Искате да доставяте хранителни стоки навреме и да развивате ресторантьорския си бизнес? ? Ако ДА, ето 50 -те най -добри съвета за управление на инвентара в ресторантите за 2021 г.
Ръководството на ресторанта е изпълнено с много предизвикателства и едно от най -важните е как да следите инвентара на ресторантите. Управлението на запасите е управление на инвентара и инвентара. Като елемент от управлението на веригата на доставки, управлението на запасите включва аспекти като контрол и надзор на реда на запасите, съхранение на инвентара и контрол на количеството стоки, които ще се продават.
С вашия малък марж контролът върху разходите е ключът към вашия успех. и в крайна сметка повече печалба. Тъй като храната и трудът обикновено са най -големите ви разходи, наложително е да имате процес и политика за управление на инвентара в ресторанта за вашия бизнес.
Колко важен е инвентарът на ресторантите?
Основната цел на инвентара е да измерва количеството продукт, който вашият ресторант използва във времето, да го сравнява с продажбите ви и да изследва разликата между производствените разходи и продажбите. Управлението на запасите в ресторантите също е много важно, за да поддържате магазина си подреден и да намалите разхищението на съставки и ресурси.
Значението на управлението на запасите не може да бъде надценено в ресторантьорския бизнес. Планът ви за инвентаризация на храни поддържа всичко на място, организира и ги свързва заедно, а един малък прозор може да промени драматично вашия бизнес.
Проследяването на вашия кухненски инвентар води до по -информирано планиране и вземане на решения. Ако не проследявате инвентара ефективно, прогнозите ви могат да се окажат неправилни, което да доведе до неточности на поръчките ви за покупка, губене на време, ресурси и пари.
Дори ако някои мениджъри не смятат управлението на запасите като важно, това е голяма работа. Статистически 16% от храната ви попада в кофата за боклук. 75% от служителите казват, че са откраднали от работодателите си в даден момент, което е зашеметяващите 7% от доходите ви. А ресторантите, които извършват инвентаризация редовно, могат да увеличат печалбите с до 24% годишно.
Ето и други причини редовно да инвентаризирате ресторантите.
а. Управлението на запасите играе много важна роля във всеки аспект на вашия ресторант – от поръчките за покупка, които правите, до поръчките на клиентите, които приемате. Тъй като тази част от работата винаги ще бъде там, отделянето на време за разбиране как да се правят инвентаризации и приемането на софтуер за управление на инвентара е инвестиция, която си заслужава.
б. Знайте финансовото си състояние: измерването на финансовото състояние на ресторантьорския бизнес надхвърля познаването на сумата по банкова сметка. Този номер няма да ви каже колко продукт имате под ръка или колко пари представляват тези продукти на склад.
С ефективен инвентар можете лесно да изчислите числата, от които се нуждаете, за да разберете финансовото състояние на вашия бизнес … например стойността на продадените стоки. В сравнение с приходите, цената на продадените стоки ви дава по -добра представа за вашите резултати.
Можете да използвате тази проста формула:
- (Стойност на продадените стоки + Разходи за труд) / Общи продажби = Разходи
- Ако числото, което получавате, е над 60% … имате проблеми.
в. Проследявайте очакваното използване на инвентара: това обикновено е същият брой предмети, използвани от килера на седмична база. Следователно, освен ако не се е случило някакво специално събитие, ще трябва да разберете защо е имало значителна промяна в количеството консумативи, които са били използвани от килера. С помощта на обикновеното ресторантско оборудване можете:
- незабавно откриване на значително увеличаване или намаляване на приема на храна
- увеличете обема на поръчките, за да избегнете недостиг
- Намалете поръчката, за да избегнете превишаване
d. Намаляване на хранителните отпадъци. Хранителните отпадъци влияят както върху успеха на ресторанта, така и на обществото като цяло. Само в Съединените щати само през 133 г. са били прахосани около 2010 милиарда паунда храна. И въпреки строгите стратегии за борба с тази тенденция, тази цифра остава относително непроменена оттогава. Истината обаче остава същата: колкото и да се стараете, преди да можете да ги използвате, пак ще има лоши материали. Но трябва да направите всичко възможно, за да намалите тази загуба за благосъстоянието на вашия ресторант.
Първата стъпка за намаляване на отпадъците е определянето на нивото на отпадъци … което не можете да направите без надеждни инвентаризации. Средната норма на отпадъци е 3,11 % за ресторант с пълно обслужване. Ако направите своите изчисления и установите, че средната загуба е над 3,11 процента, тогава губите храна и следователно губите пари.
д. Против кражба: Колкото и да се доверявате на служителите си, не може да се отрече, че има голям шанс да успеете да наемете лошо яйце, което ще се опита да открадне от вас. Компаниите в САЩ губят от 40 до 400 милиарда долара годишно заради кражба на служители. Тази кражба води до колапс на 50% от всички бизнеси.
