Искате ли да проследявате разходите си, но ви липсват ноу-хау и инструменти? Ако отговорът е ДА, ето 17 полезни съвета как да проследявате разходите си за бизнес безплатно.
Независимо от вида бизнес, който управлявате или управлявате, вие неизбежно ще го носите. Формуляр за разход или друго. Размерът на парите, които бизнесът харчи и как харчи, винаги ще играят важна роля при определянето дали един бизнес ще бъде успешен или не.
За бизнес, който харчи много пари за разходи, за да остане на повърхността, той трябва да може да генерира печалби. Компаниите, които правят високи разходи в процеса на правене на бизнес, но не правят големи печалби, определено ще се съкратят с времето.
Тъй като всички компании трябва да се стремят да поддържат баланс между печалбите, които получават и разходите, които изразходват, е наложително непрекъснато да се оценяват разходите.Оценяването на тези разходи позволява на собствениците на бизнес да определят къде харчат най-много пари и да определят начини за минимизиране на разходите. стил
Чрез намаляване на сумата, която бизнесът харчи, той може да увеличи печалбите си. Но преди да оценят бизнес разходите, собствениците на бизнес трябва правилно да проследяват бизнес разходите. Има различни методи, които можете да използвате, за да проследявате вашите бизнес разходи. Някои от по-популярните методи за проследяване на бизнес разходите включват използването на хартиени документи, електронни таблици и софтуерни системи.
Избраният от вас метод може да се основава на личните предпочитания или вида и размера на бизнеса, който участва. Всеки от тези методи се фокусира върху организиране на бизнес разходите в конкретни категории и редовно актуализиране на сумите, изразходвани във всяка, за да се определят общите бизнес разходи на компанията. Ето някои други причини, поради които трябва редовно да проследявате бизнес разходите си.
4 причини, поради които трябва да проследявате бизнес разходите си, започнете още днес
а, Подобрени познания по финанси и управление на паричните средства … Една от най-честите причини, поради които повечето бизнеси се провалят, е липсата на пари. Тъй като паричните потоци са толкова важни за оцеляването на един бизнес, има смисъл само един умен бизнес мъж или жена да направи всичко необходимо, за да предпази бизнеса си от падане в капана да бъдеш хванат, твърде малко ли е?
Един от начините да направите това е чрез ежедневно управление на разходите, така че да не „отидете до края на месеца и да откриете, че разходите са надвишили приходите.
Чрез проследяване на вашите бизнес разходи можете по-добре да контролирате разходите си, да знаете точно за какво харчите и колко струват. Вие. Тези дневни числа стават вашият маркер, за да видите дали сте над месечния си бюджет или не. Целият процес ви помага да станете по-финансово осведомени. С тези данни можете да откриете и коригирате лошите навици на харчене от самото начало, преди те да излязат извън контрол.
Не само ще спестите пари, което ще окаже положително влияние върху крайния ви резултат, но също така ще освободите пари, които можете да инвестирате в други важни области на бизнеса, като маркетинговия отдел.
б. Вие сте по-добре подготвени за данъчния сезон и можете да получите парите си обратно: данъчният сезон може да бъде доста забързан, особено ако не сте достатъчно подготвени; всъщност може да е страшно.Собствениците на фирми често се карат отчаяно, опитвайки се да съберат всички необходими сметки и разписки на своите лаптопи и кутии за обувки.
Но не е нужно да преминавате през това. Като поддържате правилни записи, винаги ще сте готови за предстоящия данъчен сезон. Не бягайте, не се нервирайте и не се притеснявайте, че ще загубите пари. Виждате ли, много разходи подлежат на приспадане на данъци, което означава, че можете да получите парите си обратно. Тези разходи включват:
- бизнес обяди и срещи
- мобилен телефон и такси за данни
- пътни разходи, като гориво за посещение на среща с клиент
- Офис консумативи като канцеларски материали.
- Разходи за наем
- Разходи за домашния офис О: Ако имате домашен офис, можете да се класирате за отписване на домашен офис. Например, ако вашият домашен офис е 20% от размера, можете да поискате възстановяване на 20% за комунални услуги, поддръжка и т.н.
Но можете да получите парите си обратно само ако проследявате, класифицирате и разкривате тези бизнес разходи. Неспазването на точни записи означава, че оставяте трудно спечелените си пари на бюрото и в ръцете на данъчния човек.
° С. По-щастливи служители: Ако управлявате екип от служители, те най-вероятно ще ви изпратят разписки за пътуване, храна и други лични разходи. Проследявайки тези разходи, можете да възстановите парите на служителите си навреме.Възстановяването на парите на вашите служители ги прави щастливи и им пречи да ви напомнят за направени разходи преди известно време.
