Как предотвратить привидений в вашей строительной компании

Вы управляете строительной компанией и хотите, чтобы призраки не появлялись ваша зарплата? Если ДА, вот 20 верных советов о том, как предотвратить работу призрачных работников.

Что такое работник-призрак?

Работники-призраки просто являются сотрудниками, которые регулярно получают свою зарплату в компании, но не работают в указанной компании.

Схемы сотрудников-призраков осуществляются сотрудниками по начислению заработной платы, которые либо создают поддельные удостоверения личности, содержащие поддельные SSN, адрес, номер телефона, и т. д. или которые продолжают выплачивать выплаты сотрудникам, которые покинули компанию, и перенаправляют оплату себе. Независимо от того, какую форму принимает служащий-призрак, это просто великая схема кражи денег у компании.

Призрачный работник также может быть реальным человеком, например членом семьи, который не работает в компании, но собирает оплату и либо делится ею с мошенником, либо удерживает всю оплату самому себе.

Феномен работника-призрака является реальным в строительной отрасли, где у вас, как правило, всегда много людей в зарплате. Из-за большого количества подрядчиков, штатных и специальных сотрудников, которые постоянно платят в строительной отрасли, как правило, трудно отслеживать их платежи. Наблюдалось, что работники-призраки более распространены в крупных организациях, чем в небольших, где их легко обнаружить.

Явление работника-призрака является одним из самых распространенных случаев мошенничества с заработной платой, встречающихся в строительном секторе. Этот метод мошенничества может проявляться множеством способов, которые могут включать:

• Рассерженный менеджер по платежным ведомостям — если у строительного предприятия есть менеджер по платежным ведомостям, который недоволен и считает, что он или она заслуживает дополнительной компенсации, для них было бы довольно легко изменить записи о заработной плате, чтобы создать нового, но фиктивного сотрудника и собрать чек этого сотрудника для себя. Это особенно верно, если менеджер по выплате заработной платы имеет неограниченный и неконтролируемый доступ к системе расчета заработной платы.
• Мошенничество с несколькими сотрудниками — это еще один способ, которым мошенничество с призрачными работниками может проявляться в конструкции бизнес.С более сложным процессом расчета заработной платы, или если у сотрудника нет прямого доступа к системе расчета заработной платы, несколько сотрудников могут сговориться, чтобы обмануть систему, а затем разделить деньги, которые они растрачивают. Как правило, один сотрудник играет определенную роль в проверке и авторизации платежной ведомости, чтобы они могли подписываться на фальсифицированных табелях учета рабочего времени.
• Компенсация семье / другу . Сотрудник может создать запись в системе начисления заработной платы для члена семьи или друга, чтобы они получали зарплату от компании. В этом случае фактический сотрудник может получить или не получить долю этой зарплаты.

Схемы «призрачного сотрудника» могут варьироваться от простого ввода данных (особенно, если фальшивый сотрудник получает зарплату), к сложным манипуляциям с фальшивыми расписаниями и перенаправлением платежей. Если вы не пристально следите за заработной платой в своем строительном бизнесе, этот вид мошенничества часто может оставаться незамеченным в течение достаточно долгого времени, и этого достаточно, чтобы потерять компанию на миллионы долларов.

Красные флаги, которые могут намекнуть на работников-призраков в вашем строительном бизнесе

а. Аномалии информации о сотрудниках. Есть несколько аномалий, которые вы можете заметить в своей строительной компании, и они сообщат вам, что у вас есть проблема с призраком.Если номер социального страхования сотрудника (SSN) отсутствует в списке или у нескольких сотрудников одинаковый номер SSN, это указывает на одну вещь, а это мошенничество. Опять же, если в течение года произойдет многократное изменение адреса, у вас должно быть подозрение.

b. Аномалии в реестре заработной платы для прямых депозитов. Это происходит, когда один и тот же номер банковского счета используется для нескольких сотрудников, что может указывать на то, что чек-зарплата сотрудника-призрака зачисляется на тот же счет, который использует другой сотрудник. Это еще один красный флаг, чтобы отметить. Несколько банковских счетов для зарплаты одного сотрудника могут потенциально указывать на то, что зарплата призрачного сотрудника распределяется между сообщниками.

в. Аномалии чекового платежа. Если во время оплаты в строительном бизнесе сотруднику выдается несколько чеков в течение одного платежного периода, или изображение чекового счета показывает, что оно было подтверждено лицом, имя которого отличается от имени получателя, тогда у вас могут быть проблемы с руками.

d. Бонусы или аномалии увеличения заработной платы. Если вы в любое время заметите, что сотрудник получает бонус, отличный от типичного распределения бонусов компании, или сотрудник получает многократное повышение заработной платы в течение одного года, то это является причиной для расследования. .

e. Тенденции отдыха сотрудников. Сотрудник не получал оплачиваемого отпуска или отпуска по болезни в течение всего года, или лицо, обрабатывающее платежную ведомость, никогда не берет отпуск. Принудительный отпуск или ротация обязанностей — эффективный контроль, сказал Уайлдер.

