Fizetnie kell a cég bérszámfejtését? Ha IGEN, itt található egy részletes útmutató arról, hogyan találhatja meg a vállalkozásának tökéletes bérszámfejtési szolgáltatást, és mennyibe kerül.
Ismert, hogy sok vállalat küzdött bérezési hibákkal a tanfolyam során. az életük. Megállapította, hogy az IRS évente nagyjából minden harmadik vállalkozót büntet a bérszámfejtési hibákért a nem megfelelő bérszámfejtési adóbevallás miatt.
Még ha a hibák nem is olyan gyakoriak, a saját fizetésének elvégzése más módon is költséget okozhat. Az értékes időt és energiát, amelyet arra fordít, hogy kitalálja, mennyi pénzt kell elköltenie pénzszerzésre, ezért sok vállalat segítséget kér, ha bérszámfejtési szolgáltatásairól van szó.
Mi a bérszámfejtés?
A bérszámfejtő szoftvert a munkavállalók javadalmazási folyamatának tervezésére, automatizálására és kezelésére használják, amely magában foglalja a kifizetések kiszámítását, a munkavállalói adó visszatartását, valamint havi kifizetést az alkalmazottak bankszámláira vagy bármely más fizetési módra.
Az igényeinek legjobb bérszámfejtési szolgáltatás kiválasztásával minimálisra csökkentheti a bérszámfejtési hibákat. Ismétlem, egy jó bérszámfejtési szolgálat legalább időben megkapja a csekkeket mind az IRS, mind az alkalmazottak számára, miközben leveszi a munkaterhelés nagy részét a már megterhelt vállaktól.
Ebben az útmutatóban mindent megtudunk, amit az ideális bérszámfejtési szolgáltatásról tudni kell, mit kínálnak ezek a szolgáltatások, hogyan válasszunk egyet és mennyibe kerülnek.
Miért van szüksége tökéletes bérszámfejtésre?
Számos oka van annak, hogy miért kell jó bérszámfejtési szolgáltatást kapnia a vállalkozásához, és ezek közül néhány:
- Segítség a bérszámfejtésben
Tekintettel a bérszámfejtés során felmerülő hibák szintjére, sok üzletembernek valóban segítségre van szüksége a bérszámfejtési szolgáltatásokkal kapcsolatban. Az online bérszámfejtési szolgáltatások automatikusan kiszámítják, hogy hány alkalmazottat kell fizetni minden egyes fizetésnapért.
- Szállítás közvetlen fizetéssel
Egy másik munkaterhelés, amely alól a bérszámfejtési szolgáltatás mentesül, a fizetés vagy csekkek közvetlen fizetése az alkalmazottaknak. A jó bérszámfejtési szolgáltatás kifizeti az alkalmazottakat közvetlen befizetéssel, előre fizetett betéti kártyával vagy papírcsekkel, attól függően, hogy melyik tetszik.
- Irat- és béradó
Egy jó számítási szolgáltatás segít a munkavállalói adó levonásában és visszatartásában, valamint az adóbevallások benyújtásában. Ezek a szolgáltatások visszatarthatják a munkavállalói adókat, negyedéves bérszámfejtési bevallásokat nyújthatnak be, és adólevonásokat fizethetnek a megfelelő helyi, állami és szövetségi ügynökségeknek.
Az év végén W-2 és 1099 munkavállalói űrlapot is kiadnak. Egyes szolgáltatások hibamentes garanciát nyújtanak. Ha hibát követnek el, ezek a bérszámfejtők kijavítják, és bármilyen büntetést vagy kamatot fizetnek.
- Figyelmeztetik az új alkalmazottat
Ne feledje, hogy a munkáltatók mindig nagyon elfoglaltak, és az apró részletek mindig elhalványulhatnak az emlékezetből, ami pénzbírsághoz vezethet.
- Szoftverintegrációt biztosíthat vállalkozása számára
Egy jó bérszámfejtési szolgáltatásnak képesnek kell lennie integrálódni a vállalkozás által már használt különféle bérszámfejtési programokkal, mint például a számviteli szoftver, az időbeosztási rendszerek és az emberi erőforrások szoftvere.
