Efektivní psaní poznámek na obchodní schůzce je dovednost, jejíž zvládnutí vyžaduje čas. A pokud jste hráčem v korporátním nebo obchodním světě, nepochybně budete muset tuto dovednost ovládat, protože se budete muset účastnit obchodních jednání, kde je psaní poznámek velmi důležité.
I když můžete mít sekretářku nebo asistentku, která za vás bude zapisovat poznámky z obchodní schůzky, neudělají totéž, když se účastníte důležité obchodní konference v zahraničí nebo improvizované schůzky s klientem nebo dodavatelem mimo kancelář.
I když jste si poznámky pro osobní potřebu dělali vícekrát, neznamená to, že si budete dělat poznámky na obchodních schůzkách dobře. Je to proto, že psaní poznámek na obchodních jednáních vyžaduje velmi odlišný soubor dovedností. Například ve svých osobních poznámkách můžete používat zkratky a přepisy nebo dokonce kresby, které můžete interpretovat pouze vy. Vaše osobní poznámky by neměly sledovat vzor nebo ukazovat žádné úvahy jinému čtenáři. A nemusí být čisté, protože jsou pouze pro vaše použití.
Zápisky z jednání však slouží úplně jinému účelu, protože jsou psány pro ostatní a slouží jako historické dokumenty, které označují rozhodnutí a činy učiněné nebo projednané na obchodní schůzce. Pokud si potřebujete dělat poznámky na obchodní schůzce; Následující tipy vám pomohou je efektivně využít.
10 efektivních strategií psaní poznámek a tipů pro obchodní jednání
1. Použijte tužku a papír
Můžete se vsadit, že právě teď jsme ve světě tabletů, notebooků a PDA. Ale pravdou je, že používání tužky a papíru je méně rušivé a usnadňuje vám udržovat oční kontakt s mluvící osobou. Kromě toho, že digitální zařízení vytvářejí zeď mezi vámi a osobou, se kterou mluvíte, vytvářejí dojem, že pracujete na něčem jiném nebo s někým komunikujete, i když ne. A při používání těchto zařízení je ještě snazší nechat se rozptýlit.
2. Naučte se a používejte těsnopis
Ne, těsnopis není jen pro sekretářky a novináře, je stále relevantní pro psaní poznámek na obchodních jednáních, zvláště když posloucháte řečníka, který mluví rychle. Naučit se těsnopis není tak těžké, jak si možná myslíte. Stačí vyhledat na internetu užitečné a relevantní zdroje a během několika měsíců byste je měli zvládnout.
Pokud nemáte čas studovat těsnopis, můžete si formulovat vlastní zkratky a mnemotechnické pomůcky, které budete používat při nahrávání obchodních jednání. Můžete si představit, co chcete; jen se ujistěte, že vám to dává smysl.
3. Stačí zvýraznit klíčové body
Budete-li se snažit věci podělat, budete se nudit psaním poznámek. Při zapisování poznámek na obchodní schůzce poslouchejte všechny, ale zapisujte si jen to důležité a důležité. Je to samozřejmé, ale není potřeba psát krátký vtip, který byl na schůzce hacknut.
- Ihned po schůzce vypracujte písemnou zprávu
Jak již bylo uvedeno dříve, obchodní poznámka slouží jako historický dokument a referenční informace, ale pouze tehdy, když je přeměněna na komplexní text. Samozřejmě nemůžete očekávat, že si společnost ponechá návrh dokumentu, který jste napsali na schůzce, musíte připravit úhledně napsanou zprávu, která bude prezentovatelnější a srozumitelnější pro každého čtenáře.
Pokuste se připravit svou zprávu ihned po schůzce, dokud máte vše ještě v čerstvé paměti. A i když nejste požádáni o předložení oficiální zprávy, můžete tento dokument použít pro své osobní archivy nebo jako důkaz v případě konfliktu v diskuzi.
- Poslouchej pozorně
Když začíná obchodní jednání, začíná vaše dvojí role: naslouchání a psaní poznámek. Ačkoli dělat obojí dohromady je obtížné a zdánlivě nereálné, pokud chcete být v jednom lepší, musíte naslouchat. Pokud si můžete poslechnout každý důležitý detail, aniž byste vynechali jediný, můžete kdykoli zahrnout to, co jste zmeškali, a napsat později.
- Poznejte rozdíl mezi různými typy prohlášení
Během obchodního jednání účastníci diskutují o různých typech prohlášení. Patří sem názory, fakta, otázky, návrhy, dohady, otázky a tak dále. Aby nedošlo k záměně, musíte vědět, jak definovat každý z těchto typů příkazů. Víte, že to může být matoucí, když nahlásíte návrh jako fakt.
- Nechte to krátké a jednoduché
Bez ohledu na to, jak si zapíšete, co se během schůzky stane, musíte svou závěrečnou zprávu udělat dostatečně jasnou, aby byla přínosem pro ostatní. Chcete-li to provést, ujistěte se, že váš jazyk je jasný a objektivní ve všem.
- Zapište si vše o schůzce
Při pořizování poznámek na obchodní schůzce nezapomeňte doplnit všechny potřebné údaje o schůzce; směrem k diskusím. Patří mezi ně typ schůzky ( plánované nebo nouzové ), účel jednání, datum a čas jednání, jméno osoby, která svolala nebo předsedala jednání, jména přítomných a případné informace týkající se příštího jednání. Díky těmto podrobnostem budou vaše poznámky ze schůzky úplné. Nechcete, aby se lidé začali ptát, kdo řekl, jaké datum nebo kdy se schůzka konala.
9. Buďte konkrétní: … V prezentaci detailů obchodního jednání musíte být naprosto přesní. protože se stane schváleným úředním dokumentem.
10. Čtěte pozorně
I když je vaším cílem poskytnout spolu s poznámkou přesné informace o obchodní schůzce, je také velmi důležité neobsahovat typografické, gramatické a pravopisné chyby. Pokud jsou vaše poznámky plné těchto chyb, podkopete svou pověst spolehlivého poskytovatele informací.
