis Anda. Grup ini akan bertanggung jawab untuk mengeksplorasi area bisnis utama yang dapat terpengaruh oleh keadaan darurat dan kemudian mengembangkan tugas eksperimental dan teoritis yang akan membantu menguji rencana kelangsungan bisnis. Berikut adalah beberapa cara kreatif dan cerdas untuk menguji rencana kelangsungan bisnis Anda.
Bagaimana cara memeriksa rencana kelangsungan bisnis Anda
A. Diskusi meja bundar
Hal ini dapat dilakukan dengan meminta staf kunci atau responden duduk untuk mendiskusikan kemungkinan skenario bencana dan bagaimana menanganinya. Ini adalah cara cerdas untuk memastikan bahwa setiap karyawan atau responden tahu persis apa peran mereka dalam pemulihan bencana dan bahwa mereka benar-benar mampu melakukan peran itu.
Anda dapat terus mengajari seseorang cara bereaksi selama bertahun-tahun namun sangat terkejut ketika bencana akhirnya terjadi – karena orang tersebut meremehkan. Untuk menghindari situasi ini, yang terbaik adalah memastikan semua orang memahami apa yang diminta dari mereka melalui demonstrasi lisan. akan menanggapi keadaan darurat kritis dan bagaimana mereka akan memenuhi peran kelangsungan bisnis mereka.
B. Uji beberapa variabel
Ketika kecelakaan terjadi, pada dasarnya dimulai sebagai situasi yang mempengaruhi sebagian kecil dari organisasi, yang kemudian menyebar dan mempengaruhi seluruh organisasi. Misalnya, pelanggaran komputer kecil dapat menjadi bencana besar bagi organisasi jika tidak diperiksa tepat waktu.
Oleh karena itu, jika Anda ingin menguji rencana kelangsungan bisnis Anda, Anda dapat membuat situasi pengujian kecil, misalnya, membatasi akses Internet perusahaan atau dengan sengaja mengganggu alur kerja, dan kemudian mengamati bagaimana karyawan bereaksi terhadap hal ini. Juga, pastikan untuk membandingkan tanggapan mereka dengan apa yang dirinci dalam rencana kelangsungan bisnis untuk memastikan mereka benar-benar memahami peran mereka dan bertindak sesuai dengan itu.
C. Buat ketidaknyamanan
Strategi efektif lainnya adalah menciptakan situasi yang tidak nyaman.Jika ada sesuatu yang sudah biasa dikerjakan oleh karyawan Anda, coba perbaiki masalah tersebut selama beberapa hari dan lihat bagaimana mereka menanganinya tanpa masalah tersebut.
Misalnya, Anda dapat membuat van “tidak dapat diakses”. selama beberapa hari dan lihat bagaimana mereka dapat memastikan bahwa pelanggan tetap puas dan dipasok. Idenya adalah untuk mengamati bagaimana karyawan Anda dapat merespons dan mengelola situasi dengan sumber daya terbatas.
D. Latihan darurat
Ini dapat digunakan untuk memvalidasi rencana kelangsungan bisnis Anda serta tanggapan karyawan Anda terhadap keadaan darurat dan masalah keamanan. Saat terjadi bencana, latihan pertama adalah evakuasi. Oleh karena itu, Anda harus yakin bahwa karyawan dan responden Anda sepenuhnya memahami prosedur evakuasi. Ini harus dilakukan setidaknya setahun sekali.
e. Seminar dan pelatihan
Seminar reguler dan sesi pelatihan dengan sesi praktik di penghujung hari dapat membantu meningkatkan pengetahuan karyawan Anda tentang perencanaan kesinambungan bisnis. Selain itu, tes latihan dan tugas di akhir pelatihan tersebut juga dapat membantu untuk menguji pengetahuan mereka.
F. Pemeriksaan rutin
Ini juga membantu untuk melakukan tinjauan rutin terhadap rencana kesinambungan bisnis Anda. Anda dapat menyewa ahli perencanaan kesinambungan bisnis untuk membantu mengevaluasi rencana Anda, serta kesiapsiagaan bencana perusahaan Anda, yang akan meninjau rencana Anda dan memberikan saran profesional tentang apa yang harus Anda sertakan atau kecualikan dari rencana kesinambungan bisnis Anda agar lebih baik.
Bagaimana Menerapkan Rencana Kesinambungan Bisnis
Meskipun Anda memerlukan optimisme dalam dosis sedang untuk memulai dan memulai bisnis Anda sendiri, Anda harus selalu ingat bahwa bisnis Anda dapat menghadapi tantangan besar kapan saja. Bencana adalah salah satu masalah tersebut.
Meskipun bencana tidak terduga, Anda perlu mempersiapkan bisnis Anda untuk itu sehingga dapat terus berlanjut bahkan dalam menghadapi bencana tersebut. Tidak perlu banyak bencana untuk mengganggu pekerjaan sehari-hari Anda. Bahkan bencana alam sederhana seperti pemadaman listrik atau serangan kejahatan dunia maya dapat mendatangkan malapetaka pada bisnis Anda, belum lagi bencana besar seperti banjir besar dan angin topan.