- Segít az alkalmazottak időgazdálkodásában
Ezen bérszámfejtési szolgáltatások közül sok a számlázható időt úgy kezeli, hogy nyomon követi, hány vakációt és betegórát kerestek az alkalmazottak, és mennyit költöttek. Néhány bérszámfejtési megoldás még a szabadnap kérését és megerősítését is megkönnyíti.
- Menet közben bérszámfejtést biztosítanak
A bérszámfejtés jó előnye, hogy útközben megtekintheti a bérszámfejtését. Sok rendszer kínál mobilalkalmazásokat vagy mobilbarát webhelyeket, amelyek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy okostelefonokról vagy táblagépekről kezeljék és kezeljék a bérszámfejtést. Részletes bérszámfejtési és munkaügyi jelentéseket is tartalmaznak, amelyek mélyebb betekintést nyújthatnak egy vállalkozás teljesítményébe.
- Rengeteg munkát kap le a válláról
Az online bérszámfejtési szolgáltatások legnagyobb előnye, hogy az összes munka – bérszámfejtés, adófizetés, év végi adólapok stb. – az Ön számára történik.Ezekben a rendszerekben a bérszámfejtés általában másodpercek alatt elindítható.
Az ideális bérszámfejtési szolgáltatástól elvárt jellemzők
Amikor azon gondolkodik, hogy bérszámfejtési szolgáltatást vegyen igénybe vállalkozása számára, figyelembe kell vennie, hogy nem minden bérszámfejtési szolgáltató kínál azonos szintű szolgáltatást. De ahhoz, hogy a bérszámfejtési rendszere optimálisan szolgálhassa Önt, bizonyos funkciókkal kell rendelkeznie. Ezek közül néhány jellemző:
a. Többféle fizetési lehetőség. Az egyik dolog, amit elvárhat a bérszámfejtési rendszertől, ha jobban szolgálja Önt, az, hogy több fizetési lehetőséget kell választania. A szolgáltatás kiválasztása előtt fontolja meg, hogy kínál -e több fizetési lehetőséget, például közvetlen befizetést, papír csekket vagy előre fizetett betéti kártyát.
Ellenőrizze azt is, hogy a szolgáltató kínál -e többszörös béreket, bérszámfejtést, fizetett szabadságkezelést, munkavállalói javadalmazást, munkanélküli biztosítást és részletes bérszámfejtési jelentéseket.
b. A munka költsége: egy vállalkozás vezetése drága, ezért minden lehetőséget ki kell használnia, hogy pénzt takarítson meg. Így, amikor a bérszámfejtési szolgáltatást választja vállalkozása számára, képesnek kell lennie arra, hogy elfogadható árat kínáljon Önnek. A költségeken túl meg kell határoznia, hogy szükség van -e szolgáltatási szerződésre.
Sok szolgáltatás havi rendszerességgel, hosszú távú szerződések nélkül működik, míg mások éves kötelezettségvállalást igényelnek, és azt is fontos figyelembe venni, hogy havonta vagy fizetési időszakonként fizet.
Attól függően, hogy milyen gyakran futtatja a bérszámfejtést, a választott struktúra típusa drága lehet. Mindig mindenki talál valamit, ezért válassza ki a költségvetésének leginkább megfelelő szoftvert, és ugyanakkor minden szükséges funkcióval rendelkezik.
c. Felhasználóbarát: Nincs értelme olyan bérszámfejtést kérni, amelyet Ön és munkatársai nehezen használhatnak. Tehát amikor a tökéletes bérszámfejtési szolgáltatást keresi vállalkozása számára, próbálja megtalálni azt, amely nagyon könnyen használható. Olyan interfésszel kell rendelkeznie, amely lehetővé teszi a bérszámfejtési rendszer elindítását és az alkalmazottak percek alatt történő hozzáadását a rendszerhez.
Ha órákat tölt azzal, hogy kitalálja, hogyan működik, vagy mindig hívja a Help Desk -t, hogy átjusson, nem tűnik jó ötletnek. Inkább válasszon egyet, amely lehetővé teszi, hogy kifizesse alkalmazottainak, küldje el nekik a bérszámfejtést, és automatikusan küldjön adatokat a a lehető leghamarabb. Ahhoz, hogy bérszámfejtési szolgáltatását felhasználóbarátnak lehessen tekinteni, rendelkeznie kell:
- Intuitív menüszerkezet
- Olvasható szöveg
- Világos feliratú gombok, amelyek megmondják, mit kell tennie (és mi történik, ha megnyomja őket).
