Нужно ли вам оплачивать платежную ведомость вашей компании? Если ДА, вот подробное руководство о том, как найти идеальную услугу начисления заработной платы для бизнеса и сколько она стоит.
Известно, что многие компании боролись с ошибками в расчете заработной платы в течение курса. их жизни. Было обнаружено, что IRS наказывает примерно каждого третьего владельца бизнеса за ошибки в платежной ведомости каждый год из-за ненадлежащей регистрации налогов на заработную плату.
Даже если ошибки не являются настолько распространенными, выполнение вашей собственной заработной платы может все еще стоить вам другими способами. Ценное время и энергия, которые вы тратите на выяснение того, сколько денег вы должны отдать, могут быть потрачены на зарабатывание денег, поэтому многие компании обращаются за помощью, когда дело касается их услуг по выплате заработной платы.
Что такое платежная ведомость?
Программное обеспечение для расчета заработной платы используется для разработки, автоматизации и управления процессом оплаты труда сотрудников.Этот процесс включает расчет платежей, удержание налога с сотрудников и внесение ежемесячных платежей на банковские счета сотрудников или любой другой способ оплаты.
Выбор наилучшего сервиса для расчета заработной платы для ваших нужд может помочь вам уменьшить количество ошибок в оплате труда до минимума. Опять же, хорошая служба начисления заработной платы, по крайней мере, будет своевременно получать чеки как для IRS, так и для ваших сотрудников, в то же время снимая большую часть рабочей нагрузки с уже напряженных плеч.
В этом руководстве мы будем покрыть все, что вам нужно знать об идеальной службе начисления заработной платы, о том, что предлагают эти службы, как выбрать одну и сколько они стоят.
Зачем вам нужна совершенная служба начисления заработной платы?
Существует множество причин, по которым вам нужно получить хороший сервис для расчета заработной платы для вашего бизнеса, и некоторые из них включают в себя:
- Чтобы помочь с обработкой заработной платы
Учитывая уровень ошибок, возникающих при обработке заработной платы, многим деловым людям действительно нужна помощь в их услугах по выплате заработной платы. Сервисы онлайн расчета заработной платы автоматически рассчитывают, сколько сотрудников должно быть выплачено за каждый день оплаты.Системы учитывают ставки заработной платы, разницы в сменах, сверхурочные, отпускные и налоги, а также социальные пособия и отчисления на выплату пособий самостоятельно.
- Доставка с прямым платежом
Другая нагрузка на работу, от которой освобождается служба расчета заработной платы, — это необходимость выплачивать оплату или чеки непосредственно вашим сотрудникам. Хороший сервис расчета заработной платы будет производить оплату сотрудникам прямым депозитом, предоплаченными дебетовыми картами или бумажным чеком, в зависимости от того, что вы предпочитаете.
- Файл и налоги на заработную плату
Хорошая служба расчета также будет помочь вам вычесть и удержать налог с сотрудников и подать налоговые отчеты. Эти службы могут удерживать налоги с сотрудников, подавать ежеквартальные налоговые отчеты по заработной плате и выплачивать налоговые удержания соответствующим местным, штатным и федеральным агентствам.
Они также выдают бланки сотрудников W-2 и 1099 в конце года , Некоторые услуги предлагают безошибочную гарантию. Если допущена ошибка, эти платежные ведомости исправят ее и выплатят любые штрафы или проценты.
- Они предупреждают нового сотрудника
Помните, что работодатели всегда очень заняты, и мелкие детали всегда могут уйти из памяти, что приводит к штрафам.Хорошая служба начисления заработной платы поможет вам сообщать о новых сотрудниках в правительство от вашего имени, что освобождает вас от бремени.
- Это может обеспечить интеграцию программного обеспечения для вашего бизнеса
Хорошая служба начисления заработной платы должна быть в состоянии интегрироваться с различными программами, связанными с заработной платой, которые уже используются вашим предприятием, такими как бухгалтерское программное обеспечение, системы учета рабочего времени и посещаемости, а также человеческие ресурсы программное обеспечение.
