Driver du et byggefirma og vil forhindre, at spøgelser dukker op på din lønseddel? Hvis JA, er her 20 sikre tips til, hvordan du forhindrer spøgelsesarbejdere i at arbejde.
Hvad er en spøgelsesarbejder?
Spøgelsesarbejdere er ganske enkelt ansatte, der løbende modtager deres løn i virksomheden, men ikke arbejder for den nævnte virksomhed.
Ghost-medarbejderordninger drives af lønmedarbejdere, som enten opretter falske id’er indeholdende falske SSN’er, adresse, telefonnummer osv., eller som fortsætter med at udbetale ydelser til medarbejdere, der har forladt virksomheden og omdirigerer løn til sig selv. Uanset hvilken form spøgelsesmedarbejderen tager, er dette blot en storslået plan for at stjæle penge fra virksomheden.
Spøgelsesarbejderen kan også være en rigtig person, fx et familiemedlem, der ikke arbejder for virksomheden, men som opkræver betalingen og enten deler den med svindleren eller tilbageholder hele betalingen til sig selv.
Spøgelsesarbejder-fænomenet er et reelt et i byggebranchen, hvor du har en tendens til at have mange mennesker i din lønseddel. På grund af det store antal entreprenører, fuldtidsansatte og dedikerede medarbejdere, der konstant betaler i byggebranchen, er det generelt svært at holde styr på deres betalinger. Det er blevet observeret, at spøgelsesarbejdere er mere almindelige i store organisationer end i små, hvor de er nemme at få øje på.
Spøgelsesarbejder-fænomenet er en af de mest almindelige sager om lønsvindel, man støder på i byggesektoren. Denne svigagtige metode kan manifestere sig på en række forskellige måder, som kan omfatte:
- Utilfreds lønchef – hvis et byggefirma har en lønansvarlig, der er utilfreds og mener, at han eller hun fortjener yderligere kompensation, ville det være ret nemt for dem at ændre lønregistrene for at oprette en ny, men fiktiv medarbejder og hente den pågældendes check til sig selv. . Det gælder især, hvis den lønansvarlige har ubegrænset og ukontrolleret adgang til lønsystemet.
- Svig med flere ansatte Er en anden måde, hvorpå svindel med spøgelsesarbejdere kan manifestere sig i virksomhedens design. Med en mere kompleks lønproces, eller hvis en medarbejder ikke har direkte adgang til lønsystemet, kan flere medarbejdere konspirere for at snyde systemet og derefter opdele penge, de spilder. Typisk spiller én medarbejder en rolle i at verificere og godkende lønsedlen, så de kan skrive under på forfalskede timesedler.
- Familie / ven kompensation … En medarbejder kan oprette en lønpostering for, at et familiemedlem eller en ven kan modtage løn fra virksomheden. I dette tilfælde kan den faktiske medarbejder muligvis modtage en del af denne løn.
Ghost-medarbejderordninger kan variere fra simpel dataindtastning (især hvis den falske medarbejder bliver betalt) til kompleks manipulation af falske tidsplaner og omdirigering af betalinger. Hvis du ikke holder nøje øje med lønnen i din byggevirksomhed, kan denne form for fidus ofte gå ubemærket hen i temmelig lang tid nok til at miste en virksomhed til en værdi af millioner af dollars.
Røde flag, der kan antyde spøgelsesarbejdere i din byggevirksomhed
en. Anomalier i medarbejderoplysninger. Der er flere uregelmæssigheder, som du kan bemærke i dit byggefirma, og de vil informere dig om, at du har et spøgelsesproblem. Hvis en medarbejders cpr-nummer (SSN) ikke er angivet, eller flere medarbejdere har samme SSN, indikerer dette én ting. og dette er en fidus. Igen, hvis der sker flere adresseændringer inden for et år, skal du være mistænksom.
b. Anomalier i lønregisteret for direkte indskud. Dette sker, når det samme bankkontonummer bruges til flere medarbejdere, hvilket kunne indikere, at spøgelsesmedarbejderens lønseddel bliver krediteret den samme konto, som en anden medarbejder bruger. Dette er endnu et rødt flag at markere. Flere bankkonti for en enkelt medarbejders løn kan potentielt indikere, at en spøgelsesmedarbejders løn bliver delt mellem medarbejdere.
v. Tjek betalingsuregelmæssigheder. Hvis en medarbejder under en betaling i en byggevirksomhed får udstedt flere checks i samme faktureringsperiode, eller billedet af checkfakturaen viser, at det er blevet bekræftet af en person, hvis navn er forskelligt fra modtagerens navn, har du muligvis problemer med dine hænder.
d. Bonusser eller uregelmæssigheder i lønstigninger. Hvis du på noget tidspunkt bemærker, at en medarbejder modtager en bonus, der er forskellig fra den typiske fordeling af virksomhedsbonusser, eller en medarbejder modtager flere lønstigninger på et år, så er det en grund til at undersøge. …
e. Medarbejdernes fritidstrends. Medarbejderen fik ikke betalt orlov eller sygefravær hele året, eller den, der behandler lønsedlen, holder aldrig ferie. En tvungen orlov eller rotation af opgaver er effektiv kontrol, sagde Wilder.
