Haluatko seurata kulujasi, mutta sinulla ei ole osaamista ja työkaluja? Jos KYLLÄ, tässä on 17 hyödyllistä vinkkiä liiketoiminnan kulujen seuraamiseen ilmaiseksi.
Riippumatta siitä, minkä tyyppistä liiketoimintaa harjoitat tai harjoitat, tulet väistämättä harjoittamaan sitä. Kulumuoto tai muu. Yrityksen käyttämällä rahalla ja sen käytöllä on aina tärkeä rooli sen määrittämisessä, menestyykö yritys vai ei.
Yrityksen, joka käyttää paljon rahaa kuluihin pysyäkseen pinnalla, sen on voitava tuottaa voittoa. Yritykset, joiden liiketoiminnasta aiheutuu suuria kustannuksia, mutta jotka eivät tuota suuria voittoja, leikkaavat ehdottomasti ajan myötä.
Koska kaikkien yritysten on pyrittävä ylläpitämään tasapaino saamiensa voittojen ja kuluttamiensa kustannusten välillä, on välttämätöntä arvioida jatkuvasti kustannuksia. Näiden kustannusten arvioiminen antaa yrittäjille mahdollisuuden päättää, mihin he käyttävät eniten rahaa, ja löytää tapoja minimoida kustannukset. Tyyli
Vähentämällä yrityksen kuluttamaa määrää se voi kasvattaa voittoaan. Mutta ennen liiketoiminnan kulujen arviointia yritysten omistajien on seurattava asianmukaisesti liiketoiminnan kulut. On olemassa erilaisia menetelmiä, joilla voit seurata liiketoiminnan kuluja. Jotkut suosituimmista tavoista seurata liiketoiminnan kuluja ovat paperiasiakirjojen, laskentataulukoiden ja ohjelmistojärjestelmien käyttö.
Valitsemasi menetelmä voi perustua henkilökohtaisiin mieltymyksiin tai asianomaisen liiketoiminnan tyyppiin ja kokoon. Kukin näistä menetelmistä keskittyy liiketoiminnan kulujen järjestämiseen tiettyihin luokkiin ja niiden kulujen päivittämiseen säännöllisesti yrityksen kokonaiskustannusten määrittämiseksi. Seuraavassa on muutamia muita syitä, miksi sinun tulee seurata säännöllisesti liiketoimintasi kuluja.
4 syytä, miksi sinun pitäisi seurata liiketoiminnan kuluja, aloita tänään
a, Paremmat tiedot rahoituksesta ja kassanhallinnasta … Yksi yleisimmistä syistä, miksi useimmat yritykset epäonnistuvat, on rahan puute. Koska kassavirrat ovat niin tärkeitä yrityksen säilymisen kannalta, on järkevää, että älykäs liikemies tai -nainen tekee kaikkensa estääkseen liiketoimintansa kaatumisen. jääköön ansaan. onko se liian vähän?
Yksi tapa tehdä tämä on päivittäinen kulujen hallinta, jotta et mene kuukauden loppuun ja huomaa, että kulut ovat ylittäneet tulot.
Seuraamalla liiketoiminnan kuluja voit hallita kulujasi paremmin, tietää tarkalleen mihin käytät ja kuinka paljon ne ovat arvokkaita. sinä. Näistä päivittäisistä numeroista tulee merkkisi nähdäksesi, oletko ylittänyt kuukausibudjettisi vai et. Koko prosessi auttaa sinua tulemaan taloudellisesti tietoisemmaksi. Näiden tietojen avulla voit havaita ja korjata huonot kulutustottumukset alusta alkaen, ennen kuin ne kaatuvat käsistä.
Säästät paitsi rahaa, mikä vaikuttaa myönteisesti tulokseen, mutta vapautat myös rahaa, jonka voit sijoittaa muihin liiketoiminnan tärkeisiin alueisiin, kuten markkinointiosastoon.
b. Olet paremmin valmistautunut verokauteen ja saat rahat takaisin: verokausi voi olla varsin hektinen, varsinkin jos et ole tarpeeksi valmistautunut; Yritysten omistajat yrittävät usein epätoivoisesti koettaa kerätä kaikki tarvittavat laskut ja kuitit kannettaville tietokoneilleen ja kenkälaatikoilleen.
Mutta sinun ei tarvitse käydä sitä läpi. Pitämällä asianmukaista kirjanpitoa olet aina valmis tulevalle verokaudelle. Älä juokse, hermostu tai murehdi rahan menettämisestä. Näet, että monet kulut ovat verovähennyskelpoisia, mikä tarkoittaa, että voit saada rahat takaisin. Näitä kustannuksia ovat:
- liikelounaat ja kokoukset
- matkapuhelin- ja datamaksut
- matkakulut, kuten polttoaine asiakkaan tapaamiseen
- Toimistotarvikkeet, kuten paperitavarat.
