Skal du betale din virksomheds lønningsliste? Hvis JA, her er en detaljeret guide til, hvordan du finder den perfekte løntjeneste til din virksomhed, og hvor meget det koster.
Mange virksomheder er kendt for at have kæmpet med lønfejl under forløbet. deres liv. Det fandt ud af, at IRS hvert år straffer en ud af tre virksomhedsejere for lønfejl på grund af forkert indgivelse af lønsumsafgift.
Selvom fejl ikke er så almindelige, kan det stadig koste dig på andre måder at lave din egen løn. Den værdifulde tid og energi, du bruger på at finde ud af, hvor mange penge du skylder, kan bruges til at tjene penge, hvorfor mange virksomheder vender sig til at hjælpe, når det kommer til deres lønstjenester.
Hvad er lønningsliste?
Lønningssoftware bruges til at designe, automatisere og administrere medarbejderlønningsprocessen, som omfatter beregning af betalinger, tilbageholdelse af medarbejderskat og månedlige betalinger til medarbejdernes bankkonti eller enhver anden betalingsmetode.
At vælge den bedste løntjeneste til dine behov kan hjælpe dig med at reducere lønfejl til et minimum. Igen vil en god lønningstjeneste i det mindste modtage kontrol til tiden for både IRS og dine medarbejdere, mens den tager størstedelen af arbejdsbyrden fra allerede belastede skuldre.
I denne guide dækker vi alt, hvad du har brug for at vide om den ideelle løntjeneste, hvad disse tjenester tilbyder, hvordan du vælger en, og hvor meget de koster.
Hvorfor har du brug for en perfekt løntjeneste?
Der er mange grunde til, at du har brug for at få en god løntjeneste til din virksomhed, og nogle af dem inkluderer:
- For at hjælpe med lønbehandling
I betragtning af niveauet af fejl i lønbehandling, har mange forretningsfolk virkelig brug for hjælp til deres løntjenester. Online lønningstjenester beregner automatisk, hvor mange medarbejdere der skal have løn for hver lønningsdag. Systemerne tager hensyn til lønsatser, vagtforskelle, overarbejde, feriepenge og skatter samt sociale ydelser og fradrag på egen hånd.
- Levering med direkte betaling
En anden arbejdsbyrde, som lønningstjenesten er fritaget for, er at skulle betale løn eller checks direkte til dine medarbejdere. En god lønningstjeneste betaler medarbejdere med direkte indbetaling, forudbetalte betalingskort eller papirkontrol, alt efter hvad du foretrækker.
- Arkiv- og lønsumsafgifter
En god beregningstjeneste hjælper dig også med at trække og tilbageholde medarbejderskat og indgive selvangivelser. Disse tjenester kan tilbageholde medarbejderafgifter, indgive kvartalsvise selvangivelser og betale kildeskatter til de relevante lokale, statslige og føderale agenturer.
De udsteder også W-2 og 1099 medarbejderskemaer i slutningen af året. Nogle tjenester tilbyder en fejlfri garanti. Hvis der begås en fejl, vil disse lønninger rette det og betale eventuelle sanktioner eller renter.
- De advarer den nye medarbejder
Husk, at arbejdsgiverne altid har meget travlt, og at små detaljer altid kan falme fra hukommelsen, hvilket kan føre til bøder. En god løntjeneste kan hjælpe dig med at rapportere nye ansættelser til regeringen på dine vegne og dermed aflaste dig for byrden.
- Det kan levere softwareintegration til din virksomhed
En god løntjeneste bør kunne integreres med de forskellige lønrelaterede programmer, som din virksomhed allerede bruger, såsom regnskabssoftware, tidsfremmødesystemer og software til menneskelige ressourcer.
- Hjælper med medarbejdernes tidsstyring
Mange af disse løntjenester administrerer fakturerbar tid ved at spore, hvor mange ferier og sygetimer medarbejdere tjente, og hvor meget de brugte. Nogle lønløsninger gør det endda lettere at anmode om og bekræfte en fridag.
- De giver løn undervejs
En god fordel, din løn kan give dig, er, at den giver dig mulighed for at se din løn undervejs. Mange systemer tilbyder mobilapps eller mobilvenlige websteder, der giver virksomheder mulighed for at administrere og administrere lønninger fra smartphones eller tablets. De giver også detaljerede løn- og arbejdsrapporter, der kan give et dybere indblik i, hvordan en virksomhed klarer sig.