Чрез непрекъснато записване и разследване на всякакви очевидни нарушения можете да намалите и дори да хванете кражбата. Нищо не възнаграждава крадеца повече от това, че знае, че на земята няма система, която да изпробва действията му. Като бонус, визуалното събиране и проверка на инвентара ви може да бъде ограничаващият фактор, поради който служителите не трябва да слагат нищо в чантите си до края на смяната.
е. Предотвратяване на свръх поръчки: Както бе споменато по -рано, загубата е голям проблем за много ресторантьорски компании. Разбира се, не искате задната ви стая да е празна. Но също така не искате вашето задкулисно съдържание да отчита непропорционален процент от капитала на вашия ресторант. Като правите редовни описи, можете да знаете колко продукти се нуждаете и по този начин да предотвратите свръх поръчки.
Имайки това предвид, е ясно, че управлението на инвентара е много важно за успеха на ресторантьорския бизнес. Познаването на подходящия момент за попълване на определени артикули, колко артикула да се купят, колко да се плати, кога да се продаде и на каква цена може да бъде труден избор без точната информация.
Предвид значителните разходи и ползи, свързани с инвентара, ресторантите прекарват много време, опитвайки се да разберат кое представлява оптималното ниво на инвентара, което трябва да се поддържа по всяко време, за да се избегне твърде много или твърде малко запаси във всеки един момент.
Ето 50 от най -добрите съвети и трикове за управление на инвентара в ресторантите, гарантирано в помощ на вашия бизнес.
50 най -добри съвета за управление на инвентара на ресторантите за 2021 г.
- Започнете с критични елементи
Вашето меню е много важна част от вашия ресторантьорски бизнес и затова е добра отправна точка за управление на инвентара. Вероятно в менюто ви има няколко най -продавани продукта (особено тези с висока стойност, но ниска стойност), така че не можете да си позволите да управлявате лошо инвентара, необходим за тези продукти. Трябва да имате най -строгия контрол върху критичните си елементи. Тези елементи трябва да се инвентаризират всяка смяна и поне всеки ден.
2. Задайте Pars за всеки елемент. В инвентара „номинал“ е нивото, на което запасите се попълват. Задаването на номинала ви позволява да поддържате достатъчно запаси под ръка, така че да не изчерпвате това, от което се нуждаете. Много паритетни ежедневни продажби плюс срокове за доставка, за да се гарантира, че бизнесът никога не е без тези критични елементи.
Просто да знаеш колко имаш под ръка, няма значение, ако не обвържеш този номер с продукцията си. и продажбите. Не забравяйте да добавите номинала към фактурата си, за да знаете кога и колко да поръчате. Той също така ще ви помогне да сте в крак с вашите търговски екипи.
3. Прилагане на процеса на управление на инвентара на ресторанта: отделете време за прилагане на процеса и се придържайте към него! Определете най -доброто време да направите своя инвентар, който е свързан с вашия процес на поръчка и доставка. Не забравяйте да отделите време за инвентаризация или да държите отговорността на мениджърите си за попълването на инвентара. Не забравяйте, че колкото по -сложно и разнообразно е менюто ви, толкова по -важно е инвентарът да е правилен.
4. Използвайте счетоводен софтуер за управление на инвентара в ресторантите: Въпреки че все още можете да мислите за него като химикалка и хартия, много е важно да го въведете в софтуер, свързан с продажбите ви. Ресторантският бизнес стана твърде сложен и отнема много време, за да се опитате да следите запасите с ръчен инструмент като химикалка и хартия. Инвестирайте в добър софтуер и няма да съжалявате.
Настройте софтуерно базирана система за управление на инвентара – Дори ако просто управлявате малък ресторант, ще имате поне няколко десетки артикула в инвентара си, а при големи операции можете да имате няколкостотин. Истинското удобство на системата за инвентаризация на софтуера е функцията за автоматично изчисляване и с помощта на софтуера можете да задавате поръчки, които ще се задействат при определени нива на склад.
5. Дръжте се и направете проверка на място … След като установите процес на управление на запасите, не забравяйте първо да преминете през процеса. След това, когато вашият екип е отговорен за извършването на инвентаризация, прегледайте процеса на интервалите, които са най -удобни за вас, независимо дали е месечно или тримесечно. Не забравяйте, че вашият инвентар са вашите продажби, които все още не са преминали през счетоводната книга, така че не забравяйте да следите какво има в задната част на къщата.
При правилно управление трябва да имате достатъчно инвентар в Ruka, за да можете да сготвите всичко в менюто, но не прекалено много, че храната да започне да се разваля. Също така може да попречи на вас или на вашите служители да бъдете „изкушени“ от „страхотните сделки“, които правят вашите доставчици – проверете инвентара си и използването си, преди да закупите тази „сделка“.
6. Обучете персонала си за инвентаризация. Предаването на клипборд или софтуер за инвентаризация в ръцете на всеки служител и изпращането им обратно в склада е рецепта за бедствие. Управлението на запасите не може да бъде изцяло на един човек, особено в корпоративни ресторанти или на много локации. Мениджърите и ръководителите на смени трябва да предоставят подробни доклади за инвентаризация, когато се провалят, и да предупреждават екипа за всякакви големи повреди или проблеми.