- Élénknek tűnő színek
- Mobilbarát webhely, így bárhol futtathatja a bérszámfejtést
- És ami a legfontosabb, egy egyszerű bérszámfejtési folyamat
d) Képesség más szoftveralkalmazásokkal való integrálásra. Amikor a tökéletes bérszámfejtési alkalmazást keresi, vegye figyelembe, hogy képes együttműködni más, a munkahelyén már használt üzleti alkalmazásokkal, például az idő- és jelenléti rendszerekkel és a számviteli szoftverekkel.
e. Belső irányítás. A jó bérszámfejtő szoftver nem igényel speciális ismereteket az Ön részéről, így már nem kell kívülállókat bérelnie a bérszámfejtés kezeléséhez. Nem csak időt és pénzt takaríthat meg a bérszámfejtő szoftver használatakor, hanem teljes körű ellenőrzést gyakorolhat pénzügyi adatai és adatai felett. Ezért a bérszámfejtési rendszerében érdemes odafigyelni arra, hogy maga is használhatja -e.
f. Bizonyított támogató rendszerek. A bérszámfejtés kiszámításakor egy dologra kell figyelni, amely képes biztosítani a vállalkozás számára a szükséges támogatást, amikor szüksége van rá. Érdeklődjön, hogy van -e dedikált támogatási képviselője, aki mindig az elsődleges kapcsolattartó lesz.
g. Egyszerű számítások: a kisvállalkozások havonta sok időt töltenek bérük kifizetésével. Gondosan meg kell fizetni a dolgozóknak a megfelelő összeget. A bérszámfejtő szoftver használata automatizálja ezeket a folyamatokat, és kiküszöböli a számítások hibáinak lehetőségét. A kézi bérszámfejtési rendszerrel az üzlettulajdonos vagy a karbantartó személyzet más feladatokra összpontosíthat, így a folyamat produktív és hatékony lehet, miközben időt és pénzt takarít meg.
h. Ingyenes próbaverzió. Egyes bérszámfejtő szoftverek ingyenes próbaverziót kínálnak, így ingyen megtalálhatja a megoldást. Az ingyenes próbaverzió segít pontosan tudni, hogy mit szeretne vásárolni. Ezzel eldöntheti, hogy a szoftver megfelelő -e Önnek. Így csak az előfizetés lejártáig ragadt a szoftverrel.
én. További szolgáltatások: egyes bérszámfejtési szolgáltatók különféle hozzáadott értékű szolgáltatásokat kínálnak, például személyzeti menedzsmentet, munkavállalói önkiszolgálást, valamint juttatások és nyugdíjazási tervek kezelését. Meg kell tudnia, hogy az ideális bérszámfejtési szolgáltatás nyújt -e ilyen szolgáltatásokat, de tudnia kell, hogy a hozzáadott szolgáltatás hozzáadott értéket jelent.
Hogyan válasszuk ki a tökéletes fizetési szolgáltatást vállalkozása számára
Tudva, hogy mit várhat el a kívánt bérszámfejtési szolgáltatástól és a funkcióktól, amelyekre figyelni kell, most itt az ideje, hogy megtanulja, hogyan győződjön meg arról, hogy az Önnek megfelelő bérszámfejtési szolgáltatást választja.
- Készítse el fizetési listáját
Mielőtt bérszámfejtési szolgáltatót vásárolna, először össze kell állítania egy listát a jelenlegi bérszámfejtési igényeiről. Ezek mind olyan szolgáltatások, amelyekre fizetési társaságra van szüksége. A vállalatok által igényelt szolgáltatások többsége a következőket tartalmazza:
- Állományjelentések, szövetségi bérszámfejtési és adónyilvántartások tárolása
- Küldje be és küldje el W-2-jét az alkalmazottaknak
- Betétek és csekkek közvetlen feldolgozása
- Fizessen 1099 szerződő felet és 1099 -et
- Cikluson kívüli bér előrejelzések
- További adólevonások
- Bónuszok vagy jutalékok hozzáadása az alkalmazottak fizetéséhez
A jelenleg szükséges alapszolgáltatások kiszámítása után előfordulhat, hogy létre kell hoznia egy kívánságlistát a bérszámfejtés kiszámításához, amelyre egy év múlva, három év múlva és öt év múlva szüksége lesz. Érdemes megfontolni, hogy a jövőben fel kívánja -e kínálni ezen előnyök bármelyikét;
- Szabadság és betegszabadság
- Egészségügyi előnyök
- Nyugdíjas tervek
- Élet- és rokkantsági biztosítás
- Az adományoknak való megfelelés
- Ingázó jutalmak stb.
