10 эффективных стратегий ведения заметок для деловых встреч

Эффективное ведение заметок на деловых встречах — это навык, который требует времени для овладения. И если вы являетесь игроком в корпоративном или деловом мире, вам, несомненно, придется освоить этот навык, потому что вам нужно будет посещать деловые встречи, где ведение заметок очень важно.

Хотя у вас может быть секретарь или Помощник, который берет для вас записи о деловых встречах, они не будут делать то же самое, когда вы посещаете важную деловую конференцию за границей или импровизированную встречу с клиентом или поставщиком за пределами офиса.

Даже если вы приняли заметки для личного использования несколько раз, это не значит, что вы будете хорошо делать заметки на деловых встречах. Это потому, что для заметок на деловых встречах требуется совсем другой набор навыков. Например, в личных заметках вы можете использовать сокращения и стенограммы или даже рисунки, которые может интерпретировать только вы. Ваши личные заметки не должны следовать шаблону или показывать какие-либо соображения другому читателю. И они не должны быть аккуратными, потому что они предназначены только для вашего использования.

Тем не менее, заметки о деловых встречах служат совершенно другой цели, потому что они написаны для других, и они служат историческими документами, которые отмечают решения и действия, принятые или обсужденные на деловой встрече. Если вам нужно делать заметки на деловой встрече; Следующие советы помогут вам эффективно их использовать.

10 Эффективных стратегий ведения заметок и советов для деловых встреч

1. Используйте ручку и бумагу

Вы можете поспорить, что мы сейчас находимся в мире планшетов, ноутбуков и КПК. Но правда в том, что использование ручки и бумаги менее навязчиво, и вам легче поддерживать зрительный контакт с говорящим человеком. Помимо создания стены между вами и собеседником, цифровые устройства создают впечатление, будто вы работаете над чем-то другим или общаетесь с кем-то, даже если это не так. И еще легче отвлечься при использовании этих устройств.

2. Изучите и используйте стенографию

Нет, стенография не только для секретарей и журналистов.Это по-прежнему актуально для заметок на деловых встречах, особенно когда вы слушаете оратора, который говорит быстро. Учить стенографию не так сложно, как вы думаете. Просто поищите в Интернете полезные и релевантные ресурсы, и вы сможете освоить их в течение пары месяцев.

Если у вас нет времени на изучение стенографии, вы можете сформулировать свои собственные сокращения и мнемонику, которые вы будете использовать при делать записи деловых встреч. Вы можете представлять все, что вам нравится; просто убедитесь, что это имеет смысл для вас.

3. Просто выделите ключевые точки

Вам будет скучно делать заметки, если вы пытаетесь все испортить. Делая заметки на деловой встрече, слушайте все, но записывайте только важные и важные вещи. Само собой разумеется, но вам не нужно записывать короткую шутку, взломанную во время собрания.

  1. Подготовьте письменный отчет сразу после собрания

Как указывалось ранее, деловая заметка служит историческим документом и справочной информацией, но только тогда, когда она превращена в исчерпывающий текст. Вы, конечно, не можете ожидать, что компания сохранит черновой лист, который вы написали во время встречи.Вам нужно подготовить аккуратно написанный отчет, который будет более презентабельным и понятным для любого читателя.

Постарайтесь подготовить отчет сразу после собрания, пока все еще свежо в вашем уме. И даже если вас не просят представить официальный отчет, вы можете использовать этот документ для своего личного архива или в качестве доказательства в случае возникновения конфликта по поводу обсуждения.

  1. Слушайте внимательно

Когда начинается деловая встреча, начинается ваша двойная роль: выслушивать и делать заметки. Хотя делать то и другое вместе сложно и, казалось бы, нереально, если ты хочешь быть лучше в одном, нужно слушать. Если вы можете слушать каждую важную деталь, не пропуская ни одной, вы всегда можете включить то, что пропустили, написав позже.

  1. Знайте разницу между разными типы утверждений

Во время деловой встречи участники обсуждают различные типы утверждений. К ним относятся мнения, факты, вопросы, предложения, догадки, вопросы и так далее. Вы должны знать, как определить каждый из этих типов утверждений, чтобы избежать путаницы. Вы знаете, что это может сбивать с толку, когда вы сообщаете о предложении как факт.

  1. Делайте это кратко и просто

Независимо от того, как вы запишите, что происходит во время встречи, вы необходимо сделать ваш окончательный отчет достаточно ясным для пользы других. Для этого убедитесь, что ваш язык понятен и объективен во всем.

  1. Запишите все о собрании

Делая заметки на деловой встрече, не забудьте добавить все необходимые детали о встрече; в сторону дискуссий. К ним относятся тип собрания ( запланированное или экстренное ), цель собрания, дата и время собрания, имя человека, который созвал собрание или председательствовал на нем, имена тех, кто присутствующих и любой информации, касающейся следующей встречи. Эти детали делают ваши заметки о встрече завершенными. Вы не хотите, чтобы люди начали спрашивать, кто сказал, на какую дату или в какое время была проведена встреча.

9. Будьте точны: . Вы должны быть абсолютно точными в представлении деталей деловой встречи. , поскольку он станет утвержденным официальным документом.

Video

10. Внимательно прочитайте

Даже если ваша цель — предоставить точную информацию о деловой встрече с вашей запиской Отсутствие типографских, грамматических и орфографических ошибок также очень важно. Если ваши заметки заполнены этими ошибками, вы подорвете свою репутацию надежного поставщика информации.

Вы можете добавить эту страницу в закладки