В деловом мире бывают ситуации, когда что-то пойдет не так, и вам нужно будет извиниться и исправить ситуацию.
Являетесь ли вы его по отношению к несогласие с клиентом, несвоевременная доставка заказа или опоздание на встречу с заинтересованными сторонами, письмо с извинениями полезно для души. Он очищает воздух и позволяет вам и получателю двигаться дальше и избавиться от обид.
Никогда не попадитесь в ловушку отказа от извинений. Даже если вы обмануты, вы не сделали ничего плохого, извинитесь за ту роль, которую вы сыграли в недоразумении, или за то, что не смогли ответить более эффективно.
Написание извинений еще более необходимо, когда вовлечен клиент. В этом случае вы должны написать это с точки зрения клиенты всегда правы . Почему? Причина в том, что потеря клиента может быть очень дорогостоящей. И один недовольный клиент может отговорить несколько других потенциальных клиентов от сотрудничества с вами.
Таким образом, как владелец бизнеса или профессионал, вы должны иметь возможность писать эффективно деловые письма с извинениями, которые побуждают получателя простить ошибку и вернуть хорошие отношения с бизнесом, который вы представляете. Вот несколько рекомендаций по написанию письма с деловыми извинениями.
Как написать письмо с деловыми извинениями — образец шаблона
1. Обратитесь к нужному человеку: если Вы пишете письмо с извинениями конкретному человеку ( например, разочарованному клиенту ), вы должны обратиться к нему по названию и фамилии, например, Уважаемая миссис Эдвардс. Однако, если вы отправляете письмо бизнесу, то направьте его лицу, отвечающему за получение таких писем. Если вы не знаете имени человека, выясните его и включите в свое письмо.
Письмо с извинениями наиболее эффективно, если получатель знает, что оно было отправлено ему или ей конкретно. Во что бы то ни стало, избегайте безличных и чрезмерно употребляемых приветствий, таких как Уважаемый сэр или Кому это может касаться. Такие приветствия посылают сигналы о том, что ваше письмо является еще одним обычным письмо.
2 Укажите, почему вы пишете письмо. Начните свое письмо, указав суть. То есть, пусть получатель знает, что письмо является извинением. Это подготовит их эмоционально к каждому последующему слову. Вы не хотите, чтобы они гадали или смущались из-за того, что вы пишете или что вы собираетесь сказать.
Начните ваше письмо с прямого, простого заявления, такого как , я искренне извиняюсь за или Настоящим я пишу это письмо, чтобы искренне извиниться за не биться о кустарнике. И не начинайте рассказывать о том, что случилось. Начало письма с извинением заставляет читателя быть спокойным и восприимчивым к вашим извинениям.
3. Сформулируйте свою ошибку-: . что вы извиняетесь, укажите, за что вы извиняетесь. Есть моменты, когда получатель мог забыть о том, что произошло. Поэтому никогда не пропускайте эту часть, предполагая, что получатель все равно будет помнить.
Когда будете указывать свою ошибку, будьте точны и ясны. Это убедит получателя, что вы действительно понимаете, что сделали. Напишите что-то вроде:
То, что произошло на прошлой неделе, было довольно непрофессионально.Как покупатель, вы имели право выбрать любой понравившийся вам цвет при покупке товаров в нескольких цветах. Отправив вам черный смартфон вместо белого, который вы заказали, мы лишили вас этой свободы, и это было неправильно. И отклонение вашего запроса на замену устройства на один из ваших желаемых цветов было одним из худших ошибок, которые мы когда-либо совершали с клиентом. И мы глубоко сожалеем об этом.
4. Подтвердите, насколько сильно вы их обидели: заявив о своей ошибке, подтвердите, насколько это повредило получателю. Это хорошая возможность для вас упомянуть, что вы никогда не намеревались причинить им вред — не снимать с себя вину и не выдвигать надуманных оправданий.
Напишите что-то вроде:
Мы позже узнал, что ваш сын, которому вы заказали смартфон в качестве подарка на день рождения для предпочитаемого белого цвета, потому что это его любимый цвет, но в итоге мы заставили его согласиться на то, что ему действительно не нравилось. Мы надеемся, что вы понимаете, что это никогда не было нашим намерением. Мы хотели, чтобы вы оглянулись на это время и запомнили только счастливые вещи, но мы испортили это из-за нашей небрежности и непрофессионального отношения.
5. Примите ответственность-: это это одна из самых сложных частей извинений, но самая важная. Даже у получателя также есть некоторые недостатки, вы должны будете предположить, что они были безупречны. Просто признайте свою ошибку открыто и без каких-либо оговорок.Даже если у вас есть некоторые оправдания за ваши действия, это не должно удерживать вас от признания того, что ваши действия действительно причиняют вред получателю.
Простое утверждение типа Мы несем полную ответственность за наше непрофессиональное отношение и ужасная боль, которую мы причинили вам , будет в порядке.
6. Предложите решение, чтобы исправить ситуацию: просто сказать, что вы сожалеете, недостаточно. Что действительно делает ваши извинения эффективными, так это поиск путей решения проблемы в будущем.
Если ошибка — это то, что можно исправить, например, неправильный или дефектный заказ, предложите исправить ее немедленно, без лишних усилий. Стоимость для получателя. Но если это не может быть исправлено, убедите получателя в вашем обновленном обязательстве избегать таких ошибок в будущем и в ваших планах по достижению этого. Это лучше, чем просто сказать: Мы обещаем, что такого больше никогда не случится.
7. Выскажите свое желание продолжить отношения- . Извинения предназначен не только для того, чтобы просить прощения у получателей; в конечном счете, это означало исправить ошибку в ваших отношениях с ними и сохранить отношения снова гладкими. Лучше выразить то, что вы действительно хотите, например, продолжение деловых отношений. После написания основной части вашего письма с деловыми извинениями округлите его и отправьте получателю.