Ideális esetben egy jó bérszámfejtési szolgáltatónak biztosítania kell a szolgáltatások bővítésének lehetőségét a vállalkozás bővülése során. Ez lehetőséget ad arra, hogy saját tempójában növekedjen, és ne fizessen a nem használt szolgáltatásokért.
- megpróbál
Az egyik módja annak, hogy meggyőzze Önt arról, hogy a bérszámfejtési szolgáltatás, amelyet meg kíván kapni, azt ígéri, amit nyújthat, ha elviszi egy próbaútra. Ez az egyetlen módja annak, hogy megtudja, igaz -e vagy sem.
A probléma megoldásához kérjen próbaidőszakot a vállalattól. Ennek a próbaverziónak képesnek kell lennie minden kérdésre válaszolni.
Próba szolgáltatás vagy opció használatakor tudnia kell, hogy;
- Navigálhat a háttérben, és maga végezheti el ezeket a lépéseket
- Megértheti az összes használt terminológiát, vagy egyszerű magyarázatokat ad
- A rendszer túl megbízható a vállalkozás méretéhez képest. Vannak olyan funkciók, amelyek nem vonatkoznak egy ekkora csapatra?
- Van egy élő chat funkció. Ez a funkció nagyon hasznos, ha először használ bérszámfejtő szoftvert.
- Vannak könnyen elérhető súgócikkek vagy tudásbázis
Ha a tapasztalat másodszor is elgondolkodtat, meg kell keresnie a kisvállalatok számára tervezett opciót.
De ha a választani kívánt vállalat nem kínál próbaidőszakot, akkor nem kell csak úgy lemondania a cégről. A következtetések levonásának más módjai is vannak. Az első dolog, amit meg kell tenni, hogy megkeressük néhány ügyfelüket, és tegyünk fel nekik néhány kérdést az általuk nyújtott szolgáltatásokról. Érdemes megkérdezni őket a szolgáltatás reagálóképességéről, pontosságáról és összehasonlításáról másokkal, amelyeket korábban használtak.
Olvassa el a cégről szóló sok jó és rossz véleményt, hogy megtudja, mennyire szeretik az emberek a legfontosabb szolgáltatásokat. Próbálja meg megérteni azt is, hogy a szoftvert tesztelő személyeknek hasonló problémái vannak -e, mint Önnek.
Például, ha a véleményező étteremtulajdonos, aggódhat például az olyan tanácsok iránt, hogy miként jelentheti be, mi nem vonatkozik Önre, ha minden alkalmazottja fizetést kap (vagy fordítva). Szakértőktől származó ajánlásokat is találhat, akik jól ismerik az összes rendelkezésre álló lehetőséget.
- Nézze meg a támogató csapatukat
Az ideális bérszámfejtési szolgáltatás kiválasztásához egy másik dolog, amire ösztönözni kell, az az, hogy felhívja az ügyfélszolgálati osztályukat, hogy megtudja, kit fog tárcsázni a másik vonalon. Valójában fel kell hívnia az összes vonalat, hogy meggyőződjön arról, hogy az ügyfélszolgálat gyors és hatékony.
A vállalatnak kiváló ügyfélszolgálattal kell rendelkeznie annak biztosítása érdekében, hogy kérései teljesüljenek, segítséget nyújtson és igényeit kielégítsék. Ha 30 percnél tovább késik, hagyja el.
