Mencatat rapat bisnis yang efektif adalah keterampilan yang membutuhkan waktu untuk dikuasai. Dan jika Anda adalah pemain di dunia korporat atau bisnis, Anda pasti harus menguasai keterampilan ini, karena Anda perlu menghadiri pertemuan bisnis di mana membuat catatan sangat penting.
Meskipun Anda mungkin memiliki sekretaris atau asisten yang membuat catatan pertemuan bisnis untuk Anda, mereka tidak akan melakukan hal yang sama ketika Anda menghadiri konferensi bisnis penting di luar negeri atau pertemuan dadakan dengan klien atau pemasok di luar kantor.
Bahkan jika Anda telah membuat catatan untuk penggunaan pribadi beberapa kali, itu tidak berarti Anda akan pandai membuat catatan di pertemuan bisnis. Ini karena membuat catatan dalam pertemuan bisnis membutuhkan keahlian yang sangat berbeda. Misalnya, dalam catatan pribadi Anda, Anda dapat menggunakan singkatan dan transkrip, atau bahkan gambar yang hanya dapat Anda tafsirkan. Catatan pribadi Anda tidak boleh mengikuti pola atau menunjukkan pertimbangan apa pun kepada pembaca lain. Dan mereka tidak harus rapi karena hanya untuk Anda gunakan.
Namun, catatan rapat memiliki tujuan yang sama sekali berbeda karena ditulis untuk orang lain dan berfungsi sebagai dokumen sejarah yang menandai keputusan dan tindakan yang dibuat atau didiskusikan pada pertemuan bisnis. Jika Anda perlu membuat catatan pada pertemuan bisnis; Kiat-kiat berikut akan membantu Anda menggunakannya secara efektif.
10 Strategi dan Tips Mencatat yang Efektif untuk Rapat Bisnis
1. Gunakan pena dan kertas
Anda bisa bertaruh kita berada di dunia tablet, laptop, dan PDA sekarang. Tetapi sebenarnya, menggunakan pena dan kertas tidak terlalu mengganggu dan memudahkan Anda untuk mempertahankan kontak mata dengan orang yang berbicara. Selain menciptakan dinding antara Anda dan orang yang Anda ajak bicara, perangkat digital memberi kesan bahwa Anda sedang mengerjakan sesuatu yang lain atau berkomunikasi dengan seseorang, meskipun Anda tidak sedang mengerjakannya. Dan lebih mudah untuk mengalihkan perhatian saat menggunakan perangkat ini.
2. Pelajari dan gunakan steno
Tidak, steno tidak hanya untuk sekretaris dan jurnalis; itu masih relevan untuk membuat catatan di pertemuan bisnis, terutama saat Anda mendengarkan pembicara yang berbicara dengan cepat. Belajar steno tidak sesulit yang Anda bayangkan. Cukup cari di Internet untuk sumber daya yang bermanfaat dan relevan dan Anda akan dapat menguasainya dalam beberapa bulan.
Jika Anda tidak punya waktu untuk belajar steno, Anda dapat merumuskan sendiri singkatan dan mnemonik yang akan Anda gunakan saat merekam pertemuan bisnis. Anda dapat membayangkan apa pun yang Anda suka; pastikan itu masuk akal bagi Anda.
3. Cukup soroti poin-poin penting
Anda akan bosan membuat catatan jika Anda mencoba mengacaukan segalanya. Saat membuat catatan dalam pertemuan bisnis, dengarkan semua orang, tetapi tuliskan hanya hal-hal yang penting dan penting. Tak perlu dikatakan, tetapi Anda tidak perlu menuliskan lelucon singkat yang diretas selama pertemuan.
- Siapkan laporan tertulis segera setelah rapat
Seperti yang dinyatakan sebelumnya, catatan bisnis berfungsi sebagai dokumen sejarah dan informasi referensi, tetapi hanya jika diubah menjadi teks yang komprehensif. Anda, tentu saja, tidak dapat mengharapkan perusahaan untuk menyimpan draft makalah yang Anda tulis selama rapat; Anda perlu menyiapkan laporan tertulis yang rapi yang akan lebih rapi dan dapat dipahami oleh pembaca mana pun.
Cobalah untuk mempersiapkan laporan Anda segera setelah pertemuan, sementara semuanya masih segar dalam pikiran Anda. Dan bahkan jika Anda tidak diminta untuk menyerahkan laporan resmi, Anda dapat menggunakan dokumen ini untuk arsip pribadi Anda atau sebagai bukti jika terjadi konflik dalam diskusi.
- Dengarkan baik-baik
Saat rapat bisnis dimulai, peran ganda Anda dimulai: mendengarkan dan mencatat. Meskipun melakukan keduanya bersama-sama itu sulit dan tampaknya tidak realistis, jika Anda ingin menjadi lebih baik dalam satu hal, Anda perlu mendengarkan. Jika Anda dapat mendengarkan setiap detail penting tanpa melewatkan satu pun, Anda selalu dapat memasukkan apa yang Anda lewatkan dengan menulis nanti.
- Ketahui perbedaan antara berbagai jenis pernyataan
Selama pertemuan bisnis, para peserta mendiskusikan berbagai jenis pernyataan. Ini termasuk pendapat, fakta, pertanyaan, saran, tebakan, pertanyaan, dan sebagainya. Anda harus tahu bagaimana mendefinisikan masing-masing jenis pernyataan ini untuk menghindari kebingungan. Anda tahu itu bisa membingungkan ketika Anda melaporkan proposal sebagai fakta.
- Tetap singkat dan sederhana
Terlepas dari bagaimana Anda menuliskan apa yang terjadi selama rapat, Anda harus membuat laporan akhir Anda cukup jelas untuk kepentingan orang lain. Untuk melakukan ini, pastikan bahasa Anda jelas dan objektif dalam segala hal.
- Tuliskan segala sesuatu tentang pertemuan itu
Saat membuat catatan pada pertemuan bisnis, jangan lupa untuk menambahkan semua detail yang diperlukan tentang pertemuan tersebut; menuju diskusi. Ini termasuk jenis pertemuan ( direncanakan atau darurat ), tujuan rapat, tanggal dan waktu rapat, nama orang yang memanggil atau memimpin rapat, nama-nama yang hadir dan keterangan mengenai rapat berikutnya. Detail ini membuat catatan rapat Anda lengkap. Anda tidak ingin orang mulai bertanya siapa yang mengatakan tanggal berapa atau jam berapa rapat diadakan.
9. Jadilah spesifik: … Anda harus benar-benar tepat dalam menyajikan detail pertemuan bisnis. karena akan menjadi dokumen resmi yang disetujui.
10. Baca dengan seksama
Sekalipun tujuan Anda adalah memberikan informasi yang akurat tentang pertemuan bisnis dengan catatan Anda, bebas dari kesalahan ketik, tata bahasa, dan ejaan juga sangat penting. Jika catatan Anda diisi dengan kesalahan ini, Anda akan merusak reputasi Anda sebagai penyedia informasi yang andal.