д. Лесно определяне на рентабилността: почти всеки собственик на бизнес знае как да изчисли рентабилността (приходи минус разходи). Рентабилността ви казва дали вашият бизнес се представя добре, също така помага за привличането на инвеститори, финансирането на ежедневните ви операции и ви помага да получите финансиране.
Значението на рентабилността не може да бъде надценено, но по ирония на съдбата много собственици на бизнес имат много лошо разбиране за това. Това обикновено се случва, защото те не са в състояние да следят точно своите приходи и разходи, което ги затруднява да знаят наистина къде се намират.
За щастие, като проследявате разходите често, можете бързо да определите рентабилността си, без да се налага да я разбирате. записи.
Редовното проследяване на разходите за продажба също ще ви попречи да правите обосновани предположения за рентабилността. Много фирми правят тази грешка – когато видят идващи продажби, те погрешно вярват, че бизнесът им е по-печеливш, отколкото е в действителност.
Имайки това предвид, ето няколко начина, по които бизнесът може да проследява разходите си;
4 достъпни, но много ефективни начина за проследяване на вашите бизнес разходи
и Легендарно: някои собственици на бизнес все още предпочитат остарели химикалка и хартия, за да следят разходите си; счетоводните книги обаче могат да се управляват само за малки предприятия, като еднолични търговци, без служители или голям брой сложни транзакции и по този начин да се следят вашите разходи е толкова лесно, колкото да ги записвате на полето всеки ден или веднъж седмично. …
Елате до данъчното време, добавете всяка категория на разходите и ги напишете в Приложение C на вашата данъчна декларация. В по-голяма компания ще трябва да потърсите нещо по-ефективно, за да покриете правилно разходите си.
ii. Софтуер и електронни таблици: компютърният софтуер прави много по-лесно следенето на бизнес разходите. Например софтуер като QuickBooks ви позволява да класифицирате разходите, да записвате всички разходи и да ги етикетирате с подходяща категория.
Можете също да създавате отчети за проследяване на разходите в различни категории. Софтуерът е по-ефективен от ръчния и хартиения софтуер и улеснява данъчната подготовка, тъй като компютърът проследява разходите и ги добавя вместо вас. Трябва да архивирате софтуера си ежедневно, за да избегнете загуба на бизнес записи.
Собствениците на бизнес могат също да проследяват бизнес разходите с помощта на електронни таблици. Електронните таблици и софтуерът използват компютъризирани списания, за да следят разходите, подобни на хартиените дневници. Много компании предпочитат да използват този метод при проследяване на разходите, тъй като изисква по-малко място за съхранение и записите могат да бъдат достъпни практически от всяко място по всяко време.
Използването на този метод може също да улесни организирането на категориите разходи за продажба и актуализирането на общите суми. Най-често срещаните категории бизнес разходи, включени в системите за проследяване на софтуер, включват наем, комунални услуги, пътни разходи, развлечение на клиентите, заплати, данъци и доставки. Софтуерът за проследяване на разходите за малкия бизнес автоматично изчислява разходите, докато ги въвеждате, спестявайки ви много време в сравнение с други методи.
iii. Постъпления: вашите записи за разходи, независимо дали са записани или въведени в компютър, са само част от документацията, необходима за плащане на бизнес данъци. Трябва също да съхранявате разписки за вашите разходи. За малък бизнес с малък брой касови бележки, файл тип акордеон с етикети за различни категории разходи като реклама, канцеларски материали, пощенски разходи и т. н. ще работи добре. За голям бизнес папките в шкафа могат да работят. След като сте записали разхода, подайте разписката в съответната папка или раздел на вашия файл с акордеон.
iv. Пробег. Ако използвате личния си автомобил за вашия бизнес, можете да таксувате фиксирана ставка за всяка миля, която карате за бизнес цели, като например обаждане на клиенти или шофиране до магазин за офис консумативи, за да вземете касети за принтер. За да направите това, трябва да поддържате дневник за пробег в автомобила си и да записвате началните и крайните мили за всяко пътуване, както и целта на пътуването. Това улеснява натрупването на бизнес мили в края на годината, но служи и като документация, която да оправдае приспадането на милите ви с IRS.
Как да проследявате бизнес разходите 17 полезни съвета
1. Създайте сметка в търговска банка: много еднолични търговци не виждат необходимост да разделят своите бизнес и лични сметки. Ако имате подобен начин на мислене, тогава е време да се откажете от него и да получите бизнес банкова сметка. Винаги проверявайте дали приходите ви от бизнеса влизат във вашата бизнес сметка и използвайте бизнес заем или разплащателна сметка за всякакви покупки, свързани с бизнеса, които могат да бъдат платени с карта.