- Du får masser af arbejde fra dine skuldre
Den største fordel ved online løntjenester er, at alt arbejde – lønningsløn, skattebetalinger, årsskatteformularer osv. – udføres for dig.I disse systemer kan lønningen normalt startes på få sekunder. Minutter.
Karakteristika, der forventes af en ideel løntjeneste
Når du tænker på at få en lønningstjeneste til din virksomhed, skal du overveje, at ikke alle lønudbydere tilbyder det samme serviceniveau. Men for at dit lønsystem kan tjene dig optimalt, skal det have visse funktioner. Nogle af disse funktioner omfatter:
en. Flere betalingsmuligheder. En af de ting, du bør forvente af dit lønsystem, hvis det vil tjene dig bedre, er at have flere betalingsmuligheder. Inden du vælger en tjeneste, bør du overveje, om den tilbyder flere betalingsmuligheder, f.eks. Direkte indbetaling, papircheck eller forudbetalte betalingskort.
Du bør også kontrollere, om udbyderen tilbyder flere lønsatser, lønudbetalinger, betalt ferieledelse, arbejdskompensationsstyring, arbejdsløshedsforsikring og detaljerede lønrapporter.
b. Omkostninger ved arbejde: at drive virksomhed er dyrt, så du skal bruge enhver lejlighed til at spare penge. Når du vælger en lønstjeneste til din virksomhed, bør du således kunne få en, der tilbyder dig en rimelig pris. Ud over omkostninger skal du afgøre, om en servicekontrakt er påkrævet.
Mange tjenester fungerer månedligt uden langtidskontrakter, mens andre kræver en årlig forpligtelse, og det er også vigtigt at overveje, om du betaler efter måned eller efter lønperiode.
Afhængigt af hvor ofte du kører lønningslisten, kan den type struktur, du vælger, have en høj pris. Der er altid noget for enhver smag, så du bør vælge den software, der passer bedst til dit budget og samtidig har alle de funktioner, du har brug for.
c. Brugervenlig: Det nytter ikke noget at få en lønningsliste, der vil være vanskelig for dig og dine medarbejdere at bruge. Så når du leder efter den perfekte løntjeneste til din virksomhed, så prøv at finde en, der er meget let at bruge. Det skal have en grænseflade, der giver dig mulighed for at starte lønsystemet og tilføje medarbejdere til systemet på få minutter.
At bruge timer på at finde ud af, hvordan det fungerer, eller altid ringe til Help Desk, så du kan komme igennem, virker ikke som en god idé. Vælg snarere en, der giver dig mulighed for at betale dine medarbejdere, sende dem lønninger og automatisk sende data til din regnskabssystem hurtigst muligt. For at din løntjeneste kan betragtes som brugervenlig, skal den have:
- Intuitiv menustruktur
- Læselig tekst
- Knapper, der er tydeligt mærket, og som fortæller dig, hvad du skal gøre (og hvad der sker, når du trykker på dem).
- Farver, der ser levende ud
- Mobilvenligt websted, så du kan køre lønninger overalt
- Og vigtigst af alt, en simpel lønproces
d. Evne til at integrere med andre softwareapplikationer. Når du leder efter den perfekte lønprogram, skal du overveje, at den kan fungere med andre forretningsprogrammer, som du allerede bruger på din arbejdsplads, såsom tids- og fremmødesystemer og regnskabssoftware.
e. Intern kontrol. God lønsoftware kræver ingen særlig viden fra din side, så du behøver ikke længere at ansætte udenforstående til at håndtere din lønningsliste. Du sparer ikke kun tid og penge, når du bruger lønsoftware, men du har også fuldstændig kontrol over dine finansielle oplysninger samt databeskyttelse. Derfor er det i dit lønsystem værd at være opmærksom på, om du selv kan bruge det.
f. Dokumenterede støttesystemer. En ting, du skal passe på, når du beregner din lønningsliste, er en, der er i stand til at give din virksomhed den støtte, den har brug for, når du har brug for den. Du bør spørge, hvis du har en dedikeret supportrepræsentant, der altid vil være dit primære kontaktpunkt.
