Sebagai pemilik bisnis, pemimpin bisnis, atau pemangku kepentingan lainnya di perusahaan, Anda akan diminta untuk mengadakan rapat dewan secara rutin atau sesekali. Karena pertemuan ini adalah untuk komunikasi kelompok dan pertukaran ide antara wig besar di perusahaan atau industri, Anda perlu memahami bagaimana melakukan secara efektif untuk mencapai tujuan ini.
Jika rapat dewan berhasil, sebagian besar penghargaan diberikan kepada orang yang memimpin rapat. Dan jika tidak mencapai tujuannya, sebagian besar kesalahan jatuh pada orang yang sama. Satu-satunya perbedaan antara pertemuan yang berhasil dan pertemuan yang gagal adalah bagaimana kedua pertemuan itu dilakukan. Apakah Anda ingin memiliki rapat dewan yang sukses yang mencapai tujuan Anda? ? Sepuluh tips berikut akan membantu Anda.
- 10 alasan pertemuan bisnis membuang-buang waktu
10 Tips Implementasi Rapat Dewan Anda Berhasil
1) tetapkan tujuan dan rencanakan ke depan
Salah satu cara termudah untuk menghabiskan waktu dalam rapat adalah meminta peserta untuk mengemukakan ide atau saran tentang apa yang pertama kali mereka dengar dalam rapat itu. Namun, kesalahan ini sangat umum.
Daripada membuang waktu yang berharga dalam rapat dengan melakukan brainstorming, Anda dapat menyusun rapat dan mengomunikasikan agenda kepada peserta yang diundang sebelumnya. Dengan cara ini mereka dapat bertukar pikiran dan bahkan mengoreksinya sebelum tanggal pertemuan. Ini akan menghemat banyak waktu dan membantu Anda menyelesaikan lebih banyak dalam satu janji.
2. Bertanggung jawab atas seluruh pertemuan
Rapat yang baik adalah hasil dari kepemimpinan yang baik, jadi kelola rapat dan jelaskan kepada peserta bahwa Anda bermaksud menjaga rapat tetap relevan dan ringkas. Atur jam agar semua orang dapat melihat jam untuk menunjukkan kepada rekan kerja Anda dalam rapat bahwa Anda benar-benar menghargai waktu mereka. Selama rapat, pastikan diskusi Anda berada dalam cakupan topik. Kapan pun ini terjadi, arahkan kembali kelompok dengan mengingatkan mereka tentang isu-isu relevan yang Anda miliki dalam agenda rapat.
3. Izinkan semua orang untuk berkontribusi
Inti dari mengadakan rapat adalah, pertama-tama, untuk memastikan arus komunikasi dua arah. Untuk tujuan ini, penting untuk mendorong masukan yang jujur dan berarti dari semua yang hadir dalam pertemuan tersebut. Sebagai pemimpin rapat, Anda dapat dengan mudah terjerumus ke dalam kesalahan mengenakan pendapat Anda, tetapi Anda harus berhati-hati jika hal ini terjadi, karena dapat merusak tujuan rapat. Hindari godaan untuk segera menolak kontribusi orang lain, bahkan jika itu tampak tidak dapat diandalkan atau bodoh.
4. Akhiri pertemuan Anda dengan rencana aksi
Salah satu ciri dari pertemuan yang sukses adalah rencana aksi, yang merinci berbagai strategi yang akan diterapkan berdasarkan keputusan yang dibuat dalam pertemuan, mereka yang bertanggung jawab untuk implementasi, tanggal dan waktu implementasi, dan hasil yang diharapkan dari strategi.
5. Simpan notulen rapat yang terperinci
Sangatlah penting bagi seseorang untuk menuliskan risalah atau jalannya rapat, karena risalah tersebut akan menjadi bukti bahwa rapat telah diadakan dan sebagai acuan sejarah untuk memperjelas segala keraguan atau kesalahpahaman yang mungkin timbul selama jalannya rapat.
6. Hilangkan gangguan dari tempat tersebut
Sementara semua peserta rapat diharapkan untuk menghilangkan semua gangguan seperti ponsel cerdas dan tablet, Anda juga diharapkan, sebagai pemimpin rapat, menghapus semua gangguan dari tempat rapat. Misalnya, jika rapat akan diadakan di ruang mulai perusahaan Anda, matikan TV LED karena akan sulit bagi peserta Anda untuk tidak melihatnya secara berkala selama rapat jika Anda melanjutkan.
7. Jangan pernah menyela siapa pun.
Bahkan jika Anda lebih unggul dari orang lain dalam rapat, Anda harus selalu menahan godaan untuk campur tangan ketika mereka berbicara. Bahkan jika Anda sangat tidak setuju dengan apa yang mereka katakan, atau menganggapnya omong kosong, biarkan mereka menyelesaikannya sebelum mendiskusikan pertanyaan Anda.
8. Berikan perhatian maksimal
Saat Anda mengadakan rapat, semua orang menatap mata Anda saat mereka berbicara. Mendengarkan mereka dengan hati-hati adalah cara untuk memberi tahu mereka bahwa Anda menghormati pendapat mereka dan siap mendengarkan mereka. Beberapa hal dapat mengganggu orang lain dalam rapat selain mengutak-atik smartphone Anda saat mereka berbicara, yang mengirimkan sinyal bahwa Anda tidak menghargai pendapat mereka dan bahwa rapat itu sendiri tidak penting bagi Anda.
9. Kelola konflik dengan baik: Ini adalah tipikal konflik yang muncul dalam rapat dewan. Jika ini terjadi dalam rapat yang Anda hadiri, cobalah untuk mengendalikannya sebisa mungkin tanpa meninggalkan dendam di benak siapa pun.
10. Kenali dan ucapkan terima kasih kepada semua orang yang hadir.
Di akhir rapat Dewan, ucapkan terima kasih atas kehadiran semua orang yang hadir dan terima kasih atas partisipasi mereka dalam rapat dan atas kontribusi signifikan mereka. Beri tahu peserta bahwa Anda menghargai mereka dan ini akan mendorong mereka untuk lebih berpartisipasi dalam pertemuan lanjutan.