- Помогает с управлением временем сотрудника
Многие из этих сервисов расчета заработной платы управляют оплачиваемым временем, отслеживая сколько отпусков и больничных часов заработали сотрудники и сколько они потратили. Некоторые решения по выплате заработной платы даже облегчают процесс запроса и подтверждения выходного дня.
- Они предоставляют платежную ведомость на ходу
Одно хорошее преимущество, которое может дать вам ваша платежная ведомость, — это то, что она позволяет вам просматривать платежную ведомость на ходу. Многие системы предлагают мобильные приложения или веб-сайты, удобные для мобильных устройств, которые позволяют компаниям управлять и управлять заработной платой со смартфонов или планшетов. Они также предоставляют подробные отчеты о заработной плате и труде, которые могут дать более глубокое представление о том, как работает бизнес.
- Вы получаете тонну работы с плеч
Самое большое преимущество онлайн-сервисов расчета заработной платы состоит в том, что вся работа — расчеты заработной платы, налоговые платежи, налоговые формы на конец года и т. д. — выполнена для вас.В этих системах платежная ведомость обычно может быть запущена за считанные минуты.
Характерные черты, ожидаемые от идеальной услуги по выплате заработной платы
Когда вы думаете о получении услуги по выплате заработной платы для Для вашего бизнеса необходимо учитывать, что не все поставщики заработной платы предлагают одинаковый уровень обслуживания. Но для того, чтобы ваша система начисления заработной платы служила вам оптимально, она должна иметь определенные особенности. Некоторые из этих функций включают в себя:
a. Несколько вариантов оплаты. Одна из вещей, которую вы должны ожидать от своей системы начисления заработной платы, если она будет обслуживать вас лучше, — это иметь несколько вариантов оплаты. Прежде чем выбрать услугу, вы должны подумать о том, предлагает ли она несколько вариантов оплаты, таких как прямой депозит, бумажные чеки или дебетовые карты с предоплатой.
Вам также следует проверить, предлагает ли провайдер несколько ставок заработной платы, выплаты на оплату труда, выплаченные управление выходным днем, управление компенсациями работникам, страхование по безработице и подробные отчеты о заработной плате.
b. Стоимость работы: ведение бизнеса стоит дорого, поэтому вам нужно использовать все возможности, чтобы сэкономить. Таким образом, выбирая услугу начисления заработной платы для своего бизнеса, вы должны иметь возможность получить ту, которая предлагает вам разумную цену. Помимо стоимости, вам необходимо определить, требуется ли контракт на обслуживание.
Многие службы работают ежемесячно без долгосрочных контрактов, в то время как для других требуются ежегодные обязательства.Также важно учитывать, платите ли вы по месяцам или по периодам выплат.
В зависимости от того, как часто вы выполняете платежную ведомость, выбранный вами тип структуры может иметь большие затраты. У каждого всегда найдется что-то для себя, поэтому вы должны выбрать программное обеспечение, которое наилучшим образом соответствует вашему бюджету и в то же время обладает всеми необходимыми функциями.
c. Удобно для пользователя: Нет смысла в получении платежной ведомости, которую вам и вашим сотрудникам будет сложно использовать. Поэтому, когда вы ищете идеальный сервис для расчета заработной платы для вашего бизнеса, постарайтесь найти тот, который очень прост в использовании. Он должен иметь интерфейс, позволяющий вам запускать систему начисления заработной платы и добавлять сотрудников в систему за считанные минуты.
Тратить часы, пытаясь понять, как это работает, или всегда звонить в справочную службу, чтобы вы могли пройти через не кажется хорошей идеей Скорее, выберите тот, который позволит вам платить вашим сотрудникам, отправлять им платежные ведомости и автоматически отправлять данные в вашу систему учета в кратчайшие сроки. Чтобы ваша служба начисления заработной платы считалась удобной для пользователя, она должна иметь:
- Интуитивно понятную структуру меню
- Разборчивый текст
- Кнопки с четкой маркировкой, которые сообщают вам что делать (и что произойдет, когда вы нажмете их).
