A titkárnak nagyon erős pozíciója van bármely szervezetben. Amikor egy személy először bemegy a vállalatába, az első személy, akit valószínűleg látni fog, az Ön titkára vagy ügyintézője lesz, és a velük való bánásmód sokat segíthet abban, hogy a látogatók szemében alakítsa a vállalatról alkotott benyomást. p5>
Ezért nem lehet tévesen kijelenteni, hogy a titkárok / adminisztrátorok képezik az Ön cégét. Képesnek kell lenniük jól öltözködni, jól beszélni és még jól is beszélni; emellett olyan embereknek kell lenniük, akik bizalmas információkat tudnak megőrizni, és mindennap pontosak a munkában. A titkári vagy titkári munkakörre vonatkozó interjú során figyeljen a következő tényezőkre:
- Tapasztalati szint -: meg kell tudnia, hogy a jelölt mennyit tud adminisztrátorról vagy titkárról, és hogy volt -e korábban hasonló tisztsége.
- szakértelem -: Egy másik dolog, amire figyelni kell, a jelölt olyan készségei, mint a kommunikációs és gépelési készség.
- Képesség a felettesekkel való együttműködésre -. Az adminisztrátoroknak / titkároknak többnyire vezető beosztású személyzetük lesz. Szeretné tudni, hogy ez a személy jól tud -e dolgozni feletteseivel.
- Ügynökségek közötti kommunikációs készség -: azt is meghatározhatja, hogy ez a személy különböző személyiségekkel tud -e foglalkozni, akikkel valószínűleg minden nap találkozni fog.
- Pontosság-: Bárki más hiányozhat a munkából, de nem rendszergazda. Annyira fontos a pozíciója, amelyben állandóan dolgoznia kell, és meg kell állapítania, hogy ez a személy képes -e erre.
- Többszörös felvételi készségek-: A titkár munkája általában magas. Tárcsáznia kell, hívásokat kell fogadnia, vendégeket kell fogadnia és sok mindent kell tennie egyszerre. A többfeladatos képesség nagyon fontos készség, amellyel minden titkárnak rendelkeznie kell.
Hogyan készüljünk fel a titkár / adminisztrátor interjúra
- Válassza ki az interjú helyszínét … A helynek csendesnek és nem zavarónak kell lennie.
- Határozza meg az interjú időpontját … Mennyi ideig tart az interjú.
- Válassza ki az interjú panelt … Ha van HR menedzsere, akkor az interjú panelben kell lennie. Azt is fel kell vennie néhány személyből, akikkel a rendszergazda együtt fog működni a szervezetben.
- Nyomtasson ki egy példányt minden jelölt életrajzából és adja tovább az interjúcsapat tagjainak, hogy megtudhassanak egy -két dolgot a jelöltről és néhány kérdést az interjú előtt.
- Készítse elő kérdéseit előre és határozza meg, ki kérdezi meg mindegyiket.
Néhány kérdés, amelyet fel kell tennie az interjú során: –
35 lehetséges kérdés, amelyet feltehet a potenciális titkároknak / adminisztrátoroknak
- Van tapasztalata a találkozók ütemezésével és ütemezésével kapcsolatban? Ha igen, hogyan ütemezi a találkozót?
- Mit kell szem előtt tartani a találkozó ütemezésekor?
- Milyen naptárkezelő szoftvert ismer?
- Mi a bizalmas információ?
- Ha az információt / fájlt bizalmasként jelölték meg, hogyan kezelné azt?
- Mondja el, mit tud a tárolórendszerekről.
- Hogyan vezeti a nyilvántartást?
- Hogyan kezelné a regisztrációt számítógépen?
- Mi a hivatalos és informális írás?
- Mit tartalmazna egy hivatalos levélben, amelyet nem zavarja, hogy nem hivatalos levélben kapjon?
- Van mintája a hivatalos levelekből, amelyeket korábban írt?
- Milyen típusú üzleti kommunikációs rendszerek léteznek?
- Milyen szoftvert vagy alkalmazást használ a helyesírás biztosításához?
- Adjon egy levelet a titkárnőnek néhány hibával, és kérje meg, hogy néhány perc múlva szerkessze a levelet.
- Milyen problémákkal szembesül, amikor írásos üzenetet próbál küldeni?
- Milyen lépéseket tesz annak érdekében, hogy a fájlok könnyen megtalálhatók legyenek, különösen távollétében?
- Miért akarja elhagyni jelenlegi munkahelyét?
- Milyen javaslatai vagy tippjei vannak a fejlesztésre a jelenlegi titkári eljárásaink alapján?
- Ha több prioritása volt, amelyek egyidejű feldolgozást igényelnek, hogyan választja ki először az elsőt, amelyet feldolgozni szeretne?
- Leírná a multitaskingot?
- Gondolod, hogy képes vagy a multitaskingre?
- Mi a teendő, ha úgy találja, hogy túl nagy a munkaterhelése?
- Hogyan kezelné a szűk határidőket?
- Mesélj nekem egy olyan időszakról, amikor nagyon szigorú határidőt kell betartanod, nem elég ideig.
- Milyen típusú számítógépes szoftvereket és alkalmazásokat ismer nagyon jól?
- Mekkora a nyomtatási sebessége?
- Mit kell tennie a titkárnak egy vezetői értekezleten?
- Hogyan kell kezelni a nehéz embereket telefonon?
- Volt valaha durva veled egy látogató vagy ügyfél? Ha igen, hogyan érezte magát és hogyan bánt vele?
- Hogyan bánik a dühös ügyfelekkel?
- Valóban gyors vagy, vagy inkább szánsz rá időt, hogy ne kövess el hibákat?
- Mi a lektorálás?
- Mire kell figyelni lektoráláskor?
- Szeretsz másokkal dolgozni, vagy inkább egyedül?
- Mi az a minimális összeg, amelyet felvehet, ha felajánlja ezt a munkát?
Ezek a fő kérdések, amelyeket fel kell tennie a titkár / rendszergazda interjúk jelöltjeinek. Fontolóra veheti azt is, hogy gyakorlati feladatokat ad a jelöltnek, például levelet ír vagy telefonhívást fogad.
Azt is figyelnie kell, hogyan öltözik és öltözik a jelölt; a titkárok jól öltözöttek, udvariasak és mindig jól viselkednek. Mivel ez a személy sok érzékeny információt is kezel, érdemes megnézni a jelölt előzményeit, és kérnie kell az ajánlásokat, hogy biztonságban legyen.