20 верных советов о том, как предотвратить привидений в вашей строительной компании

из-за Большое количество переменных, которые влияют на то, как совершается мошенничество с поддельными сотрудниками, не существует надежных способов предотвратить это или привлечь сотрудников к действию. Однако есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы снизить риск:

1. Проведение аудита сотрудников-призраков

В большинстве случаев сотрудники-призраки обнаружены путем тщательного аудита ваших записей заработной платы. У вас должен быть кто-то в вашем строительном бизнесе, который будет регулярно сравнивать записи заработной платы с отчетами о временных карточках и файлами сотрудников, чтобы выявлять расхождения, такие как фальшивые сотрудники, дублирующие номера социального страхования, дублирующие адреса или дублирующие банковские счета. «2»>

Еще одна вещь, которую вы должны сделать в своем строительном бизнесе, чтобы предотвратить появление работников-призраков, — это обеспечить, чтобы разные части вашего платежного процесса обрабатываются разными людьми. Если кто-то отвечает за авторизацию чеков, убедитесь, что кто-то другой отвечает за распространение этих чеков.Если кто-то имеет право создавать / удалять сотрудников в системе начисления заработной платы, убедитесь, что кто-то еще проверил изменения.

3. Оцените кадровую политику

Убедитесь, что ваши сотрудники отдела кадров и начисления заработной платы полностью обновили вашу политику управления персоналом, особенно когда речь идет о добавлении и удалении сотрудников из вашего списка сотрудников. Это поможет предотвратить использование информации бывших сотрудников для мошеннического мошенничества.

4. Сделайте вашу платежную ведомость труднее фальсифицировать

Если у вас есть работники, которым выплачивается компенсация в зависимости от их времени, убедитесь, что у вас есть процессы, которые затрудняют фальсификацию записей времени. В идеале, используйте автоматическое отслеживание времени, когда сотрудники приходят и уходят. Для дополнительной защиты используйте систему отслеживания времени со встроенной проверкой идентификатора.

5. Периодически проверяйте отчеты по зарплате

Периодическое рассмотрение отчетов по заработной плате является важным шагом в смягчении и обнаружении мошенничества, и аудитору следует делать это не раз в год. Имея в виду контрольный номер общего числа сотрудников в вашем строительном бизнесе, можно получить хорошую отправную точку для этого обзора.

Оттуда это может быть так же просто, как сканирование имен.Следует отметить, что для надлежащего разделения этот обзор должен выполнять кто-то, кроме тех, кто может добавить новых сотрудников или уволить старых.

Если ваша заработная плата меняется не часто, как в случаях, когда количество сотрудников меняется в обычном режиме, каждый раз, когда вы запускаете платежную ведомость, проверяйте, соответствует ли она вашим ожиданиям. Внимательно изучите все ненормальные результаты и узнайте, чего ожидать при выполнении отчетов.

6. Использовать предварительно определенные правила смены

Предопределенные правила смены ограничивают период времени, в течение которого работники могут приходить и выходить из работы. Если они попытаются сделать это вне предопределенного временного окна, система не позволит им. Правила могут быть установлены для отдельных лиц, отделов или компании в целом.

7. Используйте проверку подлинности пользователя

Аутентификация пользователя устраняет пробивание друзей, требуя, чтобы работники выдавали уникальный идентификатор при входе и выходе из смены. В зависимости от сложности системы и возможности ее интеграции с любым оборудованием, таким как сканер, этот идентификатор может представлять собой идентификационный значок, отпечаток пальца или даже фотографию лица работника.

Что касается сама система начисления заработной платы, спросите вашего поставщика, есть ли у нее какие-либо функции, которые могут автоматически помечать записи, которые могут иметь проблемы с ними. Эти функции довольно распространены.

Вы также должны связать свое программное обеспечение с правилами звуковой посещаемости.Например, лучшая практика требует, чтобы работники, которые пропускают свое одобренное окно для включения или выключения, запрашивали запись у своего менеджера вручную. Менеджер может просмотреть обстоятельства, связанные с тем, почему этот сотрудник был ранним или поздним, и определить, следует ли разрешить запись.

8. Просмотрите разрешения пользователя вашей системы

Вы должны иметь возможность ограничивать доступ каждого пользователя исключительно на основании его потребностей, чтобы рядовые работники не могли изменять свои ставки заработной платы. Вы также можете ограничить возможность изменения ставок оплаты, например, после анализа эффективности.

