V obchodním světě jsou chvíle, kdy se něco pokazí a je potřeba se omluvit a situaci napravit.
Ať už jste jeho v souvislosti s nesouhlasem zákazníka, pozdním doručením objednávky nebo zpožděním na schůzku se zúčastněnými stranami, omluvný dopis je dobrý pro duši. Čistí vzduch a umožňuje vám i příjemci jít dál a uvolnit zášť.
Nikdy nepadněte do pasti odmítnutí omluvy. I když jste podvedeni, neudělali jste nic špatného, omluvte se za roli, kterou jste v nedorozumění sehráli, nebo za to, že jste nebyli schopni efektivněji reagovat.
Psaní omluvy je ještě nezbytnější, když je zapojen klient. V tomto případě byste to měli napsat z hlediska zákazníci mají vždy pravdu … Proč? Důvodem je, že ztráta zákazníka může být velmi nákladná. A jeden nespokojený zákazník může několik dalších potenciálních zákazníků odradit od spolupráce s vámi.
Jako vlastník firmy nebo profesionál byste tedy měli být schopni efektivně psát obchodní omluvné dopisy, které povzbudí příjemce, aby odpustil chybu a navázal dobrý vztah s firmou, kterou zastupujete. Zde je několik pokynů pro psaní obchodního omluvného dopisu.
Jak napsat obchodní omluvný dopis – vzor šablony
1. Promluvte si se správnou osobou: pokud napíšete omluvný dopis konkrétní osobě ( například frustrovaný klient ), musíte ho označovat jménem a příjmením, např. Vážená paní Edwardsová. Pokud však posíláte dopis firmě, směřujte jej na osobu odpovědnou za přijímání takových dopisů. Pokud neznáte jméno osoby, zjistěte jej a uveďte jej ve svém dopise.
Omluvný dopis je nejúčinnější, pokud příjemce ví, že mu byl zaslán konkrétně. Za každou cenu se vyhněte neosobním a nadužívaným pozdravům jako např Vážený pane nebo Kterých se to může týkat. Takové pozdravy vysílají signály, že váš dopis je jiný obyčejný dopis.
2 Uveďte, proč dopis píšete. Začněte svůj dopis uvedením bodu. To znamená, aby příjemce věděl, že dopis je omluva. To je emocionálně připraví na každé další slovo. Nechcete, aby hádali nebo se styděli za to, co píšete nebo co se chystáte říct.
Začněte svůj dopis přímým, jednoduchým prohlášením, jako je např Upřímně se omlouvám za nebo Tímto píši tento dopis, abych se za něj upřímně omluvil nebijte keř. A nezačínej mluvit o tom, co se stalo. Zahájením omluvného dopisu se čtenář uklidní a přijme vaši omluvu.
3. Formulujte svou chybu-: … že se omlouváte, uveďte prosím, za co se omlouváte. Jsou chvíle, kdy příjemce možná zapomněl, co se stalo. Tuto část tedy nikdy nevynechejte, za předpokladu, že si příjemce bude pamatovat.
Při poukazování na svou chybu buďte přesní a jasní. Tím obdarovaného přesvědčíte, že opravdu rozumíte tomu, co jste udělali. Napište něco jako:
To, co se stalo minulý týden, bylo dost neprofesionální; jako zákazník jste měli právo vybrat si jakoukoli barvu, která se vám líbí, při nákupu položek ve více barvách. Tím, že jsme vám poslali černý smartphone místo vámi objednaného bílého, jsme vás o tuto svobodu připravili a bylo to špatně. A odmítnutí vaší žádosti o výměnu zařízení za jednu z vámi požadovaných barev byla jedna z nejhorších chyb, které jsme kdy se zákazníkem udělali. A hluboce toho litujeme.
4. Potvrďte, jak moc jste jim ublížili: reklamovat svou chybu, potvrdit, jak moc to příjemce ranilo. Toto je dobrá příležitost, abyste se zmínili, že jste nikdy neměli v úmyslu jim ublížit – nikoli se zprostit viny nebo se vymlouvat na přitažené za vlasy.
Napište něco jako:
Později jsme zjistili, že váš syn, kterému jste objednali smartphone jako dárek k narozeninám pro jeho preferovanou bílou barvu, protože je to jeho oblíbená barva, ale nakonec jsme ho přiměli souhlasit s něčím, co se mu opravdu nelíbilo. Doufáme, že chápete, že to nikdy nebylo naším záměrem. Chtěli jsme, abyste se v tuto dobu ohlédli a vzpomínali jen na radostné věci, ale to jsme zhatili naší nedbalostí a neprofesionálním přístupem.
5. Převzít zodpovědnost-: toto je jedna z nejtěžších částí omluvy, ale ta nejdůležitější. I příjemce má také nějaké nedostatky, budete muset předpokládat, že byly bezchybné. Přiznejte svou chybu otevřeně a bez jakékoli výhrady. I když pro své činy máte nějakou omluvu, nemělo by vás to odradit od toho, abyste přiznali, že vaše činy skutečně ubližují příjemci.
Jednoduchý typ tvrzení Jsme výhradně zodpovědní za náš neprofesionální přístup a strašnou bolest, kterou jsme vám způsobili. , bude v pořádku.
6. Navrhněte řešení, jak situaci vyřešit: jen říct, že se omlouvám, nestačí. To, co skutečně dělá vaši omluvu účinnou, je hledání způsobů, jak problém vyřešit v budoucnu.
Je-li chyba něčím, co lze opravit, například chybnou nebo vadnou objednávkou, nabídněte, že ji okamžitě a bez námahy opravíte. Náklady pro příjemce. Pokud to však nelze napravit, přesvědčte příjemce o svém obnoveném závazku, aby se takových chyb v budoucnu a ve svých plánech na jeho dosažení vyvaroval. Je to lepší než jen říkat: Slibujeme, že se to už nikdy nebude opakovat.
7. Vyjádřete svou touhu pokračovat ve vztahu – … Omluva neznamená jen požádat příjemce o odpuštění; nakonec to znamenalo opravit chybu ve vašem vztahu s nimi a udržet vztah znovu hladký. Je lepší vyjádřit, co opravdu chcete, například pokračování v obchodním vztahu. Po napsání hlavní části obchodního omluvného dopisu jej zaokrouhlete a odešlete příjemci.
