Usein sanotaan, että tapahtumasuunnittelijat liukuvat ympäriinsä näyttäen kootulta ja rauhalliselta, kun he meloivat veden alla pitääkseen asiat paikoillaan. Kaupallisen tapahtuman, olipa se sitten julkinen tapahtuma, konferenssi, varainkeräys tai jopa messu, katsominen ei ole eri asia kuin pienyrityksen katsominen mikrokosmossa. Tämä edellyttää suurta tarkkuutta, ideoiden luomista, tapahtumaohjelmistojen hallintaa, suunnittelua, taloushallintoa, logistiikkaa ja turvallisuutta sekä myynti- ja markkinointielementtejä.
Tässä on 10 parasta vinkkiä hyvän liiketapahtuman järjestämiseen.
Asettaa tavoitteita
Tämä on hyvä lähtökohta hyvälle kaupalliselle tapahtumalle. Sinun on kysyttävä itseltäsi, miksi järjestät tietyn tapahtuman? Hyviä syitä voivat olla uuden kampanjan käynnistäminen, tulojen tuottaminen, brändin mainostaminen, oppimisen lisääminen. Varmista, että olet merkitty tavoitteisiisi.
Sisällön muoto ja muotoilu
Kun olet kartoitanut ja jos olet päättänyt, että live -tapahtuma käyttää budjettiasi parhaiten tavoitteidesi saavuttamiseen, ja toteutettavuustutkimuksen jälkeen on seuraavaksi harkittava sopivaa muotoa. Onko tapahtuma esimerkiksi tarkoitus luoda laaja julkinen tapahtuma tai markkinarako, joten se määrittää tarpeen rakentaa projektiryhmä, joka varmistaa, että luova ja logistinen ajattelu on ajan tasalla.
Tapahtumasuunnittelu
Laajemmin tapahtumaprosessit voidaan jakaa kolmeen ryhmään: markkinointi, sisältö ja logistiikka. Jokainen yritystapahtuma tarvitsee rahoitussuunnitelman ja yksityiskohtaisen hankeraportin, jossa eritellään kaikki resurssit, aikataulut ja vastuut ensimmäisen luokan yritystapahtuman järjestämiseksi. Riskienhallinta ja varautumiset on myös otettava käyttöön. Ajoitus on myös erittäin tärkeä. Salli liukastuminen toimintasuunnitelmassasi äläkä koskaan aliarvioi aikaa, joka kuluu sisällön saamiseen valmiista projektista.
logistiikka
Kaupallisissa tapahtumissa on joitakin sopimuksia, joista sinun on ehkä neuvoteltava, kuten markkinoijat, kuljetukset, luottamusmiehet, lattiat, ihmisten esteet, terveys- ja turvallisuuskonsultti, vakuutus, lipputulot ja lisenssit. Suhteiden maksimointi on ratkaisevan tärkeää laadukkaan palvelun tarjoamisessa, ja se on usein hyvä vertailukohde sen tunnistamisessa, kuka on vastuussa toimituksista paikan päällä. Yksi kassavirran kannalta tärkeä elementti on kysyä, milloin toimittajat pyytävät maksua. Luota minuun, mikään tapahtumasuunnittelija ei halua maksaa palveluista ennen kuin osallistujat ovat keränneet lippunsa. Sinun tulisi myös kysyä, voitko maksaa osissa, mikä on hyvä tapa säästää rahaa ehdotetussa budjetissa.
Seuranta ja arviointi
Seuranta ja arviointi on suunniteltava ennen tapahtuman alkua, ei sen jälkeen. Tällä varmistetaan, että kaikki liikearvo aktivoidaan ja hyvä energia muuttuu liiketoiminnan kehittämiseksi. Tapahtumasuunnittelijana olet innoissasi siitä, että sinulla on hieno yritystapahtuma asiakkaiden palautteen perusteella. Jos palaute on negatiivista, on etuoikeus tarjota mahdollisuus parantaa ja suunnitella paremmin seurantatoimia. Palautteen ei pitäisi tuottaa sinulle pettymystä, mutta sen pitäisi kannustaa elvyttämään peliäsi tulevaisuudessa.
Johtopäätös
Tapahtumasuunnittelijana hyvä tapa luoda ensimmäisen luokan yritystapahtuma riippuu paljon tavoitteistasi, huolellisesta suunnittelusta, logistiikasta ja arvioista. Jos pystyt noudattamaan selkeästi yllä olevia vinkkejä, olet hyvin matkalla kohti huippuluokan kaupallista tapahtumaa.