- Цвета, которые выглядят живо
- Удобный для мобильных устройств сайт, поэтому вы можете запускать платежную ведомость где угодно
- И самое главное, простой процесс расчета заработной платы
d.Возможность интеграции с другими программными приложениями. При поиске идеального приложения для расчета заработной платы вам следует обратить внимание на то, что оно способно работать с другими бизнес-приложениями, которые вы уже используете на своем рабочем месте, такими как системы учета рабочего времени и посещаемости и бухгалтерский учет программное обеспечение.
e. Внутренний контроль. Хорошее программное обеспечение для расчета заработной платы не требует специальных знаний с вашей стороны, поэтому вам больше не нужно нанимать посторонних, чтобы справиться с вашей платежной ведомостью. Вы не только экономите время и деньги при использовании программного обеспечения для расчета заработной платы, но и полностью контролируете свою финансовую информацию, а также конфиденциальность данных. Поэтому в вашей системе начисления заработной платы стоит обратить внимание на то, можете ли вы использовать ее самостоятельно.
f. Проверенные системы поддержки. Одна вещь, на которую вам нужно обратить внимание при расчете заработной платы, — это та, которая способна предоставить вашему бизнесу необходимую поддержку, когда вам это нужно. Вам следует узнать, есть ли у вас специальный представитель службы поддержки, который всегда будет вашим основным контактным лицом.
g. Простые вычисления: малые предприятия тратят много времени на выплату заработной платы каждый месяц. Требуется аккуратность, чтобы платить работникам правильную сумму денег, которую они заработали. Использование программного обеспечения для расчета заработной платы автоматизирует все эти процессы, а также исключает вероятность ошибки в расчетах. С ручной системой расчета заработной платы владелец бизнеса или обслуживающий персонал могут сосредоточиться на других задачах.Этот процесс продуктивен и эффективен при экономии времени и денег.
h. Бесплатная пробная версия. Некоторые программы для расчета заработной платы предлагают бесплатную пробную версию, так что вы можете найти решение бесплатно. Бесплатная пробная версия поможет вам точно знать, что вы хотите приобрести. Это позволит вам принять решение — если программное обеспечение подходит именно вам. Таким образом, вы застреваете с программным обеспечением только до истечения срока действия вашей подписки.
i. Дополнительные услуги: некоторые поставщики заработной платы предлагают различные дополнительные услуги, такие как управление персоналом, самообслуживание сотрудников, а также администрирование выплат и пенсионных планов. Вам нужно выяснить, предлагает ли ваша идеальная услуга по выплате заработной платы и такие услуги, но вы должны знать, что добавленная услуга означает добавленную стоимость.
Как выбрать идеальную услугу расчета заработной платы для вашего бизнеса
Зная, чего ожидать от нужной вам службы начисления заработной платы, и функций, на которые стоит обратить внимание, теперь пришло время узнать, как убедиться, что вы выбираете идеальную услугу начисления заработной платы для вас.
- Создайте свой список заработной платы
Прежде чем делать покупки для поставщика платежных ведомостей, первое, что нужно сделать, — составить список ваших текущих потребностей в платежной ведомости. , Это все услуги, которые вам нужна платежная компания.Большинство услуг, востребованных компаниями, включают в себя:
- Подавать отчеты о состоянии и федеральных ведомостях по заработной плате и налогам
- Подавать и отправлять сотрудникам свои W-2
- Direct обработка депозита и чеков
- Оплатите 1099 контрагентов и подайте 1099s
- Прогнозы заработной платы вне цикла
- Дополнительные налоговые удержания
- Добавьте бонусы или комиссии к оплате работника
После расчета основных услуг, которые вам нужны на данный момент, вам также может понадобиться создать список пожеланий для расчета заработной платы, который вам потребуется через год, через три года и пять лет с этого момента. Вам следует подумать, хотите ли вы предложить какое-либо из этих пособий в будущем;
- Отпуск и отпуск по болезни
- Пособия по здоровью
- Пенсионные планы
- Страхование жизни и инвалидности
- Соответствие пожертвованиям
- Вознаграждения пригородных жителей и т. д.