Ако го направят, можете да премествате средства между двете сметки, но ясното разграничение между двата акаунта ще ви помогне да следите лесно своите бизнес и лични разходи. Създаването на бизнес банкова сметка също ще създаде вашия бизнес заем, който е полезен, ако имате нужда от финансиране в бъдеще.
Също така има смисъл да вземете кредитна карта, предназначена за бизнес употреба. Това е така, защото ще ви бъде по-лесно да организирате систематично разходите си със специална кредитна карта. Освен това би трябвало да е по-удобно от носенето на пари в брой, тъй като повечето търговци на дребно вече приемат кредитни карти и за малки транзакции.
2. Не се отказвайте от разписките си. Не просто изхвърляйте касови бележки, но когато получите разписки за покупки, свързани с бизнеса, съхранявайте ги в пликове или чекмедже и след това ги съхранявайте в шкаф за документи, организиран по месеци. Ако сте били одитирани, може да имате нужда от тези разписки като доказателство за вашите бизнес покупки.
Поддържането на копия на разписки за разходи е много полезно при подаване на данъчни декларации. Разбира се, IRS не изисква разписки за бизнес разходи, които не надвишават $75, но се препоръчва (особено за малкия бизнес) да съхранявате разписки за продажби, за да проследявате ефективно бизнес разходите.
3. Използвайте онлайн календар, за да записвате разходите си, когато възникнат : Инструмент за онлайн календар като Google Calendar може да бъде много ценен инструмент за настройка на повтарящи се или еднократни известия за разходи. Използвайте формата за събитие, за да запишете вида на разходите (например комунални услуги, наем, услуги на изпълнител) и получателя на средствата. Можете също да използвате тези календари, за да настроите сигнали, които да ви напомнят да плащате за предстоящи разходи, преди те да възникнат, и можете да отпечатате целия календар за справка, когато настъпи следващият данъчен период.
4. Използвайте софтуер за проследяване и анализ на вашите бизнес покупки. Повечето счетоводни софтуери предоставят възможност за създаване на категории разходи и свързването им с подобни позиции във вашите данъчни формуляри, което намалява времето, което отделяте за изготвяне на данъчни декларации. Тези програми могат да се използват и за генериране на отчети за приходите, за да можете лесно да оцените финансовото си състояние. твоя работа. Използването на софтуер за проследяване на бизнес разходите ще ви спести много време, когато настъпи данъчен сезон и трябва да подадете данъците си.
5. Наемете счетоводител: Ако забележите, че вашият бизнес се разраства и разходите стават все по-сложни, трябва да помислите за наемане на счетоводител, който да ви помогне да прегледате вашите разписки и фактури и да ги проследите многократно в счетоводен софтуер. часа всеки месец. Обикновено счетоводителите таксуват от $20 до $50 на час за услугите си, което си заслужава.
6. Потърсете помощ : Ако тепърва започвате своя бизнес и установите, че имате проблеми с проследяването на разходите, трябва да потърсите помощ, за да можете да започнете с правилния крак.
7. Бъдете наясно с хартиените документи … За да приспаднете по-голямата част от разходите си, трябва да следите покупки като касови бележки, анулирани чекове или фактури. Прекарайте известно време в края на седмицата, като въвеждате разписки или ги изтегляте от уебсайта на вашата банка или кредитна карта във вашата счетоводна програма. Винаги категоризирайте разходите като реклама, комунални услуги, офис консумативи и т.н. Вие също трябва да съхранявате всички физически разписки за бизнес в продължение на 7 години, в случай че IRS или вашият данъчен инспектор трябва да ги види.
8, Отрежете излишното: ако разходите ви надхвърлят бюджета ви, знаете, че трябва да седнете и да вземете предпазни мерки. Погледнете всеки от разходите си, за да видите къде бихте могли да намалите.
9. Не забравяйте колата си: Проследявайте своя пробег и други свързани разходи отделно и го актуализирайте редовно. Не просто следете колко мили са били от точка А до точка Б, но също така не забравяйте да запишете своя пробег.
10. Използвайте счетоводен софтуер : Със счетоводен софтуер можете лесно да балансирате чековата си книжка. Но повечето от софтуера се предлагат и с допълнителни функции като проверка на отчета за доходите ви ежемесечно, тримесечно или винаги, когато трябва да видите къде е вашата печалба. Време е да спрете да разчитате на калкулатори, за да следите бизнеса си.