20 sikre tips til, hvordan du forebygger spøgelser i dit byggefirma
På grund af det store antal variabler, der påvirker, hvordan svigagtige medarbejdere bliver snydt, er der ingen pålidelig måde at forhindre det på eller få medarbejderne til at handle. Der er dog flere trin, du kan tage for at reducere din risiko:
- Udførelse af en audit af spøgelsesmedarbejdere
I de fleste tilfælde bliver spøgelsesmedarbejdere opdaget gennem en grundig revision af dine lønregistre. Du bør have nogen i din byggevirksomhed til regelmæssigt at sammenligne lønregistreringer med midlertidige kortrapporter og medarbejderfiler for at opdage uoverensstemmelser såsom falske medarbejdere, dublerede cpr-numre, duplikerede adresser eller dublerede bankkonti. “2”>
En anden ting, du bør gøre i din byggevirksomhed for at forhindre spøgelsesarbejdere i at gyde, er at sikre, at forskellige dele af din betalingsproces håndteres af forskellige mennesker. Hvis nogen er ansvarlige for at godkende checks, så sørg for, at en anden er ansvarlig for at distribuere disse checks. Hvis nogen har bemyndigelse til at oprette/slette medarbejdere i lønsystemet, skal du sørge for, at en anden tjekker ændringerne.
- Evaluere HR-politik
Sørg for, at dit HR- og lønpersonale opdaterer din HR-politik fuldt ud, især når det kommer til at tilføje og fjerne medarbejdere fra din medarbejderliste. Dette vil hjælpe med at forhindre brugen af tidligere ansattes oplysninger til svigagtig svindel.
- Gør din lønseddel sværere at forfalske
Hvis du har arbejdere, der kompenseres baseret på deres tid, så sørg for at have processer, der gør det vanskeligt at forfalske tidsregistreringer. Ideelt set skal du bruge automatisk tidsregistrering, når medarbejderne kommer og går. For ekstra sikkerhed skal du bruge et tidsregistreringssystem med indbygget ID-bekræftelse.
- Tjek dine lønrapporter med jævne mellemrum
Periodisk gennemgang af lønrapporter er et vigtigt skridt i at afbøde og opdage svig, og revisor bør gøre dette mere end én gang om året. At huske referencenummeret for det samlede antal ansatte i din byggevirksomhed er et godt udgangspunkt for denne gennemgang.
Derfra kan det være lige så nemt som at scanne navne.Det skal bemærkes, at for korrekt adskillelse skal denne gennemgang udføres af andre end dem, der måtte tilføje nye medarbejdere eller fyre gamle.
Hvis din løn ikke ændrer sig ofte, som i de tilfælde, hvor antallet af medarbejdere ændrer sig som normalt, skal du hver gang du kører lønningslisten, så tjek om den lever op til dine forventninger. Se nærmere på eventuelle unormale resultater, og find ud af, hvad du kan forvente, når du kører rapporterne.
- Brug foruddefinerede skiftregler
Foruddefinerede vagtregler begrænser mængden af tid, som arbejdere kan komme ind og ud af arbejde. Hvis de forsøger at gøre dette uden for et foruddefineret tidsvindue, vil systemet ikke tillade dem. Der kan opstilles regler for enkeltpersoner, afdelinger eller virksomheden som helhed.
- Brug brugergodkendelse
Brugergodkendelse eliminerer at slå venner ved at kræve, at arbejdere udsteder et unikt ID, når de går ind og ud af et skift. Afhængigt af systemets kompleksitet og dets evne til at integrere med ethvert udstyr, såsom en scanner, kan denne identifikator være et identifikationsskilt, et fingeraftryk eller endda et fotografi af en medarbejders ansigt.
Hvad angår selve lønsystemet, så spørg din leverandør, om det har nogle funktioner, der automatisk kan markere poster, der kan have problemer med dem. Disse funktioner er ret almindelige.
Du bør også linke din software til regler for lyddeltagelse. For eksempel kræver bedste praksis, at medarbejdere, der springer deres godkendte vindue over, manuelt anmoder om en indtastning fra deres leder. Lederen kan gennemgå omstændighederne omkring, hvorfor denne medarbejder kom tidligt eller sent, og afgøre, om optagelsen skal tillades.
- Se dine systembrugertilladelser
Du skal kunne begrænse adgangen til hver enkelt bruger udelukkende baseret på deres behov, så almindelige arbejdere ikke kan ændre deres lønsatser. Du kan også begrænse muligheden for at ændre betalingssatser, for eksempel efter at have analyseret ydeevnen.