В идеале хороший провайдер заработной платы должен предоставить вам возможность добавлять услуги по мере расширения вашего бизнеса. Это дает вам возможность расти в своем собственном темпе и не оплачивать услуги, которые вы не используете.
- Попробуйте
Один из способов убедить вас в том, что служба расчета заработной платы, которую вы намереваетесь получить, обещает то, что она может предоставить, — это взять ее на тест-драйв. Это единственный способ узнать, является ли то, что вам сказали, правдой или нет.
Чтобы решить эту проблему, попросите компанию предоставить вам испытательный срок.Часто компании, работающие с заработной платой, имеют пробные версии своих программ для расчета заработной платы, доступные для клиентов. Эта пробная версия должна быть в состоянии ответить на все ваши вопросы.
При использовании пробной службы или опции вы должны выяснить, если;
- Вы можете перемещаться по бэкэнду и проходить через все сами эти шаги
- Вы можете понять всю терминологию, которая используется, или они дают простые объяснения
- Система слишком надежна для размера вашего бизнеса. Есть ли функции, которые не применимы к команде вашего размера?
- Есть функция чата в реальном времени. Эта функция очень полезна, если вы впервые используете программное обеспечение для начисления заработной платы.
- Существуют справочные статьи или база знаний, которые легко доступны
Если опыт заставляет вас задуматься Во-вторых, вам нужно искать вариант, предназначенный для небольших компаний.
Но если компания, которую вы намереваетесь выбрать, не предлагает пробную версию, вам не нужно просто отказываться от компании. Есть и другие способы сделать ваши выводы. Первое, что нужно сделать, это найти некоторых из их клиентов и задать им несколько вопросов о предоставляемых услугах. Вы должны спросить их об отзывчивости, точности и сравнении этой услуги с другими, которые они использовали в прошлом.
Прочитайте множество хороших и плохих отзывов о компании, чтобы узнать, как людям нравятся функции, которые наиболее важны. тебе.Также постарайтесь понять, сталкиваются ли люди, которые проверяют программное обеспечение, с проблемами, похожими на ваши.
Например, если рецензент является владельцем ресторана, они могут быть обеспокоены такими вещами, как советы по составлению отчетов о том, что может не относиться к вам, если все ваши сотрудники получают зарплату (или наоборот). Вы также можете найти отзывы профессиональных рецензентов, которые хорошо разбираются во всех доступных опциях.
- Проверьте их службу поддержки
Еще одна вещь, которую вам рекомендуется сделать, чтобы вы могли выбрать идеальную услугу расчета заработной платы, — это позвонить в их отдел обслуживания клиентов, чтобы узнать, кого вы наберете на другой линии. На самом деле, вам нужно позвонить по всем их линиям, чтобы узнать, является ли их обслуживание клиентов быстрым и эффективным.
У компании должно быть отличное обслуживание клиентов, которое гарантирует, что ваши запросы будут удовлетворены, вы обеспечите помощь и свои потребности которые встретились. Если вы задержаны более чем на 30 минут, уходите.
4. Обратите внимание на частоту сбоев
Онлайн-сервисы расчета заработной платы основаны на облачных вычислениях, что позволяет предприятиям получать оплату от провайдера расчета и поддерживать его в рабочем состоянии. Обязательно спросите, есть ли у поставщика много сбоев и как часто он отключается для обслуживания.