Rencana kelangsungan bisnis adalah strategi terkoordinasi yang mencakup rencana dan prosedur yang memastikan pelanggan bahwa bisnis dapat memenuhi kebutuhan mereka setiap saat setelah gangguan bisnis yang tidak direncanakan. Ini merinci bagaimana bisnis Anda akan terus beroperasi setelah segala bentuk bencana. Memiliki solusi seperti itu berarti Anda akan terus menyediakan produk atau layanan Anda (paling penting untuk operasi bisnis ) dan menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk memastikan kelangsungan bisnis Anda.
Memiliki rencana kesinambungan bisnis sangat penting, tetapi menyelesaikannya dengan benar – dan pada waktu yang tepat – bahkan lebih penting. Anda tidak akan mencapai tujuan perencanaan kesinambungan bisnis Anda jika rencana Anda tidak diterapkan dengan baik.
Jenis bencana yang mungkin dihadapi bisnis Anda akan menentukan tindakan apa yang harus Anda ambil untuk memastikan kelangsungan bisnis dalam menghadapi bencana tersebut. Misalnya, jika terjadi kebakaran atau bencana alam lainnya yang mengancam gedung perusahaan Anda, salah satu rencana terpenting Anda adalah mengevakuasi karyawan Anda ke area pertemuan yang ditentukan di tempat lain. Namun, jika terjadi bencana lingkungan atau terkait cuaca, mengevakuasi gedung perusahaan Anda dapat menempatkan karyawan Anda pada risiko bahaya yang lebih besar. Oleh karena itu, penting untuk mengambil langkah yang tepat ketika mencoba untuk memastikan kelangsungan bisnis.
Menerapkan rencana kesinambungan bisnis seharusnya menjadi tugas yang mudah jika Anda telah melakukan upaya terbaik untuk membuat rencana tersebut sejak awal. Dan langkah yang Anda ambil selama implementasi tergantung pada bencana yang Anda persiapkan untuk bisnis Anda. Berikut adalah langkah-langkah khas yang harus diikuti ketika menerapkan rencana kelangsungan bisnis:
Langkah 1 – … Periksa rencana kelangsungan bisnis Anda untuk rencana evakuasi berdasarkan jenis bencana. Prioritas pertama Anda adalah memastikan bahwa semua orang, terutama karyawan Anda, berada di luar kantor dan aman.Kehilangan seorang karyawan dalam bencana dapat membahayakan bisnis Anda, tergantung seberapa penting hal itu bagi bisnis Anda. Setelah Anda mencapai titik pertemuan evakuasi yang ditentukan, lakukan penghitungan staf untuk memastikan semua orang hadir dan semuanya beres. Jika ada karyawan yang terkena dampak bencana, mulailah melakukan upaya untuk membantu mereka pulih secepat mungkin.
Langkah 2: Menilai tingkat kerusakan yang disebabkan oleh bencana. Apakah Anda kehilangan inventaris Anda? Apakah Anda kehilangan informasi penting tentang pelanggan dan produk? Apakah bencana tersebut menyebabkan kerusakan signifikan pada pusat data Anda? Anda telah kehilangan beberapa aset penting bisnis Anda ? Jawaban Anda akan menentukan langkah apa yang harus diambil untuk mengembalikan objek yang hilang sepenuhnya.
Langkah 3: hubungi pihak ketiga yang dapat membantu Anda. Hubungi pemasok dan pelanggan Anda untuk memberi tahu mereka tentang perkembangan dan meminta dukungan mereka saat Anda mencoba untuk melanjutkan bisnis Anda. Juga, hubungi perusahaan asuransi Anda untuk mulai mengambil langkah-langkah untuk mengajukan klaim.
Langkah 4: Buat pertemuan karyawan, manajer, dan pemegang saham Anda. Pada pertemuan tersebut, Anda perlu memberi tahu mereka tentang waktu yang diperlukan untuk memulihkan dan menyoroti berbagai strategi pemulihan dalam rencana kelangsungan bisnis Anda.
Langkah 5. Mulailah memulihkan barang atau jasa yang dibutuhkan untuk mengembalikan operasi bisnis Anda ke tingkat fungsional, bahkan jika gedung perusahaan Anda masih direnovasi. Jika salah satu karyawan Anda saat ini dapat bekerja dari jarak jauh, akui saja, karena tujuan Anda adalah mengembalikan bisnis Anda sesegera mungkin.
Langkah 6: Periksa pertanggungan asuransi dan tentukan aset mana yang rusak (seperti hardware/software dan infrastruktur perlu diganti ). Buat daftar lengkap aset-aset ini dan analisis bagaimana Anda menggantinya. Kirim daftar tersebut ke perusahaan asuransi, beserta biaya penggantian aset yang hilang.
Sementara rencana kesinambungan bisnis berbeda tergantung pada bisnis dan jenis bencana yang diharapkan, langkah-langkah ini berlaku untuk hampir semua rencana kesinambungan bisnis.
