Harvat asiat voivat olla onnellisempia kuin oman yrityksen hoitaminen kotoa käsin. Pomo ei hengitä niskaan. Ei ole tylsiä kokouksia osallistua. Eikä meillä ole pitkiä ruuhka -aikamatkoja.
Vaikka kotoa käsin työskentely voi olla todella palkitseva kokemus, on helppo ihastua olemalla yksin ja olemalla vapaa monista asioista kerralla. Ja voit helposti unohtaa menestyvän liiketoiminnan perussäännöt, kun 10 tuntia on vain sinä, tietokoneesi ja kotisi häiriötekijä.
Jotta pysyt ajan tasalla kotiyrityksen kanssa, sinun on oltava organisoitunut. Kotiyrityksesi menestys riippuu paljon siitä, kuinka järjestetty kotiyritys on. … Tässä viestissä käsitellään viittä todistettua vinkkiä siitä, miten aloittaa kotitoiminta ja pitää se sujuvasti.
Kuinka järjestää onnistuneesti kotitoimiston toimisto
a. Luo oma kotitoimisto. … Ensimmäinen askel kotiyrityksen aloittamisessa on varata kotiisi tietty alue yrityksen hoitamiseen. Tämän tilan pitäisi olla helposti mitattavissa (eli työaikasi ei saisi riippua muiden perheenjäsenten aikatauluista ).
Lisäksi kotitoimistosi tulisi olla hiljainen ja vapaa kaikentyyppisistä häiriöistä. Et halua, että asiakkaasi kuulee pikkutyttösi itkevän tai naureskelevan taustalla, kun he puhuvat sinulle vakavista asioista puhelimessa.
Tärkeintä on pitää kotitoimistosi mukavana. Vietät huomattavan osan päivästäsi, jos joudut pysähtymään kymmenen minuutin välein vain venyttääksesi jalkojasi, koska tuolisi ei ole kovin mukava. Hiljainen ja mukava toimisto auttaa sinua pysymään keskittyneenä ja lisäämään tuottavuutta.
b. Järjestä päiväsi: kuinka hyvin yrityksesi on organisoitu, riippuu paljon siitä, kuinka hyvin olet organisoitunut yrityksen omistajana. Jotta voit aloittaa kotiyrityksen, sinun on oltava organisoitu.
Monet kotiyritysten omistajat käyttävät hyväkseen omaa pomoaan. Koska heillä ei enää ole pomoa, joka seisoo ja valvoo heitä varmistaakseen, että he saavat työnsä tehtyä, he antavat rennosti aikaa liukua pois, kun he saavat muutaman minuutin television. lemmikkejä muutamaksi minuutiksi tai muihin vähäisiin tehtäviin. laiminlyö heidän liiketoimintansa.
Joten välttääksesi joutumasta tähän ansaan, luo samanlainen työrakenne kuin sinulla olisi, jos työskentelisit pomon johdolla. Varaa alkamis- ja päättymisajat ja varaa tietyt tunnit tietyille toiminnoille. Yleensä on hyvä idea viettää päivän ensimmäinen tunti uusien asiakkaiden etsimiseen ja siirtyä sitten muihin liiketoiminnan osa -alueisiin.
v. Yritä välttää paperia mahdollisimman paljon. Yleensä paperin käsittely kestää kauan. Ja olisit säästänyt suurimman osan ajasta tietokoneella. Siksi on parasta tallentaa yritystodistukset sähköisesti. Tällä tavalla tallennus ja haku voidaan tehdä sekunneissa, ja voit tehdä enemmän työaikana.
Vaikka aina on houkutus tulostaa kaikki paperitiedostojen tiedot, tee sopimus itsesi kanssa tulostamaan vain ne tiedot, jotka todella on tulostettava. Jos et vastusta tätä kiusausta, alat pian käsitellä valtavia paperimääriä.
d. Järjestä asiakirjasi (jos sinun on käytettävä niitä) – … Joissakin tapauksissa paperinkäsittely on väistämätöntä, esimerkiksi silloin, kun sinun on tallennettava tärkeät yritystiedot ja asiakastiedot paperitiedostoihin. Luo tässä tapauksessa kotitoimiston tiedostojärjestelmä, jonka avulla voit helposti löytää tärkeät asiakirjat. Jos työpöydälläsi on riittävästi tilaa, käytä pöydän päällä olevaa pystysuoraa säilytystilaa, jotta tärkeät tiedostot pysyvät edessä ja keskellä. Kaikkien tiedostojen tai asiakirjojen, joihin sinun on viitattava usein, on oltava ulottuvilla.
e. Ryhdy kaikkien kauppojen tunkiksi: Kotiyrityksen omistajana pelaat monia rooleja. Olet kaikessa yrityksellesi, mukaan lukien toimitusjohtaja, presidentti, sihteeri, toimistopäällikkö, tekninen tuki ja kaikki muu. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun on tiedettävä, miten kukin näistä ihmisistä tekee oman osuutensa yrityksessä.