5. Запросите их расценки
Еще одна вещь, которую вы должны сделать, делая покупки для идеального сервиса расчета заработной платы для вашей компании, — это спросить у них расценки.Вам нужна эта ценовая цитата, чтобы гарантировать, что вы можете позволить себе предоставляемые вам услуги и что они не являются скрытыми.
Вам обязательно нужно получить ценовое предложение, включающее в себя сборы за все запланированные вами услуги. Получите расценки на этот и следующий год, чтобы, если цены со временем меняются, вы будете знать, останется ли услуга в рамках вашего бюджета.
Вопросы, которые необходимо задать, чтобы убедиться, что вас не разлучили Выкл.
- Как часто их налоговые таблицы обновляются для соответствия?
- Есть ли у вас другие клиенты в вашей отрасли?
- Могут ли они интегрироваться с предложениями по выплатам сотрудникам?
- Как они будут управлять вашим бизнесом по мере роста вашей компании?
- Какие меры безопасности применяются для обеспечения безопасности данных о зарплате ваших компаний?
- Как быстро выполняется обработка?
- Если служба допустила ошибку, кто несет ответственность за эти ошибки?
- Сколько времени требуется, чтобы исправить ошибку?
- Существуют ли дополнительные сборы за добавление или изменение заработной платы сотрудника?
- Годовые сборы изменятся или увеличатся через год?
- Как часто вы будете получать отчеты от службы? ?
- Они предлагают пенсионные планы?
- Ca n они интегрируются с вашим бухгалтерским программным обеспечением?
- Какую технологию бэк-офиса использует сервис?
- Каковы часы и способы доступности обслуживания клиентов?
- Вам будет назначен представитель или вы всегда будете направлены к кому-то новому?
- Взимается ли дополнительная плата за подачу налогов в нескольких штатах?
- Если данные будут введены повторно, сможете ли вы просмотреть их до того, как они будут начислены на фонд заработной платы?
- Как часто вы будете получать от них известие?
Сколько стоит служба хорошего начисления заработной платы?
Стоимость начисления заработной платы обычно варьируется в зависимости от того, какие услуги вы хотите и для чего они вам нужны. Несмотря на это, существует стандартная структура затрат, которой следует большинство услуг по выплате заработной платы. В стандартной структуре платежей существует фиксированная базовая плата, которая взимается в месяц или за период оплаты.
Типичная стоимость заработной платы — это сборник различных сборов, начисляемых из различных услуг по выплате заработной платы, предлагаемых клиенту. Различные услуги предоставляются за отдельную плату, и они могут включать в себя:
- Основные затраты на аутсорсинг расчета заработной платы
Стоимость первой услуги расчета заработной платы вам Необходимо отметить, это основные расходы на оплату труда аутсорсинга. Большинство компаний, занимающихся выплатой заработной платы, предлагают базовый пакет с ежемесячными платежами или за каждую зарплату. Плата может варьироваться от 20 до 200 долларов в месяц в зависимости от таких факторов, как частота выплаты заработной платы, объем, налоговые требования и наборы услуг.
Некоторые поставщики также взимают отдельную плату за проверку в размере около 1–2 долларов США. Малые предприятия, в которых работает максимум 10 человек, обычно платят больше, чем крупные компании на одного работника, потому что компания по выплате заработной платы предлагает скидки крупным компаниям.
- Плата за программное обеспечение
Если нанятая вами компания по выплате заработной платы требует доступа к системе, с вас может взиматься единовременная плата за лицензию, плата за установку, расходы на техническое обслуживание и модернизацию. Помните об этих потенциальных скрытых платежах и всегда обращайтесь к поставщику за прозрачностью.
- Дополнительные сборы
Некоторые платежные ведомости могут предлагать только обработка зарплаты в их базовой комплектации. В таких случаях они могут взимать плату за дополнительные услуги, включая прямые депозиты, подготовку чеков и ввод данных о сотрудниках. Кроме того, за экстренные изменения или обновления чеков обычно взимается дополнительная плата.