Тази отговорност се носи и от вашите готвачи и обслужващ персонал, които трябва да си водят бележки за разливи, бъгове и гнила храна, когато се сблъскат с нея. Да научите служителите си да стават специалисти по инвентаризация или математици специалисти може да бъде трудно, но е по-лесно, ако активирате лесна за използване система за инвентаризация за вашите служители.
За да постигнете максимална последователност и надеждност на инвентара, ще ви трябват двама до трима души от вашия екип, които да обработват инвентара. Изберете някои от най-подробно ориентираните си служители и ги повишете до състояние на инвентара.
След като сте направили своя избор, отделете време, за да ги обучите в правилното управление на инвентара. Оттам изберете няколко от вашите вътрешни експерти по приемане на поръчки и складиране, за да сте сигурни, че процесите, работещи на място, работят според очакванията.
След като добре обучената ви група започне да работи, усъвършенствайте процеса допълнително. Разпределете различните отговорности за инвентаризация между вашия ключов персонал. Възложете на членовете на екипа следните задачи за инвентаризация:
- Складова организация
- Получаване на поръчки
- Изчисляване на запасите
- Търсете цени
- Изчислете себестойността на продадените стоки
- Изпратете финансови отчети
Като възлагате тези задачи, току -що създадохте свой собствен списък с точки, които хората задават, когато имате нужда от отговор на въпрос за инвентара.
7. Проследявайте продажбите си ежедневно: Дори ако това е само ежедневен XNUMX-минутен преглед, водещ до седмично задълбочаване на вашите данни, най-добре е да проследявате продажбите на ресторанти всеки ден. Когато проверявате продажбите ежедневно, а не седмично, двуседмично или месечно, вие сте в крак с незабавните промени във вашия ресторант, за да можете да правите бързи и навременни корекции в планирането на инвентара в ресторанта и доставката на хранителни стоки.
Например, ако имате сезонен елемент, който планирате да премахнете от менюто си, лесно можете да видите кога той постепенно избледнява в очите на клиентите ви, вместо да го премахвате твърде рано или твърде рано. …
Разбира се, проследяването на продажбите и анализирането на данни може да бъде доста сложно, ако нямате подходящата технология. Вместо да изчислявате ръчно всичко от инвентарен лист или да свивате рамене и да се досещате интуитивно, уверете се, че имате достъп до данните директно от мястото на продажба. По този начин можете да идентифицирате отклонения и да се опитате да разберете източника на загубата.
8. Вземете инвентара си за всеки случай: ресторантът ви трябва да има провизии, които обикновено са бързи. В случай на спешност можете да използвате тези допълнителни разпоредби, за да изпълнявате поръчки и да задоволявате клиентите. Просто не забравяйте да променяте това редовно за всеки случай, така че инвентарът ви да не се влоши, когато започнете да го използвате.
9. Започнете отначало. Започнете от нулата и не разчитайте на това, което вече е на земята. Независимо дали сте новият собственик, генерален мениджър или мениджър на кухнята в ресторанта, трябва да проверите инвентара си, за да разберете къде се намирате.
Извършете това първоначално преброяване сами, дори ако планирате да делегирате отговорност за контрола на инвентара.
10. Установете политика на компанията за контрол на запасите … Уверете се, че има точен инвентар и поне една страна има специална отговорност за управлението на инвентара. Много ресторанти днес правят инвентаризация ежедневно или дори почти в реално време и почти всички поне седмично.
11. Създайте процедура за управление на инвентара, ако е възможно с двама души … Не само, че два комплекта очи намаляват вероятността нещо да бъде пропуснато по време на преброяването на инвентара, но също така е добра цялостна мярка за безопасност и предотвратяване на загуби. Сдвояването намалява грешките и изкушението да манипулирате резултатите или джобните елементи.
12. Проследявайте употребата си: потвърждават очакваната употреба и изследват значителни отклонения. Ресторантите могат да проследяват точното количество на всеки продукт в менюто, което се продава всеки ден, и следователно също имат доста добра представа какви съставки се използват и как това трябва да се отрази в инвентара. Разликите в инвентара обаче са част от ресторантьорския бизнес.
Понякога служител случайно разваля голяма партида храна или се случва разваляне поради отменен банкет или друго очаквано търсене, което не се осъществява. Значителни отклонения от очакваната употреба могат да представляват кражба и трябва да бъдат разследвани.
Ако управлявате инвентара за по -голям ресторант, помислете за оптична система за сканиране на баркод или система за контрол на RFID инвентара. Тези системи допълнително автоматизират процеса на управление на запасите и правят много по -лесно управлението да проследява използването и да разследва загубите.
13. Подгответе място за продажба, за да следите инвентара си. Първо, трябва да въведете всяка съставка, която влиза в храната ви. Можете да продавате чийзбургери и млечни шейкове, но купувате говеждо месо, сирене, сладолед и мляко (между другото). Определете минималните нива за всяка съставка и се консултирайте с вашите доставчици.
