Provozujete stavební firmu a chcete zabránit tomu, aby se na vaší výplatě objevovali duchové? Pokud ANO, zde je 20 spolehlivých tipů, jak zabránit práci duchů.
Co je to duchový pracovník?
Duchovní pracovníci jsou prostě zaměstnanci, kteří pravidelně pobírají mzdu ve společnosti, ale nepracují pro uvedenou společnost.
Systémy Ghost zaměstnanců provozují mzdoví zaměstnanci, kteří si buď vytvoří falešná ID obsahující falešná SSN, adresu, telefonní číslo atd., nebo kteří nadále vyplácejí výhody zaměstnancům, kteří opustili společnost, a přesměrovávají výplatu na sebe. Bez ohledu na to, jakou formu má duch zaměstnanec, je to jen velký plán, jak ukrást peníze ze společnosti.
Duchovní pracovník může být i skutečná osoba, například rodinný příslušník, který pro firmu nepracuje, ale inkasuje platbu a buď se o ni podělí s podvodníkem, nebo si celou platbu zadrží.
Fenomén ghost worker je skutečným fenoménem ve stavebnictví, kde míváte na výplatní pásce hodně lidí. Vzhledem k velkému počtu dodavatelů, zaměstnanců na plný úvazek a obětavých zaměstnanců, kteří neustále platí ve stavebnictví, je obecně obtížné sledovat jejich platby. Bylo pozorováno, že duchoví pracovníci jsou běžnější ve velkých organizacích než v malých, kde je lze snadno odhalit.
Fenomén duchů pracovníků je jedním z nejčastějších případů podvodů se mzdami, se kterými se setkáváme ve stavebnictví. Tato podvodná metoda se může projevovat různými způsoby, které mohou zahrnovat:
- Nespokojený mzdový manažer – pokud má stavební firma mzdového manažera, který je nešťastný a myslí si, že si zaslouží další kompenzaci, bylo by pro ni poměrně snadné změnit mzdovou agendu a vytvořit nového, ale fiktivního zaměstnance a vyzvednout si šek tohoto zaměstnance pro sebe … To platí zejména v případě, že má mzdový manažer neomezený a nekontrolovaný přístup do mzdového systému.
- Podvod s více zaměstnanci Je další způsob, jak se mohou podvody s duchy pracovníků projevit v designu podniku. S komplexnějším mzdovým procesem, nebo pokud zaměstnanec nemá přímý přístup do mzdového systému, se může více zaměstnanců spolknout, aby podvedli systém a pak rozdělili peníze, které utrácejí. Typicky jeden zaměstnanec hraje roli při ověřování a autorizaci mzdové agendy, aby se mohl podepsat na zfalšované pracovní výkazy.
- Kompenzace rodiny / přítele … Zaměstnanec může vytvořit mzdový záznam pro člena rodiny nebo přítele, aby obdržel mzdu od společnosti. V tomto případě skutečný zaměstnanec může, ale nemusí dostat podíl z této mzdy.
Ghost schémata zaměstnanců se mohou pohybovat od jednoduchého zadávání dat (zejména pokud falešný zaměstnanec dostane zaplaceno) až po složité manipulace s falešnými plány a přesměrování plateb. Pokud ve svém stavebním podnikání bedlivě nehlídáte mzdy, může tento typ podvodu často zůstat po nějakou dobu bez povšimnutí, a to dost na to, abyste přišli o miliony dolarů společnosti.
Červené vlajky, které by mohly naznačovat duchy pracovníků ve vaší stavební firmě
A. Informační anomálie zaměstnanců. Ve své stavební firmě si můžete všimnout několika anomálií a oni vás budou informovat, že máte problém s duchy. Pokud není uvedeno číslo sociálního zabezpečení zaměstnance (SSN) nebo má více zaměstnanců stejné SSN, znamená to jednu věc. a to je podvod. Opět platí, že pokud během jednoho roku dojde k několika změnám adresy, musíte být podezřívaví.
b. Anomálie ve mzdové evidenci pro přímé vklady. K tomu dochází, když je stejné číslo bankovního účtu použito pro více zaměstnanců, což by mohlo naznačovat, že výplata falešného zaměstnance je připisována na stejný účet, který používá jiný zaměstnanec. Toto je další červená vlajka k označení. Více bankovních účtů pro plat jednoho zaměstnance by mohlo naznačovat, že plat falešného zaměstnance je rozdělen mezi spolupracovníky.
proti. Zkontrolujte platební anomálie. Pokud je během platby ve stavebním podniku zaměstnanci vystaveno více šeků během stejného zúčtovacího období nebo obrázek šekové faktury ukazuje, že byla ověřena osobou, jejíž jméno se liší od jména příjemce, můžete mít problémy s rukama.
d. Bonusy nebo anomálie zvyšování mezd. Pokud si kdykoli všimnete, že zaměstnanec dostává prémii odlišnou od obvyklého rozdělování firemních prémií, nebo zaměstnanec dostává vícenásobné zvýšení platu v jednom roce, je to důvod k šetření. …
E. Trendy ve volném čase zaměstnanců. Zaměstnanec za celý rok nedostal placené volno, nemocenskou nebo si ten, kdo zpracovává výplatní pásku, nikdy nečerpá dovolenou. Nucená dovolená nebo rotace povinností je účinná kontrola, řekl Wilder.
