Секретарь занимает очень сильную позицию в любой организации. Когда человек впервые входит в вашу компанию, первым, кого он, вероятно, увидит, будет ваш секретарь или администратор, и то, как с ним будут обращаться, имело бы большое значение для формирования впечатления о вашей компании в глазах посетителей. p5>
Поэтому нельзя ошибочно утверждать, что секретари / администраторы являются имиджмейкерами вашей компании. Они должны уметь хорошо одеваться, хорошо говорить и даже хорошо говорить; они также должны быть людьми, которые могут хранить конфиденциальную информацию и быть пунктуальными на работе каждый день. При собеседовании на должность секретаря или секретаря следует обратить внимание на следующие факторы:
6 факторов, на которые следует обращать внимание при опросе секретаря / администратора на приеме
- Уровень опыта -: вы должны выяснить, сколько кандидат знает о том, что он работает администратором или секретарем, и занимала ли она ранее подобную должность.
- Навыки -: Другая вещь, на которую стоит обратить внимание, это навыки кандидата, такие как навыки общения и набора текста.
- Способность работать с начальством -. У администраторов / секретарей будут в основном старшие работники, с которыми они должны работать. Вы хотели бы знать, может ли этот человек хорошо работать со своим начальством.
- Навыки межведомственного общения -: вы также можете определить, может ли этот человек иметь дело с различные личности, с которыми она, вероятно, будет встречаться каждый день.
- Пунктуальность-: Любой другой человек может заниматься прогулами работы, но не администратором. Положение, которое она занимает, настолько важно, что она должна быть на работе все время, и вы должны выяснить, способен ли этот человек выполнить это.
- Навыки многократного приема-: Рабочая нагрузка секретаря обычно велика. Она должна набирать, отвечать на звонки, принимать гостей и делать много вещей одновременно. Умение выполнять многозадачность — это очень важный навык, которым должен обладать каждый секретарь.
Как подготовиться к собеседованию с секретарем / администратором
- Выберите место для интервью . Место должно быть тихим и не отвлекать внимание.
- Определите время проведения собеседования . Как долго будет длиться интервью.
- Выберите панель интервью . Если у вас есть менеджер по персоналу, он должен быть в панели интервью. Вы должны также включить некоторых людей, с которыми будет работать администратор в организации.
- Распечатайте копию биографии каждого кандидата и передайте ее членам группы собеседований, чтобы они могли кое-что узнать о кандидате и узнать некоторые вопросы для спросите перед собеседованием.
- Подготовьте свои вопросы заранее и определите, кто будет задавать каждый из них.
Некоторые из вопросов, которые вы должны задать во время интервью: —
35 возможных вопросов, которые вы можете задать потенциальным секретарям / администраторам
- Есть ли у вас опыт обслуживания календаря и планирования собраний? Если да, как вы планируете собрание?
- О чем нужно помнить при планировании собрания?
- С каким программным обеспечением для управления календарем вы знакомы?
- Что такое конфиденциальная информация?
- Если информация / файл помечены как конфиденциальные, как бы вы с ними справились?
- Скажите, что вы знаете о системах хранения.
- Как вы ведете учет?
- Как бы вы справились с регистрацией на компьютере?
- Что такое формальное и неформальное письмо?
- Что бы Вы включаете в официальное письмо, которое не потрудитесь получить в неофициальном письме?
- У вас есть образцы любых официальных писем, которые вы написали в прошлом?
- Какие существуют типы систем делового общения?
- Какое программное обеспечение или приложение вы используете для обеспечения правильного написания?
- Дайте секретарю письмо с некоторыми ошибками и попросите ее отредактировать письмо за несколько минут.
- С какими проблемами вы сталкиваетесь, когда пытаетесь предоставить письменное сообщение?
- Какие шаги вы предпринимаете, чтобы убедиться, что файлы легко найти, особенно в ваше отсутствие?
- Почему вы хотите оставить свою текущую работу?
- Какие у вас есть предложения или советы по улучшению на основе наших текущих секретарских процедур?
- Если у вас было несколько приоритетов, требующих одновременной обработки, как выбрать первый для обработки в первую очередь?
- Опишите многозадачность?
- Как вы думаете, что вы способны выполнять многозадачность?
- Что если вы обнаружите, что ваша рабочая нагрузка слишком велика, что бы вы сделали?
- Как бы вы справились со строгими сроками?
- Расскажи мне о времени, когда ты d чтобы справиться с очень строгим крайним сроком в течение недостаточного времени.
- С какими типами компьютерного программного обеспечения и приложений вы очень хорошо знакомы?
- Какова ваша скорость печати?
- На совещании руководства, что должен делать секретарь?
- Как вы общаетесь со сложными людьми по телефону?
- Был ли когда-нибудь посетитель или клиент хамить тебе? Если да, как вы себя чувствовали и как вы справились с этим?
- Как вы справляетесь с рассерженными клиентами?
- Вы очень быстро работаете или предпочитаете не торопиться, чтобы не делать ошибок вместо этого?
- Что такое корректура?
- Что такое на что обращать внимание при корректуре?
- Вам нравится работать с другими людьми или вы предпочитаете работать в одиночку?
- Какую минимальную сумму вы можете взять, если предложите эту работу ?
Это основные вопросы, которые вы должны задать кандидатам на собеседование на должность секретаря / администратора. Вы также можете подумать о том, чтобы пойти еще дальше, дав кандидату некоторые практические задания, например, написать письмо или ответить на телефонный звонок.
Вы также должны наблюдать за тем, как кандидат одевается и одевается; секретари должны быть хорошо одеты, вежливы и всегда вести себя хорошо. Поскольку этот человек также будет обрабатывать много конфиденциальной информации, вы можете захотеть взглянуть на историю кандидата и попросить рекомендации, чтобы вы могли быть в безопасности.