Когато запасите се понижат, търговският обект може да ви предупреди за този факт и дори да генерира поръчка за покупка, която да се зареди отново, готова да ви регистрира. Добавянето на всички елементи от менюто е второ, тъй като те ще се основават на рецепти, използващи вашите съставки. Правейки това по този начин, вашият магазин може автоматично да актуализира количеството на всяка съставка във всяка храна, която продавате.
14. Подгответе персонала си (или себе си) за процедурата по инвентаризация: Въпреки че всеки трябва поне да е наясно с процедурите и очакванията, трябва да сте сигурни, че един или двама души са отговорни за това, както бе споменато по -горе.
За още по -добри резултати се уверете, че не са двама души. Във всеки случай всеки, който обработва инвентара днес, трябва да бъде този, който го обработва утре и на следващия ден. Необходимостта от последователност се разпростира и върху персонала: с течение на времето една задача ще се изпълнява по -бързо и по -гладко, ако един и същ екип я обработва всеки път.
15. Обобщете вашата среда. Сега, когато всичко е готово за POS броене, първо трябва да ги преброите. Няма значение, ако сте преброили предния ден. Започвате нов режим тук и е по -добре да започнете от нулата, ще можете да правите инвентаризация директно от мястото си на продажба.
Пребройте всичко, което може да се преброи. Претеглете всичко, което трябва да бъде претеглено. Актуализирайте всички количества и запазете промените. След това, а това е наистина важно, помолете някой да го направи отново. Когато всичките ви числа съвпадат, знаете, че сте готови.
16. Създайте график за ръчно инвентаризиране и след това го следвайте. Идеята за ежедневно ръчно инвентаризиране може да изглежда като загуба на време, ако имате търговска точка, която автоматично опреснява инвентара при всяка продажба, но продажбите не отразяват общата картина с инвентара.
Разливането на течности, увяхването на зеленината, месото може да се развали и клиентите да изпратят храна обратно. Важно е да проверите съставките и да проверите дали реалността отговаря на очакванията. Когато се придържате към графика си, ще имате седмици, а след това месеци и след това години, за да се върнете назад и да анализирате данните.
17 … По отношение на ръчния инвентар, нетрайните стоки трябва да се проверяват ежедневно за качество, така че можете да ги преброите и докато са там. Нетрайните артикули трябва да се броят веднъж или два пъти седмично, в зависимост от това колко бързо ги преглеждате. Винаги трябва да правите това, когато сте затворени и за предпочитане преди да отворите.
Важно е да се придържате към график, сякаш вашият бизнес зависи от него. Не можете да го отлагате и не е така, сякаш бихте могли да го направите два пъти на следващия ден, за да го компенсирате. Колкото повече предоставяте на вашия търговски обект редовни и надеждни данни, толкова по -добре разбирате покупките и употребата си.
18. Запишете загубата (и защо това се случва): както бе споменато по -рано, загубите могат и ще настъпят от време на време, без значение колко добре се опитвате да ги намалите. Всеки път, когато храната се приспада от инвентара ви, трябва да знаете причината. През повечето време тази причина се открива в отчетите за продажбите. Но когато храната не се продава и все още се сваля от рафта? Вие също трябва да знаете това.
Когато правите ръчни консумативи, не просто изхвърляйте съставки с изтекъл срок на годност и актуализирайте инвентара си. Запишете отпадъците и добавете причина. Същото трябва да се направи, когато нещо се разлее или клиентът изпрати нещо обратно. Страхотното проследяване на инвентара не е само да знаете какво е на една ръка разстояние. Когато знаете, че сте пропиляли, можете да поставите доларови знаци върху тези загуби и да разберете последствията. Когато знаете защо сте го пропиляли, можете да предприемете стъпки, за да предотвратите повторението му.
20. Преди да приемете доставки, уверете се, че инвентарът ви е актуален. Всеки път, когато знаете, че ще приемате доставка, не забравяйте да започнете с новопотвърдена фактура. Това елиминира възможността за объркване при добавяне на нови продукти към тези, които вече са на рафтовете.
20. Създайте секции. Разделено ли е вашето хранилище? Имате ли място за тестени изделия, зеленчуци, плодове и подправки? Ако смесите хранителните си стоки и сухите стоки, управлението на инвентара ще бъде малко по -сложно.
Разделянето на място за съхранение не само ще направи инвентара по -малко тромав, но и ще улесни инструктирането на персонала да получи нещо. от килера. Вместо да изпращате служителите си на лов на чистачи, добре дефинираната секция за всеки артикул прави артикулите лесни за намиране.
21. Групирайте подобни елементи заедно. Преброяването на кутии с чаши е по -лесно от преброяването на рафтове или отделни чаши, нали? Но за зает работник, който се нуждае от чаша сок от 16 унции (и не мисли за проверка на инвентара по-късно тази седмица), отварянето на ново чекмедже, вместо да търси вече отворено, изглежда като най-бързия вариант. Напомнете на персонала да използва отворени пакети предимно за ускоряване на процеса на инвентаризация. И не забравяйте да им кажете, че в крайна сметка това също ще улесни работата им.