g. Enkle beregninger: små virksomheder bruger meget tid på at betale deres løn hver måned. Omsorg er nødvendig for at betale arbejdstagerne den korrekte mængde penge, de har tjent. Brug af lønsoftware automatiserer alle disse processer og eliminerer også muligheden for fejl i beregninger. Med et manuelt lønsystem kan virksomhedsejeren eller vedligeholdelsespersonale fokusere på andre opgaver, en proces, der er produktiv og effektiv og samtidig sparer tid og penge.
h. Gratis prøveversion. Nogle lønsoftware tilbyder en gratis prøveperiode, så du kan finde en løsning gratis. Den gratis prøveperiode hjælper dig med at vide præcis, hvad du vil købe. Dette giver dig mulighed for at beslutte, om softwaren er den rigtige for dig. På denne måde sidder du kun fast med softwaren, indtil dit abonnement udløber.
jeg. Yderligere tjenester: nogle lønudbydere tilbyder forskellige værditilvækstydelser såsom personaleledelse, selvbetjening af medarbejdere og administration af fordele og pensionsordninger. Du skal finde ud af, om din ideelle løntjeneste tilbyder sådanne tjenester, men du skal vide, at tilføjet service betyder merværdi.
Sådan vælger du den perfekte løntjeneste til din virksomhed
Når du ved, hvad du kan forvente af den lønstjeneste, du vil have, og de funktioner, du skal passe på, er det nu tid til at lære, hvordan du sikrer dig, at du vælger den perfekte lønstjeneste for dig.
- Opret din lønliste
Inden du handler efter en lønudbyder, er det første, du skal gøre, at lave en liste over dine aktuelle lønbehov. Det er alle de tjenester, du har brug for et betalingsselskab. De fleste af de tjenester, som virksomheder efterspørger, omfatter:
- Filstatusrapporter og føderale løn- og skatteregistre
- Send og send din W-2 til medarbejdere
- Direkte behandling af indskud og checks
- Betal 1099 modparter og indgive 1099’er
- Lønprognoser uden for cyklussen
- Yderligere skattefradrag
- Tilføj bonusser eller provisioner til medarbejderløn
Efter at have beregnet de basale tjenester, du har brug for i øjeblikket, skal du muligvis også oprette en ønskeliste til beregning af lønningslisten, som du skal bruge et år fra nu, tre år fra nu og fem år fra nu. Du bør overveje, om du vil tilbyde nogen af disse fordele i fremtiden;
- Ferie og sygefravær
- Sundhedsmæssige fordele
- Pensionsordninger
- Livs- og invalideforsikring
- Overholdelse af donationer
- Pendlerbelønninger mv.
Ideelt set bør en god lønudbyder give dig muligheden for at tilføje tjenester, når din virksomhed udvides. Dette giver dig mulighed for at vokse i dit eget tempo og ikke betale for tjenester, du ikke bruger.
- prøve
En måde at overbevise dig om, at den lønningstjeneste, du har til hensigt at modtage, lover, hvad den kan levere, er at tage den med til et prøvekørsel. Dette er den eneste måde at vide, om det, du har fået at vide, er sandt eller ej.
For at løse dette problem skal du bede virksomheden om en prøveperiode. Ofte har lønningsselskaber prøveversioner af deres lønsoftware tilgængelig for kunderne. Denne prøveversion skal kunne besvare alle dine spørgsmål.
Når du bruger en prøvetjeneste eller mulighed, bør du finde ud af om;
- Du kan navigere i backend og selv gå igennem alle disse trin
- Du kan forstå al den terminologi, der bruges, eller de giver enkle forklaringer
- Systemet er for pålideligt til størrelsen af din virksomhed. Er der funktioner, der ikke gælder for et team af din størrelse?
- Der er en live chat -funktion. Denne funktion er meget nyttig, hvis du bruger lønsoftware for første gang.
- Der er hjælpeartikler eller vidensbase, der er let tilgængelige
Hvis erfaring får dig til at tænke for det andet, skal du kigge efter en mulighed designet til små virksomheder.
Men hvis det firma, du agter at vælge, ikke tilbyder en prøveperiode, behøver du ikke bare opgive virksomheden. Der er andre måder at drage dine konklusioner på. Den første ting at gøre er at finde nogle af deres kunder og stille dem et par spørgsmål om de tjenester, de leverer. Du bør spørge dem om lydhørhed, nøjagtighed og sammenligning af denne service med andre, de tidligere har brugt.