Perustason toimistotaitojen lisäksi sinun on myös opittava vianmääritys teknisistä perusongelmista. Sinun pitäisi esimerkiksi pystyä korjaamaan pienet ongelmat tietokoneellasi tai kopiokoneellasi, koska et ole palkannut toista tekemään tätä. Jos et opi korjaamaan tällaisia virheitä, vietät tuntikausia työaikaa odottaen, että joku muu tekee sen puolestasi.
Nyt sinun ei tarvitse tulla asiantuntijaksi, mutta varmista, että sinulla on perustiedot. ymmärrystä teknisestä tuesta, kirjanpidosta ja niin edelleen. Jos et käytä paljon aikaa, jonkun palkkaaminen tekemään kaiken puolestasi tulee liian kalliiksi.
10 hienoa tapaa järjestää tilaa ja tiedostoja kotitoimistollesi
Olitpa johtamassa kotiyritystä tai johtamassa yritystäsi kotoa, tämä on yksi tehokkuuden ja tuottavuuden avaimista. se on erottaa yrityksesi henkilökohtaisesta elämästäsi. miten ? Voit saavuttaa tämän järjestämällä yrityksellesi järjestetyn kotitoimiston. Täällä voit tallentaa tiedostosi, kommunikoida työntekijöidesi ja asiakkaiden kanssa, seurata kirjanpitoa, seurata markkinointiasi ja kunkin tulosta sekä ratkaista muita yritykseesi liittyviä tehtäviä.
Kotitoimistosi organisointi voi pitkälti määrittää, kuinka tuottava ja menestyvä olet yrittäjänä. Joten tämä on yksi näkökohta, jota ei pidä ottaa kevyesti. Tässä on viisi vinkkiä siitä, miten voit muuttaa kotitoimistosi mukavaksi, nautinnolliseksi, tehokkaaksi ja organisoiduksi työtilaksi.
1. Etsi ihanteellinen sijainti: Ensimmäinen askel järjestäytyneen kotitoimiston luomisessa on varmistaa, että sinulla on tilaa yksinomaan kotitoimistollesi. Kotitoimistosi ei ole tehokas, jos siirrät sitä jatkuvasti kaapistasi kauppaan ja vierashuoneeseesi. Sen sijaan, että vaeltaisit kotisi ympärillä etsimällä täydellistä sijaintia, valitse yksi paikka ja tee siitä pysyvä kotitoimistosi.
Ihanteellinen tilasi on poissa jalankulkuliikenteen tieltä. Et halua häiritä kaikkia, jotka kävelevät ohi, eikä tilaa saa altistaa melulle. Et todellakaan halua, että asiakkaat kuulevat lastesi itkevän taustalla, kun he ovat puhelimessa kanssasi.
2. Tee siitä mukava sinulle: ihanteellinen kotitoimistosi – ergonomisesti mukava sinulle. Tulet vähemmän tuottavaksi, jos työympäristösi tekee sinut epämukavaksi. Jos tuolisi heikentää jalkojasi tai työpöydälläsi ei ole tarvittavaa tilaa, vietät paljon aikaa vaeltelemalla talon ympäri kokeilemalla muita osia mukavuustason saavuttamiseksi.
Osta pehmeä tuoli, jotta voit istua mukavasti muutaman tunnin ajan. Hanki pöytä, joka ei ole liian korkea tai matala, muuten valitat selkäkipuista jokaisen työpäivän jälkeen. Ja jätä runsaasti tilaa venyttää jalkasi ja kävellä.
Voit pyytää ammattilaista tulemaan kotiisi arvioimaan työpaikkasi ergonomiaa ja tekemään tarvittavat muutokset. Lisäksi voit tehdä sen itse käyttämällä online -resursseja, jotka näyttävät sinulle, kuinka luoda ergonomisesti täydellinen toimisto kotiyrityksellesi.
3. Puhdista kaikki sotku- … Kotitoimistosi sotku pitää sinut järjestyksessä. Jos työpöydälläsi on esineitä, jotka eivät liity yritykseesi, kuten leluja tai kirjoja lapsille, poista ne ensin. Kotitoimistossasi tarvitaan vain asioita, jotka liittyvät liiketoimintaasi. Ei mitään muuta!