- Vuokrakulut
- Kotitoimiston kulut V: Jos sinulla on kotitoimisto, voit saada kotitoimiston poiston. Jos esimerkiksi kotitoimistosi on 20% koosta, voit vaatia 20% hyvitystä apuohjelmista, ylläpidosta jne.
Mutta voit saada rahasi takaisin vain, jos seuraat, luokittelet ja paljastat nämä liiketoiminnan kulut. Jos et pidä kirjaa tarkasti, jätät ansaitsemasi rahat pöydälle ja veromiehen käsiin.
c. Onnellisemmat työntekijät: Jos hallinnoit työntekijöiden ryhmää, he todennäköisesti lähettävät sinulle kuitit matka-, ateria- ja muista henkilökohtaisista kuluista. Kun seuraat näitä kuluja, voit palauttaa työntekijöillesi rahat ajoissa. Työntekijöiden rahojen korvaaminen tekee heidät onnellisiksi ja estää heitä muistuttamasta sinua jonkin aikaa sitten tehdyistä kuluista.
d. Helppo kannattavuuden määrittäminen: Lähes jokainen yrittäjä osaa laskea kannattavuuden (tulot miinus kulut). Kannattavuus kertoo, jos yrityksesi voi hyvin, se auttaa myös houkuttelemaan sijoittajia, rahoittamaan päivittäistä toimintaa ja auttamaan sinua saamaan rahoitusta.
Kannattavuuden merkitystä ei voi liioitella, mutta ironista kyllä, monet yrittäjät ymmärtävät tämän erittäin heikosti. Tämä johtuu yleensä siitä, että he eivät pysty seuraamaan tulojaan ja kulujaan tarkasti, minkä vuoksi heidän on vaikea todella tietää, missä he ovat.
Onneksi seuraamalla kuluja usein voit määrittää kannattavuutesi nopeasti ilman, että sinun tarvitsee selvittää sitä. ennätyksiä.
Myyntikulujen säännöllinen seuranta estää myös sinua tekemästä perusteltuja arvauksia kannattavuudesta. Monet yritykset tekevät tämän virheen – kun he näkevät myynnin tulevan, he uskovat virheellisesti, että heidän liiketoimintansa on kannattavampaa kuin se todellisuudessa on.
Tässä mielessä tässä on muutamia tapoja, joilla yritys voi seurata menojaan;
4 edullista mutta erittäin tehokasta tapaa seurata yrityksesi kuluja
i. Leger: Jotkut yrittäjät pitävät edelleen vanhentuneita kynää ja paperia kulujensa seurannassa; pääkirjoja voidaan kuitenkin hallinnoida vain pienyrityksille, kuten yksittäiselle yritykselle, ilman työntekijöitä tai suurelle määrälle monimutkaisia tapahtumia, ja seuraamaan siten kulujasi on yhtä helppoa kuin kirjoittaa ne kenttään päivittäin tai kerran viikossa. …
Tule veroaikaan, lisää kululuokat yhteen ja kirjoita ne veroilmoituksesi liitteeseen C. Suuremmassa yrityksessä sinun on etsittävä jotain tehokkaampaa kulujen kattamiseksi oikein.
ii. Ohjelmistot ja laskentataulukot: tietokoneohjelmiston avulla on paljon helpompaa seurata liiketoiminnan kuluja. Esimerkiksi QuickBooksin kaltaisten ohjelmistojen avulla voit luokitella kulut, tallentaa kaikki kulut ja merkitä ne sopivalla luokalla.
Voit myös luoda raportteja kulujen seurantaan eri luokissa. Ohjelmisto on tehokkaampi kuin manuaalinen ja paperipohjainen ohjelmisto ja helpottaa verojen valmistelua, kun tietokone seuraa kuluja ja lisää ne puolestasi. Varmuuskopioi ohjelmistosi päivittäin, jotta et menetä yritystietojasi.
Yritysten omistajat voivat myös seurata liiketoiminnan kuluja laskentataulukoiden avulla. Laskentataulukot ja ohjelmistot käyttävät tietokonepohjaisia lehtiä kulujen seurantaan, kuten paperilehdet. Monet yritykset haluavat käyttää tätä menetelmää kulujen seurannassa, koska se vaatii vähemmän tallennustilaa ja tietueisiin pääsee käsiksi lähes mistä tahansa milloin tahansa.
