Ефективното водене на бележки за бизнес срещи е умение, което отнема време за овладяване. И ако сте играч в корпоративния или бизнес свят, несъмнено ще трябва да овладеете това умение, защото ще трябва да посещавате бизнес срещи, където воденето на бележки е много важно.
Въпреки че може да имате секретар или асистент, който води бележки от бизнес срещи вместо вас, те няма да направят същото, когато присъствате на важна бизнес конференция в чужбина или импровизирана среща с клиент или доставчик извън офиса.
Дори ако сте си водили бележки за лична употреба няколко пъти, това не означава, че ще сте добри в воденето на бележки на бизнес срещи. Това е така, защото воденето на бележки по време на бизнес срещи изисква много различен набор от умения. Например в личните си бележки можете да използвате съкращения и преписи или дори чертежи, които само вие можете да интерпретирате. Вашите лични бележки не трябва да следват модел или да показват каквито и да било съображения на друг читател. И не е задължително да са спретнати, защото са само за ваша употреба.
Бележките от срещи обаче служат за съвсем различна цел, защото са написани за други и служат като исторически документи, които отбелязват решения и действия, взети или обсъждани на бизнес среща. Ако трябва да си водите бележки на бизнес среща; Следните съвети ще ви помогнат да ги използвате ефективно.
10 ефективни стратегии за водене на бележки и съвети за бизнес срещи
1. Използвайте химикалка и хартия
Можете да се обзаложите, че в момента сме в света на таблетите, лаптопите и PDA. Но истината е, че използването на писалка и хартия е по-малко натрапчиво и ви улеснява да поддържате зрителен контакт с човека, който говори. Освен че създават стена между вас и човека, с когото разговаряте, цифровите устройства създават впечатлението, че работите върху нещо друго или общувате с някого, дори и да не сте. И е още по-лесно да се разсейвате, когато използвате тези устройства.
2. Научете и използвайте стенография
Не, стенографията не е само за секретарки и журналисти; тя все още е уместна за водене на бележки на бизнес срещи, особено когато слушате говорител, който говори бързо. Ученето на стенография не е толкова трудно, колкото си мислите. Просто потърсете в интернет полезни и подходящи ресурси и ще можете да ги овладеете в рамките на няколко месеца.
Ако нямате време да изучавате стенография, можете да формулирате свои собствени съкращения и мнемоника, които ще използвате, когато записвате бизнес срещи. Можете да си представите каквото искате; просто се уверете, че има смисъл за вас.
3. Просто подчертайте ключови точки
Ще се отегчите да си водите бележки, ако се опитате да прецакате нещата. Когато си водите бележки на бизнес среща, изслушвайте всички, но записвайте само важните и важни неща. Разбира се, но не е нужно да записвате кратка шега, която е била хакната по време на срещата.
- Подгответе писмен доклад веднага след срещата
Както беше посочено по-рано, бизнес бележка служи като исторически документ и справочна информация, но само когато е превърната в изчерпателен текст. Вие, разбира се, не можете да очаквате от компанията да запази черновата, която сте написали по време на срещата; трябва да подготвите добре написан доклад, който ще бъде по-представителен и разбираем за всеки читател.
Опитайте се да подготвите доклада си веднага след срещата, докато всичко е още свежо в съзнанието ви. И дори да не бъдете помолени да подадете официален доклад, можете да използвате този документ за личния си архив или като доказателство в случай на конфликт по повод дискусията.
- Слушайте внимателно
Когато започне бизнес среща, започва двойната ви роля: слушане и водене на бележки. Въпреки че да направите и двете заедно е трудно и привидно нереалистично, ако искате да бъдете по-добри в едно, трябва да слушате. Ако можете да изслушате всеки важен детайл, без да пропуснете нито един, винаги можете да включите това, което сте пропуснали, като напишете по-късно.
- Познайте разликата между различните видове изявления
По време на бизнес среща участниците обсъждат различни видове изявления. Те включват мнения, факти, въпроси, предложения, предположения, въпроси и т.н. Трябва да знаете как да дефинирате всеки от тези видове изявления, за да избегнете объркване. Знаете, че може да бъде объркващо, когато докладвате предложение като факт.
- Бъдете кратки и прости
Независимо как записвате какво се случва по време на срещата, трябва да направите своя окончателен доклад достатъчно ясен в полза на другите. За да направите това, уверете се, че езикът ви е ясен и обективен във всичко.
- Запишете всичко за срещата
Когато си водите бележки на бизнес среща, не забравяйте да добавите всички необходими подробности за срещата; към дискусии. Те включват вида на срещата ( планирано или спешно ), целта на срещата, датата и часа на срещата, името на лицето, свикало или председателствало събранието, имената на присъстващите и всякаква информация относно следващата среща. Тези подробности правят вашите бележки от срещата завършени. Не искате хората да започнат да питат кой е казал на коя дата или час е проведена срещата.
9. Бъдете конкретни: … Трябва да сте абсолютно точни в представянето на детайлите от бизнес срещата. тъй като ще стане одобрен официален документ.
10. Четете внимателно
Дори ако целта ви е да предоставите точна информация за бизнес срещата с вашата бележка, да нямате печатни, граматически и правописни грешки също е много важно. Ако вашите бележки са пълни с тези грешки, вие ще подкопаете репутацията си на надежден доставчик на информация.
