Всеки път, когато вашият бизнес трябва да приема бизнес посетители от чужбина, трябва да напишете писмо с покана за бизнес виза. Тези посетители могат да бъдат вашите съществуващи или потенциални купувачи, съществуващи или потенциални инвеститори, участници в търговски панаири или конференции, чуждестранни партньори или агенти, чуждестранни служители или лица, които идват за обучение на място в съоръженията на вашата компания.
Вашето писмо Покана означава ясно изложение на причините и планираните дейности на посещението. Той също така ще обяви плановете на кандидатите да се завърнат в родината си в края на посещението си. Но трябва да имате предвид, че писмото с покана не е гаранция, че визата за посещение ще бъде одобрена. Въпреки това, ако не пишете, визата за посетители ще бъде отхвърлена, тъй като писането винаги е задължително за бизнес посетители.
Ако вашата компания кани посетител за бизнес цели, вие или друг представител на вашата компания трябва да напишете писмо с покана за посетителя.Трябва да изпратите на посетителя две оригинални копия на писмото – едното, което той трябва да предостави при кандидатстване за виза и друго при влизане във вашата страна.
Колко добре изработите поканата си за бизнес виза може до голяма степен да определи дали вашата посетителска виза е одобрена или не (въпреки че кандидатите за виза ще вземат предвид други фактори, като например дали кандидатът отговаря на условията да посети вашата страна ). Така че, трябва да знаете как да пишете убедителни писма с бизнес покани. Ето общи насоки за писане на покана за бизнес виза.
Как да напишете примерен шаблон за покана за бизнес виза
1. Адресирайте правилно: вашата покана за бизнес виза ще бъде отхвърлена, ако е адресирана неправилно. Повечето посолства или висши комисионни няма да простят дори правописна грешка в адреса, така че трябва да го направите правилно. Преди да съставите писмото си, моля, посетете официалния уебсайт на посолството на вашата страна в тази страна, за да получите правилния адрес, на който да изпратите такива писма.
Освен това трябва да използвате и съответния поздрав.Ако знаете името на консулския служител, който ще получи писмото, можете да го активирате. Но ако не знаете името на вероятния получател, прост поздрав като Уважаеми консулски служител .
2. Посочете името и позицията на посетителите: <Трябва ясно да посочите името на посетителя, който иска виза за бизнес посещение, точно както е изписано в паспорта му. За да избегнете грешки, проверете отново с посетителя, преди да съставите писмото си. Имайте предвид, че трябва да има последователност в цялата документация. Например, ако посетителите са на първо място във всичките си идентификационни данни, първо напишете фамилното им име в имейла, за да избегнете объркване.
3. Посочете позицията на посетителите и друга релевантна информация-: Във вашето писмо с покана за бизнес виза трябва също да включите името на посетителите, името на компанията, която представляват, позицията им в тази компания и връзката им с вашата компания.
В зависимост от изискванията, от получателя може да се изисква да предостави дата на раждане на посетителя, град, държава на раждане, номер на паспорт, семейно положение и други лични данни. Във всеки случай включете пълните данни за контакт на посетителя, защото консулският отдел може да иска да се свърже директно с него за някои въпроси.
4. Посочете целта и продължителността на посещението: писмото с покана за бизнес виза трябва също да посочва целта, за която каните посетителя, както и колко време ще прекарат във вашата страна, преди да се върнат в страната си.
Освен това трябва да посочите намерението на посетителите да напуснат вашата страна веднага щом целта на посещението бъде постигната. За да убедите получателя в това, трябва да посочите всички задължения на посетителите в родната им страна, които ще ги накарат да напуснат веднага след достигане на целта на посещението си.
5. Посочете кой ще поеме разходите: в писмото си трябва също да посочите дали вие или посетителя ще покриете пътните и свързаните с тях разходи. Ако искате да покриете разходи, може да бъдете помолени да предоставите доказателство за средства за покриване на разходите, като например банково извлечение.
След като включите цялата важна информация, посочете в последния параграф, че можете да се свържете с Вас за всякакви разяснения. И включете вашата информация за контакт. Закръглете писмото си С уважение или друго приемливо затваряне; след това го последвайте с вашия подпис, име и длъжност в компанията, която представлявате.
Отново не забравяйте, че писмото с покана не е задължителен документ, но съдържа документални доказателства, подкрепящи необходимостта от издаване на виза и може да опрости процеса на кандидатстване за виза.