20 spolehlivých tipů, jak zabránit duchům ve vaší stavební firmě
Vzhledem k velkému množství proměnných, které ovlivňují způsob, jakým jsou podvodní zaměstnanci podvedeni, neexistuje žádný spolehlivý způsob, jak tomu zabránit nebo přimět zaměstnance k akci. Ke snížení rizika však můžete podniknout několik kroků:
- Provádění auditu duchů zaměstnanců
Ve většině případů jsou duchové zaměstnanci odhaleni důkladným auditem vašich mzdových záznamů. Měli byste mít někoho ve vaší stavební firmě pravidelně porovnávat mzdové záznamy s dočasnými kartovými zprávami a soubory zaměstnanců, abyste odhalili nesrovnalosti, jako jsou falešní zaměstnanci, duplicitní čísla sociálního pojištění, duplicitní adresy nebo duplicitní bankovní účty. „2“>
Další věcí, kterou byste ve svém stavebním podnikání měli udělat, abyste zabránili vzniku duchů pracovníků, je zajistit, aby různé části vašeho platebního procesu spravovali různí lidé. Pokud je někdo odpovědný za autorizaci šeků, ujistěte se, že někdo jiný je odpovědný za distribuci těchto šeků. Pokud má někdo oprávnění vytvářet / mazat zaměstnance ve mzdovém systému, ujistěte se, že změny kontroluje někdo jiný.
- Vyhodnoťte politiku lidských zdrojů
Zajistěte, aby vaši zaměstnanci personalistiky a mzdové agendy plně aktualizovali vaši politiku lidských zdrojů, zejména pokud jde o přidávání a odebírání zaměstnanců z vašeho seznamu zaměstnanců. To pomůže zabránit zneužití informací bývalých zaměstnanců k podvodným podvodům.
- Usnadněte si falšování výplatní listiny
Pokud máte pracovníky, kteří jsou odměňováni na základě jejich času, ujistěte se, že máte procesy, které znesnadňují falšování časových záznamů. V ideálním případě použijte automatické sledování času, kdy zaměstnanci přicházejí a odcházejí. Pro větší zabezpečení použijte systém sledování času s vestavěným ověřením ID.
- Pravidelně kontrolujte své mzdové výkazy
Pravidelná kontrola mzdových výkazů je důležitým krokem při zmírňování a odhalování podvodů a auditor by to měl dělat častěji než jednou ročně. Mít na paměti referenční číslo pro celkový počet zaměstnanců ve vaší stavební firmě je dobrým výchozím bodem pro tuto recenzi.
Odtud to může být stejně jednoduché jako skenování jmen. Je třeba poznamenat, že pro správné oddělení musí tuto kontrolu provést někdo jiný než ti, kteří by mohli přidat nové zaměstnance nebo propustit staré.
Pokud se váš plat nemění často, jako je tomu v případě, kdy se obvykle mění počet zaměstnanců, při každém spuštění mzdové agendy zkontrolujte, zda splňuje vaše očekávání. Podívejte se pozorně na jakékoli abnormální výsledky a zjistěte, co lze očekávat při spouštění přehledů.
- Použijte předdefinovaná pravidla směny
Předdefinovaná pravidla směn omezují dobu, po kterou mohou pracovníci přijít a odejít z práce. Pokud se o to pokusí mimo předem definované časové okno, systém jim to nedovolí. Pravidla lze nastavit pro jednotlivce, oddělení nebo společnost jako celek.
- Použijte ověření uživatele
Autentizace uživatele eliminuje děrování přátel tím, že vyžaduje, aby pracovníci při vstupu a výstupu ze směny vydávali jedinečné ID. V závislosti na složitosti systému a jeho schopnosti integrace s jakýmkoli zařízením, jako je skener, může být tímto identifikátorem identifikační odznak, otisk prstu nebo dokonce fotografie obličeje zaměstnance.
Pokud jde o samotný mzdový systém, zeptejte se svého dodavatele, zda má nějaké funkce, které mohou automaticky označit záznamy, které by s nimi mohly mít problémy. Tyto vlastnosti jsou poměrně běžné.
Měli byste také propojit váš software s pravidly zvukové docházky.Osvědčený postup například vyžaduje, aby zaměstnanci, kteří přeskočí své schválené okno, zapnuli nebo vypnuli ručně, požádali svého manažera o záznam. Manažer může přezkoumat okolnosti, proč tento zaměstnanec přišel dříve nebo pozdě, a rozhodnout, zda povolit nahrávání.
