Gyakran mondják, hogy a rendezvényszervezők összeszedettnek és nyugodtnak tűnnek, miközben a víz alatt eveznek, hogy a helyükön tartsák a dolgokat. Egy kereskedelmi eseményt nézni, legyen az nyilvános rendezvény, konferencia, adománygyűjtés vagy akár egy szakmai bemutató, nem különbözik egy kisvállalkozás megfigyelésétől a mikrokozmoszban. Ez nagyfokú részletességet, ötletgenerálást, rendezvényszoftver-kezelést, ütemezést, pénzügyi menedzsmentet, logisztikát és biztonságot, valamint értékesítési és marketing elemeket igényel.
Íme a 10 legjobb tipp egy jó üzleti esemény megszervezéséhez.
A meghatározott célok
Ez jó kiindulópont egy jó kereskedelmi rendezvényhez. Fel kell kérdezned magadtól, hogy miért szervezel egy adott eseményt? A jó okok közé tartozhat egy új kampány indítása, bevételszerzés, egy márka népszerűsítése, tanulás. Győződjön meg róla, hogy fel van tüntetve a céljaival.
Tartalom formátuma és kialakítása
Miután feltérképezte, és úgy döntött, hogy egy élő esemény a költségvetésének legjobb felhasználása céljainak eléréséhez, és a megvalósíthatósági tanulmány elkészítése után a következő dolog a megfelelő formátum mérlegelése. Például a rendezvény célja egy nagyszabású nyilvános rendezvény vagy egy niche rendezvény létrehozása, ezért ez meghatározza egy olyan projektcsapat felépítésének szükségességét, amely biztosítja a kreatív és logisztikai gondolkodás korszerűségét.
Esemény tervezés
Tágabb értelemben az eseményfolyamatok három csoportra oszthatók: marketing, tartalom és logisztika. Minden üzleti eseményhez szükség lesz egy pénzügyi tervre és egy részletes projektjelentésre, amely lebontja az összes erőforrást, ütemtervet és felelősséget, amely egy első osztályú üzleti esemény megrendezéséhez szükséges. A kockázatkezelést és a rendkívüli eseteket is végre kell hajtani. Az időzítés is nagyon fontos. Engedje meg a csúsztatást cselekvési tervében, és soha ne becsülje alá, mennyi időbe telik egy befejezett projekt tartalmának megszerzése.
logisztika
Vannak olyan kereskedelmi rendezvényeken kötött szerződések, amelyekről tárgyalnia kell, ilyenek például a marketingesek, a szállítmányozók, a stewardok, a padlóburkolatok, az emberi akadályok, az egészségügyi és biztonsági tanácsadó, a biztosítás, a jegypénztár és a licencek, beleértve. A kapcsolatok maximalizálása kritikus fontosságú a minőségi szolgáltatás nyújtásához, és gyakran jó viszonyítási alap annak meghatározásához, hogy ki lesz a felelős a helyszíni szállításért. A cash flow egyik fontos eleme, hogy megkérdezzük, mikor kérnek fizetést a szállítók. Bízzon bennem, egyetlen rendezvényszervező sem akar még azelőtt fizetni a szolgáltatásokért, hogy a résztvevők átvették a jegyeiket. Azt is meg kell kérdeznie, hogy fizethet-e részletekben, ami jó módja annak, hogy pénzt takarítson meg a javasolt költségvetésen.
Nyomon követés és értékelés
A nyomon követést és az értékelést az esemény kezdete előtt kell megtervezni, nem utána. Ez annak biztosítására szolgál, hogy minden goodwill aktiválásra kerüljön, és hogy a jó energia átváltozzon az üzletfejlesztésbe. Rendezvényszervezőként az ügyfelek visszajelzései alapján egy nagyszerű üzleti eseménynek örülni fog. Ha a visszajelzés negatív, akkor kiváltság, hogy lehetőséget biztosítunk a fejlesztésre és a jobb tervezésre a nyomon követési tevékenységekben. A visszajelzéseknek nem kell csalódniuk, de ösztönzőnek kell lenniük játéka jövőbeni újjáélesztésére.
Következtetés
Rendezvényszervezőként az első osztályú üzleti esemény létrehozásának jó módja nagyban függ a céloktól, a gondos tervezéstől, a logisztikától és a becslésektől. Ha egyértelműen követi a fenti tippeket, akkor jó úton halad egy csúcsminőségű kereskedelmi esemény elérése felé.