От време на време най -вероятно ще имате две отворени кутии, но ако вашите служители разбират важността на този процес, те ще помислят два пъти, преди да се втурнат в нова кутия.
22. Направете си навик: Процесът стъпка по стъпка подобрява надеждността на инвентара и подобрява последователността между различните получатели на инвентара. Вашият процес трябва да описва подробно къде трябва да започне и спре инвентаризацията. И това, което работи за един ресторант, няма да работи за всички. Решете кой стил смятате за най -подходящ. Можете да използвате следните опции:
- Работете по часовниковата стрелка и се движете из стаята, Започнете от вратата в 12 часа
- Пребройте отпред назад и отгоре надолу
- Първо преброяваме охладителя и след това отиваме на сухо място за съхранение
Ще откриете, че ако проектирате системата, работата ви ще бъде по -лесна за изпълнение. След като спрете процеса си, можете да видите с един поглед докъде са стигнали вашите служители в процеса на инвентаризация, като просто въведете място за съхранение.
23. Стимулирайте: вече правите всичко по -горе и вашият инвентар все още е съмнително точен в най -добрия случай? Уморихте ли се да се карате на човек, който брои неправилно или го сложи неправилно на рафт? Ако не, може би той или тя. Опитайте вместо това да използвате положително подсилване. Наградете най -надеждните и последователни мениджъри на инвентара си.
Стимулът не винаги трябва да бъде в долари и центове, да придава на инвентара си остроумна нова форма на риза или да възнаграждава служителите с таксуван час. Най -вероятно ще видите увеличаване на ентусиазма и надеждността на инвентара.
24. Не пренебрегвайте неизползвания инвентар: складът и килерът трябва да са динамични. Когато ги няма, неизползваният инвентар е празен … заема място … струва пари. Затова каквото и да правите, не го пренебрегвайте. Правенето на инвентаризация ви дава голямо предимство – възможността да направите нещо с предмети, които имате твърде много от тях.
Да предположим, че поръчвате 2 пакета сол седмично като часовник. Вместо сляпо да направите поръчка, само за да се натрупате в складовото помещение, разгледайте инвентара си, коригирайте поръчката си и задръжте повече пари. Когато откриете излишъка си, изключете този артикул от следващата си поръчка … и го оставете подрязан, докато изгорите по -голямата част от запасите си.
25. Избягвайте хранителните отпадъци: настъпва загуба на храна. Но едно от основните предимства на инвентаризацията е, че можете да видите колко харчите. Тогава имате възможност да ограничите отпадъците във вашия ресторант. Дайте възможност на служителите си да използват излишните съставки в ежедневните специални предложения. Те могат да играят активна роля в предотвратяването на свръх поръчки на хранителни отпадъци чрез продажба на специални оферти. Ако попаднете в допълнителния случай на жабешки бутчета, измислете жаба, съдържаща лека закуска, която да предложите на посетителите си.
Вместо да отпечатвате специални менюта, оставете вашите сървъри устно да представят специална програма на гладните посетители. Не само ще се възползвате добре от прахосната храна … вие също ще напомните на служителите си колко ресторант може да загуби от прекалените поръчки.
26. Не оценявайте количеството: хората, които се чувстват като „опитни“, в повечето случаи просто правят оценки, а не броят. Например, те биха могли да кажат: „Това изглежда като около 3 дузина яйца“, без всъщност да отварят кутиите.
Това е напълно неприемливо. Инвентарът за оценка е безполезен за управителя и заведението като цяло. Ако използвате електронна таблица на Excel или ръчен метод за броене на хартия … наистина трябва да броите всеки елемент всеки път.
Ако имате правилната технология на ваша страна, можете по -уверено да участвате в изчисленията, да сведете до минимум вероятността от грешни изчисления и в същото време да имате необходимите финансови показатели.
27. Не се опитвайте да разследвате кражба: Дори и да не сте Шерлок Холмс, ако инвентарът ви предполага, че колега (или може би двама) краде, трябва да предприемете действия. Неприятният факт е, че 43% от загубите на дребно (включително индустрията на хранителните услуги) се дължат на кражба на служители.
И шокиращо, 75% от всички служители съобщават, че са били откраднати от работодателя си в даден момент. И така, как да разберете дали служител краде? Следете разликата между цената на продадените ви стоки и количеството, което имате. Ако има разлика, това не означава непременно, че някой краде … вашите готвачи може просто да са прекалено твърди със съставката.
Но това би трябвало да повдигне по -нататъшно разследване … това е хранителен отпадък или кражба? Разбира се, ако непрекъснато изскачащите предмети са най -добрите ви бутилки вино или дори най -малките парчета месо, вероятно имате случай на кражба на служители.
Въпросът е … дори най -добрите служители не са имунизирани срещу изкушението. Ако сте обучили служителите си за важността на инвентара, можете да видите допълнителната полза да покажете на служителите си, че воденето на точен инвентар е добър начин да запазите работни места.