Tämän menetelmän käyttö voi myös helpottaa myyntikustannusluokkien järjestämistä ja kokonaissummien päivittämistä. Yleisimmät ohjelmiston seurantajärjestelmiin sisältyvät yrityskulut ovat vuokra, apuohjelmat, matkakulut, asiakkaiden viihde, palkat, verot ja tarvikkeet. Pienyritysten kulujen seurantaohjelmisto laskee kustannukset automaattisesti, kun kirjoitat ne, mikä säästää paljon aikaa muihin menetelmiin verrattuna.
iii. Kuitit: Kulutietueet, olivatpa ne sitten tallennettuja tai tallennettu tietokoneeseen, ovat vain osa asiakirjoja, joita tarvitaan yritysveron maksamiseen. Sinun on myös säilytettävä kuitit kuluista. Pienyrityksille, joilla on pieni määrä kuitteja, harmonikka -tyyppinen tiedosto, jossa on tarrat eri kululuokille, kuten mainonta, paperitavarat, postitus jne., Toimii hyvin. Suuren yrityksen arkistokaapin kansiot voivat toimia. Kun olet tallentanut kulut, tallenna kuitti harmonikkatiedoston asianmukaiseen kansioon tai osaan.
iv. Kilometrimäärä Jos käytät henkilökohtaista ajoneuvoasi liiketoiminnassasi, voit veloittaa kiinteän hinnan jokaisesta ajomiljistäsi liiketarkoituksiin, kuten soittamalla asiakkaille tai ajamalla toimistotarvikekauppaan hakemaan tulostuskasetteja. Tätä varten sinun on pidettävä ajokilometriä autossasi ja kirjattava jokaisen matkan alku- ja loppumilometrit sekä matkan tarkoitus. Tämä helpottaa yrityksesi mailien keräämistä vuoden lopussa, mutta toimii myös dokumentaationa, joka oikeuttaa kilometrien vähentämisen IRS: llä.
Liikekulujen seuranta 17 Hyödyllisiä vinkkejä
1. Luo kaupallinen pankkitili: monet yksityisyrittäjät eivät näe tarvetta erottaa liiketoiminta- ja henkilökohtaisia tilejään. Jos sinulla on samanlainen ajattelutapa, on aika luopua siitä ja hankkia yrityspankki. Tarkista aina, tulevatko yrityksesi tulot yritystilillesi, ja käytä yrityslainaa tai sekkitiliä kaikkiin liiketoimintaan liittyviin ostoksiin, jotka voidaan maksaa kortilla.
Jos he tekevät niin, voit siirtää varoja kahden tilin välillä, mutta selkeä ero näiden kahden tilin välillä auttaa sinua seuraamaan liiketoimintaasi ja henkilökohtaisia kuliasi helposti. Yrityspankkitilin luominen luo myös yrityslainan, joka on kätevä, jos tarvitset rahoitusta tulevaisuudessa.
On myös järkevää hankkia yrityskäyttöön suunniteltu luottokortti. Tämä johtuu siitä, että sinun on helpompi järjestää kulut järjestelmällisesti käyttämällä omaa luottokorttia. Sen pitäisi myös olla kätevämpää kuin käteisen kuljettaminen, koska useimmat vähittäiskauppiaat hyväksyvät nyt myös luottokortit pieniin tapahtumiin.
2. Älä luovu kuiteistasi. Älä vain heitä kuitteja pois, vaan kun saat kuitteja liiketoimintaan liittyvistä ostoista, säilytä ne kirjekuorissa tai laatikossa ja säilytä ne sitten kuukausittain järjestetyssä arkistokaapissa. Jos sinut on tarkastettu, saatat tarvita näitä kuitteja todisteeksi yritysostoistasi.
Kuittien kopioiden säilyttäminen kuluista on erittäin hyödyllistä veroilmoituksia tehtäessä. IRS ei tietenkään vaadi kuitteja liiketoiminnan kuluista, jotka eivät ylitä 75 dollaria, mutta on suositeltavaa (erityisesti pienyrityksille) säilyttää ostokuitit liiketoiminnan kulujen tehokkaaseen seurantaan.
3. Käytä online -kalenteria kirjataksesi kulusi niiden syntyessä : Google-kalenterin kaltainen online-kalenterityökalu voi olla erittäin arvokas työkalu toistuvien tai kertaluonteisten kuluilmoitusten määrittämisessä. Käytä tapahtumalomaketta kirjataksesi kulutyypin (esim. Apuohjelmat, vuokra, urakoitsijapalvelut) ja varojen vastaanottajan. Näiden kalenterien avulla voit myös asettaa hälytyksiä, jotka muistuttavat sinua maksamaan tulevista kuluista ennen niiden syntymistä, ja voit tulostaa koko kalenterin viitteeksi seuraavan verojakson tullessa.
