Vállalkozástulajdonosként, cégvezetőként vagy a társaság egyéb érdekeltjeként Önnek rendszeresen vagy alkalmanként igazgatósági üléseket kell tartania. Mivel ezek a találkozók csoportos kommunikációra és eszmecserére szolgálnak egy vállalat vagy iparág nagy parókája között, meg kell értened, hogyan lehet hatékonyan lebonyolítani ezeket a cél elérése érdekében.
Ha a testületi ülés sikeres, a legtöbb elismerés azé, aki az ülésen elnökölt. És ha nem éri el a célját, akkor a legtöbb hibás ugyanazt a személyt terheli. Az egyetlen különbség a sikeres és a sikertelen megbeszélés között az, hogy a két találkozó hogyan zajlik. Szeretnél sikeres testületi üléseket rendezni, amelyek elérik a célodat? ? A következő tíz tipp a segítségedre lesz.
- 10 ok, amiért az üzleti találkozók időpocsékolás
10 tipp a végrehajtáshoz Sikeres testületi ülés
1) tűzz ki célokat és tervezd meg előre a napirendedet
Az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy időt töltsünk egy értekezleten, ha megkérjük a résztvevőket, hogy álljanak elő ötletekkel vagy javaslatokkal azzal kapcsolatban, hogy miről hallanak először az adott találkozón. Ez a hiba azonban nagyon gyakori.
Ahelyett, hogy értékes időt vesztegetne egy értekezlet ötletbörzéjével, strukturálhatja az értekezletet, és előre közölheti a napirendet a meghívott résztvevőkkel. Így még a találkozó időpontja előtt ötletelhettek, sőt még korrigálhattak is. Ezzel sok időt takaríthat meg, és több munkát végezhet egyetlen találkozón.
2. Vállalja a felelősséget az egész értekezletért
A jó értekezlet a jó vezetés eredménye, ezért irányítsa az értekezletet, és tegye világossá a résztvevők számára, hogy az értekezlet releváns és tömör marad. Állítson be egy órát, ahol mindenki láthatja az órát, hogy megmutassa kollégáinak az értekezleten, hogy valóban értékeli az idejüket. A megbeszélés során ügyeljen arra, hogy megbeszélései a témán belül legyenek. Amikor ez megtörténik, állítsa újra a csoport figyelmét azokra a kérdésekre, amelyek az ülés napirendjén szerepelnek.
3. Engedje meg, hogy mindenki hozzájáruljon
Az értekezlet összehívásának lényege mindenekelőtt a kommunikáció kétirányú áramlásának biztosítása. Ennek érdekében fontos ösztönözni az ülésen jelenlévők őszinte és értelmes hozzászólásait. Az értekezlet vezetőjeként könnyen eshet abba a hibába, hogy az ingujjban hordja véleményét, de ebben az esetben óvatosnak kell lennie, mert az sérti a megbeszélés célját. Kerülje el a kísértést, hogy azonnal visszautasítsa mások hozzászólásait, még akkor is, ha azok megbízhatatlannak vagy ostobának tűnnek.
4. Fejezze be a találkozót egy cselekvési tervvel
A sikeres találkozó egyik ismérve az akcióterv, amely részletezi a megbeszélésen hozott döntések alapján megvalósuló különféle stratégiákat, a végrehajtásért felelősöket, a megvalósítás dátumát és időpontját, valamint a stratégia várható eredményét.
5. Vezessen részletes ülés jegyzőkönyvet
Nagyon fontos, hogy valaki felírja a jegyzőkönyvet vagy az ülés menetét, amely bizonyítja az ülés megtartását, valamint történelmi referenciaként szolgál az ülés során felmerülő kétségek, félreértések tisztázásához.
6. Távolítson el minden zavaró tényezőt a helyszínről
Míg az értekezlet minden résztvevőjétől elvárják, hogy távolítsa el az összes zavaró tényezőt, például az okostelefonokat és a táblagépeket, ugyanúgy elvárható, hogy Ön, mint az értekezlet vezetője minden zavaró tényezőt eltávolítson a megbeszélés helyszínéről. Például, ha egy értekezletet a cége induló helyiségében tartanak, kapcsolja ki a LED TV-t, mert ha folytatja, a résztvevők nehezen tudják rendszeres időközönként megnézni.
7. Soha ne szakíts félbe senkit.
Még akkor is, ha Ön magasabb rendű, mint mindenki más a találkozón, mindig ellen kell állnia a kísértésnek, hogy beavatkozzon, amikor beszélnek. Még ha nagyon nem értesz egyet azzal, amit mondanak, vagy úgy gondolod, hogy ez baromság, hagyd, hogy fejezzék be, mielőtt megvitatják a kérdéseidet.
8. Fordítson maximális figyelmet
Amikor megbeszélsz, mindenki a szemedbe néz, amikor beszél. Ha figyelmesen meghallgatod őket, akkor elmondhatod nekik, hogy tiszteletben tartod a véleményüket, és készen állsz meghallgatni őket. Kevés dolog bosszanthat másokat egy megbeszélésen, mint ha az okostelefonjával babrál, miközben beszélnek, ami azt jelzi, hogy nem értékeled a véleményüket, és maga a találkozó nem fontos számodra.
9. Kezelje jól a konfliktusokat: Ez jellemző a testületi üléseken felmerülő konfliktusokra. Ha ez egy olyan értekezleten történik, amelyen részt vesz, próbálja meg irányítani, amennyire csak lehetséges, anélkül, hogy haragot hagyna senkiben.
10. Ismerje fel és köszönje meg mindenkinek a jelenlévőket.
Az elnökségi ülés végén köszönje meg minden jelenlévő jelenlétét, és köszönje meg az ülésen való részvételt és jelentős hozzájárulását. Mondja el a résztvevőknek, hogy értékeli őket, és ez arra ösztönzi őket, hogy többet vegyenek részt a következő találkozókon.