Налични са няколко счетоводни програми, които улесняват проследяването и управлението на разходите. Повечето от тях са безпогрешни и дават бързи резултати. Когато избирате счетоводен софтуер за вашия бизнес, не забравяйте да закупите програма, която е добре позната и популярна сред счетоводителите.
11. Възложете обработка на дребни пари. Посочете едно надеждно лице в компанията, което да работи с дребни пари, за да улесните проследяването на парите ви и да избегнете объркване и грешки.Въпреки че дребните пари са предимно малка сума пари, тези малки суми могат бързо да се съберат до голяма сума. Създайте ясни насоки за какво могат да се използват дребни пари и елиминирайте ненужните разходи.
12. Не отлагайте: винаги записвайте разписките си веднага щом ги получите, вместо да чакате да се натрупат. Забавянето по този въпрос може да доведе до загуба на контрол върху вашите финансови данни. Редовното документиране на тези данни ви спестява време и гарантира, че вашите записи са винаги актуални.
13. Поддържане на бюджет. Наличието и поддържането на бюджет е много важно, за да следите разходите си. Разгледайте подробно седмичните си разходи и вижте колко добре са доходите ви спрямо тях.
Въпреки това, в зависимост от местната ситуация, може да се наложи да коригирате бюджета от време на време. Ако възникне нужда, тогава трябва да направите всичко необходимо, но се уверете, че отделяте достатъчно средства за всички основни отдели на вашия бизнес. Освен това заделете средства за непредвидени обстоятелства.
14. Познайте основите на счетоводството: дори ако възнамерявате да наемете специалист, който да направи счетоводството вместо вас, вашият бизнес ще бъде много полезен, ако сте добре запознати с основните счетоводни инструменти и участвате активно в управлението на капитала във вашия бизнес.Парите са много важни в света на бизнеса, защото познаването на финансовите аспекти на управлението на предприятието е също толкова важно, колкото познаването на продукта или услугата, които продавате.
Опитайте всичко възможно да изучавате теми като счетоводство и счетоводство, за да получите по-добро разбиране и разбиране на вашите инвестиции. Проследявайте движението на парите към и от вашия бизнес; това се нарича паричен поток. Парите се отнасят до парите ви в банката, с които трябва да плащате на своите служители, доставчици и кредитори. Подценяването на разликите и последиците от положителния и отрицателния паричен поток може да бъде много полезно за финансовото здраве на вашата компания.
Положителният паричен поток е добър за целия бизнес и показва, че повече пари влизат в бизнеса, отколкото излизат. От друга страна, отрицателният паричен поток показва, че повече пари излизат, отколкото се получават, а това никога не е добро. Ако тенденцията на отрицателния паричен поток не се промени, бизнесът определено ще се затвори.
Проследяването на паричния ви поток ще ви помогне да проследите парите си, като определите дали твърде много от активите на вашата компания са обвързани в инвентара, дали трябва да съберете парите, които дължите, или ако паричният поток към бизнеса просто не е достатъчен.
Освен това трябва да прегледате баланса на вашата компания. Балансът е моментна снимка на финансовото състояние на вашата компания във всеки даден момент, изброяваща активите и пасивите на вашия бизнес, за да достигнете до нетната му стойност. Освен това ви дава по-ясна представа за това какво притежава и дължи вашият бизнес във всеки даден момент.
15. Планирайте големи разходи: Винаги поддържайте основните си разходи в перспектива и планирайте да съвпадат с времето, когато финансовият ви календар е в пълен разцвет, а не когато сте с ограничен бюджет. Много е важно всички собственици на бизнес да знаят кои месеци се продават най-бавно, за да се избегнат ненужни разходи през тези периоди. Планирайте всички основни разходи предварително, за да се подготвите за допълнителни разходи. Това ще помогне да се избегнат ненужни заеми от фирмени сметки. Ако е възможно, избягвайте големи разходи през бавния сезон.
16. Регистрирайте вашите депозити правилно: трябва да се уверите, че записваме правилно всички ваши бизнес депозити, за да гарантираме, че не плащате данъци върху парите, които изобщо не са били инвестирани в бизнеса като доход. Внедрете система във вашия офис, така че всички финансови транзакции да са ясни – знайте откъде идват парите и къде отиват.
В заключение, стартирането на собствен бизнес може да бъде доста вълнуващо, но превръщането на бизнес в успешен може да бъде доста обезпокоително. Наред с няколко покачвания, ще има и няколко падания. Трябва да накарате знанията и технологиите да работят във ваша полза, за да се справите с неуспехите, а горните съвети също трябва да ви помогнат да се подготвите за бури и да издържите, като същевременно поддържате ниски разходи и високи доходи.