4. Seuraa ja analysoi yrityksesi ostoksia ohjelmiston avulla. Useimmat kirjanpito -ohjelmistot tarjoavat mahdollisuuden luoda kululuokkia ja linkittää ne vastaaviin kohteisiin verolomakkeissasi, mikä vähentää veroilmoitusten laatimiseen kuluvaa aikaa. Näitä ohjelmia voidaan käyttää myös tuloslaskelmien laatimiseen, jotta voit helposti arvioida taloudellisen tilanteesi. Sinun asiasi. Liikekulujen seurantaohjelmiston käyttö säästää paljon aikaa, kun verokausi tulee ja sinun on ilmoitettava verosi.
5. Palkkaa kirjanpitäjä: Jos huomaat, että yrityksesi kasvaa ja kulut monimutkaistuvat, sinun kannattaa palkata kirjanpitäjä, joka auttaa sinua käymään läpi kuitit ja laskut ja seuraamaan niitä useita kertoja kirjanpito -ohjelmistossa. tuntia joka kuukausi. Yleensä kirjanpitäjät veloittavat palveluistaan 20–50 dollaria tunnissa, mikä on sen arvoista.
6. Hae apua : Jos olet vasta aloittamassa yritystäsi ja huomaat, että sinulla on vaikeuksia seurata kuluja, sinun tulee hakea apua, jotta voit aloittaa oikealla jalalla.
7. Ole tietoinen paperiasiakirjoista … Jos haluat vähentää suurimman osan kuluistasi, sinun on seurattava ostoksia, kuten kuitteja, peruutettuja sekkejä tai laskuja. Vietä viikon lopussa kuitit tai lataa ne pankki- tai luottokorttisivustoltasi kirjanpito -ohjelmaan. Luokittele kulut aina mainoksiksi, apuohjelmiksi, toimistotarvikkeiksi jne. Sinun on myös säilytettävä kaikki fyysiset yrityskuitit 7 vuoden ajan siltä varalta, että IRS tai verotarkastaja tarvitsee nähdä ne.
8, Leikkaa ylimääräinen: jos menosi ovat yli budjetin, tiedät, että sinun on istuttava alas ja ryhdyttävä varotoimiin. Katso kulujasi nähdäksesi, missä voit leikata.
9. Älä unohda autoa: Seuraa mittarilukemaasi ja muita siihen liittyviä kuluja erikseen ja päivitä se säännöllisesti. Älä vain seuraa, kuinka monta mailia oli pisteestä A pisteeseen B, mutta muista myös tallentaa kilometrimääräsi.
10. Käytä kirjanpito -ohjelmistoa : Kirjanpito -ohjelmiston avulla voit tasapainottaa shekkikirjaasi helposti. Mutta useimmissa ohjelmistoissa on myös lisäominaisuuksia, kuten tuloslaskelman tarkistaminen kuukausittain, neljännesvuosittain tai aina, kun haluat nähdä, missä voitto on. On aika lakata luottamasta laskimiin liiketoiminnan seuraamiseksi.
On olemassa useita kirjanpito -ohjelmia, joiden avulla on helppo seurata ja hallita kuluja. Useimmat niistä ovat erehtymättömiä ja antavat nopeita tuloksia. Kun valitset kirjanpito-ohjelmiston yrityksellesi, muista ostaa ohjelma, joka on tunnettu ja suosittu kirjanpitäjien keskuudessa.
11. Määritä pieni käteisen käsittely. Määritä yksi luotettava henkilö yrityksessä käsittelemään pieniä käteisvaroja, jotta rahasi on helpompi seurata ja välttyä sekaannuksilta ja virheiltä. Vaikka pienet käteisrahat ovat enimmäkseen pieni määrä rahaa, nämä pienet määrät voivat nopeasti muodostaa suuren summan. Laadi selkeät ohjeet siitä, mihin pientä rahaa voidaan käyttää, ja poista tarpeettomat kulut.
12. Älä viivyttele: kirjoita aina kuitit muistiin heti, kun saat ne sen sijaan, että odottaisit niiden kasaantumista. Viivästyminen tässä asiassa voi johtaa taloustietojesi hallinnan menettämiseen. Tietojen dokumentoiminen säännöllisesti säästää aikaa ja varmistaa, että tietueet ovat aina ajan tasalla.