4. Ügyeljen a meghibásodási arányra
Az online bérszámfejtési szolgáltatások felhőalapúak, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy megkapják a fizetéseket a bérszámfejtő szolgáltatótól, és folyamatosan működjenek. Feltétlenül kérdezze meg, hogy a szolgáltatónak sok kimaradása van -e, és milyen gyakran megy karbantartás miatt.
5. Kérje árajánlatukat
Egy másik dolog, amit meg kell tennie, amikor a vállalat számára megfelelő bérszámfejtési szolgáltatást vásárol, kérjen tőlük árajánlatot. Erre az árajánlatra szüksége van annak biztosítása érdekében, hogy megengedheti magának az általuk nyújtott szolgáltatásokat, és nem rejtett.
Mindenképpen olyan árajánlatot kell kapnia, amely tartalmazza az összes tervezett szolgáltatás díját. Kérjen árajánlatot erre az évre és jövőre, hogy ha az árak idővel változnak, akkor tudja, hogy a szolgáltatás megmarad -e a költségkeretén.
Kérdések, amelyekkel meg kell győződnie arról, hogy nincs elválasztva Ki
- Milyen gyakran frissítik az adótábláikat, hogy megfeleljenek?
- Vannak más ügyfelei az iparágban?
- Integrálhatók -e a munkavállalói juttatási ajánlatokkal?
- Hogyan fogják irányítani az Ön vállalkozását a vállalat növekedése során?
- Milyen biztonsági intézkedések vannak érvényben annak érdekében, hogy cégei bérszámfejtési adatait biztonságban tartsák?
- Milyen gyorsan történik a feldolgozás?
- Ha a szolgálat hibázott, ki a felelős ezekért a hibákért?
- Mennyi ideig tart a hiba kijavítása?
- Vannak -e további díjak a munkavállalói fizetés hozzáadása vagy módosítása miatt?
- Változnak vagy emelkednek az éves díjak egy év alatt?
- Milyen gyakran kap jelentéseket a szolgáltatástól? ?
- Nyugdíjas terveket kínálnak?
- Integrálhatók -e a könyvelési szoftverével?
- Milyen back office technológiát használ a szolgáltatás?
- Mik az ügyfélszolgálati órák és módszerek?
- Kinevez egy képviselőt, vagy mindig valaki újhoz utalnak?
- Vannak további adóbevallási díjak több államban?
- Ha az adatokat újra megadja, képes lesz-e azokat felülvizsgálni, mielőtt jóváírják a bérszámfejtésben?
- Milyen gyakran fog hallani róluk?
Mennyibe kerül egy jó bérszámfejtési szolgáltatás?
A bérszámfejtési költségek általában attól függően változnak, hogy milyen szolgáltatásokat szeretne és mire van szüksége. Ennek ellenére van egy szabványos költségstruktúra, amelyet a legtöbb bérszámfejtési szolgáltatás követ. A szokásos fizetési struktúrában fix alapdíj van, amelyet havonta vagy fizetési időszakonként kell felszámítani.
A tipikus bérszámfejtési költségek az ügyfeleknek kínált különféle bérszámfejtési szolgáltatásokból felszámított különböző díjak gyűjteménye. Különféle szolgáltatások állnak rendelkezésre térítés ellenében, és a következők lehetnek:
- A bérszámfejtés kiszervezésének fő költségei
Meg kell jegyezni az első bérszámfejtési szolgáltatás költségeit, ez a munkaerő kiszervezésének fő költsége. A legtöbb bérszámfejtő cég alapcsomagot kínál havi fizetéssel vagy fizetésenként. A fizetés havi 20 és 200 dollár között mozoghat, olyan tényezőktől függően, mint a fizetés gyakorisága, mennyisége, adókövetelményei és szolgáltatási csomagjai.
Egyes gyártók külön, körülbelül 1-2 dolláros ellenőrzési díjat is felszámítanak. A legfeljebb 10 fős kisvállalkozások általában többet fizetnek, mint a nagyvállalatok, mivel a bérszámfejtő cég kedvezményeket kínál a nagyvállalatoknak.
Ha a bérszámfejtő cége hozzáférést igényel a rendszerhez, akkor egyszeri licencdíjat, telepítési díjat, karbantartási és frissítési költségeket számíthat fel. Legyen tisztában ezekkel a potenciális rejtett díjakkal, és mindig kérje az eladótól az átláthatóságot.