28. Ангажирайте персонала за управление на запасите в Buy-Into: знаете колко важен е вашият инвентар … но знаят ли вашите служители? Ако вашите служители не разбират колко критичен е инвентарът за здравето на вашия ресторант, те може да не полагат големи усилия, за да се уверят, че го разбират правилно.
Отделете време, за да научите официално персонала си за важността и практиката на инвентара. Вашите служители трябва да знаят, че наличието на точни цифри може да подобри резултата ви. А това пряко влияе върху успеха на ресторанта и безопасността на неговото функциониране.
29. Планирайте това редовно: кога правите инвентаризация? Ако отговорът ви е по време на престой, това не е достатъчно. За да сте сигурни, че инвентаризацията действително се извършва, насрочете уговорено време, за да го направите всяка седмица. Поддържането на редовно определен график подобрява надеждността на вашите данни за преброяване на инвентара. Тъй като го приемате в една и съща точка от седмицата всяка седмица, трябва да видите съвпадение между числата. Планирайте инвентара си за тихи часове между обяд и вечеря, за да направите процеса възможно най -безболезнен.
30. Извършете предварителна доставка на инвентара и след голяма доставка : Ако складовото ви помещение изглежда неорганизирано, далеч не сте сами. Дори да имате място за всичко и всичко е на мястото си … денят на доставка ще бъде забързан. Ако получите пратките си в четвъртък, направете инвентаризация в сряда. Вашите търговци ще оценят този внимателен жест.
31. Извършете проверки на място … Не можете да броите всеки елемент всеки ден. Но можете да избирате няколко проверки на място от време на време. Избирайте 4 особено скъпи артикула всяка седмица … или няколко неща, които изглежда ви се изчерпват постоянно … и ги инвентаризирайте ежедневно в продължение на една седмица. Проверките на място са особено полезни в ситуации, когато вече подозирате, че някои елементи липсват.
Информацията, която сте събрали, ще ви помогне да разберете по -добре кога липсващите предмети може да са напуснали кухнята. Когато провеждате проверки на място, трябва да се опитате да бъдете непредсказуеми, така че служителите ви да не могат да отгатнат конкретната група елементи, за които се опитвате да направите инвентаризация.
32. Заключете го : Отнасяйте се към инвентара си по същия начин, както към парите, защото той всъщност представлява долари и центове. Пазете инвентара си сигурен, като го държите заключен. С инвентара си на сигурно място, можете да сте сигурни, че той не е подправен и че вашите парчета са толкова надеждни, колкото в деня, в който сте ги получили.
Какво държите под ключ? Елементите, от които се грижите най -много. Ако вашите служители ви видят как предприемате стъпки, за да запазите инвентара си в безопасност, те ще знаят колко ви е грижа за това … което може да ги вдъхнови да се грижат за тях малко повече.
33. Не купувайте прекалено много … Един от най -лесните начини да подкрепите финансово вашия ресторант е да ограничите доставките. Но колко е достатъчно? Този въпрос тормози ресторантьорите от години. Не искате да обвързвате всичките си пари в инвентара или рискувате да загубите много пари поради разваляне. Но също така не искате да изчерпите най -популярните си храни или най -скъпите протеини. Желателно е вашият инвентар да е 1,5 пъти седмичната стойност на продадените артикули.
34. Автоматизирайте инвентара си. Няма начин да заобиколите това … трябва да автоматизирате процеса на инвентаризация. Нямате време за проследяване на хартия или електронни таблици … особено ако през последните 5 години са създадени лесни за използване и достъпни ресторантски приложения.
Разбира се, има много начини да се направи инвентаризация, но има няколко универсални истини, които трябва да се вземат предвид при избора на най -добрия метод. Масите далеч не са добри в тази модерна ера. Наистина няма друг начин да се каже.
От досадно ръчно въвеждане до отнемащи време формули, методите за инвентаризация, базирани на електронни таблици, са пълни със задачи, за които просто нямате време. Приложенията ще направят живота ви много по -лесен и финансово възнаграждаващ. Чрез автоматизиране на инвентара можете да го направите по -бързо … можете да го направите по -точно … и можете да направите задачата толкова лесна, че всеки да може да я направи.
Възползвайте се от себе си и бизнеса си, като използвате приложение или персонализиран софтуер за инвентаризация. Спестяване на време, простота, лесно отчитане … всички тези функции ще ви накарат да се чудите защо чакате толкова дълго. Съвременният ресторантьор не трябва да ходи сам, когато става въпрос за инвентар. Можете да подобрите ефективността и точността на инвентара си, като приложите правилния процес и технология.
35. Разработете система и обучете целия си персонал. За да направите процеса на работа на ресторанта вечнозелен във вашата работа, обучете го за целия персонал. Да, малко вероятно е да имате нужда от целия си персонал за всеки инвентар, но идеята е, че всеки може да се включи, за да помогне, ако е необходимо. Конкретните артикули от инвентара могат да варират от ресторант до ресторант, но обучете служителите си за следните гъвкави условия за управление на инвентара:
- Седящ инвентар : Това е сумата на артикул (или долари) на стойност, която имате в момента в дома си. Каквито и увеличения да използвате, било то мерки или суми в долари, уверете се, че сте последователни навсякъде.