Læs de mange gode og dårlige anmeldelser om virksomheden for at se, hvordan folk kan lide de funktioner, der betyder mest. Prøv også at forstå, om de mennesker, der tester softwaren, har problemer, der ligner din.
For eksempel, hvis en anmelder er en restaurantejer, kan de være bekymrede over ting som råd om, hvordan du rapporterer, hvad der muligvis ikke gælder for dig, hvis alle dine medarbejdere får løn (eller omvendt). Du kan også finde udtalelser fra professionelle korrekturlæsere, der er velbevandrede i alle de tilgængelige muligheder.
- Tjek deres supportteam
En anden ting, du opfordres til at gøre, så du kan vælge den ideelle løntjeneste, er at ringe til deres kundeserviceafdeling for at se, hvem du vil ringe til på den anden linje. Faktisk skal du ringe til alle deres linjer for at se, om deres kundeservice er hurtig og effektiv.
Virksomheden skal have fremragende kundeservice for at sikre, at dine anmodninger bliver opfyldt, du yder assistance og dine behov er opfyldt. Hvis du er forsinket mere end 30 minutter, skal du gå.
4. Vær opmærksom på fejlfrekvensen
Online løntjenester er skybaserede, så virksomheder kan modtage betaling fra en lønudbyder og holde den kørende. Sørg for at spørge, om udbyderen har mange afbrydelser, og hvor ofte den går ned til vedligeholdelse.
5. Anmod om deres tilbud
En anden ting, du bør gøre, når du handler efter den perfekte løntjeneste til din virksomhed, er at bede dem om et tilbud. Du har brug for dette pristilbud for at sikre, at du har råd til de tjenester, de leverer til dig, og at de ikke er skjult.
Du bør helt sikkert få et tilbud, der inkluderer gebyrer for alle de tjenester, du har planlagt. Få et tilbud for dette år og næste år, så hvis priserne ændrer sig over tid, ved du, om tjenesten vil forblive inden for dit budget.
Spørgsmål, der skal stilles for at sikre, at du ikke er adskilt fra
- Hvor ofte opdateres deres skattetabeller til at matche?
- Har du andre kunder i din branche?
- Kan de integreres med personalegoder?
- Hvordan vil de styre din virksomhed, efterhånden som din virksomhed vokser?
- Hvilke sikkerhedsforanstaltninger er der for at sikre dine virksomheders løndata?
- Hvor hurtigt foregår behandlingen?
- Hvis tjenesten lavede en fejl, hvem er ansvarlig for disse fejl?
- Hvor lang tid tager det at rette fejlen?
- Er der ekstra gebyrer for at tilføje eller ændre en medarbejders løn?
- Vil de årlige gebyrer ændre sig eller stige om et år?
- Hvor ofte modtager du rapporter fra tjenesten? ?
- Tilbyder de pensionsordninger?
- Kan de integreres med dit regnskabssoftware?
- Hvilken backoffice -teknologi bruger tjenesten?
- Hvad er timer og metoder til tilgængelighed for kundeservice?
- Bliver du tildelt en repræsentant, eller vil du altid blive henvist til en ny?
- Er der yderligere skattepligtige gebyrer i flere stater?
- Hvis dataene indtastes igen, vil du kunne gennemgå dem, før de krediteres lønningslisten?
- Hvor ofte vil du høre fra dem?
Hvor meget koster en god lønservice?
Lønningsomkostninger varierer normalt afhængigt af hvilke tjenester du vil have, og hvad du har brug for dem til. På trods af dette er der en standardomkostningsstruktur, som de fleste løntjenester følger. I standardbetalingsstrukturen er der et fast basisgebyr, der opkræves pr. Måned eller pr. Betalingsperiode.
Typisk lønudgift er en samling af forskellige gebyrer, der opkræves fra forskellige løntjenester, der tilbydes en klient. Forskellige tjenester er tilgængelige mod et gebyr og kan omfatte:
- De vigtigste omkostninger ved outsourcing af lønninger
Omkostningerne ved den første løntjeneste til dig skal bemærkes, dette er hovedomkostningerne ved at outsource arbejdskraft. De fleste lønningsselskaber tilbyder en grundpakke med månedlige betalinger eller pr. Lønseddel. Løn kan variere fra $ 20 til $ 200 pr. Måned afhængigt af faktorer såsom lønningshyppighed, mængde, skattekrav og servicepakker.
