Effektiv notering af forretningsmøder er en færdighed, der tager tid at mestre. Og hvis du er en spiller i erhvervs- eller erhvervslivet, bliver du utvivlsomt nødt til at mestre denne færdighed, for du skal deltage i forretningsmøder, hvor notering er meget vigtigt.
Selvom du måske har en sekretær eller assistent, der tager notater fra forretningsmøder for dig, vil de ikke gøre det samme, når du deltager i en vigtig forretningskonference i udlandet eller et improviseret møde med en klient eller leverandør uden for kontoret.
Selvom du har taget noter til personlig brug et par gange, betyder det ikke, at du vil være god til at tage noter på forretningsmøder. Dette skyldes, at det at tage notater i forretningsmøder kræver et helt andet færdighedssæt. For eksempel kan du i dine personlige noter bruge forkortelser og udskrifter eller endda tegninger, som kun du kan fortolke. Dine personlige noter bør ikke følge et mønster eller vise nogen overvejelser for en anden læser. Og de behøver ikke at være pæne, fordi de kun er til din brug.
Mødesedler tjener imidlertid et helt andet formål, fordi de er skrevet til andre, og de fungerer som historiske dokumenter, der markerer beslutninger og handlinger, der er truffet eller diskuteret på et forretningsmøde. Hvis du har brug for at tage noter på et forretningsmøde; Følgende tips hjælper dig med at bruge dem effektivt.
10 Effektive notatstrategier og tips til forretningsmøder
1. Brug en pen og papir
Du kan satse på, at vi er i verden med tablets, bærbare computere og PDA’er lige nu. Men sandheden er, at brug af pen og papir er mindre påtrængende og gør det lettere for dig at opretholde øjenkontakt med den, der taler. Udover at skabe en væg mellem dig og den person, du taler med, giver digitale enheder indtryk af, at du arbejder på noget andet eller kommunikerer med nogen, selvom du ikke er det. Og det er endnu lettere at blive distraheret, når du bruger disse enheder.
2. Lær og brug stenografi
Nej, stenografi er ikke kun for sekretærer og journalister; det er stadig relevant for at tage noter på forretningsmøder, især når du lytter til en taler, der taler hurtigt. At lære stenografi er ikke så svært som du måske tror. Bare søg på internettet efter nyttige og relevante ressourcer, og du bør være i stand til at mestre dem inden for et par måneder.
Hvis du ikke har tid til at studere stenografi, kan du formulere dine egne forkortelser og mnemonics, som du vil bruge, når du optager forretningsmøder. Du kan forestille dig, hvad du vil; bare sørg for, at det giver mening for dig.
3. Fremhæv blot vigtige punkter
Du vil kede dig med at tage notater, hvis du prøver at skrue op for tingene. Når du tager notater i et forretningsmøde, skal du lytte til alle, men skrive kun de vigtige og vigtige ting ned. Det siger sig selv, men du behøver ikke nedskrive en kort vittighed, der blev hacket under mødet.
- Udarbejd en skriftlig rapport umiddelbart efter mødet
Som nævnt tidligere fungerer en forretningsnota som et historisk dokument og referenceoplysninger, men kun når den bliver til en omfattende tekst. Du kan naturligvis ikke forvente, at virksomheden beholder det udkast til papir, som du skrev under mødet; du skal udarbejde en pænt skrevet rapport, der vil være mere præsentabel og forståelig for enhver læser.
Prøv at udarbejde din rapport umiddelbart efter mødet, mens alt stadig er frisk i tankerne. Og selvom du ikke bliver bedt om at indsende en officiel rapport, kan du bruge dette dokument til dine personlige arkiver eller som bevis i tilfælde af konflikt om diskussionen.
- Lyt nøje efter
Når et forretningsmøde begynder, begynder din dobbelte rolle: at lytte og tage noter. Selvom det er svært og tilsyneladende urealistisk at gøre begge dele, skal du lytte, hvis du vil være bedre til én. Hvis du kan lytte til alle vigtige detaljer uden at gå glip af en eneste, kan du altid inkludere, hvad du savnede ved at skrive senere.
- Kend forskellen mellem forskellige typer udsagn
Under et forretningsmøde diskuterer deltagerne forskellige former for udsagn. Disse omfatter meninger, fakta, spørgsmål, forslag, gæt, spørgsmål og så videre. Du bør vide, hvordan du definerer hver af disse påstandstyper for at undgå forvirring. Du ved, at det kan være forvirrende, når du rapporterer et forslag som et faktum.
- Hold det kort og enkelt
Uanset hvordan du skriver ned, hvad der sker under mødet, skal du gøre din endelige rapport klar nok til fordel for andre. For at gøre dette skal du sørge for, at dit sprog er klart og objektivt i alt.
- Skriv alt ned om mødet
Når du tager notater på et forretningsmøde, skal du ikke glemme at tilføje alle de nødvendige detaljer om mødet; mod diskussioner. Disse omfatter møderne ( planlagt eller nødsituation ), formålet med mødet, dato og klokkeslæt for mødet, navnet på den person, der kaldte eller ledede mødet, navnene på de tilstedeværende og eventuelle oplysninger vedrørende det næste møde. Disse detaljer gør dine møde notater komplette. Du vil ikke have, at folk skal begynde at spørge, hvem der sagde hvilken dato eller hvilket tidspunkt mødet blev afholdt.
9. Vær specifik: … Du skal være helt præcis med at præsentere detaljerne i forretningsmødet. da det bliver et godkendt officielt dokument.
10. Læs omhyggeligt
Selvom dit mål er at give nøjagtige oplysninger om et forretningsmøde med din note, er det også meget vigtigt at være fri for typografiske, grammatiske og stavefejl. Hvis dine noter er fyldt med disse fejl, vil du underminere dit ry som en pålidelig informationsudbyder.