- Изчерпване … Това е количеството продукт (или доларова стойност), което използвате през определен период от време. Настройте прозорците си на дневни, седмични или месечни увеличения и ги изчислете, като използвате данни за продажбите от вашата система за продажба (POS).
- Употреба : Това е сумата от заседнал инвентар (или в долари), разделена на средното изчерпване в рамките на посочения прозорец. По този начин, ако имате 4 галона сос в инвентара си и скоростта на изчерпване е галон на седмица, използването на соса е 4 седмици.
- дисперсия : Това е по същество разликата между теоретичната ви употреба (обикновено „изчислена“ от вашия POS) и реалната ви употреба. Така че, ако регистрирате консумацията на говеждо месо на $ 100 на седмица и вашият POS „прогнозира“ $ 90, разликата ви е $ 90 (теоретично) – $ 100 (действително) = – $ 10 или -10%.
- печалба … Това е процентът на продукта, който действително се отчита в продажбите, в сравнение с теоретичната сума, която POS каза, че е трябвало да бъде използвана. Изчислете добива, като вземете теоретичната си употреба и разделите на реалната ви употреба. В последния пример: теоретичното използване е $ 90, а действителното използване е $ 100 или $ 90 (теоретично) / $ 100 (действително) = $ 0,90 или 90%
36. Управлявайте инвентара си редовно и последователно. Правенето на инвентар не е скучна работа, така че не се отнасяйте към него като към такъв! Данните, които събирате от усилията си за управление на инвентара, ще оформят менюто ви и в крайна сметка бъдещата стратегия на целия ви ресторант. Всичко, което правите: бъдете проактивни, редовни и не чакайте, докато не ви остане почти нищо за отговор.
Винаги правете инвентаризация по едно и също време на деня и по едно и също време на седмицата. Ако не го направите, малки несъответствия ще го изхвърлят между сесиите. Ако направите инвентаризация един месец сутрин и следващия вечер, ще откриете несъответствия в данните. Правенето на инвентаризация едновременно седмица след седмица ще гарантира, че вашите данни са възможно най -точни и надеждни.
37. Вземете решение First In First Out (FIFO): „FIFO“ означава „първи обслужен първи“. Няма смисъл да се използват нови ястия за готвене, докато все още има партида. FIFO предлага първо да използвате по -старата храна в инвентара си, така че нищо да не се развали.
Тези четири букви представляват златния стандарт за управление на инвентара на всички ресторанти и спестяват на заседнал инвентар. За да използвате ефективна стратегия FIFO, маркирайте цялата си храна с датата, на която сте я получили, и срока на годност. Използвайте тези продукти, които изтичат по -рано от други и внимавайте за това, което скоро ще свърши.
38. Направете инвентаризация след затварянето на ресторанта или преди да отвори. Не можете да правите точно инвентаризация по време на продажбата на стоки. Каквото и време да изберете, придържайте се към него. Ако винаги правите инвентаризация във вторник, но понякога го правите през нощта, а понякога сутрин, резултатите ще варират от седмица на седмица.
39. Почистете и организирайте складови площи преди инвентаризация: изхвърлете артикулите, които са изтекли срока на годност, преместете подобни артикули на същия рафт и като цяло приберете.
- Ако използвате везна за претегляне на инвентара и измерване на порции, калибрирайте ги седмично.
- Стандартизирайте единичните си разходи. Цената на много артикули (като смляно говеждо месо) се променя от седмица на седмица. Използвайте последната платена цена като стандарт. Най -лесно да се намери и запомни
40. Управление на суровините: разумното управление на запасите е от съществено значение, за да се избегнат загубите. Използвайте тези точки, за да сте сигурни, че вашият инвентар се използва ефективно.
- Опитайте се да предприемете минимален подход към инвентара за инвентара си в ресторанта, особено за нетрайни продукти.
- Освен това поръчването само когато е необходимо помага да се избегнат загуби.
41. Управление на рецепти и изчисляване на разходите … Стандартизацията и управлението на рецептите са от съществено значение за правилното управление на запасите, тъй като спомагат за намаляване на разходите за храна. Стандартната рецепта изброява количеството на всяка използвана съставка; следователно системата за управление на запасите може лесно да определи броя дни, в които ще се съхранява останалата инвентаризация. Случайната употреба на съставките води до дисбаланс в запаса и причинява преждевременното изсъхване.
Попълнете вашите рецепти в ПОС софтуер, за да оцените използването на суровината спрямо продажбите. Това води до по -малко кражби в ресторанта. За големите вериги това помага да се гарантира вкусът на ястията, тъй като рецептите ще бъдат еднакви във всички търговски обекти. Можете също така да получите приблизителна оценка колко ще струва приготвянето на ястие, като използвате функцията за калкулатор на рецепти.