Nogle leverandører opkræver også et separat inspektionsgebyr på omkring $ 1-2. Små virksomheder med maksimalt 10 personer har en tendens til at betale mere end store virksomheder pr. Medarbejder, fordi lønningsselskabet tilbyder store virksomheder rabatter.
Hvis dit lønningsselskab kræver adgang til systemet, kan du blive opkrævet et engangs licensgebyr, installationsgebyr, vedligeholdelses- og opgraderingsomkostninger. Vær opmærksom på disse potentielle skjulte gebyrer, og spørg altid din leverandør om gennemsigtighed.
Nogle lønninger kan kun tilbyde lønbehandling i deres grundlæggende konfiguration. I sådanne tilfælde kan de opkræve gebyrer for yderligere tjenester, herunder direkte indskud, forberedelse af kontroller og indtastning af medarbejderdata. Derudover er der normalt ekstra gebyrer for nødændringer eller opdateringer af kvitteringer.
- Omkostninger til lønsumsafgiftsydelser
De fleste lønselskaber har en skatteopgave i deres grundplan, men de fleste opkræver særskilt for skattekontoret. Dette inkluderer forberedelser ved årets udgang, såsom W-2-udskrivning, forsendelse og rapportering. Gebyrer kan også gælde for kvartalsvis eller månedlig udarbejdelse af lønsumsafgifter ud over den årlige skattebehandling. Hver transaktion kan koste op til $ 50 eller mere pr. Medarbejder. Hvis du har medarbejdere i flere stater, kan der være ekstra gebyrer.
Jo oftere du betaler dine medarbejdere, jo flere omkostninger får du. Hvis din pris afhænger af betalingshyppigheden, kan du ende med at bruge mere om ugen eller hver anden uge pr. Medarbejder end månedligt, da der sker færre transaktioner med månedlig lønningsliste.
For tre medarbejdere kan du f.eks. Betale $ 36,85 pr. Uge, $ 41,85 pr. Uge eller $ 46,85 pr. Måned. Online lønningstjenester opkræver normalt et månedligt grundgebyr, uanset hvor ofte du betaler dine medarbejdere. For at reducere omkostningerne fastsætter nogle virksomheder en månedslønplan.
Afhængigt af det firma, du arbejder med, kan du betale alt fra $ 25 til $ 159,57 om måneden for et online firma; der kan komme ekstra gebyrer.
Nogle virksomheder overholder stadig den traditionelle proces med distribution af checks til medarbejdere i stedet for direkte indskud. Hvis du har brug for denne service, kan lønningsselskabet opkræve særlige gebyrer uden for standardjorden. Gebyrer afhænger af forskellige faktorer, f.eks. Leveringstype, placering, kurerbetjening og offentlige bestemmelser. Bemærk også, at lønforsendelsesomkostningerne er direkte proportionale med din lønningshyppighed.
- Forskellige omkostninger ved outsourcing af lønninger
Læs altid det fine stempel, når du undersøger lønningslisten for virksomheder. Der kan være andre omkostninger nævnt i afsnittet “Andet” eller skjult i vilkår. Nedenfor er de typiske små gebyrer, der, hvis de akkumuleres, kan koste dig meget:
- Der kan blive anvendt et revisionsgebyr for at rette lønfejl forårsaget af dig; for eksempel kan du ikke opgradere en lønforhøjelsesudbyder eller en afskediget medarbejder.
- Installationsgebyr for en ny konto.
- Gebyr for opdatering af medarbejderdatabasen, f.eks. Tilføjelse eller fjernelse af medarbejdere fra listen.
- Årlige skatte- og indberetningsgebyrer ved udgangen af hvert regnskabsår.
- Betal pr. Lønrapport efter anmodning.
- Dit antal ansatte er under basislinjen for præferencepriser.
Disse gebyrer beregner tilsammen, hvor meget du vil blive opkrævet af din løntjeneste, så værdien af din lønseddel er muligvis ikke den samme som den næste virksomhed.
Hvis disse spørgsmål hjalp med at indsnævre dine valg, er det en god idé at søge kommentarer online eller gennemgå forbrugerrapporter for at sikre, at det firma, du tænker på, ikke bliver kvalt af mange klager fra sine kunder, både gamle og nye. Dette er faktisk et rødt flag, som du skal fjerne.