Kun olet poistanut ei -toivotut kohteet kotitoimistostasi, sinun on vielä järjestettävä niihin liittyvät kohteet. Siellä on kaappi tiedostojen ja asiakirjojen järjestämiseen. Niiden ei pitäisi olla työpöydälläsi, paitsi mitä parhaillaan työskentelet.
Paperityön lisäksi kaapelit lisäävät myös sotkua kotitoimistossa. Ne keräävät pölyä, puristavat jalkasi ja tekevät toimistosi epäjärjestykseen. Hallitse siis kaapeleita sitomalla ne siististi yhteen nippusiteillä tai nosta ne kokonaan lattiasta kiinnittämällä ne työpöydän pohjaan tarttuvilla johdonpidikkeillä. Voit vähentää kaapeleiden käyttöä harkitsemalla langattomien laitteiden, kuten langattoman näppäimistön ja langattoman hiiren, käyttöä.
4. Poista tarpeettomat asiat: tarpeettomien tavaroiden säilyttäminen kotitoimistossasi voi itse asiassa heikentää tuottavuuttasi. Käytät esimerkiksi enemmän aikaa tarvitsemasi paperin tai tiedoston etsimiseen, koska se on piilotettu useiden muiden alle, joita et enää tarvitse. Ratkaisu? Poista kaikki hyödyttömät tiedostot ja asiakirjat löytääksesi tiedostot ja asiakirjat nopeasti seuraavalla kerralla.
5. Käytä paperitonta mahdollisuuksien mukaan. … Paperi on yksi syy kotitoimistosi epäjärjestykseen. Mitä vähemmän paperia sinulla on, sitä vähemmän työtä joudut tekemään joka kerta, kun asennat toimiston. Yritä siis korvata paperin käyttö tietokoneella. Nämä tiedostot voidaan yksinkertaisesti korvata tietokonetiedostoilla, ja nämä asiakirjat voidaan korvata joko Microsoft Word -asiakirjoilla tai skannatuilla kopioilla.
Suunnittelemalla vähemmän kotipohjaisen järjestelmän kotitoimistollesi, saat paitsi järjestäytyneemmän toimiston, myös löydät tiedostot ja asiakirjat nopeasti, kun niitä tarvitset. Käytä vain tietokoneesi hakukenttää, ja haluamasi tiedosto näkyy siellä, missä olet tallentanut sen!
Kuinka järjestää kotipöytä
Työpaikan organisointi on yksi usein aliarvioiduista tekijöistä, jotka voivat vaikuttaa kotiliiketoimintasi menestykseen. Vaikka kotitoimiston järjestäminen on organisoitua ja sotkua, se saattaa tuntua helpolta, mutta monet kodin yrittäjät pitävät sitä yhtenä suurimmista haasteistaan. Sinun on kuitenkin pidettävä työpöytäsi siistinä, koska tämä on kotitoimistosi, jossa vietät suurimman osan ajastasi kotiyrittäjänä.
Nyt saatat kysyä, miksi sinun on pidettävä kodin työpöytä järjestyksessä. Ja saatat ajatella, että mikään muu kuin maalaisjärki sanelee sen. Mutta tässä on paljon muutakin. Ja tässä on joitain etuja:
- Löydät nopeasti tiettyjä kohteita. Sinun ei esimerkiksi tarvitse viettää paljon aikaa paperiasiakirjojen etsimiseen löytääksesi vain yhden tarvitsemasi asiakirjan.
- Tulet tuottavammaksi. Mitä helpommin löydät kaiken tarvitsemasi, sitä nopeammin suoritat tehtävät ja saavutat enemmän rajoitetussa ajassa.
- Teet hyvän vaikutuksen ihmisiin, jotka näkevät työalueesi. Vaikka toimistosi voi sijaita kotonasi, on joskus tilanteita, joissa sinun on ehkä asetettava asiakkaita tai työntekijöitä kotitoimistosi työpöydälle.
- Psykologisesti voitat, jos näet siistin ja houkuttelevan pöydän jokaisen alussa. työpäivän aikana ja kun voit keskittyä enemmän työhösi ilman liikaa näköhäiriöitä.
Toivon, että olet jo vakuuttunut siitä, että hyvin järjestetty kotipöytä on oma etusi, joten siirryn nyt paljastamaan muutamia todistettuja vinkkejä kotitoimistosi järjestämiseen.
i. Erota henkilökohtaiset ja yritystarvikkeet. … Monta kertaa teet henkilökohtaisia tehtäviä työpaikalla, kuten maksat sähkölaskuja ja järjestät henkilökohtaista taloutta. Tätä ei aina voida välttää, mutta yritä aina erottaa henkilökohtaiset asiat niin paljon kuin mahdollista. Itse asiassa on hyvä idea nimetä kotitoimistollesi erillinen työpöytä henkilökohtaisille tiedostoille – edellyttäen, että siihen on riittävästi tilaa.