Просто трябва да въведете рецептата заедно с сервирането на всяка съставка и да управлявате инвентара си в ресторанта. Системата ви дава разходите за храна за това ястие. Той също така ще ви помогне да определите продажната цена на този продукт. В идеалния случай хранителните продукти трябва да са на 30% от цената на менюто или продажната цена.
42. Управление на срока на годност … Управлението на срока на годност е неразделна част от управлението на инвентара в ресторанта. Всеки артикул в инвентара има определена дата на изтичане. Някои храни, като ориз, могат да издържат с години, докато други, като зеленчуци, могат да се влошат много бързо.
Ето защо е много важно да се управлява срока на годност на нетрайните храни. За всеки от елементите в инвентара си можете да посочите колко дълго могат да се съхраняват и впоследствие да се използват, преди да се влошат. Ако поради бавни продажби или по друга причина предмети не са били използвани през този период, ще бъдете уведомени, че са развалени и не трябва да се използват за готвене.
43. Доклади и анализи … Отчитането и анализите са друга важна функция за управление на инвентара в ресторантите, която помага на ресторантите да работят. Отчетите за продажбите и оползотворяването на суровините помагат за прогнозиране и планиране на бъдещето. Отчетите за печалбите и загубите се генерират въз основа на продажбата и потреблението на запаси. Тази функция също ви помага:
- Анализирайте тенденциите в инвентара. Можете да анализирате тенденциите в инвентара, за да вземате информирани решения като избор на меню. Подробни доклади въз основа на консумацията на всеки запас дават представа коя съставка е най -популярна и трябва да се използва повече в рецептите.
- Следете инвентара и бъдете точни. Точен списък на наличните консумативи ви помага да следите ежедневната и седмичната си употреба.
- Фина настройка на прогнозата. Точното прогнозиране е от жизненоважно значение. Изчисленията на вашите прогнозни продажби трябва да се основават на фактори като исторически данни за продажбите
44. Използвайте базиран в облак софтуер за управление на инвентара : Потърсете софтуер с анализи на продажбите в реално време. Потърсете софтуер, който се свързва директно с вашата точка на продажба, така че нивата на инвентара ви автоматично се коригират всеки път, когато правите продажба. Получавайте ежедневни известия по имейл за наличността на продуктите, така че винаги да знаете кои продукти са ниски или липсват, за да можете да поръчате повече време.
45. Свържете контрола на качеството с управлението на запасите: служителите трябва да бъдат снабдени с контролни списъци и / или изчислителни системи, които могат да им помогнат при извършване на подходящи процедури при проверка на стоките, които получават. Всички стоки трябва да бъдат проверени за повреди, включително течове, счупвания или счупени пломби; несъответствия в описанията – цветовете, стиловете и размерите на стоките трябва да са идентични с поръчките за покупка; и цени и условия за продажба. Ако качеството на продукта е под договореното качество, продуктът трябва да бъде върнат на доставчика. Тази мярка също така избягва ненужно увеличаване на нивата на запасите.
46. Прегледайте своя запас: Понякога ръководителите на ресторанти могат да се чудят за размера на инвентара, който килерът им не бива да пада под тях. Простият отговор е нула. Запасите са полезни само ако се използват. Целта на защитните запаси е да се предпазят от очакваните колебания в предлагането и търсенето.
Ако никога не използвате запасите си, имате твърде много. Средно трябва да сте под нивото на запасите в половината от случаите, когато има наличност, и над него в другата половина. Ако това не е така, трябва да преосмислите какви продукти съхранявате на всяко място, за да извлечете максимума от вашия долар в инвентара.
47. Планирайте своето място за съхранение. Всеки сантиметър килер трябва да бъде планиран, за да се увеличи максимално мястото за съхранение. Това е една от най -добрите практики за управление на запасите, които могат да бъдат приложени на ниска цена. Пространството трябва да бъде организирано по такъв начин, че да осигурява бърз и безпроблемен транспорт на стоки. Също така трябва да има достатъчно място за движение на хората.
И накрая, трябва да сте обсебени от данните си. Ако следвате всички тези стъпки, ще откриете, че имате контрол над бизнеса си, както никога досега. Ще можете да сравните употребата си с това, което сте предвидили и съответно да коригирате покупките си.
Ще знаете какво идва, какво излиза, какво е похарчено, кой го е похарчил – списъкът продължава. Докато преглеждате данните си в реално време, ще имате по-ясно разбиране за това как се представя вашият бизнес, какво ви струва и начини да спестите пари.
Всъщност целият процес на инвентаризация обикновено е начинът, по който подхождате към вашия бизнес. Потокът от инвентар от вратата за доставка отзад до корема на вашите клиенти ще се превърне в ясна картина и ще бъдете въоръжени с данни, за да го поддържате по този начин. Добрият софтуер помага, но трябва да се посветите на него. Храната във вашата кухня е очакван доход в бъдеще, но също така е и разход, който вече сте платили. Не забравяйте това.