- Стоимость услуг по налогу на заработную плату
В большинстве компаний по начислению заработной платы есть налог подача в их основной план, но большинство взимают отдельно за налоговую службу. Это включает подготовку к концу года, такую как печать W-2, рассылка и отчетность. Сборы могут также применяться к ежеквартальной или ежемесячной подготовке налога на заработную плату в дополнение к ежегодной налоговой обработке. Стоимость каждой транзакции может достигать 50 долларов и выше на одного сотрудника. Если у вас есть сотрудники в нескольких штатах, может взиматься дополнительная плата.
- График заработной платы
Чем чаще вы платите своим сотрудникам, тем больше расходов вы будете нести. Если ваша стоимость зависит от частоты оплаты, вы можете в конечном итоге тратить больше в неделю или раз в две недели на сотрудника, чем ежемесячно, так как при ежемесячной выплате заработной платы происходит меньше транзакций.
Например, для трех сотрудников вы можете платить 36,85 долларов в неделю, 41,85 долларов в неделю или 46,85 долларов в месяц. Сервисы расчета заработной платы онлайн обычно взимают базовую ежемесячную плату, независимо от того, как часто вы платите своим сотрудникам. Чтобы сократить расходы, некоторые компании назначают график ежемесячной заработной платы.
В зависимости от компании, с которой вы работаете, вы можете платить от 25 до 159,57 долларов в месяц за онлайн-компанию; может взиматься дополнительная плата.
- Доставка чеков
Некоторые компании по-прежнему придерживаются традиционного процесса распределения чеков сотрудникам вместо прямые депозиты. Если вам требуется эта услуга, компания по начислению заработной платы может применять специальные сборы за пределами стандартного наземного курьера. Сборы зависят от различных факторов, таких как тип доставки, местоположение, курьерская служба и государственное регулирование. Также обратите внимание, что стоимость доставки зарплаты прямо пропорциональна вашей частоте начисления заработной платы.
- Разные затраты на аутсорсинг заработной платы
Всегда читайте штраф печать при исследовании платежной ведомости компаний. Могут быть и другие расходы, указанные в разделе «Прочее» или скрытые в терминах. Ниже приведены типичные небольшие сборы, которые в случае накопления могут стоить вам очень много:
- Плата за пересмотр может применяться для исправления ошибок заработной платы, вызванных вами; например, вы не можете обновить поставщика повышения заработной платы или уволенного сотрудника.
- Плата за установку для новой учетной записи.
- Плата за обновление базы данных сотрудников, например добавление или удаление сотрудников из списка.
- Ежегодные сборы, взимаемые в конце каждого финансового года за подачу налоговой отчетности и отчетность.
- Плата за отчет по зарплате по требованию.
- Количество ваших сотрудников ниже базового уровня для льготных ставок.
Эти сборы вместе подсчитывают, сколько вы будет взиматься с вашей службы начисления заработной платы, поэтому стоимость вашей заработной платы может не совпадать со следующей компанией.
- Заключение
<Эксперты предлагают вам составить список услуг, которые ваша компания будет использовать в течение года. Задайте себе такие вопросы, как, сколько вы планируете расти, сколько штатных сотрудников, сотрудников, занятых неполный рабочий день, и сотрудников по контракту, которые вы будете иметь в своей зарплате в течение года, и если кто-то должен получить повышение или премию. нужна ли вам компания, которая может обрабатывать различные государственные и федеральные налоги. Вам нужны кадровые услуги в дополнение к платежной ведомости? Сколько вы можете позволить себе заплатить за услугу? Будете ли вы предлагать работникам 401 (к) и другие отчисления? Как часто вы хотите выплачивать чеки?
Если эти вопросы помогли сузить ваш выбор, рекомендуется выполнить поиск в онлайн-комментариях или просмотреть отчеты потребителей, чтобы убедиться, что компания, о которой вы думаете, не захлебнулась от множества жалоб от своих клиентов, как старых, так и новых. На самом деле это красный флаг, который вы должны снять.