- Slip af med papirchecks
Fysiske checks er meget lettere at forfalske og stjæle end deres digitale checks, så overvej en direkte indbetalings- eller betalingskortrute, hvis du ikke allerede har gjort det. Din software skulle give dig mulighed for nemt at ændre dine betalingsmetoder.
- Generering af undtagelsesrapporter
Regnskabssystemet bør udformes med kontroller, der sætter røde flag på resultater, der ligger uden for normale parametre. De kan omfatte:
- Når tilføjet eller fjernet i lønlisten, bør der automatisk genereres en rapport for den relevante leder.
- Betaling af overarbejde eller incitamentsbetalinger ud over de angivne parametre bør generere en undtagelsesrapport.
- Kig efter medarbejdere uden fradrag
En god måde at få øje på spøgelsesansatte i dit byggefirma er at lede efter en person med få eller ingen fradrag i hans eller hendes løn. Entreprenøren står sjældent over for problemet med at skabe et komplet sæt af kreditter til fordele, især da dette vil føre til et fald i mængden af penge, som de kan stjæle fra arbejdsgiveren.
- Manuel fordeling af checks
Fra tid til anden bør du lade dig vejlede af princippet om manuel fordeling af checks i dit byggefirma. Ved at vælge manuel checkdistribution vil din organisation have bedre mulighed for at identificere spøgelsesagtige medarbejdere.
- Analyse af adresser eller direkte indlånskonti
En anden ting du kan gøre i dit byggefirma for at forhindre spøgelsesarbejdere i at dukke op, er at analysere adresser eller direkte indlånskonti. Som en del af konto- og adressebekræftelsesprocessen kan din organisation identificere duplikerede konto-, adresse- eller cpr-numre for flere medarbejdere.
- Analyse af fradrag fra lønsedler
Hvis du har ansatte på din lønliste, som ikke tilbageholder skat eller andre fradrag, kan de være spøgelsesmedarbejdere. Ved at analysere direkte indskud kan du reducere lønomkostningerne ved at eliminere papirchecks og muligheden for ændring, forfalskning og det meste tyveri, selvom dette forhindrer ikke fejlretning af indskud til uautoriserede konti.
- Undersøg lønsedler, der har dobbelt godkendelse
Mens de fleste er legitime, kan to underskrifter signalere en forfalsket godkendelse af en afgået medarbejder, som tyven også vedligeholder og indsætter på sin egen konto.
- Pas på budgetændringer i lønomkostninger
At betale omkostninger, der er højere end budgetteret, kan indikere arbejdsløse medarbejdere, så du skal være på vagt over for eventuelle uplanlagte ændringer i dit budget.
- Brug adskillelse af funktioner
I dit byggefirma skal du sikre dig, at mange af lønfunktionerne ikke er uddelegeret til én person. Sørg for, at funktionerne forberedelse, betaling og fordeling af løn er adskilt. Det skal anvendes på følgende måder:
- Ingen skal være i stand til at tilføje en ny medarbejder til lønlisten, fastsætte løn, indtaste tider og betale en person.
- Der bør være en månedlig afstemning mellem lønsedlen og personalelisten i HR-afdelingen udført af en person uden for lønafdelingen.
- Den person, der bemyndiger checken, må ikke være berettiget til at modtage trykte checks.
- Lønfunktionen skal være uafhængig af hovedbogsfunktionen.
- IT-professionelle bør ikke have adgang til HR-programmer eller løn.
18. Kør med jævne mellemrum SSN for alle medarbejdere gennem Social Security Administrations websted, især dem i ansvarsfulde stillinger, og kontroller dem. Andre websteder til verificering af medarbejderidentifikation omfatter E-verify eller IRS-webstedet. Dette vil hjælpe dig med at finde ud af, hvem der er hvem.
20. Brug et betalingssystem, der kræver, at medarbejderne identificerer sig selv
Hvis dette involverer brugen af et elektronisk swipe-system, skal du nøje undersøge, om de samme to personer konstant vil swipe deres kort på nogenlunde samme tidspunkt. Dette kunne tyde på, at nogen har stjålet den anden persons badge, og den anden anmeldte ikke arbejdet.
- Undersøg, hvor konsekvente medarbejdertimer er
Hvis uret aldrig skifter, kan det være et rødt flag, der signalerer spøgelsesmedarbejderen, fordi svindleren vil sikre sig, at ingen ser på den pågældende person og dikterer, hvad der foregår.
Konklusion
Selvom plagen for spøgelsesarbejdere måske ikke forsvinder lige foreløbig, kan anvendelse af et par af ovenstående foranstaltninger redde dit byggefirma fra truslen fra spøgelsesarbejdere.
