В света на бизнеса благодарствените бележки са винаги добре дошли. Независимо дали казвате благодаря за препоръка или препоръка, или за друга услуга от човек или организация, отделянето на време да кажете благодаря не само ще покаже на получателя колко високо цените услугата, но също така ще покаже вашата внимателност и помощ изградете по-силни отношения с получателя.
Въпреки че телефонно обаждане или произволен имейл може да изглеждат като достатъчни, те нямат същата тежест като писмо, изпратено по пощата. Като е конкретна, а не имейл, благодарствената бележка добавя по-личен щрих към вашето благодарствено съобщение. Освен това има силно емоционално въздействие върху получателя и има тенденция да оставя впечатление, което продължава по-дълго.
Тъй като благодарствените бележки могат да бъдат много ефективни при изграждането на нови връзки, развитието на съществуващи взаимоотношения и показването на внимателността на изпращачите, е повече от наложително всеки собственик на бизнес или професионалист да знае как да ги пише. Ето някои насоки за писане на запомнящо се благодарствено писмо.
Как да напиша бизнес благодарствена бележка
1. Изберете подходящ поздрав: ако изпращате благодарствено писмо до конкретно лице, изпратете му или нейното име и фамилия, например Уважаеми г-н Адамс. Ако се обръщате към повече от един човек, включете всички по име и заглавие в реда за поздрав. Избягвайте клишетата и безличните поздрави като напр за кого това може да се отнася, или уважаеми господине. Поздравления като този отнемат блясъка от вашето писмо и намаляват интереса на получателите към него. Вашият поздрав трябва да убеди получателя, че благодарственото писмо е изпратено нарочно.
2. Започнете с благодарност: … Първото изречение във вашето благодарствено писмо трябва да бъде структурирано около благодарственото писмо. Това изречение ще дойде след поздрава, но преди да обясни защо благодарите на получателя. Опитайте се да не разширявате или отслабвате това изречение с ненужни думи, тъй като бих искал да изразя благодарността си за това и пиша само, за да кажа „благодаря“. Вместо това използвайте директно изречение, представено в просто сегашно перфектно време – например, Благодаря ви много за или Ние наистина ценим вашето
3. Обяснете причината за вашето писмо: важно е първо да посочите ясно причината, поради която пишете благодарственото писмо. Вашето писмо няма да има желаното емоционално въздействие, ако не посочите причина или ако посочите неопределена причина, например, това може да означава хиляди неща, като напр. Ние ценим вашия бизнес или Благодаря ви много, че сте до нас. Вместо това напишете нещо като: Благодаря ви много, че предложихте огромна отстъпка последния път, когато пазарувах във вашия магазин или Благодарим ви, че ни позволихте да ви служим 10 години.
4. Посочете ползата или стойността на услугата -: така че читателят да разбере колко много цените и оценявате това, че му благодарите, посочете основната полза или влияние на причината, която сте посочили по-рано. Например, можете да напишете, Вашият съвет беше безценен, за да ни помогне да постигнем годишните цели на нашите компании Или отстъпката, която получих, ми помогна да спестя няколкостотин долара и беше всичко, което ми трябваше, за да платя сметката си за комунални услуги миналия месец. Изявления като тези мотивират читателя да продължи тази връзка и да предложи повече.
5. Подчертайте надеждата си за бъдещето. Една от най-вдъхновяващите и провокиращи мисли части на благодарственото писмо е вашата мисъл или надежда за бъдещето, свързана с ползите, които сте очертали. Не забравяйте да свържете тази надежда с текущите усилия или цели на получателите. Например, можете да напишете: Надявам се да продължим да отговаряме на нуждите ви от поддръжка на активи, докато отваряте новото си съоръжение в Сиатъл. … Такова изявление казва на получателя какво очаквате и изрично заявява желанието ви да установите дългосрочни отношения с него.
6. Благодаря ви отново и затворете писмото си: Последното ви изречение трябва да е просто, което отразява първата ви благодарност. Започнете с нещо подобно Благодаря отново за но използвайте различни думи по ваша собствена причина.
В повечето случаи ще бъде подходящо да затворите благодарствената си бележка с известна вариация. С най-добри пожелания, най-добри пожелания или най-добри пожелания. След това това трябва да следва вашия подпис. Винаги пишете името си в пеневен, ако писмото е отпечатано. И когато е подходящо, включете вашето име или титла и името на вашата компания под вашето име.