13. Talousarvion säilyttäminen. Talousarvion pitäminen ja ylläpitäminen on erittäin tärkeää kulujen seuraamiseksi. Tarkista viikoittaiset kulut yksityiskohtaisesti ja katso, kuinka hyvin tulosi ovat niitä vasten.
Paikallisesta tilanteesta riippuen saatat kuitenkin joutua säätämään budjettia aika ajoin. Jos tarvetta ilmenee, sinun on tehtävä kaikki tarpeellinen, mutta varmista, että käytät riittävästi varoja yrityksesi kaikille tärkeimmille osastoille. Varaudu myös vararahastoihin.
14. Tunne kirjanpidon perusteet: vaikka aiot palkata asiantuntijan kirjanpitoon puolestasi, yrityksesi on erittäin hyödyllinen, jos olet perehtynyt kirjanpidon perusvälineisiin ja olet aktiivisesti mukana liiketoiminnan pääomanhallinnassa. Raha on erittäin tärkeää liike -elämässä, koska tietämys yrityksen johtamisen taloudellisista näkökohdista on yhtä tärkeää kuin tieto myymästäsi tuotteesta tai palvelusta.
Yritä parhaasi mukaan opiskella aiheita, kuten kirjanpito ja kirjanpito, jotta saat paremman käsityksen sijoituksistasi. Seuraa käteisen liikettä yritykseesi ja sieltä pois; tätä kutsutaan kassavirraksi. Käteisellä tarkoitetaan pankkisi rahaa, jonka kanssa sinun on maksettava työntekijöillesi, toimittajillesi ja velkojillesi. Positiivisen ja negatiivisen kassavirran erojen ja vaikutusten aliarvioiminen voi olla erittäin hyödyllistä yrityksesi taloudelliselle terveydelle.
Positiivinen kassavirta on hyvä koko liiketoiminnalle, ja se osoittaa, että yritykseen menee enemmän rahaa kuin se lähtee. Toisaalta negatiivinen kassavirta osoittaa, että rahaa lähtee enemmän kuin saadaan, eikä tämä ole koskaan hyvä asia. Jos negatiivinen kassavirta ei muutu, liiketoiminta lopetetaan ehdottomasti.
Kassavirran seuranta auttaa sinua seuraamaan rahojasi määrittämällä, onko liian paljon yrityksesi omaisuutta sidottu varastoon, jos sinun on kerättävä velkaa tai jos liiketoiminnan kassavirta ei yksinkertaisesti riitä.
Lisäksi sinun on tutkittava yrityksesi tase. Tase on tilannekuva yrityksesi taloudellisesta asemasta milloin tahansa, ja siinä luetellaan yrityksesi varat ja velat sen nettovarallisuuden saavuttamiseksi. Se antaa myös selkeämmän kuvan siitä, mitä yrityksesi omistaa ja on velkaa milloin tahansa.
15. Suunnittele suuria kuluja: Pidä pääkulut aina perspektiivissä ja suunnittele ne samaan aikaan, kun talouskalenterisi on täydessä kukassa, eikä silloin, kun budjetti on tiukka. On erittäin tärkeää, että kaikki yrittäjät tietävät, mitkä kuukaudet myydään hitaimmin, jotta vältetään tarpeettomat kulut näinä ajanjaksoina. Suunnittele kaikki suuret menot etukäteen valmistautuaksesi lisäkustannuksiin. Tämä auttaa välttämään tarpeetonta lainaamista yrityksen tileiltä. Jos mahdollista, vältä suuria kuluja hitaalla kaudella.
16. Rekisteröi talletuksesi oikein: sinun on varmistettava, että rekisteröimme kaikki yrityksesi talletukset oikein varmistaaksemme, ettet maksa veroja rahasta, jota ei ole sijoitettu liiketoimintaan lainkaan tulona. Ota toimistossa käyttöön järjestelmä, jotta kaikki taloustoimet ovat selkeitä – tiedä mistä rahat tulevat ja minne ne menevät.
Yhteenvetona voidaan todeta, että oman yrityksen perustaminen voi olla varsin jännittävää, mutta yrityksen muuttaminen menestyväksi voi olla varsin hankalaa. Useiden nousujen lisäksi tulee useita laskuja. Sinun on saatava tieto ja tekniikka toimimaan eduksesi selviytyäksesi vastoinkäymisistä, ja yllä olevien vinkkien pitäisi myös auttaa sinua valmistautumaan myrskyihin ja säätilaan pitäen samalla kustannukset alhaisina ja tulot korkeina.