Egyes bérszámfejtők csak alapkonfigurációjukban kínálhatják a bérszámfejtést. Ilyen esetekben díjat számíthatnak fel a további szolgáltatásokért, beleértve a közvetlen betéteket, a csekkek előkészítését és a munkavállalói adatok bevitelét. Ezenkívül általában további díjakat kell fizetni a vészhelyzeti változtatásokért vagy a nyugták frissítéséért.
- A bérszámfejtési szolgáltatások költsége
A legtöbb bérszámfejtő cég alaptervében szerepel az adóbevallás, de a legtöbben külön fizetnek az adóhivatalért. Ez magában foglalja az év végi előkészületeket, például a W-2 nyomtatást, postázást és jelentéstételt. A díjak negyedéves vagy havi bérszámfejtési adó előkészítésére is vonatkozhatnak az éves adófeldolgozás mellett. Minden egyes tranzakció akár 50 dollárba vagy annál is többe kerülhet alkalmazottonként. Ha több államban van alkalmazottja, akkor további díjakat számíthat fel.
Minél gyakrabban fizet fizetést alkalmazottainak, annál több költség merül fel. Ha költsége a fizetés gyakoriságától függ, előfordulhat, hogy hetente vagy kéthetente többet költ egy alkalmazottra, mint havonta, mivel kevesebb tranzakció történik havi bérszámfejtéssel.
Például három alkalmazott esetén heti 36,85 dollárt, hetente 41,85 dollárt vagy havi 46,85 dollárt fizethet. Az online bérszámfejtési szolgáltatások általában havi alapdíjat számítanak fel, függetlenül attól, hogy milyen gyakran fizet az alkalmazottaknak. A költségek csökkentése érdekében egyes vállalatok havi fizetési ütemtervet határoznak meg.
Attól függően, hogy melyik vállalattal dolgozik együtt, havonta 25 dollártól 159,57 dollárig fizethet egy online cégért; további díjak merülhetnek fel.
Egyes vállalatok továbbra is ragaszkodnak ahhoz a hagyományos eljáráshoz, hogy a csekkeket közvetlen befizetések helyett kiosztják az alkalmazottaknak. Ha Ön igényli ezt a szolgáltatást, a bérszámfejtő cég különleges díjakat számíthat fel a szokásos földi futáron kívül. A díjak különböző tényezőktől függenek, például a kézbesítés típusától, helyétől, futárszolgálattól és a kormányzati előírásoktól. Azt is vegye figyelembe, hogy a fizetési szállítási költség közvetlenül arányos a bérszámfejtési gyakorisággal.
- A bérszámfejtés kiszervezésének különböző költségei
Mindig olvassa el a finom bélyeget, amikor a vállalatok bérszámfejtését kutatja. Előfordulhat, hogy az „Egyéb” részben említett egyéb költségek vagy kifejezések rejtve vannak. Az alábbiakban bemutatjuk azokat a tipikus kis díjakat, amelyek felhalmozása esetén sokba kerülhet:
- Felülvizsgálati díj alkalmazható az Ön által okozott bérhibák kijavítására; például nem frissítheti a fizetésemelő szolgáltatót vagy az elbocsátott munkavállalót.
- Új fiók telepítési díja.
- Díj a munkavállalói adatbázis frissítéséért, például az alkalmazottak felvételéért vagy eltávolításáért a listából.
- Éves adóbevallási és jelentési díjak minden pénzügyi év végén.
- Fizetés bérszámfejtés alapján igény szerint.
- Létszáma a kedvezményes kamatláb alapvonala alatt van.
Ezek a díjak együttesen kiszámítják, mennyit kell fizetnie a bérszámfejtési szolgáltatásának, így előfordulhat, hogy a fizetés értéke nem egyezik meg a következő céggel.
Ha ezek a kérdések segítettek szűkíteni a választási lehetőségeket, akkor érdemes online megjegyzésekben keresni, vagy áttekinteni a fogyasztói jelentéseket, hogy megbizonyosodhasson arról, hogy az Ön által gondolt vállalatot nem fojtogatja a régi és az új ügyfelek sok panasza. Ez valójában egy piros zászló, amelyet el kell távolítani.
