Det er lige meget, hvor meget du har brugt på at forsikre forskellige aspekter af din virksomhed; du har stadig brug for en forretningskontinuitetsplan.
En forretningskontinuitetsplan gør det nemt at styre katastrofeoperationer og få din virksomhed tilbage på sporet i tilfælde af en uforudset ulykke. Med en forretningskontinuitetsplan behøver du ikke at miste meget i forhold til kundeemner, kunder og medarbejdere i tilfælde af en katastrofe. Du vil være i stand til at fortsætte din virksomhed igen, som om intet var hændt.
En forretningskontinuitetsplan er en af de billigste former for forsikring, et selskab kan have, da det ikke koster noget. Desværre vælger mange virksomheder at give dette vitale aspekt videre og gider normalt ikke, før det er for sent. For at udvikle din egen forretningskontinuitetsplan er her et par tjeklistepunkter, du bør inkludere.
At skrive en prøveskabelon/tjekliste for forretningskontinuitetsplan
1. Angiv målene og målene for planen
Først skal du klart analysere årsagen til at oprette din forretningskontinuitetsplan samt de mål, du ønsker at opnå. Selvfølgelig er dit hovedmål med at skabe en forretningskontinuitetsplan at hjælpe din virksomhed med at komme tilbage så hurtigt som muligt i tilfælde af en katastrofe. Du skal angive dette i din Business Continuity Plan (BCP) samt arten af de potentielle katastrofer.
2. Reservepersonel
Derefter bør du lave en liste over de medarbejdere, der vil være ansvarlige for at træffe beslutninger eller udføre vigtige roller i tilfælde af en katastrofe. Nogle jobfunktioner er for vigtige til at stå tomme af en eller anden grund, da det kan føre til endnu flere problemer for virksomhedens fortsatte eksistens at lade dem stå ledige. Du skal identificere sådanne stillinger og udarbejde en liste over personer, der vil besætte sådanne stillinger, sammen med deres kontaktadresser, e-mailadresser og telefonnumre og alle andre nødvendige kontaktoplysninger.
3. Eksterne kontakter
Ud over interne kritiske stillinger er nogle eksterne stillinger også meget vigtige, såsom virksomhedskonsulenter, virksomhedsadvokater og revisorer, bankfolk og informationsteknologikonsulenter. Dybest set bør disse være mennesker, der spiller en vigtig rolle og kan hjælpe dig med hurtigt at komme tilbage. Du bør lave en liste over disse personer sammen med deres kontaktadresser og inkludere det i din forretningskontinuitetsplan.
4. Udstyr
Det samme kan gøres med kritisk udstyr. Er der maskiner eller udstyr, der er afgørende for at drive din virksomhed? Er der nogen speciel software, der indeholder vigtige forretningsdata ? Du bør lave en liste over sådan hardware og software. Og hvis der er nogen off-site backups, bør de også inkluderes.
5. Forretningsdokumenter
Hver virksomhed har nogle vitale dokumenter og forretningspapirer såsom stiftelsesdokumenter, skattecertifikater, bankoplysninger, lejekontrakter og personaleoplysninger. I tilfælde af en katastrofe som brand eller oversvømmelse kan sådanne dokumenter gå tabt, hvilket kan føre til yderligere komplikationer for virksomheden. Hvordan vil du håndtere mistede dokumenter i tilfælde af en ulykke ? Du skal også inkludere dette i din BCP.
6. Udstyr til beredskab
Antag, at en produktionsvirksomhed mister alt sit vitale udstyr og maskineri, som det bruger til at fremstille sine varer. Selvfølgelig ville selskabet forsikre dette udstyr og maskiner, men forsikringsselskabet vil ikke betale dig samme dag, som du indgiver dine krav. er det ikke? Kunne du ikke lade dine kunder være i fred og lade dine konkurrenter tage over, mens du forsøger at samles igen ? Du skal lave en beredskabsplan for udstyr, som du kan bruge til at blive ved med at virke, indtil du kan begynde at arbejde fuldt ud igen.
7. Et sted for uforudsete begivenheder
Hvor vil du midlertidigt flytte din virksomhed, hvis du mister din nuværende kontorplads? Kan dine medarbejdere arbejde hjemmefra, mens de venter på et tidspunkt, hvor du kan gendanne din placering ? Det er disse ting, du bør studere og beskrive i detaljer, hvordan dette vil ske i tilfælde af sådanne situationer.
8. Liste over instruktioner
Der bør også være en liste over instruktioner, der indeholder flere vigtige opgaver, der skal udføres under en katastrofe, og hvordan de udføres, for eksempel skal der være detaljerede instruktioner om, hvordan du kontakter dit forsikringsselskab for at informere dem om katastrofen, samt hvordan man anmelder forsikringskrav. Dette bør gøres for ethvert vigtigt ansvar i virksomheden.
9. Dokumentation af din forretningskontinuitetsplan
Når du har gennemført din forretningskontinuitetsplan, skal du sørge for, at den er dokumenteret på både print og print. Du kan bruge cloud storage og tredjeparts backups til bløde kopier. For papirkopier skal du sørge for, at hver nøglemedarbejder ikke kun har en kopi, men også en forståelse af, hvad de skal gøre med den.
Mens en forretningskontinuitetsplan er nem at skrive og burde være noget, du selv kan tænke på, kan du hyre en konsulent til at håndtere dig, hvis du synes, det er svært at håndtere.