Henkilökohtaisten ja yritystarvikkeiden erottaminen vähentää kotipöydän sotkua välttämällä sekaannuksia ja säästää kiusausta työskennellä henkilökohtaisten ja yritysprojektien parissa samanaikaisesti.
ii. Pidä tietokone poissa työpöydältä: … Jos työpöytäsi on riittävän suuri, on suositeltavaa sijoittaa tietokone erilliselle pöydälle ja sijoittaa se 90 asteen kulmaan päätyöpöytään nähden. Näin pääpöydälläsi on enemmän tilaa nykyisille projektikohteillesi ja säännöllisesti käyttämillesi toimistotarvikkeille. Jos haluat siirtyä helposti työpöydän ja tietokoneen välillä, osta kääntyvä tuoli.
iii. Poista tarpeettomat tavarat: Kotitoimistosi työpöydästä voi helposti tulla arkistoon monille muille kuin liike-elämän tavaroille, kuten lasten leluille, valokuville, kirjoille, mukille ja CD-levyille. Jos muut ihmiset yleensä laittavat ne sinne, poista ne aina ja aseta ne takaisin paikalleen. Mutta jos olet tavallinen syyllinen, luopu tästä tavasta; aseta ne aina oikeaan paikkaan käytön jälkeen. Jos tällaisille tavaroille ei ole tällä hetkellä kotia, aseta toimistoosi suuri laatikko tai kontti, johon voit sijoittaa ne väliaikaisesti.
iv. Käytä aina laatikoitasi: … Vaikka useimmissa toimistopöydissä on kaksi tai kolme laatikkoa, useimmat ihmiset jättävät esineitä pöydälle sen sijaan, että pitäisivät niitä laatikossa. Toimistotarvikkeet ja paperit ovat toinen sotkun lähde, joten sinun on säilytettävä ne laatikossa, jossa voit helposti arvioida niitä tarvittaessa. Jos työpöydälläsi on useita laatikoita, käytä ylimmän laatikon (joka on helpoin saada ) tavaroille, joita käytät säännöllisesti.
v. Luo lisää tallennustilaa. Työpöytäsi on rajallinen. Vaikka pidät kaikki tiedostot laatikoissa, ei kestä kauaa, ennen kuin löydät lisää tiedostotilaa. Sen sijaan, että pinoisit tiedostoja työpöydällesi tai lattiallesi, osta vain halpoja kaappeja tai laatikoita toimistokaupastasi. Parempi vielä, voit löytää tyhjän tietokoneen paperilaatikon ja käyttää sitä ei -aktiivisten tiedostojen tallentamiseen. Muista sijoittaa nämä passiiviset tiedostot tiettyyn järjestykseen, jotta löydät ne helposti, kun tarvitset niitä tulevaisuudessa.
vi. Poista tarpeettomat tavarat välittömästi: … Jos kotitoimistossasi ei vielä ole roskakoria, hanki se mahdollisimman pian. Yksi syy siihen, miksi toimistopöytäsi voi nopeasti sotkea, on jättää tarpeettomat tavarat siihen. Kun poistat käsitellyt sähköpostit, vanhat tilit, rikkinäiset tiedostot ja muut kohteet, voit pitää työpöytäsi sujuvana.
Kuinka järjestää kotitiedostotiedostot
Joidenkin asiantuntijoiden mukaan kotitoimistosi järjestäminen voi vaikuttaa suoraan siihen, kuinka tehokkaasti käytät sitä ja kuinka tuottava olet. Erityisesti toimistotiedostot ja kansiot voivat muuttua nopeasti epäjärjestyneeksi sotkuksi, jos et vaihda oikeaa tallennusjärjestelmää.
Vaikka sinulla on mahdollisuus palkata ammattimainen järjestäjä, joka auttaa sinua järjestämään kotitiedostojasi, se tulee liian kalliiksi, koska sinun on järjestettävä tiedostosi säännöllisin väliajoin. Useimmat yritykset eivät voi tehdä ilman paperia, mikä selittää sen, miksi yritykset tuottavat yli 30 miljardia asiakirjaa vuodessa.
