Секретарят има много силна позиция във всяка организация. Когато човек за пръв път влезе във вашата компания, първият човек, който вероятно ще види, ще бъде вашата секретарка или администратор, и начина, по който се отнасят с него, биха допринесли значително за формирането на впечатлението за вашата компания в очите на посетителите. p5>
Следователно не може да се каже погрешно, че секретарите / администраторите са имиджмейкърите на вашата компания. Те трябва да могат да се обличат добре, да говорят добре и дори да говорят добре; те също трябва да бъдат хора, които могат да пазят поверителна информация и да бъдат точни на работа всеки ден. Когато интервюирате за позицията секретар или секретар, трябва да обърнете внимание на следните фактори:
- Ниво на опит -: трябва да разберете колко кандидат знае за това, че е администратор или секретар и дали преди това е заемала подобна длъжност.
- умения -: Друго нещо, на което трябва да обърнете внимание, са уменията на кандидата като умения за общуване и писане.
- Способност за работа с началници -. Администраторите / секретарите ще имат предимно висш персонал, с който да работят. Бихте искали да знаете дали този човек може да работи добре с началниците си.
- Комуникативни умения между агенциите -: можете също да определите дали този човек може да се справи с различни личности, с които е вероятно да се среща всеки ден.
- Точност-: Всеки друг може да отсъства от работа, но не и администратор. Позицията, на която се намира, е толкова важна, че трябва да е на работа през цялото време и трябва да разберете дали този човек е способен да го направи.
- Умения за многократно приемане-: Натовареността на секретаря обикновено е висока. Тя трябва да набира номера, да отговаря на обаждания, да приема гости и да прави много неща едновременно. Способността за многозадачност е много важно умение, което всеки секретар трябва да притежава.
Как да се подготвите за интервю за секретар / администратор
- Изберете място за интервюто … Мястото трябва да е тихо и да не разсейва вниманието.
- Определете часа на интервюто … Колко време ще отнеме интервюто
- Изберете панела за интервю … Ако имате HR мениджър, той трябва да бъде в панела за интервюта. Трябва също да включите някои от хората, с които администраторът ще работи в организацията.
- Отпечатайте копие от биографията на всеки кандидат и го предайте на членовете на екипа за интервю, за да могат да научат нещо или две за кандидата и някои въпроси, които да зададат преди интервюто.
- Подгответе въпросите си предварително и определете кой ще попита всеки един.
Някои от въпросите, които трябва да зададете по време на интервюто, са: –
35 възможни въпроса, които можете да зададете на потенциални секретари / администратори
- Имате ли опит с календара и насрочването на срещи? Ако е така, как да насрочите срещата?
- Какво трябва да имате предвид, когато насрочвате среща?
- Какъв софтуер за управление на календара познавате?
- Какво е поверителна информация?
- Ако информацията / файлът са маркирани като поверителни, как бихте постъпили с тях?
- Кажете ни какво знаете за системите за съхранение.
- Как съхранявате записи?
- Как бихте се справили с регистрацията на компютър?
- Какво е официално и неформално писане?
- Какво бихте включили в официално писмо, което не се притеснявате да получите в неофициално писмо?
- Имате ли мостри от официални писма, които сте писали в миналото?
- Какви видове бизнес комуникационни системи съществуват?
- Какъв софтуер или приложение използвате, за да осигурите правилен правопис?
- Дайте на секретарката писмо с някои грешки и я помолете да редактира писмото след няколко минути.
- С какви проблеми се сблъсквате, когато се опитвате да изпратите писмено съобщение?
- Какви стъпки предприемате, за да сте сигурни, че вашите файлове са лесни за намиране, особено във ваше отсъствие?
- Защо искате да напуснете настоящата си работа?
- Какви предложения или съвети за подобрение имате въз основа на настоящите ни секретарски процедури?
- Ако сте имали множество приоритети, които изискват едновременна обработка, как избирате първия за обработка?
- Опишете многозадачността?
- Смятате ли, че сте способни на многозадачност?
- Какво ще направите, ако установите, че натоварването ви е твърде голямо?
- Как бихте се справили с тесните срокове?
- Разкажете ми за момент, в който бихте се справили с много строг срок за недостатъчно време.
- С какви видове компютърен софтуер и приложения сте добре запознати?
- Каква е скоростта на печат?
- На заседание на ръководството какво трябва да направи секретарят?
- Как се справяте с трудни хора по телефона?
- Посетител или клиент някога бил ли е груб с вас? Ако да, как се почувствахте и как се справихте с това?
- Как се справяте с ядосани клиенти?
- Наистина ли сте бързи или предпочитате да отделите време, за да не правите грешки?
- Какво е коректура?
- Какво трябва да търсите при корекция?
- Харесва ли ви да работите с други хора или предпочитате да работите сами?
- Каква е минималната сума, която можете да вземете, ако предлагате тази работа?
Това са основните въпроси, които трябва да зададете на кандидатите за интервюта за секретар / администратор. Можете също така да обмислите да продължите по -нататък, като дадете на кандидата някои задания за практика, като например да напишете писмо или да отговорите на телефонно обаждане.
Трябва също да наблюдавате как кандидатът се облича и облича; секретарите трябва да са добре облечени, учтиви и винаги да се държат добре. Тъй като този човек също ще борави с много чувствителна информация, може да искате да разгледате историята на кандидата и да поискате препоръки, за да сте в безопасност.