- Zobrazit uživatelská oprávnění systému
Měli byste mít možnost omezit přístup ke každému uživateli pouze na základě jeho potřeb, aby běžní pracovníci nemohli měnit své mzdové sazby. Můžete také omezit možnost měnit sazby plateb, například po analýze výkonu.
- Zbavte se papírových šeků
Fyzické šeky je mnohem snazší padělat a ukrást než jejich digitální protějšky, takže pokud jste to ještě neudělali, zvažte přímý vklad nebo cestu platební kartou. Váš software by vám měl umožnit snadnou změnu platebních metod.
- Generování zpráv o výjimkách
Účetní systém by měl být navržen s kontrolami, které upozorňují na výsledky, které jsou mimo normální parametry. Mohou zahrnovat:
- Po přidání nebo odebrání ve mzdové agendě by měla být automaticky vygenerována zpráva pro příslušného manažera.
- Platba za přesčasy nebo pobídkové platby přesahující stanovené parametry by měla vygenerovat zprávu o výjimce.
- Hledejte zaměstnance bez srážek
Dobrým způsobem, jak odhalit duchy zaměstnanců ve vaší stavební firmě, je hledat někoho, kdo má malé nebo žádné srážky ze mzdy. Dodavatel se zřídka potýká s problémem vytvoření kompletní sady kreditů na benefity, zejména proto, že to povede ke snížení množství peněz, které mohou zaměstnavateli ukrást.
- Ruční distribuce šeků
Čas od času byste se měli ve své stavební firmě řídit zásadou ruční distribuce kontrol. Spoléháním se na ruční distribuci šeků bude mít vaše organizace lepší příležitost identifikovat falešné zaměstnance.
- Analýza adres nebo přímých vkladových účtů
Další věc, kterou můžete ve své stavební firmě udělat, abyste zabránili objevování duchů pracovníků, je analýza adres nebo přímých vkladových účtů. V rámci procesu ověření účtu a adresy může vaše organizace identifikovat duplicitní čísla účtu, adresy nebo rodného pojištění pro více zaměstnanců.
- Analýza srážek ze mzdových šeků
Pokud máte na výplatní listině zaměstnance, kteří nesrážejí daň ani žádné jiné srážky, mohou to být falešní zaměstnanci. Analýzou přímých vkladů můžete snížit mzdové náklady tím, že odstraníte papírové šeky a možnost pozměňování, padělání a většiny krádeží, ačkoli to nebrání nesprávnému směřování vkladů na neoprávněné účty.
- Prozkoumejte výplaty, které mají dvojí schválení
Zatímco většina z nich je legitimních, dva podpisy mohou signalizovat padělaný souhlas zesnulého zaměstnance, který si zloděj také udržuje a ukládá na svůj účet.
- Pozor na změny rozpočtu ve mzdových nákladech
Placení nákladů, které jsou vyšší, než je rozpočet, může znamenat nezaměstnané zaměstnance, takže byste si měli dávat pozor na jakékoli neplánované změny svého rozpočtu.
- Použijte oddělení funkcí
Ve své stavební firmě musíte zajistit, aby mnoho funkcí mzdové agendy nebylo delegováno na jednu osobu. Ujistěte se, že funkce přípravy, výplaty a distribuce mezd jsou odděleny. Měl by být aplikován následujícími způsoby:
- Nikdo by neměl mít možnost přidat nového zaměstnance na výplatní pásku, nastavit mzdy, zadat časy a zaplatit osobu.
- Mělo by docházet k měsíčnímu odsouhlasení mezd a seznamu personalistů, které provádí někdo mimo mzdové oddělení.
- Osoba autorizující šek nesmí mít nárok na příjem tištěných šeků.
- Mzdová funkce musí být nezávislá na funkci hlavní knihy.
- IT odborníci by neměli mít přístup k HR programům nebo mzdové agendě.
18. Pravidelně provádějte SSN všech zaměstnanců prostřednictvím webových stránek Správy sociálního zabezpečení, zejména těch na odpovědných pozicích, a kontrolujte je. Mezi další weby pro ověření identifikace zaměstnance patří E-verify nebo web IRS. To vám pomůže zjistit, kdo je kdo.
20. Používejte platební systém, který vyžaduje, aby se zaměstnanci identifikovali
Pokud se jedná o použití elektronického systému swipe, pečlivě zvažte, zda budou stejní dva lidé neustále stahovat karty přibližně ve stejnou dobu. To by mohlo naznačovat, že někdo ukradl odznak druhé osoby a druhá nenahlásila práci.
- Zjistěte, jak konzistentní jsou hodiny zaměstnanců
Pokud se hodiny nikdy nezmění, může to být červená vlajka signalizující ducha zaměstnance, protože podvodník se chce ujistit, že se na tuto osobu nikdo nedívá a nediktuje, co se děje.
Závěr
I když pohroma duchů pracovníků nemusí v dohledné době pominout, použití několika výše uvedených opatření vám pomůže zachránit vaši stavební společnost před hrozbou duchů pracovníků.