Joten sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin oppia järjestämään kotisi yritystiedostot itse. Kun siitä tulee osa sinua, voit ylläpitää järjestystä ja järjestystä kotitoimistossasi ja löytää milloin tahansa helposti tarvitsemasi tiedoston tai asiakirjan. Alla on ohjeita kodin yritystiedostojen järjestämiseen.
a. Lähetä uusia asiakirjoja, älä lisää niitä: … Jos haluat säilyttää järjestetyn arkistointijärjestelmän kotitoimistossasi, sinun on löydettävä ainoa paikka saapuvien asiakirjojen tallentamiseen. Tämä voi olla kirjealusta, tiedostokansio, roskakori tai laatikko. Useimmissa tapauksissa saapuvat asiakirjat ovat syyllisiä tiedostojen uudelleenjärjestämiseen sen jälkeen, kun olet järjestänyt ne aiemmin.
Jos kaikki saapuvat asiakirjat tallennetaan yhteen paikkaan sen sijaan, että ne jakautuisivat koko toimistopöydälle, sinun on paljon helpompi käsitellä niitä, kun olet valmis. Ja sinun on helpompi ylläpitää järjestäytynyttä rekisteröintijärjestelmää, koska voit helposti sijoittaa ne sinne, missä niiden on oltava vierailun jälkeen.
b. Toimi nopeasti. Kun saat uuden kirjeen tai muun asiakirjan, voit tehdä sen kanssa vain kaksi asiaa: toimia tai tuhota sen. On suositeltavaa, että sinulla on erityinen kansio nimeltä ACTION. Tämä kansio sisältää kaikki asiakirjat, asiakirjat tai tiedostot, jotka sinun on toimittava kiireellisesti. Kaikki asiakirjat, jotka vaativat toimenpiteitä, sijoitetaan kansioon.
Jos toimintotiedostostasi tulee liian hankala, voit luokitella sen siten, että jokainen luokka sijoitetaan erillisiin kansioihin. Sinulla voi olla Laskut maksettava -kansio, Luettavat artikkelit ja Puhelut -kansio. Tämä auttaa sinua järjestämään toimintojen kansion entisestään.
Poista mainosviestit ja muut tarpeettomiksi katsomasi asiakirjat välittömästi. Vastusta kiusausta pitää ne, ajattelemalla, että saatat silti tarvita niitä. Tämä ajatus on yksi yleisimmistä syistä, miksi ihmiset keräävät roskia toimistoihinsa. Jopa minkä tahansa asiakirjan käsittelyn jälkeen voit säilyttää sen myöhempää käyttöä varten tai hävittää sen. Jos olet varma, että et enää tarvitse sitä tulevaisuudessa, poista se heti. Mutta jos olet varma, että tarvitset sitä myöhemmin, rekisteröi se sen mukaisesti.
c. Lähetä tiedosto sen mukaisesti: … Mitä tulee tulevaisuudessa tarvittaviin asiakirjoihin, sinun tulee arkistoida ne asianmukaisesti, jotta et tuhlaa muutamaa minuuttia kallisarvoisesta ajastasi etsiessään niitä, kun tarvitset niitä. On monia tapoja lähettää asiakirjasi, mutta Kaksi yleisintä tapaa ovat perusaakkosjärjestys ja luokkien järjestäminen. Teet valintasi käsiteltävien tietojen tyypin mukaan.
- Perus aakkosellinen organisaatio-: Käytä tätä menetelmää toimistosi tiedostojen kansioiden järjestämiseen, jos sinulla on suuri asiakasryhmä, jota sinun on ylläpidettävä. Kirjoita jokaiselle asiakkaalle etunimi, pilkku ja etunimi. Aseta tarra sitten asiakastietokansion reunaan. Lajittele sitten kaikki kansiot sukunimen mukaan ( ja etunimi, jos sinulla on kaksi asiakasta, joilla on sama sukunimi ). Aseta sitten aakkoskansio arkistokaapin jokaiseen laatikkoon ylhäältä alas. Merkitse lopuksi jokaisen painoksen ulkopuolelle tämän laatikon sisältämien nimien ensimmäinen kirjain. Esimerkiksi A -E, G -K, L -O jne.
- Organisaatioluokka-: … Tämä menetelmä on suositeltava, jos käsittelet monia erityyppisiä asiakirjoja. Sinulla voi esimerkiksi olla eri kansio työntekijöiden tiedostoille, asiakastiedostoille, toimittajatiedostoille, allekirjoitetuille sopimuksille, markkinointisuunnitelmille ja niin edelleen. Kirjoita jokaisen järjestämäsi luokan nimi tarraan ja laita se kuhunkin tiedostoon. Kirjoita sitten tiedoston yläosaan pienillä kirjaimilla sen kansion nimi, johon tiedosto kuuluu. Tämä auttaa sinua lajittelemaan tiedostosi helposti omiin kansioihinsa.