9. Избавьтесь от бумажных чеков

Физические чеки намного легче подделать и украсть, чем их цифровые аналоги, поэтому рассмотрите возможность прямого маршрута депозита или платежной карты, если вы этого еще не сделали. Ваше программное обеспечение должно позволять вам легко менять способы оплаты.

10. Создание отчетов об исключениях

Система учета должен быть разработан с элементами управления, которые ставят красные флажки на результаты, которые находятся за пределами нормальных параметров. Они могут включать:

• При добавлении или удалении в ведомости начисления заработной платы должен автоматически генерироваться отчет для соответствующего руководителя.
• Оплата сверхурочных или поощрительных выплат, превышающих установленные параметры, должна генерировать отчет об исключениях.

11. Ищите сотрудников без отчислений

Хороший способ обнаружить сотрудников-призраков в вашей строительной компании нужно искать тех, у кого мало или нет вычетов из его или ее заработной платы. Исполнитель редко сталкивается с проблемой создания полного набора зачислений на пособия, тем более что это приведет к уменьшению суммы денег, которую они могут украсть у работодателя.

12. Ручное распределение чеков

Время от времени вы должны руководствоваться принципом ручного распределения чеков в вашей строительной компании. Сделав ставку на ручное распространение чеков, ваша организация получит лучшую возможность выявлять призрачных сотрудников.

13. Анализ адресов или прямых депозитных счетов

Еще одна вещь, которую вы можете сделать в своей строительной компании, чтобы предотвратить появление работников-призраков, — это проанализировать адреса или прямые депозитные счета. В процессе проверки учетных записей и адресов ваша организация может определить дубликаты номеров учетных записей, адресов или номеров социального страхования для нескольких сотрудников.

14. Анализ вычетов из проверок заработной платы

Если в вашей платежной ведомости есть сотрудники, которые не удерживают налог или какие-либо другие вычеты, они могут быть призрачными сотрудниками.Анализируя прямые депозиты, вы можете сократить расходы на оплату труда, исключив бумажные чеки и возможность изменения, подделки и большинства краж, хотя это не предотвращает неправильное направление вкладов на неавторизованные счета.

15. Изучите чеки заработной платы, которые имеют двойное одобрение

Хотя большинство из них являются законными, две подписи могут сигнализировать о подделке одобрения ушедшего сотрудника, которое Вор также поддерживает и вносит средства на свой собственный счет.

16. Остерегайтесь изменений бюджета в расходах на заработную плату

Затраты на оплату труда, превышающие заложенные в бюджете, могут указывать на неработающих сотрудников, поэтому вам следует опасаться любых незапланированных изменений в вашем бюджете.

17. Использовать разделение функций

В вашей строительной компании вы должны убедиться, что многие функции по выплате заработной платы не переданы одному человеку. Убедитесь, что функции подготовки, выплаты и распределения заработной платы разделены. Его следует применять следующими способами:

• Никто не должен иметь возможность добавлять нового сотрудника в фонд заработной платы, устанавливать заработную плату, вводить время и платить человеку.
• Должна проводиться ежемесячная сверка между регистром заработной платы и списком сотрудников отдела кадров, выполняемым кем-либо за пределами отдела расчета заработной платы.
• Лицо, уполномочивающее прогон чека, не должно иметь права на получение распечатанных чеков.
• Функция учета заработной платы должна быть независимой от функции главной книги.
• У ИТ-специалистов не должно быть доступа к программам управления персоналом или к платежной ведомости.

<сильный> 18. Периодически запускайте SSN всех сотрудников через веб-сайт Администрации социального обеспечения , особенно тех, кто работает на ответственных должностях, и проверяйте их. Другие веб-сайты для проверки идентификации сотрудников включают E-verify или веб-сайт IRS. Это поможет вам узнать, кто есть кто.

20. Используйте платежную систему, которая требует от сотрудников идентифицировать себя

Если это связано с использованием электронной системы смахивания, внимательно изучите будут ли одни и те же два человека постоянно проводить свои карты примерно в одно и то же время. Это может указывать на то, что кто-то похитил значок второго человека, а второй не сообщил о работе.

20. Изучите, насколько постоянны часы сотрудников

Если часы никогда не меняются, это может быть красный флаг, сигнализирующий сотруднику-призраку, потому что мошенник хочет убедиться, что никто не смотрит на этого человека и не диктует, что происходит.

Заключение

Хотя бич рабочих-призраков может и не скоро исчезнуть, но применение нескольких из вышеперечисленных мер позволит вам избавить вашу строительную компанию от угрозы работников-призраков .